Ako obnoviť stratené EIN: 6 praktických spôsobov pre majiteľov podnikov

Vaše Employer Identification Number, teda EIN, je jedným z najdôležitejších identifikátorov pre vaše podnikanie. Môžete ho potrebovať na podanie daní, otvorenie podnikateľského bankového účtu, prijatie zamestnancov, žiadosti o povolenia alebo vyplnenie dokumentácie pre dodávateľov. Ak ho stratíte z evidencie, zvyčajne to nie je kríza, ale môže to spomaliť dôležité podnikateľské úlohy.

Dobrá správa je, že EIN sa dá vo väčšine prípadov obnoviť z dokumentov, ktoré už máte, alebo prostredníctvom IRS. V tomto sprievodcovi sa dozviete šesť praktických spôsobov, ako nájsť stratené EIN, kedy kontaktovať IRS a ako si číslo do budúcna prehľadne usporiadať.

Čo je EIN?

EIN je deväťmiestne federálne daňové identifikačné číslo, ktoré IRS prideľuje mnohým podnikom pôsobiacim v Spojených štátoch. Slúži na identifikáciu podniku na daňové a výkaznícke účely.

EIN môžete potrebovať, ak váš podnik:

• má zamestnancov
• funguje ako spoločnosť alebo partnerstvo
• podáva niektoré daňové priznania k spotrebným daniam, daniam zo zamestnania alebo zrážkovej dani
• otvára podnikateľský bankový účet
• spolupracuje s dodávateľmi, kontraktormi alebo platobnými sprostredkovateľmi, ktorí vyžadujú daňové informácie

Aj samostatne zárobkovo činné osoby niekedy používajú EIN namiesto čísla Social Security z dôvodov ochrany súkromia a administratívy.

Prečo je strata EIN dôležitá

Strata EIN neznamená, že číslo je navždy preč. Vo väčšine prípadov ide len o to, že majiteľ podniku už nemá pôvodné oznámenie alebo záznamy.

Napriek tomu je toto číslo dôležité, pretože sa uvádza v daňových priznaniach, mzdových záznamoch, bankových formulároch aj štátnych dokumentoch. Ak ho rýchlo nenájdete, môžete čeliť oneskoreniam pri:

• podávaní daňových priznaní
• nastavovaní miezd
• žiadostiach o bankové služby a úvery
• aktualizáciách štátnej registrácie
• korešpondencii s IRS

Najlepší postup je hľadať systematicky a najskôr skontrolovať záznamy, v ktorých sa EIN najpravdepodobnejšie nachádza, skôr než kontaktujete IRS.

1. Skontrolujte potvrdenie od IRS

Najrýchlejším miestom, kde nájdete stratené EIN, je zvyčajne potvrdenie od IRS, často označované ako list CP 575. Ide o oficiálny dokument, ktorý IRS zasiela pri pridelení EIN.

Prejdite si:

• fyzické firemné spisy
• digitálne priečinky s dokumentmi
• e-mailové schránky a prílohy
• záznamy z daňového spracovania

Ak ste o EIN žiadali prostredníctvom poskytovateľa služieb, účtovníka alebo platformy na zakladanie spoločností, overte si, či si ponechali kópiu potvrdenia.

2. Prezrite si staršie daňové priznania a mzdové podania

Vaše EIN sa nachádza v mnohých federálnych a štátnych daňových formulároch pre podniky. Ak už váš podnik v minulosti podával dane, číslo môžete mať v starších záznamoch.

Skontrolujte tieto dokumenty:

• daňové priznania z predchádzajúcich rokov pre podnik
• mzdové daňové priznania
• podania k dani z predaja
• záznamy o odhadovaných daniach
• podklady pre formuláre W-2 a 1099
• kópie štátnych registračných formulárov, ktoré vyžadovali federálne daňové údaje

Ak používate účtovný softvér, prehľadajte podnikový profil, daňové nastavenia alebo archivované podania. Mnohé systémy ukladajú EIN v metadátach spoločnosti alebo v šablónach uložených priznaní.

3. Pozrite si bankové, úverové a platobné záznamy

Banky a platobné platformy často vyžadujú EIN pri otváraní účtu alebo nastavovaní merchant služieb. Tieto záznamy môžu byť obzvlášť užitočné, ak sú zakladateľské dokumenty podniku roztrúsené.

Skontrolujte:

• žiadosti o podnikateľský bankový účet
• zmluvy o merchant službách
• žiadosti o úver
• onboardingové formuláre pre platobné procesory
• záznamy o nastavení mzdovej služby

Ak ste pracovali s účtovníkom, finančným riaditeľom alebo externým administrátorom, môžu mať EIN aj v podnikovom súbore, ktorý spravujú.

4. Skontrolujte štátne zakladateľské a licenčné dokumenty

Hoci EIN je federálne číslo, často je prepojené so štátnymi podaniami a miestnymi registráciami. Ak ste založili LLC alebo spoločnosť, EIN sa môže nachádzať v záznamoch viazaných na tento subjekt.

Prejdite si:

• záznamy o založení spoločnosti alebo zakladateľské listiny
• dokumenty o zahraničnej registrácii
• žiadosti o podnikateľskú licenciu
• formuláre pre výročné správy
• registrácie na štátne dane
• podania pre miestne povolenia

To je obzvlášť užitočné, ak bol podnik založený nedávno a EIN sa získaval počas štartu firmy.

5. Kontaktujte linku IRS pre Business and Specialty Tax

Ak vo vašich záznamoch EIN nenájdete, ďalším krokom je kontaktovať priamo IRS. IRS môže niekedy potvrdiť EIN telefonicky oprávnenej osobe spojenej s podnikom.

Pred telefonátom si pripravte základné informácie, napríklad:

• právny názov podniku
• adresu podniku evidovanú v systéme
• meno zodpovednej osoby a jej daňové identifikačné údaje
• typ subjektu a dátum založenia
• akékoľvek predchádzajúce oznámenia alebo podania od IRS

Pripravte sa na overenie identity. IRS neposkytne daňové informácie o podniku komukoľvek, takže volajúci musí mať spravidla oprávnenie konať v mene firmy.

Ak ste zmenili adresu, vlastníkov alebo štatutárov, pred kontaktovaním IRS sa uistite, že sú vaše údaje aktuálne.

6. Spýtajte sa osoby alebo poskytovateľa, ktorý ho žiadal

Mnohí majitelia podnikov nikdy žiadosť o EIN osobne neriadili. Číslo mohol získať:

• účtovník alebo daňový poradca
• firma poskytujúca služby pri zakladaní spoločnosti
• právnik
• interný administratívny pracovník
• predchádzajúci vlastník alebo manažér

Ak je to váš prípad, požiadajte osobu alebo firmu, ktorá podala žiadosť, o pôvodné oznámenie o pridelení EIN alebo jeho potvrdenie. Často je to najjednoduchší spôsob, ako číslo obnoviť bez ďalšieho kontaktovania úradu.

Čo robiť, ak ho stále nenájdete

Ak všetky záznamy zlyhajú, číslo si nevymýšľajte. Použitie nesprávneho EIN môže spôsobiť chyby v podaniach aj problémy s bankovníctvom.

Namiesto toho:

1. Znovu skontrolujte firemné záznamy vrátane archivovaných e-mailov a naskenovaných dokumentov.
2. Overte si, či podnik vôbec niekedy EIN dostal.
3. Zavolajte IRS s náležitým oprávnením.
4. Porozprávajte sa s účtovníkom alebo právnym poradcom, ak sa zmenilo vlastníctvo, štruktúra alebo daňový status podniku.

V niektorých prípadoch môže podnik potrebovať nové EIN, ak sa právny subjekt zmení tak, že je to vyžadované. To je odlišná situácia od obyčajného založenia čísla, preto je vhodné si to pred ďalšími krokmi overiť.

Ako si EIN uchovať do budúcnosti

Keď číslo obnovíte, uložte ho na viac než jedno bezpečné miesto. Jednoduchý organizačný systém môže predísť budúcim oneskoreniam.

Medzi osvedčené postupy patrí:

• uloženie potvrdenia od IRS do zabezpečeného digitálneho priečinka
• uchovanie vytlačenej kópie v knihe firemných záznamov
• zaznamenanie EIN v účtovných a mzdových systémoch
• obmedzenie prístupu len na oprávnený personál
• zálohovanie kľúčových firemných dokumentov v šifrovanom úložisku

Ak vaša firma používa proces zakladania a dodržiavania povinností, uistite sa, že EIN je uložené spolu so zakladateľskými dokumentmi, daňovými oznámeniami a štátnymi podaniami.

Ako môže Zenind pomôcť majiteľom podnikov zostať organizovaní

Udržiavať zakladateľské a daňové záznamy v poriadku je jednoduchšie, keď je nastavenie vašej spoločnosti od začiatku dobre zvládnuté. Zenind pomáha americkým podnikateľom spravovať kroky pri zakladaní firmy prostredníctvom prehľadného procesu, ktorý uľahčuje uchovávanie dôležitých firemných dokumentov na jednom mieste.

Takáto štruktúra je dôležitá, keď potrebujete rýchly prístup k identifikátorom, ako je vaše EIN, záznamy o štátnej registrácii a dokumentácia k dodržiavaniu povinností.

Záverečné myšlienky

Stratené EIN sa vo väčšine prípadov dá obnoviť, ak viete, kde hľadať. Začnite potvrdením od IRS, potom prejdite daňové podania, bankové dokumenty a štátne záznamy. Ak je to potrebné, kontaktujte IRS alebo osobu, ktorá pôvodne podala žiadosť.

Kľúčom je pristupovať k EIN ako ku každému inému dôležitému firemnému záznamu: uchovávať ho bezpečne, zálohovať a zabezpečiť, aby k nemu mali prístup správni ľudia, keď je to potrebné.