Så återställer du ett förlorat EIN-nummer: 6 praktiska sätt för företagare

Ditt Employer Identification Number, eller EIN, är en av de viktigaste identifierarna kopplade till ditt företag. Du kan behöva det för att lämna in skatter, öppna ett företagsbankkonto, anställa personal, ansöka om tillstånd eller slutföra leverantörsunderlag. Om du tappar bort det leder det vanligtvis inte till en kris, men det kan sakta ner viktiga företagsärenden.

Den goda nyheten är att ett EIN vanligtvis går att återställa via uppgifter du redan har eller via IRS. I den här guiden lär du dig sex praktiska sätt att hitta ett förlorat EIN-nummer, när du ska kontakta IRS och hur du håller numret organiserat framöver.

Vad är ett EIN?

Ett EIN är ett federalt skatteidentifieringsnummer med nio siffror som tilldelas av IRS till många företag som verkar i USA. Det används för att identifiera ett företag i skatte- och rapporteringssyfte.

Du kan behöva ett EIN om ditt företag:

• Har anställda
• Bedrivs som ett aktiebolag eller handelsbolag
• Lämnar in vissa punktskatt-, arbetsgivar- eller källskattedeklarationer
• Öppnar ett företagsbankkonto
• Arbetar med leverantörer, entreprenörer eller betalningsförmedlare som begär skatteinformation

Även enskilda firmor använder ibland ett EIN i stället för ett Social Security Number av integritets- och administrativa skäl.

Varför det spelar roll att förlora ett EIN

Att förlora ett EIN betyder inte att numret är borta för alltid. I de flesta fall handlar det bara om att företagaren inte längre har det ursprungliga beskedet eller sina register.

Numret är ändå viktigt eftersom det förekommer i skattedeklarationer, löneunderlag, bankblanketter och statliga dokument. Om du inte snabbt hittar det kan du få förseningar med:

• Skattedeklarationer
• Upplägg av löner
• Ansökningar om banktjänster och finansiering
• Uppdateringar av statlig registrering
• Korrespondens från IRS

Det bästa tillvägagångssättet är att söka metodiskt och börja med de dokument som mest sannolikt innehåller EIN-numret innan du kontaktar IRS.

1. Kontrollera IRS bekräftelsebrev

Den snabbaste platsen att hitta ett förlorat EIN-nummer är oftast IRS bekräftelsemeddelande, ofta kallat CP 575-brevet. Det är det officiella dokument som IRS skickar när ett EIN tilldelas.

Gå igenom:

• Fysiska företagsmappar
• Digitala dokumentmappar
• Inkorgar och bilagor i e-post
• Underlag från skatteförberedelser

Om du använde en tjänsteleverantör, redovisningskonsult eller formationsplattform för att ansöka om EIN, fråga om de har sparat en kopia av bekräftelsebrevet.

2. Granska gamla deklarationer och löneunderlag

Ditt EIN finns på många federala och delstatliga skatteblanketter för företag. Om ditt företag har lämnat in skatter tidigare kan du redan ha numret i gamla handlingar.

Kontrollera dessa dokument:

• Föregående års företagsdeklarationer för inkomstskatt
• Löneskattedeklarationer
• Moms- eller omsättningsskattedeklarationer
• Underlag för beräknade skatter
• Stödmaterial för W-2- och 1099-blanketter
• Kopior av statliga registreringsblanketter som begärde federal skatteinformation

Om du använder bokföringsprogram, sök i företagsprofilen, skatteinställningarna eller arkiverade deklarationer. Många system lagrar EIN i företagsmetadata eller sparade deklarationsmallar.

3. Titta i bank-, låne- och betalningsunderlag

Banker och betalningsplattformar frågar ofta efter ett EIN när du öppnar ett konto eller aktiverar handlartjänster. Dessa underlag kan vara särskilt användbara om dina formationsdokument är utspridda.

Kontrollera med:

• Ansökningar för företagsbankkonto
• Avtal om handlartjänster
• Låneansökningar
• Registreringsformulär för betalningsförmedlare
• Underlag för uppsättning av lönetjänster

Om du arbetade med en bokförare, CFO eller extern administratör kan de också ha EIN-numret i de företagsfiler de hanterar.

4. Sök i statliga formations- och licensdokument

Även om EIN är ett federalt nummer är det ofta kopplat till statliga ärenden och lokala registreringar. Om ditt företag bildades som ett LLC eller aktiebolag kan EIN förekomma i handlingarna som hör till den juridiska enheten.

Titta igenom:

• Registreringshandlingar för bolagsbildning
• Dokument för foreign qualification
• Ansökningar om företagslicens
• Årsrapportblanketter
• Registreringar för statlig skatt
• Lokala tillståndsärenden

Det här är särskilt användbart om företaget bildades nyligen och EIN samlades in under startprocessen.

5. Kontakta IRS Business and Specialty Tax Line

Om dina register inte visar EIN-numret är nästa steg att kontakta IRS direkt. IRS kan ibland bekräfta ett EIN per telefon för en behörig person som är knuten till företaget.

Innan du ringer bör du samla in grundläggande information som:

• Företagets juridiska namn
• Företagets adress enligt registret
• Den ansvariga partens namn och skatteidentifieringsuppgifter
• Företagsform och bildandedatum
• Eventuella tidigare IRS-brev eller deklarationer

Var beredd på identitetskontroll. IRS lämnar inte ut företagsuppgifter till vem som helst, så den som ringer måste normalt ha behörighet att företräda företaget.

Om du har bytt adress, ägare eller styrelseledamöter, se till att dina uppgifter är uppdaterade innan du kontaktar IRS.

6. Fråga personen eller leverantören som ansökte om det

Många företagare hanterade aldrig EIN-ansökan personligen. Numret kan ha skaffats av:

• En CPA eller skatterådgivare
• En formationsservice
• En advokat
• En intern administratör
• En tidigare ägare eller chef

Om så är fallet, begär det ursprungliga EIN-beskedet eller bekräftelsen från personen eller firman som skickade in ansökan. Det är ofta det enklaste sättet att återfå numret utan en ny kontakt med myndigheterna.

Vad du ska göra om du fortfarande inte hittar det

Om alla register misslyckas, gissa inte numret. Att använda fel EIN kan skapa fel i deklarationer och problem i bankärenden.

Gör i stället följande:

1. Gå igenom dina företagsregister igen, inklusive arkiverad e-post och inskannade dokument.
2. Kontrollera om företaget någonsin fick ett EIN över huvud taget.
3. Ring IRS med rätt behörighet.
4. Tala med din revisor eller juridiska rådgivare om företaget har bytt ägare, struktur eller skatterättslig status.

I vissa fall kan ett företag behöva ett nytt EIN om den juridiska enheten förändras på ett sätt som kräver det. Det är en annan fråga än att bara ha tappat bort numret, så det är värt att bekräfta innan du agerar.

Så håller du ditt EIN säkert framöver

När du har återfått numret bör du spara det på mer än en säker plats. Ett enkelt organisationssystem kan förhindra framtida förseningar.

Bästa praxis är att:

• Spara IRS bekräftelsebrev i en säker digital mapp
• Ha en utskriven kopia i företagets dokumentpärmar
• Registrera EIN i dina bokförings- och lönesystem
• Begränsa åtkomsten till endast behörig personal
• Säkerhetskopiera viktiga företagsdokument i krypterad lagring

Om ditt företag använder ett arbetsflöde för bildande och compliance, se till att EIN registreras tillsammans med formationshandlingar, skattebesked och statliga registreringar.

Hur Zenind kan hjälpa företagare att hålla ordning

Det är enklare att hålla ordning på bildande- och skattedokument när företagsstarten hanteras på ett strukturerat sätt. Zenind hjälper amerikanska entreprenörer att hantera formationsuppgifter med en smidig process som gör det lättare att samla viktiga företagsdokument på ett ställe.

Den typen av struktur är viktig när du snabbt behöver tillgång till identifierare som ditt EIN, statliga registreringshandlingar och compliance-dokumentation.

Slutord

Ett förlorat EIN-nummer går vanligtvis att återställa om du vet var du ska leta. Börja med ditt IRS bekräftelsebrev och granska sedan deklarationer, bankunderlag och statliga register. Vid behov kan du kontakta IRS eller personen som ursprungligen skickade in ansökan.

Nyckeln är att behandla ditt EIN som vilken annan kritisk företagsuppgift som helst: förvara det säkert, säkerhetskopiera det och se till att rätt personer kan komma åt det när det behövs.