Como recuperar um número EIN perdido: 6 formas práticas para proprietários de negócios

Seu Employer Identification Number, ou EIN, é um dos identificadores mais importantes vinculados ao seu negócio. Você pode precisar dele para declarar impostos, abrir uma conta bancária empresarial, contratar funcionários, solicitar licenças ou preencher documentos de fornecedores. Se você perder esse número, normalmente não será uma crise, mas isso pode atrasar tarefas importantes da empresa.

A boa notícia é que um EIN geralmente pode ser recuperado por meio de registros que você já possui ou diretamente com o IRS. Neste guia, você aprenderá seis formas práticas de encontrar um número EIN perdido, quando entrar em contato com o IRS e como manter esse número organizado no futuro.

O que é um EIN?

Um EIN é um número federal de identificação fiscal de nove dígitos atribuído pelo IRS a muitas empresas que operam nos Estados Unidos. Ele é usado para identificar uma empresa para fins fiscais e de declaração.

Você pode precisar de um EIN se sua empresa:

• Tiver funcionários
• Operar como corporação ou sociedade
• Entregar determinadas declarações de impostos de consumo, folha de pagamento ou retenção na fonte
• Abrir uma conta bancária empresarial
• Trabalhar com fornecedores, prestadores de serviço ou processadores de pagamento que solicitem informações fiscais

Até mesmo proprietários individuais às vezes usam um EIN em vez de um Social Security number por motivos de privacidade e administração.

Por que perder um EIN importa

Perder um EIN não significa que o número desapareceu para sempre. Na maioria dos casos, o problema é apenas que o proprietário da empresa não tem mais o aviso original ou os registros correspondentes.

Ainda assim, o número importa porque aparece em declarações de impostos, registros de folha de pagamento, formulários bancários e documentos estaduais. Se você não conseguir localizá-lo rapidamente, poderá enfrentar atrasos em:

• Declarações de impostos
• Configuração da folha de pagamento
• Solicitações bancárias e de financiamento
• Atualizações de registro estadual
• Correspondências do IRS

A melhor abordagem é procurar de forma metódica e usar primeiro os registros com maior chance de conter o EIN antes de contatar o IRS.

1. Verifique a carta de confirmação do IRS

O lugar mais rápido para encontrar um número EIN perdido geralmente é o aviso de confirmação do IRS, muitas vezes chamado de carta CP 575. Este é o documento oficial que o IRS envia quando um EIN é emitido.

Procure em:

• Arquivos físicos da empresa
• Pastas digitais de documentos
• Caixas de entrada de e-mail e anexos
• Registros de preparação de impostos

Se você usou um prestador de serviços, contador ou plataforma de formação para solicitar o EIN, pergunte se eles guardaram uma cópia da carta de confirmação.

2. Revise declarações de impostos antigas e registros de folha de pagamento

Seu EIN aparece em muitos formulários fiscais federais e estaduais da empresa. Se sua empresa já apresentou impostos, você talvez já tenha o número em registros anteriores.

Verifique estes documentos:

• Declarações de imposto de renda empresarial de anos anteriores
• Declarações de impostos sobre a folha de pagamento
• Arquivos de declarações de imposto sobre vendas
• Registros de imposto estimado
• Arquivos de apoio para W-2 e 1099
• Cópias de formulários de registro estadual que solicitaram informações fiscais federais

Se você usa software contábil, pesquise no perfil da empresa, nas configurações fiscais ou nos arquivos arquivados. Muitos sistemas armazenam o EIN nos metadados da empresa ou em modelos de declarações salvas.

3. Verifique registros bancários, de crédito e de pagamento

Bancos e plataformas de pagamento costumam solicitar um EIN ao abrir uma conta ou configurar serviços de merchant. Esses registros podem ser especialmente úteis se os documentos de formação da sua empresa estiverem espalhados.

Verifique com:

• Solicitações de conta bancária empresarial
• Contratos de serviços de merchant
• Solicitações de empréstimo
• Formulários de onboarding de processadores de cartão de crédito
• Registros de configuração de serviços de folha de pagamento

Se você trabalhou com um bookkeeper, CFO ou administrador externo, eles também podem ter o EIN nos arquivos da empresa que gerenciam.

4. Pesquise documentos de formação e licenciamento estaduais

Embora o EIN seja um número federal, ele costuma estar vinculado a registros estaduais e licenças locais. Se sua empresa foi formada como LLC ou corporation, o EIN pode aparecer nos registros associados a essa entidade.

Procure em:

• Registros de artigos de organização ou incorporação
• Documentos de qualificação como foreign entity
• Solicitações de licença comercial
• Formulários de relatório anual
• Registros fiscais estaduais
• Arquivos de licenças locais

Isso é especialmente útil se sua empresa foi formada recentemente e o EIN foi obtido durante o processo de abertura.

5. Entre em contato com a linha comercial e especializada do IRS

Se seus registros não revelarem o EIN, o próximo passo é entrar em contato diretamente com o IRS. O IRS pode, em alguns casos, confirmar um EIN por telefone para uma pessoa autorizada associada à empresa.

Antes de ligar, reúna informações básicas como:

• Nome legal da empresa
• Endereço comercial registrado
• Nome da responsável pelo imposto e respectiva identificação fiscal
• Tipo de entidade e data de constituição
• Quaisquer avisos ou declarações anteriores do IRS

Esteja preparado para verificação de identidade. O IRS não libera informações fiscais empresariais para qualquer pessoa, portanto o solicitante geralmente precisa ter autoridade para agir em nome da empresa.

Se você mudou de endereço, proprietários ou diretores, certifique-se de que seus registros estejam atualizados antes de contatar o IRS.

6. Pergunte à pessoa ou ao fornecedor que o solicitou

Muitos proprietários de empresas nunca lidaram pessoalmente com a solicitação do EIN. O número pode ter sido obtido por:

• Um CPA ou preparador de impostos
• Um serviço de formação
• Um advogado
• Um membro da equipe administrativa interna
• Um antigo proprietário ou gerente

Se for esse o caso, solicite o aviso original do EIN ou a confirmação à pessoa ou empresa que enviou a solicitação. Essa costuma ser a forma mais simples de recuperar o número sem precisar de uma nova chamada ao governo.

O que fazer se você ainda não conseguir encontrá-lo

Se todos os registros falharem, não adivinhe o número.
Usar o EIN errado pode causar erros de declaração e problemas bancários.

Em vez disso:

1. Revise novamente os registros da empresa, incluindo e-mails arquivados e documentos digitalizados.
2. Confirme se a empresa realmente recebeu um EIN.
3. Ligue para o IRS com a autorização adequada.
4. Converse com seu contador ou assessor jurídico se a empresa mudou de proprietário, estrutura ou status fiscal.

Em alguns casos, uma empresa pode precisar de um novo EIN se a entidade legal mudar de forma que isso seja exigido. Isso é diferente de apenas ter perdido o número, então vale confirmar antes de tomar qualquer medida.

Como manter seu EIN seguro daqui para frente

Depois de recuperar o número, armazene-o em mais de um local seguro. Um sistema simples de organização pode evitar atrasos futuros.

As melhores práticas incluem:

• Salvar a carta de confirmação do IRS em uma pasta digital segura
• Manter uma cópia impressa no livro de registros corporativos
• Registrar o EIN nos sistemas contábil e de folha de pagamento
• Limitar o acesso apenas a pessoas autorizadas
• Fazer backup dos principais documentos da empresa em armazenamento criptografado

Se sua empresa usa um fluxo de trabalho de formação e compliance, certifique-se de que o EIN seja registrado junto com os documentos de formação, avisos fiscais e registros estaduais.

Como a Zenind pode ajudar proprietários de empresas a se manterem organizados

Manter os registros de formação e fiscais organizados é mais fácil quando a criação da empresa é feita de forma clara desde o início. A Zenind ajuda empreendedores dos EUA a gerenciar tarefas de formação com um processo simplificado que facilita manter documentos empresariais essenciais em um só lugar.

Esse tipo de estrutura é importante quando você precisa de acesso rápido a identificadores como seu EIN, registros de inscrição estadual e documentação de conformidade.

Considerações finais

Um número EIN perdido geralmente pode ser recuperado se você souber onde procurar. Comece pela carta de confirmação do IRS e depois revise declarações fiscais, documentos bancários e registros estaduais. Se necessário, entre em contato com o IRS ou com a pessoa que originalmente enviou a solicitação.

A chave é tratar seu EIN como qualquer outro registro empresarial essencial: armazene-o com segurança, faça backup e garanta que as pessoas certas possam acessá-lo quando necessário.