Hoe vind je een verloren EIN-nummer terug: 6 praktische manieren voor ondernemers

Je Employer Identification Number, of EIN, is een van de belangrijkste identificatiegegevens van je bedrijf. Je hebt het misschien nodig om belastingaangifte te doen, een zakelijke bankrekening te openen, personeel aan te nemen, vergunningen aan te vragen of leveranciersdocumenten in te vullen. Als je het nummer uit het oog verliest, is dat meestal geen ramp, maar het kan wel belangrijke zakelijke taken vertragen.

Het goede nieuws is dat een EIN meestal kan worden teruggevonden via documenten die je al hebt of via de IRS. In deze gids leer je zes praktische manieren om een verloren EIN-nummer terug te vinden, wanneer je contact moet opnemen met de IRS en hoe je het nummer voortaan beter kunt organiseren.

Wat is een EIN?

Een EIN is een federaal fiscaal identificatienummer van negen cijfers dat door de IRS wordt toegekend aan veel bedrijven die in de Verenigde Staten actief zijn. Het wordt gebruikt om een bedrijf te identificeren voor belasting- en rapportagedoeleinden.

Je hebt mogelijk een EIN nodig als je bedrijf:

• Werknemers heeft
• Als een corporation of partnership opereert
• Bepaalde accijns-, loonbelasting- of inhoudingsaangiften indient
• Een zakelijke bankrekening opent
• Samenwerkt met leveranciers, opdrachtnemers of betalingsverwerkers die fiscale informatie vragen

Zelfs een eenmanszaak gebruikt soms een EIN in plaats van een Social Security number, vanwege privacy- en administratieve redenen.

Waarom het verlies van een EIN belangrijk is

Het verliezen van een EIN betekent niet dat het nummer voorgoed weg is. In de meeste gevallen gaat het er simpelweg om dat de ondernemer de oorspronkelijke kennisgeving of de relevante administratie niet meer heeft.

Toch is het nummer belangrijk, omdat het voorkomt op belastingaangiften, loonadministratie, bankformulieren en staatsdocumenten. Als je het niet snel kunt terugvinden, kun je vertraging oplopen bij:

• Belastingaangiften
• Het opzetten van payroll
• Aanvragen voor bankdiensten en financiering
• Updates van staatsregistraties
• Correspondentie met de IRS

De beste aanpak is om systematisch te zoeken en eerst de documenten te raadplegen waarin het EIN het meest waarschijnlijk staat, voordat je contact opneemt met de IRS.

1. Controleer de bevestigingsbrief van de IRS

De snelste plek om een verloren EIN-nummer te vinden is meestal de bevestigingsbrief van de IRS, vaak de CP 575-brief genoemd. Dit is het officiële document dat de IRS verstuurt wanneer een EIN wordt toegekend.

Kijk in:

• Papieren bedrijfsdossiers
• Digitale mappen met documenten
• E-mailinboxen en bijlagen
• Administratie van belastingaangiften

Als je een dienstverlener, accountant of oprichtingsplatform hebt gebruikt om het EIN aan te vragen, vraag dan of zij een kopie van de bevestigingsbrief hebben bewaard.

2. Controleer oude belastingaangiften en loonadministratie

Je EIN staat op veel federale en staatsbelastingformulieren voor bedrijven. Als je bedrijf eerder belastingaangifte heeft gedaan, staat het nummer mogelijk al in oude documenten.

Controleer deze documenten:

• Bedrijfsbelastingaangiften van voorgaande jaren
• Loonbelastingaangiften
• Aangiften omzetbelasting
• Administratie van geschatte belastingen
• Ondersteunende bestanden voor W-2- en 1099-formulieren
• Kopieën van staatsregistratieformulieren waarop federale fiscale informatie werd gevraagd

Als je boekhoudsoftware gebruikt, zoek dan in het bedrijfsprofiel, de belastinginstellingen of gearchiveerde aangiften. Veel systemen slaan het EIN op in bedrijfsgegevens of in opgeslagen sjablonen voor aangiften.

3. Bekijk bank-, financierings- en betaalgegevens

Banken en betaalplatforms vragen vaak om een EIN wanneer je een rekening opent of merchant services instelt. Deze documenten kunnen bijzonder nuttig zijn als je oprichtingsdocumenten verspreid zijn geraakt.

Controleer bij:

• Aanvragen voor een zakelijke bankrekening
• Overeenkomsten voor merchant services
• Leningsaanvragen
• Inschrijfformulieren voor creditcardverwerkers
• Instelgegevens van payrollservices

Als je met een boekhouder, CFO of externe beheerder hebt gewerkt, kan die persoon het EIN ook hebben opgeslagen in de bedrijfsbestanden die zij beheren.

4. Doorzoek documenten voor staatsoprichting en vergunningen

Hoewel het EIN een federaal nummer is, is het vaak gekoppeld aan staatsaanvragen en lokale registraties. Als je bedrijf een LLC of corporation heeft opgericht, kan het EIN voorkomen in de administratie die bij die entiteit hoort.

Kijk in:

• Documenten voor articles of organization of incorporation
• Documenten voor foreign qualification
• Aanvragen voor bedrijfsvergunningen
• Formulieren voor jaarverslagen
• Registraties voor staatsbelastingen
• Lokale vergunningsaanvragen

Dit is vooral handig als je bedrijf recent is opgericht en het EIN tijdens het opstartproces is verzameld.

5. Neem contact op met de IRS Business and Specialty Tax Line

Als je de EIN niet in je eigen administratie vindt, is de volgende stap om rechtstreeks contact op te nemen met de IRS. De IRS kan een EIN soms telefonisch bevestigen aan een geautoriseerde persoon die bij het bedrijf hoort.

Voordat je belt, verzamel basisinformatie zoals:

• De officiële juridische naam van het bedrijf
• Het zakelijke adres dat bij de IRS bekend is
• De naam en belastinggegevens van de verantwoordelijke partij
• Het type entiteit en de oprichtingsdatum
• Eerdere IRS-kennisgevingen of aangiften

Wees voorbereid op identiteitsverificatie. De IRS verstrekt zakelijke belastinginformatie niet aan zomaar iedereen, dus de beller moet doorgaans bevoegd zijn om namens het bedrijf op te treden.

Als je adres, eigenaarschap of bestuur is gewijzigd, zorg er dan voor dat je gegevens actueel zijn voordat je contact opneemt met de IRS.

6. Vraag het aan de persoon of aanbieder die het heeft aangevraagd

Veel ondernemers hebben de EIN-aanvraag nooit zelf afgehandeld. Het nummer kan zijn aangevraagd door:

• Een CPA of belastingadviseur
• Een oprichtingsdienst
• Een advocaat
• Een intern administratief medewerker
• Een vorige eigenaar of manager

Als dat zo is, vraag dan om de oorspronkelijke EIN-kennisgeving of bevestiging van de persoon of het kantoor dat de aanvraag heeft ingediend. Dit is vaak de eenvoudigste manier om het nummer terug te krijgen zonder nog een keer met de overheid te bellen.

Wat te doen als je het nog steeds niet kunt vinden

Als al je documenten niets opleveren, ga dan niet gokken. Het gebruik van een verkeerd EIN kan fouten in aangiften en problemen met bankzaken veroorzaken.

Doe in plaats daarvan het volgende:

1. Controleer je bedrijfsadministratie opnieuw, inclusief gearchiveerde e-mails en gescande documenten.
2. Bevestig of het bedrijf überhaupt ooit een EIN heeft ontvangen.
3. Bel de IRS met de juiste autorisatie.
4. Overleg met je accountant of juridisch adviseur als je bedrijf van eigenaar, rechtsvorm of fiscale status is veranderd.

In sommige gevallen heeft een bedrijf een nieuw EIN nodig als de juridische entiteit zodanig verandert dat dat vereist is. Dat staat los van het simpelweg kwijt zijn van het nummer, dus het is verstandig om dit eerst te bevestigen voordat je actie onderneemt.

Hoe je je EIN voortaan veilig bewaart

Zodra je het nummer hebt teruggevonden, sla het dan op op meer dan één veilige plek. Een eenvoudig organisatiesysteem kan toekomstige vertragingen voorkomen.

Goede praktijken zijn onder meer:

• De bevestigingsbrief van de IRS opslaan in een beveiligde digitale map
• Een geprinte kopie bewaren in je bedrijfsdossier
• Het EIN vastleggen in je boekhoud- en payrollsystemen
• Toegang beperken tot alleen geautoriseerd personeel
• Belangrijke bedrijfsdocumenten back-uppen in versleutelde opslag

Als je bedrijf een workflow voor oprichting en compliance gebruikt, zorg er dan voor dat het EIN samen met je oprichtingsdocumenten, belastingkennisgevingen en staatsregistraties wordt vastgelegd.

Hoe Zenind ondernemers kan helpen georganiseerd te blijven

Het is makkelijker om oprichtings- en belastingdocumenten georganiseerd te houden wanneer je bedrijfsopzet vanaf het begin goed is geregeld. Zenind helpt Amerikaanse ondernemers bij het beheren van oprichtingstaken met een gestroomlijnd proces dat het eenvoudiger maakt om belangrijke bedrijfsdocumenten op één plek te bewaren.

Die structuur is belangrijk wanneer je snel toegang nodig hebt tot identificatiegegevens zoals je EIN, staatsregistratiedocumenten en compliancepapieren.

Slotgedachten

Een verloren EIN-nummer is meestal terug te vinden als je weet waar je moet zoeken. Begin met je bevestigingsbrief van de IRS en bekijk daarna belastingaangiften, bankdocumenten en staatsdocumenten. Neem indien nodig contact op met de IRS of met de persoon die de aanvraag oorspronkelijk heeft ingediend.

Het belangrijkste is om je EIN te behandelen als elk ander cruciaal bedrijfsdocument: bewaar het veilig, maak back-ups en zorg ervoor dat de juiste mensen er toegang toe hebben wanneer dat nodig is.