Cum să recuperezi un număr EIN pierdut: 6 metode practice pentru proprietarii de afaceri

Numărul tău de identificare a angajatorului, sau EIN, este unul dintre cei mai importanți identificatori ai afacerii tale. Este posibil să ai nevoie de el pentru a depune declarații fiscale, pentru a deschide un cont bancar de afaceri, pentru a angaja persoane, pentru a solicita autorizații sau pentru a completa documente cerute de furnizori. Dacă îl pierzi din vedere, de obicei nu este o urgență, dar poate încetini sarcini importante ale afacerii.

Vestea bună este că un EIN poate fi, de obicei, recuperat din documentele pe care deja le ai sau prin IRS. În acest ghid, vei învăța șase metode practice pentru a găsi un număr EIN pierdut, când să contactezi IRS și cum să păstrezi numărul organizat pentru viitor.

Ce este un EIN?

Un EIN este un număr federal de identificare fiscală format din nouă cifre, atribuit de IRS multor afaceri care operează în Statele Unite. Este folosit pentru a identifica o afacere în scopuri fiscale și de raportare.

Este posibil să ai nevoie de un EIN dacă afacerea ta:

• Are angajați
• Funcționează ca societate pe acțiuni sau parteneriat
• Depune anumite declarații de accize, impozite pe muncă sau rețineri la sursă
• Deschide un cont bancar de afaceri
• Lucrează cu furnizori, contractori sau procesatori de plăți care solicită informații fiscale

Chiar și persoanele fizice autorizate folosesc uneori un EIN în locul numărului de securitate socială, din motive de confidențialitate și administrative.

De ce contează pierderea unui EIN

Pierderea unui EIN nu înseamnă că numărul a dispărut pentru totdeauna. În cele mai multe cazuri, problema este pur și simplu că proprietarul afacerii nu mai are notificarea inițială sau documentele relevante.

Totuși, numărul contează deoarece apare pe declarații fiscale, documente de salarizare, formulare bancare și documente de stat. Dacă nu îl poți localiza rapid, te poți confrunta cu întârzieri la:

• Depunerea declarațiilor fiscale
• Configurarea salarizării
• Cereri bancare și de finanțare
• Actualizări ale înregistrării la nivel de stat
• Corespondență cu IRS

Cea mai bună abordare este să cauți metodic și să folosești mai întâi documentele care cel mai probabil conțin EIN-ul, înainte de a contacta IRS.

1. Verifică scrisoarea de confirmare de la IRS

Cel mai rapid loc în care poți găsi un număr EIN pierdut este, de obicei, notificarea de confirmare de la IRS, adesea numită scrisoarea CP 575. Acesta este documentul oficial pe care IRS îl trimite atunci când este emis un EIN.

Caută în:

• Dosarele fizice ale afacerii
• Folderele de documente digitale
• Inboxurile de e-mail și atașamentele
• Înregistrările de pregătire fiscală

Dacă ai folosit un furnizor de servicii, un contabil sau o platformă de înființare pentru a solicita EIN-ul, întreabă dacă au păstrat o copie a scrisorii de confirmare.

2. Verifică declarațiile fiscale vechi și documentele de salarizare

EIN-ul apare pe multe formulare fiscale federale și de stat pentru afaceri. Dacă afacerea ta a depus deja declarații fiscale, este posibil să ai numărul în înregistrările anterioare.

Verifică aceste documente:

• Declarații anuale de impozit pe venitul afacerii
• Declarații de impozite pe salarii
• Declarații de taxă pe vânzări
• Înregistrări pentru plăți estimate de impozit
• Fișiere-suport pentru formularele W-2 și 1099
• Copii ale formularelor de înregistrare la stat care au solicitat informații fiscale federale

Dacă folosești software de contabilitate, caută în profilul companiei, în setările fiscale sau în declarațiile arhivate. Multe sisteme salvează EIN-ul în metadatele companiei sau în șabloanele declarațiilor stocate.

3. Verifică înregistrările bancare, de creditare și de plăți

Băncile și platformele de plăți solicită adesea un EIN atunci când deschizi un cont sau configurezi servicii de procesare a cardurilor. Aceste înregistrări pot fi deosebit de utile dacă documentele de înființare ale afacerii sunt împrăștiate.

Verifică la:

• Cererile pentru contul bancar de afaceri
• Contractele pentru servicii comerciale
• Cererile pentru credite sau împrumuturi
• Formularele de activare pentru procesatori de carduri
• Înregistrările de configurare pentru serviciile de salarizare

Dacă ai lucrat cu un contabil, un director financiar sau un administrator extern, este posibil ca și aceștia să aibă EIN-ul în fișierele companiei pe care le gestionează.

4. Caută în documentele de înființare și licențiere la nivel de stat

Deși EIN-ul este un număr federal, el este adesea asociat cu depuneri la nivel de stat și înregistrări locale. Dacă afacerea ta a fost organizată ca LLC sau corporație, EIN-ul poate apărea în documentele aferente acelei entități.

Caută în:

• Acte constitutive sau documente de înregistrare
• Documente de calificare ca entitate străină
• Cereri pentru licențe de afaceri
• Formulare de raport anual
• Înregistrări fiscale la nivel de stat
• Depuneri pentru autorizații locale

Acest lucru este deosebit de util dacă afacerea a fost înființată recent și EIN-ul a fost colectat în timpul procesului de pornire.

5. Contactează linia IRS pentru afaceri și taxe speciale

Dacă documentele tale nu dezvăluie EIN-ul, următorul pas este să contactezi direct IRS. IRS poate confirma uneori un EIN la telefon pentru o persoană autorizată asociată cu afacerea.

Înainte să suni, pregătește informații de bază precum:

• Denumirea legală a afacerii
• Adresa afacerii aflată în evidență
• Numele persoanei responsabile și datele sale de identificare fiscală
• Tipul entității și data înființării
• Orice notificări sau declarații anterioare de la IRS

Fii pregătit pentru verificarea identității. IRS nu va furniza informații fiscale despre afacere oricui, astfel că apelantul trebuie, în general, să aibă autoritatea de a acționa în numele companiei.

Dacă ai schimbat adresa, proprietarii sau directorii, asigură-te că documentele tale sunt actuale înainte de a contacta IRS.

6. Întreabă persoana sau furnizorul care l-a solicitat

Mulți proprietari de afaceri nu au gestionat personal cererea pentru EIN. Numărul poate fi fost obținut de:

• Un CPA sau un consultant fiscal
• Un serviciu de înființare
• Un avocat
• Un membru al echipei administrative interne
• Un fost proprietar sau manager

Dacă este cazul, solicită notificarea originală EIN sau confirmarea de la persoana sau firma care a depus cererea. Aceasta este adesea cea mai simplă modalitate de a recupera numărul, fără un nou apel către autorități.

Ce să faci dacă tot nu îl găsești

Dacă toate documentele eșuează, nu ghici numărul. Folosirea unui EIN greșit poate crea erori de depunere și probleme bancare.

În schimb:

1. Verifică din nou documentele afacerii, inclusiv e-mailurile arhivate și documentele scanate.
2. Confirmă dacă afacerea a primit vreodată un EIN.
3. Sună la IRS cu autorizația corespunzătoare.
4. Vorbește cu contabilul sau consilierul juridic dacă afacerea a schimbat proprietarul, structura sau statutul fiscal.

În unele cazuri, o afacere poate avea nevoie de un nou EIN dacă entitatea juridică se schimbă într-un mod care impune acest lucru. Aceasta este o problemă diferită de simpla pierdere a numărului, așa că merită să verifici înainte de a lua măsuri.

Cum să păstrezi EIN-ul în siguranță pe viitor

După ce recuperezi numărul, salvează-l în mai multe locuri sigure. Un sistem simplu de organizare poate preveni întârzierile viitoare.

Cele mai bune practici includ:

• Salvarea scrisorii de confirmare de la IRS într-un folder digital securizat
• Păstrarea unei copii tipărite în registrul corporativ al companiei
• Înregistrarea EIN-ului în sistemele de contabilitate și salarizare
• Limitarea accesului doar la personalul autorizat
• Realizarea de copii de siguranță pentru documentele importante ale afacerii în spații criptate

Dacă afacerea ta folosește un flux de lucru pentru înființare și conformitate, asigură-te că EIN-ul este înregistrat împreună cu documentele de înființare, notificările fiscale și depunerile la stat.

Cum poate ajuta Zenind proprietarii de afaceri să rămână organizați

Păstrarea organizată a documentelor de înființare și fiscale este mai ușoară atunci când configurarea companiei este făcută corect de la început. Zenind ajută antreprenorii din SUA să gestioneze sarcinile de înființare printr-un proces simplificat care face mai ușoară păstrarea într-un singur loc a documentelor esențiale ale afacerii.

Un astfel de nivel de structură contează atunci când ai nevoie rapid de identificatori precum EIN-ul, înregistrările de stat și documentele de conformitate.

Concluzie

Un număr EIN pierdut este, de obicei, recuperabil dacă știi unde să cauți. Începe cu scrisoarea de confirmare de la IRS, apoi verifică declarațiile fiscale, documentele bancare și înregistrările de stat. Dacă este necesar, contactează IRS sau persoana care a depus inițial cererea.

Ideea principală este să tratezi EIN-ul ca pe orice alt document esențial al afacerii: păstrează-l în siguranță, fă copii de rezervă și asigură-te că persoanele potrivite pot accesa numărul atunci când este nevoie.