So finden Sie eine verlorene EIN-Nummer wieder: 6 praktische Wege für Unternehmer

Ihre Employer Identification Number, kurz EIN, ist eine der wichtigsten Kennungen Ihres Unternehmens. Sie benötigen sie möglicherweise für Steuererklärungen, die Eröffnung eines Geschäftskontos, die Einstellung von Mitarbeitern, die Beantragung von Genehmigungen oder für Unterlagen von Dienstleistern. Wenn Sie die Nummer aus den Augen verlieren, ist das meist kein Notfall, kann aber wichtige geschäftliche Abläufe verzögern.

Die gute Nachricht: Eine EIN lässt sich in der Regel über Unterlagen, die Sie bereits besitzen, oder über das IRS wiederfinden. In diesem Leitfaden erfahren Sie sechs praktische Wege, wie Sie eine verlorene EIN-Nummer finden, wann Sie das IRS kontaktieren sollten und wie Sie die Nummer künftig ordentlich aufbewahren.

Was ist eine EIN?

Eine EIN ist eine neunstellige bundesweite Steuernummer, die vom IRS vielen in den Vereinigten Staaten tätigen Unternehmen zugewiesen wird. Sie dient dazu, ein Unternehmen für Steuer- und Meldezwecke zu identifizieren.

Sie benötigen eine EIN möglicherweise, wenn Ihr Unternehmen:

• Mitarbeiter beschäftigt
• als Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft geführt wird
• bestimmte Verbrauchs-, Lohn- oder Quellensteuererklärungen einreicht
• ein Geschäftskonto eröffnet
• mit Lieferanten, Auftragnehmern oder Zahlungsdienstleistern zusammenarbeitet, die Steuerinformationen anfordern

Auch Einzelunternehmer verwenden manchmal statt einer Social Security Number eine EIN, um ihre Privatsphäre zu schützen und Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Warum es wichtig ist, eine EIN zu verlieren

Der Verlust einer EIN bedeutet nicht, dass die Nummer für immer weg ist. In den meisten Fällen liegt das Problem einfach darin, dass der Unternehmer die ursprüngliche Mitteilung oder die Unterlagen nicht mehr zur Hand hat.

Die Nummer ist dennoch wichtig, weil sie auf Steuererklärungen, Lohnabrechnungen, Bankformularen und staatlichen Dokumenten erscheint. Wenn Sie sie nicht schnell finden, kann es zu Verzögerungen kommen bei:

• Steuererklärungen
• der Einrichtung der Lohnabrechnung
• Bank- und Kreditanträgen
• Aktualisierungen staatlicher Registrierungen
• der Korrespondenz mit dem IRS

Am besten suchen Sie systematisch und prüfen zuerst die Unterlagen, in denen die EIN am wahrscheinlichsten enthalten ist, bevor Sie das IRS kontaktieren.

1. Prüfen Sie das IRS-Bestätigungsschreiben

Der schnellste Ort, um eine verlorene EIN-Nummer zu finden, ist in der Regel die IRS-Bestätigung, oft CP-575-Schreiben genannt. Dies ist das offizielle Dokument, das das IRS bei der Vergabe einer EIN verschickt.

Suchen Sie in:

• physischen Geschäftsunterlagen
• digitalen Dokumentenordnern
• E-Mail-Postfächern und Anhängen
• Unterlagen zur Steuererklärung

Wenn Sie bei der Beantragung der EIN mit einem Dienstleister, Steuerberater oder einer Gründungsplattform gearbeitet haben, fragen Sie nach, ob dort eine Kopie des Bestätigungsschreibens gespeichert wurde.

2. Prüfen Sie ältere Steuererklärungen und Lohnabrechnungsunterlagen

Ihre EIN erscheint auf vielen bundes- und landesbezogenen Steuerformularen für Unternehmen. Wenn Ihr Unternehmen bereits Steuererklärungen eingereicht hat, steht die Nummer möglicherweise schon in früheren Unterlagen.

Prüfen Sie folgende Dokumente:

• Geschäftssteuererklärungen vergangener Jahre
• Lohnsteueranmeldungen
• Umsatzsteuerunterlagen
• Unterlagen zu geschätzten Steuerzahlungen
• Support-Dateien für W-2- und 1099-Formulare
• Kopien staatlicher Registrierungsformulare, in denen bundesweite Steuerinformationen abgefragt wurden

Wenn Sie Buchhaltungssoftware nutzen, suchen Sie im Unternehmensprofil, in den Steuereinstellungen oder in archivierten Meldungen. Viele Systeme speichern die EIN in Unternehmensmetadaten oder in Vorlagen gespeicherter Erklärungen.

3. Prüfen Sie Bank-, Kredit- und Zahlungsunterlagen

Banken und Zahlungsplattformen fragen häufig nach einer EIN, wenn Sie ein Konto eröffnen oder Händlerdienste einrichten. Diese Unterlagen sind besonders hilfreich, wenn Ihre Gründungsdokumente verstreut sind.

Prüfen Sie bei:

• Anträgen für Geschäftskonten
• Vereinbarungen mit Zahlungsdienstleistern
• Kreditanträgen
• Registrierungsformularen für Kreditkartenverarbeiter
• Unterlagen zur Einrichtung von Lohnabrechnungsdiensten

Wenn Sie mit einem Buchhalter, CFO oder externen Administrator gearbeitet haben, kann auch diese Person die EIN in den von ihr verwalteten Unternehmensunterlagen haben.

4. Durchsuchen Sie staatliche Gründungs- und Lizenzunterlagen

Auch wenn die EIN eine bundesweite Nummer ist, ist sie oft mit staatlichen Einreichungen und lokalen Registrierungen verknüpft. Wenn Ihr Unternehmen als LLC oder Kapitalgesellschaft gegründet wurde, kann die EIN in den dazugehörigen Unterlagen erscheinen.

Suchen Sie in:

• Unterlagen zu Articles of Organization oder Articles of Incorporation
• Dokumenten zur Registrierung als ausländische Gesellschaft
• Anträgen für Gewerbelizenzen
• Formularen für Jahresberichte
• staatlichen Steuerregistrierungen
• lokalen Genehmigungsunterlagen

Das ist besonders hilfreich, wenn Ihr Unternehmen erst kürzlich gegründet wurde und die EIN im Rahmen des Startprozesses erfasst wurde.

5. Kontaktieren Sie die IRS Business and Specialty Tax Line

Wenn Ihre Unterlagen die EIN nicht enthalten, ist der nächste Schritt, das IRS direkt zu kontaktieren. Das IRS kann eine EIN unter Umständen telefonisch gegenüber einer autorisierten Person bestätigen, die mit dem Unternehmen verbunden ist.

Bevor Sie anrufen, halten Sie diese Informationen bereit:

• den rechtlichen Namen des Unternehmens
• die im System hinterlegte Geschäftsadresse
• den Namen der verantwortlichen Person und deren Steueridentifikationsdaten
• die Rechtsform und das Gründungsdatum
• frühere IRS-Mitteilungen oder Steuererklärungen

Stellen Sie sich auf eine Identitätsprüfung ein. Das IRS gibt Geschäftsdaten nicht einfach an beliebige Personen weiter, daher muss der Anrufer in der Regel berechtigt sein, für das Unternehmen zu handeln.

Wenn Sie Adressen, Eigentümer oder Führungskräfte geändert haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Unterlagen aktuell sind, bevor Sie das IRS kontaktieren.

6. Fragen Sie die Person oder den Dienstleister, der sie beantragt hat

Viele Unternehmer haben die EIN nie selbst beantragt. Die Nummer wurde möglicherweise von folgenden Personen oder Stellen eingeholt:

• einem CPA oder Steuerberater
• einem Gründungsdienstleister
• einem Anwalt
• einem internen Verwaltungsmitarbeiter
• einem früheren Eigentümer oder Manager

Wenn das bei Ihnen zutrifft, fordern Sie die ursprüngliche EIN-Mitteilung oder Bestätigung bei der Person oder Firma an, die den Antrag eingereicht hat. Das ist oft der einfachste Weg, die Nummer ohne einen zweiten Behördenkontakt wiederzubekommen.

Was tun, wenn Sie sie trotzdem nicht finden

Wenn alle Unterlagen nichts ergeben, raten Sie die Nummer nicht einfach. Die Verwendung einer falschen EIN kann zu Fehlern bei Steuererklärungen und Problemen mit Banken führen.

Gehen Sie stattdessen so vor:

1. Prüfen Sie Ihre Geschäftsunterlagen erneut, einschließlich archivierter E-Mails und gescannter Dokumente.
2. Bestätigen Sie, ob das Unternehmen überhaupt jemals eine EIN erhalten hat.
3. Rufen Sie das IRS mit der erforderlichen Berechtigung an.
4. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Rechtsberater, wenn sich Eigentum, Rechtsform oder Steuerstatus Ihres Unternehmens geändert haben.

In manchen Fällen benötigt ein Unternehmen eine neue EIN, wenn sich die rechtliche Einheit in einer Weise ändert, die eine neue Nummer erforderlich macht. Das ist ein anderes Thema als das bloße Verlegen der Nummer, daher sollten Sie das vor weiteren Schritten prüfen.

So bewahren Sie Ihre EIN künftig sicher auf

Sobald Sie die Nummer wiedergefunden haben, speichern Sie sie an mehr als einem sicheren Ort. Ein einfaches Ordnungssystem kann künftige Verzögerungen verhindern.

Bewährte Maßnahmen sind:

• das IRS-Bestätigungsschreiben in einem sicheren digitalen Ordner zu speichern
• eine gedruckte Kopie in Ihrem Unternehmensaktenordner aufzubewahren
• die EIN in Buchhaltungs- und Lohnabrechnungssystemen zu hinterlegen
• den Zugriff auf autorisierte Personen zu beschränken
• wichtige Unternehmensunterlagen in verschlüsseltem Speicher zu sichern

Wenn Ihr Unternehmen einen Gründungs- und Compliance-Prozess nutzt, stellen Sie sicher, dass die EIN zusammen mit den Gründungsunterlagen, Steuerbescheiden und staatlichen Registrierungen erfasst wird.

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Die Organisation von Gründungs- und Steuerunterlagen ist einfacher, wenn die Unternehmensgründung von Anfang an sauber aufgesetzt ist. Zenind unterstützt Gründer in den USA mit einem strukturierten Prozess, der es erleichtert, wichtige Unternehmensdokumente an einem Ort zu verwalten.

Eine solche Struktur ist wichtig, wenn Sie schnell auf Kennungen wie Ihre EIN, staatliche Registrierungsunterlagen und Compliance-Dokumente zugreifen müssen.

Fazit

Eine verlorene EIN-Nummer lässt sich in der Regel wiederfinden, wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen. Beginnen Sie mit dem IRS-Bestätigungsschreiben, prüfen Sie dann Steuererklärungen, Bankunterlagen und staatliche Dokumente. Falls nötig, kontaktieren Sie das IRS oder die Person, die den Antrag ursprünglich gestellt hat.

Wichtig ist, Ihre EIN wie jedes andere geschäftskritische Dokument zu behandeln: sicher aufbewahren, sichern und dafür sorgen, dass die richtigen Personen im Bedarfsfall Zugriff haben.