Kadonneen EIN-numeron palauttaminen: 6 käytännöllistä tapaa yrityksen omistajille

Employer Identification Number eli EIN on yksi yrityksesi tärkeimmistä tunnisteista. Sitä voidaan tarvita verojen ilmoittamiseen, yritystilin avaamiseen, työntekijöiden palkkaamiseen, lupien hakemiseen tai toimittajien paperitöiden täydentämiseen. Jos numero katoaa, kyse ei yleensä ole kriisistä, mutta se voi hidastaa tärkeitä liiketoiminnan tehtäviä.

Hyvä uutinen on, että EIN on yleensä palautettavissa joko jo olemassa olevista asiakirjoista tai IRS:n kautta. Tässä oppaassa käydään läpi kuusi käytännöllistä tapaa löytää kadonnut EIN-numero, milloin IRS:ään kannattaa ottaa yhteyttä ja miten numero kannattaa järjestää tulevaisuutta varten.

Mikä on EIN?

EIN on yhdeksännumeroinen liittovaltion verotunnus, jonka IRS myöntää monille Yhdysvalloissa toimiville yrityksille. Sitä käytetään yrityksen tunnistamiseen vero- ja ilmoitustarkoituksissa.

Yrityksesi voi tarvita EIN:n, jos se:

• Työllistää työntekijöitä
• Toimii osakeyhtiönä tai henkilöyhtiönä
• Antaa tiettyjä valmistevero-, työllisyysvero- tai ennakonpidätysveroilmoituksia
• Avaa yritystilin
• Tekee yhteistyötä toimittajien, alihankkijoiden tai maksupalveluntarjoajien kanssa, jotka pyytävät verotietoja

Myös toiminimiyrittäjät käyttävät joskus EIN-numeroa sosiaaliturvatunnuksen sijaan yksityisyyteen ja hallinnollisiin syihin liittyen.

Miksi EIN:n katoaminen on tärkeää

EIN:n katoaminen ei tarkoita, että numero olisi poissa lopullisesti. Useimmissa tapauksissa kyse on vain siitä, että yrityksen omistajalla ei enää ole alkuperäistä ilmoitusta tai muita asiakirjoja.

Silti numero on tärkeä, koska se näkyy veroilmoituksissa, palkkahallinnon tiedoissa, pankkilomakkeissa ja osavaltion asiakirjoissa. Jos et löydä sitä nopeasti, saatat kohdata viiveitä seuraavissa:

• Veroilmoitusten tekeminen
• Palkanlaskennan käyttöönotto
• Pankki- ja lainahakemukset
• Osavaltion rekisteröinnin päivitykset
• IRS:n kirjeenvaihto

Paras lähestymistapa on etsiä järjestelmällisesti ja tarkistaa asiakirjat, joissa EIN todennäköisimmin on, ennen kuin otat yhteyttä IRS:ään.

1. Tarkista IRS:n vahvistuskirje

Nopein paikka löytää kadonnut EIN-numero on yleensä IRS:n vahvistusilmoitus, jota kutsutaan usein CP 575 -kirjeeksi. Tämä on virallinen asiakirja, jonka IRS lähettää EIN:n myöntämisen yhteydessä.

Etsi seuraavista:

• Yrityksen paperiarkistot
• Digitaaliset asiakirjakansiot
• Sähköpostilaatikot ja liitteet
• Verotuksen valmisteluun liittyvät tiedot

Jos käytit palveluntarjoajaa, kirjanpitäjää tai perustamispalvelua EIN:n hakemiseen, kysy, ovatko he säilyttäneet kopion vahvistuskirjeestä.

2. Tarkista vanhat veroilmoitukset ja palkkahallinnon ilmoitukset

EIN näkyy monissa liittovaltion ja osavaltion yritysverolomakkeissa. Jos yrityksesi on aiemmin tehnyt veroilmoituksia, numero saattaa jo löytyä vanhoista tiedoista.

Tarkista nämä asiakirjat:

• Edellisten vuosien yrityksen tuloveroilmoitukset
• Palkkaveroilmoitukset
• Myyntiveroilmoitukset
• Arvioidut veroasiakirjat
• W-2- ja 1099-aineistot
• Kopiot osavaltion rekisteröintilomakkeista, joissa pyydettiin liittovaltion verotietoja

Jos käytät kirjanpito-ohjelmistoa, etsi yritysprofiilista, veroasetuksista tai arkistoiduista ilmoituksista. Monissa järjestelmissä EIN tallentuu yrityksen metatietoihin tai valmiisiin ilmoitusmalleihin.

3. Tarkista pankki-, lainananto- ja maksutapahtumatiedot

Pankit ja maksualustat pyytävät usein EIN-numeroa, kun avaat tilin tai otat käyttöön kauppiastilejä. Nämä tiedot voivat olla erityisen hyödyllisiä, jos yrityksen perustamisasiakirjat ovat hajallaan.

Tarkista seuraavat:

• Yritystilin hakemukset
• Kauppiaspalvelusopimukset
• Lainahakemukset
• Luottokorttien maksupalveluntarjoajien käyttöönottoasiakirjat
• Palkkahallinnon palveluiden käyttöönoton tiedot

Jos työskentelit kirjanpitäjän, talousjohtajan tai ulkopuolisen hallinnoijan kanssa, heilläkin saattaa olla EIN yrityksen tiedostoissa, joita he hallinnoivat.

4. Tarkista osavaltion perustamis- ja lupadokumentit

Vaikka EIN on liittovaltion numero, se liitetään usein osavaltion ilmoituksiin ja paikallisiin rekisteröinteihin. Jos yrityksesi on perustettu LLC:ksi tai yhtiöksi, EIN voi näkyä kyseiseen oikeushenkilöön liittyvissä asiakirjoissa.

Etsi seuraavia:

• Perustamisasiakirjat tai yhtiöittämisasiakirjat
• Ulkomaalaisen toimintaoikeuden hakemukset
• Liiketoimintalupahakemukset
• Vuosiraporttilomakkeet
• Osavaltion verorekisteröinnit
• Paikalliset lupahakemukset

Tämä on erityisen hyödyllistä, jos yritys on perustettu hiljattain ja EIN on kerätty startup-vaiheen aikana.

5. Ota yhteyttä IRS:n Business and Specialty Tax Line -palveluun

Jos asiakirjoistasi ei löydy EIN-numeroa, seuraava askel on ottaa suoraan yhteyttä IRS:ään. IRS voi joskus vahvistaa EIN:n puhelimitse valtuutetulle henkilölle, joka on yhteydessä yritykseen.

Ennen soittoa kokoa seuraavat perustiedot:

• Yrityksen virallinen nimi
• Yrityksen osoite rekisterissä
• Vastuuhenkilön nimi ja verotunnistetiedot
• Yhtiömuoto ja perustamispäivä
• Mahdolliset aiemmat IRS:n ilmoitukset tai ilmoitukset veroasioista

Valmistaudu henkilöllisyyden varmistamiseen. IRS ei luovuta yrityksen verotietoja kenelle tahansa, joten soittajalla on yleensä oltava valtuutus toimia yrityksen puolesta.

Jos osoite, omistajat tai toimihenkilöt ovat vaihtuneet, varmista, että tietosi ovat ajan tasalla ennen yhteydenottoa IRS:ään.

6. Kysy henkilöltä tai palveluntarjoajalta, joka haki numeron

Monet yrityksen omistajat eivät koskaan itse hoida EIN-hakemusta. Numero on voitu hakea esimerkiksi seuraavien toimesta:

• CPA tai veronvalmistelija
• Perustamispalvelu
• Asianajaja
• Sisäinen hallintotiimin jäsen
• Entinen omistaja tai johtaja

Jos näin on, pyydä alkuperäinen EIN-ilmoitus tai vahvistus henkilöltä tai yritykseltä, joka teki hakemuksen. Tämä on usein yksinkertaisin tapa palauttaa numero ilman uusia yhteydenottoja viranomaisiin.

Mitä tehdä, jos et vieläkään löydä numeroa

Jos kaikki asiakirjat epäonnistuvat, älä arvaa numeroa. Väärän EIN:n käyttäminen voi aiheuttaa virheitä veroilmoituksissa ja pankkiasioinnissa.

Toimi sen sijaan näin:

1. Tarkista yrityksesi asiakirjat uudelleen, myös arkistoidut sähköpostit ja skannatut tiedostot.
2. Varmista, onko yritys koskaan saanut EIN-numeroa lainkaan.
3. Soita IRS:ään asianmukaisella valtuutuksella.
4. Keskustele kirjanpitäjän tai lakineuvojan kanssa, jos yrityksen omistus, rakenne tai verotuksellinen asema on muuttunut.

Joissakin tapauksissa yritys voi tarvita uuden EIN:n, jos oikeushenkilö muuttuu tavalla, joka edellyttää sitä. Tämä on eri asia kuin pelkästään numeron hukkaaminen, joten asia kannattaa varmistaa ennen toimenpiteisiin ryhtymistä.

Kuinka säilyttää EIN turvallisesti jatkossa

Kun olet palauttanut numeron, tallenna se useampaan turvalliseen paikkaan. Yksinkertainen järjestelmä voi ehkäistä tulevia viivästyksiä.

Hyviä käytäntöjä ovat:

• IRS:n vahvistuskirjeen tallentaminen suojattuun digitaaliseen kansioon
• Paperikopion säilyttäminen yrityksen asiakirjakansiossa
• EIN:n kirjaaminen kirjanpito- ja palkkahallintajärjestelmiin
• Pääsyn rajaaminen vain valtuutetulle henkilöstölle
• Keskeisten yritysasiakirjojen varmuuskopiointi salattuun tallennukseen

Jos yrityksesi käyttää perustamis- ja compliance-prosessia, varmista, että EIN tallennetaan yhdessä perustamisasiakirjojen, veroilmoitusten ja osavaltioasiakirjojen kanssa.

Miten Zenind voi auttaa yrityksen omistajia pysymään järjestyksessä

Perustamis- ja verotietojen pitäminen järjestyksessä on helpompaa, kun yrityksen perustaminen hoidetaan alusta asti selkeästi. Zenind auttaa yhdysvaltalaisia yrittäjiä hallitsemaan perustamistehtäviä sujuvalla prosessilla, joka helpottaa tärkeiden yritysasiakirjojen säilyttämistä yhdessä paikassa.

Tällainen rakenne on tärkeä, kun tarvitset nopeaa pääsyä tunnisteisiin, kuten EIN-numeroon, osavaltion rekisteröintiasiakirjoihin ja compliance-dokumentteihin.

Lopuksi

Kadonnut EIN-numero on yleensä palautettavissa, kun tiedät mistä etsiä. Aloita IRS:n vahvistuskirjeestä ja tarkista sitten veroilmoitukset, pankkiasiakirjat ja osavaltion tiedot. Tarvittaessa ota yhteyttä IRS:ään tai henkilöön, joka alun perin haki numeron.

Tärkeintä on käsitellä EIN-numeroa kuten mitä tahansa muuta kriittistä yritysasiakirjaa: säilytä se turvallisesti, varmuuskopioi se ja varmista, että oikeat henkilöt pääsevät siihen tarvittaessa.