Πώς να ανακτήσετε έναν χαμένο EIN: 6 πρακτικοί τρόποι για επιχειρηματίες

Ο Αριθμός Ταυτότητας Εργοδότη, ή EIN, είναι ένας από τους σημαντικότερους αναγνωριστικούς αριθμούς που συνδέονται με την επιχείρησή σας. Μπορεί να τον χρειαστείτε για να υποβάλετε φορολογικές δηλώσεις, να ανοίξετε επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό, να προσλάβετε εργαζομένους, να υποβάλετε αίτηση για άδειες ή να ολοκληρώσετε έγγραφα προμηθευτών. Αν τον χάσετε, το αποτέλεσμα συνήθως δεν είναι κρίση, αλλά μπορεί να καθυστερήσει σημαντικές επιχειρηματικές εργασίες.

Τα καλά νέα είναι ότι ένας EIN συνήθως μπορεί να ανακτηθεί μέσω αρχείων που ήδη έχετε ή μέσω της IRS. Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε έξι πρακτικούς τρόπους για να βρείτε έναν χαμένο αριθμό EIN, πότε να επικοινωνήσετε με την IRS και πώς να κρατάτε τον αριθμό οργανωμένο για το μέλλον.

Τι είναι ένας EIN;

Ένας EIN είναι ένας ομοσπονδιακός φορολογικός αριθμός ταυτοποίησης εννέα ψηφίων που αποδίδεται από την IRS σε πολλές επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στις Ηνωμένες Πολιτείες. Χρησιμοποιείται για την ταυτοποίηση μιας επιχείρησης για φορολογικούς και αναφορικούς σκοπούς.

Μπορεί να χρειάζεστε EIN αν η επιχείρησή σας:

• Έχει εργαζομένους
• Λειτουργεί ως εταιρεία ή εταιρική σύμπραξη
• Υποβάλλει ορισμένες δηλώσεις ειδικών φόρων κατανάλωσης, απασχόλησης ή παρακράτησης
• Ανοίγει επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό
• Συνεργάζεται με προμηθευτές, εργολάβους ή παρόχους πληρωμών που ζητούν φορολογικά στοιχεία

Ακόμη και ατομικές επιχειρήσεις μερικές φορές χρησιμοποιούν EIN αντί για Αριθμό Κοινωνικής Ασφάλισης για λόγους ιδιωτικότητας και διοικητικής ευκολίας.

Γιατί έχει σημασία η απώλεια ενός EIN

Η απώλεια ενός EIN δεν σημαίνει ότι ο αριθμός έχει χαθεί για πάντα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το πρόβλημα είναι απλώς ότι ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης δεν έχει πλέον την αρχική ειδοποίηση ή τα σχετικά αρχεία.

Παρόλα αυτά, ο αριθμός έχει σημασία επειδή εμφανίζεται σε φορολογικές δηλώσεις, αρχεία μισθοδοσίας, τραπεζικά έντυπα και κρατικά έγγραφα. Αν δεν μπορείτε να τον εντοπίσετε γρήγορα, μπορεί να αντιμετωπίσετε καθυστερήσεις σε:

• Φορολογικές δηλώσεις
• Ρύθμιση μισθοδοσίας
• Αιτήσεις τραπεζικών και δανειακών υπηρεσιών
• Ενημερώσεις κρατικής καταχώρισης
• Αλληλογραφία με την IRS

Η καλύτερη προσέγγιση είναι να κάνετε συστηματική αναζήτηση και να χρησιμοποιήσετε πρώτα τα αρχεία που είναι πιο πιθανό να περιέχουν τον EIN, πριν επικοινωνήσετε με την IRS.

1. Ελέγξτε την επιστολή επιβεβαίωσης της IRS

Το πιο γρήγορο μέρος για να βρείτε έναν χαμένο EIN είναι συνήθως η ειδοποίηση επιβεβαίωσης της IRS, που συχνά αποκαλείται επιστολή CP 575. Αυτό είναι το επίσημο έγγραφο που στέλνει η IRS όταν εκδίδεται ένας EIN.

Ψάξτε στα εξής:

• Φυσικούς φακέλους της επιχείρησης
• Ψηφιακούς φακέλους εγγράφων
• Εισερχόμενα email και συνημμένα
• Αρχεία προετοιμασίας φορολογικών δηλώσεων

Αν χρησιμοποιήσατε πάροχο υπηρεσιών, λογιστή ή πλατφόρμα σύστασης για να υποβάλετε αίτηση για τον EIN, ρωτήστε αν διατήρησαν αντίγραφο της επιστολής επιβεβαίωσης.

2. Εξετάστε παλιές φορολογικές δηλώσεις και αρχεία μισθοδοσίας

Ο EIN εμφανίζεται σε πολλές ομοσπονδιακές και κρατικές φορολογικές φόρμες της επιχείρησης. Αν η επιχείρησή σας έχει υποβάλει φορολογικές δηλώσεις στο παρελθόν, μπορεί ήδη να έχετε τον αριθμό σε παλαιότερα αρχεία.

Ελέγξτε αυτά τα έγγραφα:

• Δηλώσεις φορολογίας εισοδήματος επιχείρησης προηγούμενων ετών
• Δηλώσεις φόρων μισθοδοσίας
• Δηλώσεις φόρου πωλήσεων
• Αρχεία εκτιμώμενων φόρων
• Υποστηρικτικά αρχεία W-2 και 1099
• Αντίγραφα κρατικών εντύπων εγγραφής που ζητούσαν ομοσπονδιακά φορολογικά στοιχεία

Αν χρησιμοποιείτε λογιστικό λογισμικό, αναζητήστε στο προφίλ της επιχείρησης, στις ρυθμίσεις φόρων ή στα αρχειοθετημένα έντυπα. Πολλά συστήματα αποθηκεύουν τον EIN στα μεταδεδομένα της εταιρείας ή σε αποθηκευμένα πρότυπα δηλώσεων.

3. Ελέγξτε τραπεζικά, δανειακά και πληρωτικά αρχεία

Οι τράπεζες και οι πλατφόρμες πληρωμών συχνά ζητούν EIN όταν ανοίγετε λογαριασμό ή ρυθμίζετε εμπορικές υπηρεσίες. Αυτά τα αρχεία μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμα αν τα έγγραφα σύστασης της επιχείρησής σας είναι διάσπαρτα.

Ελέγξτε με:

• Αιτήσεις επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού
• Συμφωνίες υπηρεσιών εμπόρου
• Αιτήσεις δανείου
• Έντυπα έναρξης παρόχου πιστωτικών καρτών
• Αρχεία ρύθμισης μισθοδοσίας

Αν συνεργαζόσασταν με λογιστή, οικονομικό διευθυντή ή εξωτερικό διαχειριστή, μπορεί επίσης να έχουν τον EIN στα εταιρικά αρχεία που διαχειρίζονται.

4. Αναζητήστε κρατικά έγγραφα σύστασης και αδειοδότησης

Παρότι ο EIN είναι ομοσπονδιακός αριθμός, συχνά συνδέεται με κρατικές δηλώσεις και τοπικές εγγραφές. Αν η επιχείρησή σας συστάθηκε ως LLC ή εταιρεία, ο EIN μπορεί να εμφανίζεται στα αρχεία που συνδέονται με αυτή την οντότητα.

Ψάξτε στα εξής:

• Αρχεία καταστατικών σύστασης ή ίδρυσης
• Έγγραφα αλλοδαπής εγγραφής
• Αιτήσεις επαγγελματικών αδειών
• Έντυπα ετήσιας αναφοράς
• Εγγραφές για κρατική φορολογία
• Φάκελοι τοπικών αδειών

Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο αν η επιχείρησή σας ιδρύθηκε πρόσφατα και ο EIN συγκεντρώθηκε κατά τη διαδικασία εκκίνησης.

5. Επικοινωνήστε με τη Γραμμή Φόρων Επιχειρήσεων και Ειδικών Υποθέσεων της IRS

Αν τα αρχεία σας δεν αποκαλύπτουν τον EIN, το επόμενο βήμα είναι να επικοινωνήσετε απευθείας με την IRS. Η IRS μπορεί μερικές φορές να επιβεβαιώσει έναν EIN τηλεφωνικά σε εξουσιοδοτημένο άτομο που συνδέεται με την επιχείρηση.

Πριν τηλεφωνήσετε, συγκεντρώστε βασικές πληροφορίες όπως:

• Τη νόμιμη επωνυμία της επιχείρησης
• Τη διεύθυνση της επιχείρησης που έχει δηλωθεί
• Το όνομα του υπεύθυνου προσώπου και τα στοιχεία φορολογικής ταυτοποίησης
• Το είδος της οντότητας και την ημερομηνία σύστασης
• Τυχόν προηγούμενες ειδοποιήσεις ή δηλώσεις της IRS

Να είστε έτοιμοι για επαλήθευση ταυτότητας. Η IRS δεν θα αποκαλύψει φορολογικές πληροφορίες επιχείρησης σε οποιονδήποτε, οπότε ο καλών πρέπει γενικά να έχει την αρμοδιότητα να ενεργεί για λογαριασμό της επιχείρησης.

Αν αλλάξατε διεύθυνση, ιδιοκτησία ή στελέχη, βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία σας είναι ενημερωμένα πριν επικοινωνήσετε με την IRS.

6. Ρωτήστε το άτομο ή τον πάροχο που τον υπέβαλε

Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων δεν χειρίστηκαν ποτέ προσωπικά την αίτηση για EIN. Ο αριθμός μπορεί να αποκτήθηκε από:

• Λογιστή ή φοροτεχνικό
• Υπηρεσία σύστασης
• Δικηγόρο
• Μέλος εσωτερικής διοικητικής ομάδας
• Προηγούμενο ιδιοκτήτη ή διαχειριστή

Αν ισχύει αυτό, ζητήστε την αρχική ειδοποίηση ή επιβεβαίωση EIN από το άτομο ή την εταιρεία που υπέβαλε την αίτηση. Αυτό είναι συχνά ο απλούστερος τρόπος να ανακτήσετε τον αριθμό χωρίς δεύτερο γύρο τηλεφωνημάτων προς τις αρχές.

Τι να κάνετε αν εξακολουθείτε να μην μπορείτε να τον βρείτε

Αν όλα τα αρχεία αποτύχουν, μην μαντέψετε τον αριθμό.
Η χρήση λανθασμένου EIN μπορεί να προκαλέσει σφάλματα στις δηλώσεις και προβλήματα στις τραπεζικές συναλλαγές.

Αντί γι’ αυτό:

1. Επανελέγξτε τα επιχειρηματικά σας αρχεία, συμπεριλαμβανομένων παλαιών email και σαρωμένων εγγράφων.
2. Επιβεβαιώστε αν η επιχείρηση είχε ποτέ πράγματι λάβει EIN.
3. Καλέστε την IRS με την κατάλληλη εξουσιοδότηση.
4. Μιλήστε με τον λογιστή ή τον νομικό σας σύμβουλο αν η επιχείρησή σας έχει αλλάξει ιδιοκτησία, δομή ή φορολογική κατάσταση.

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μια επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται νέο EIN αν η νομική οντότητα αλλάξει με τρόπο που το απαιτεί. Αυτό είναι ξεχωριστό ζήτημα από το απλώς να έχετε χάσει τον αριθμό, οπότε αξίζει να το επιβεβαιώσετε πριν προβείτε σε ενέργειες.

Πώς να διατηρήσετε τον EIN σας ασφαλή στο μέλλον

Μόλις ανακτήσετε τον αριθμό, αποθηκεύστε τον σε περισσότερα από ένα ασφαλή σημεία. Ένα απλό σύστημα οργάνωσης μπορεί να αποτρέψει μελλοντικές καθυστερήσεις.

Οι καλύτερες πρακτικές περιλαμβάνουν:

• Αποθήκευση της επιστολής επιβεβαίωσης της IRS σε ασφαλή ψηφιακό φάκελο
• Φύλαξη έντυπου αντιγράφου στο εταιρικό σας αρχείο
• Καταγραφή του EIN στα λογιστικά και συστήματα μισθοδοσίας σας
• Περιορισμό της πρόσβασης μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό
• Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας βασικών επιχειρηματικών εγγράφων σε κρυπτογραφημένο αποθηκευτικό χώρο

Αν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί ροή εργασίας σύστασης και συμμόρφωσης, βεβαιωθείτε ότι ο EIN καταγράφεται μαζί με τα έγγραφα σύστασης, τις φορολογικές ειδοποιήσεις και τις κρατικές δηλώσεις σας.

Πώς το Zenind μπορεί να βοηθήσει τους επιχειρηματίες να παραμένουν οργανωμένοι

Η διατήρηση των εγγράφων σύστασης και φορολογίας σε τάξη είναι ευκολότερη όταν η σύσταση της εταιρείας σας γίνεται σωστά από την αρχή. Το Zenind βοηθά τους Αμερικανούς επιχειρηματίες να διαχειρίζονται τα βήματα σύστασης με μια απλοποιημένη διαδικασία που κάνει πιο εύκολη τη διατήρηση βασικών εγγράφων της επιχείρησης σε ένα σημείο.

Αυτού του είδους η οργάνωση έχει σημασία όταν χρειάζεστε γρήγορη πρόσβαση σε αναγνωριστικά όπως ο EIN σας, τα κρατικά αρχεία εγγραφής και τα έγγραφα συμμόρφωσης.

Τελικές σκέψεις

Ένας χαμένος EIN συνήθως μπορεί να ανακτηθεί αν ξέρετε πού να ψάξετε. Ξεκινήστε με την επιστολή επιβεβαίωσης της IRS και στη συνέχεια ελέγξτε φορολογικές δηλώσεις, τραπεζικά έγγραφα και κρατικά αρχεία. Αν χρειαστεί, επικοινωνήστε με την IRS ή με το άτομο που υπέβαλε αρχικά την αίτηση.

Το κλειδί είναι να αντιμετωπίζετε τον EIN όπως κάθε άλλο κρίσιμο επιχειρηματικό αρχείο: αποθηκεύστε τον με ασφάλεια, δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας και βεβαιωθείτε ότι τα κατάλληλα άτομα μπορούν να τον προσπελάσουν όταν χρειάζεται.