Cách khôi phục số EIN bị mất: 6 cách thực tế dành cho chủ doanh nghiệp

Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng của bạn, hay EIN, là một trong những mã định danh quan trọng nhất gắn với doanh nghiệp. Bạn có thể cần nó để khai thuế, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, tuyển nhân viên, xin giấy phép hoặc hoàn tất giấy tờ với nhà cung cấp. Nếu bạn làm thất lạc nó, thường đây không phải là khủng hoảng, nhưng có thể làm chậm các công việc kinh doanh quan trọng.

Tin tốt là EIN thường có thể được khôi phục từ các hồ sơ bạn đã có hoặc thông qua IRS. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học sáu cách thực tế để tìm lại số EIN bị mất, khi nào nên liên hệ với IRS và cách sắp xếp số này để sử dụng thuận tiện hơn trong tương lai.

EIN là gì?

EIN là mã số thuế liên bang gồm chín chữ số do IRS cấp cho nhiều doanh nghiệp hoạt động tại Hoa Kỳ. Mã này được dùng để nhận diện doanh nghiệp cho mục đích thuế và báo cáo.

Bạn có thể cần EIN nếu doanh nghiệp của bạn:

• Có nhân viên
• Hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh
• Nộp một số tờ khai thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế lao động hoặc thuế khấu trừ
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Làm việc với nhà cung cấp, nhà thầu hoặc đơn vị xử lý thanh toán yêu cầu thông tin thuế

Ngay cả chủ sở hữu duy nhất đôi khi cũng dùng EIN thay cho số An sinh xã hội vì lý do bảo mật và quản trị.

Vì sao việc mất EIN lại quan trọng

Mất EIN không có nghĩa là số đó biến mất vĩnh viễn. Trong hầu hết trường hợp, vấn đề chỉ là chủ doanh nghiệp không còn giữ thông báo gốc hoặc hồ sơ liên quan.

Dù vậy, số này vẫn quan trọng vì nó xuất hiện trên tờ khai thuế, hồ sơ tiền lương, biểu mẫu ngân hàng và tài liệu của tiểu bang. Nếu bạn không thể tìm ra nhanh chóng, bạn có thể gặp chậm trễ với:

• Hồ sơ khai thuế
• Thiết lập tiền lương
• Hồ sơ ngân hàng và vay vốn
• Cập nhật đăng ký tại tiểu bang
• Trao đổi thư từ với IRS

Cách tốt nhất là tìm kiếm một cách có hệ thống và kiểm tra những hồ sơ có khả năng chứa EIN cao nhất trước khi liên hệ với IRS.

1. Kiểm tra thư xác nhận của IRS

Nơi nhanh nhất để tìm số EIN bị mất thường là thông báo xác nhận của IRS, thường được gọi là thư CP 575. Đây là tài liệu chính thức mà IRS gửi khi một EIN được cấp.

Hãy kiểm tra:

• Hồ sơ doanh nghiệp bản giấy
• Thư mục tài liệu kỹ thuật số
• Hộp thư email và tệp đính kèm
• Hồ sơ chuẩn bị thuế

Nếu bạn đã dùng nhà cung cấp dịch vụ, kế toán hoặc nền tảng thành lập doanh nghiệp để nộp đơn xin EIN, hãy hỏi xem họ có lưu bản sao thư xác nhận hay không.

2. Xem lại các tờ khai thuế và hồ sơ tiền lương cũ

EIN của bạn xuất hiện trên nhiều biểu mẫu thuế liên bang và tiểu bang. Nếu doanh nghiệp của bạn đã từng nộp thuế, bạn có thể đã có số này trong hồ sơ cũ.

Hãy kiểm tra các tài liệu sau:

• Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp của các năm trước
• Tờ khai thuế tiền lương
• Hồ sơ khai thuế bán hàng
• Hồ sơ thuế ước tính
• Tệp hỗ trợ W-2 và 1099
• Bản sao các biểu mẫu đăng ký của tiểu bang có yêu cầu thông tin thuế liên bang

Nếu bạn dùng phần mềm kế toán, hãy tìm trong hồ sơ doanh nghiệp, phần cài đặt thuế hoặc các tệp lưu trữ. Nhiều hệ thống lưu EIN trong dữ liệu công ty hoặc các mẫu tờ khai đã lưu.

3. Kiểm tra hồ sơ ngân hàng, vay vốn và thanh toán

Ngân hàng và nền tảng thanh toán thường yêu cầu EIN khi bạn mở tài khoản hoặc thiết lập dịch vụ bán hàng. Những hồ sơ này đặc biệt hữu ích nếu giấy tờ thành lập doanh nghiệp của bạn đang được lưu trữ rời rạc.

Hãy kiểm tra với:

• Đơn mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Hợp đồng dịch vụ chấp nhận thanh toán
• Đơn xin vay vốn
• Biểu mẫu thiết lập với đơn vị xử lý thẻ
• Hồ sơ thiết lập dịch vụ trả lương

Nếu bạn đã làm việc với kế toán, giám đốc tài chính hoặc người quản trị bên ngoài, họ cũng có thể có EIN trong hồ sơ công ty mà họ quản lý.

4. Tìm trong hồ sơ thành lập và cấp phép của tiểu bang

Mặc dù EIN là mã số liên bang, nó thường được liên kết với hồ sơ nộp tại tiểu bang và đăng ký địa phương. Nếu doanh nghiệp của bạn được thành lập dưới dạng LLC hoặc công ty cổ phần, EIN có thể xuất hiện trong các hồ sơ gắn với thực thể đó.

Hãy xem lại:

• Hồ sơ điều lệ tổ chức hoặc điều lệ thành lập
• Hồ sơ đăng ký hoạt động ở tiểu bang khác
• Đơn xin giấy phép kinh doanh
• Mẫu báo cáo thường niên
• Đăng ký thuế của tiểu bang
• Hồ sơ xin giấy phép địa phương

Điều này đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp của bạn được thành lập gần đây và EIN đã được thu thập trong quá trình khởi nghiệp.

5. Liên hệ đường dây Thuế Doanh nghiệp và Chuyên ngành của IRS

Nếu hồ sơ của bạn không tìm ra EIN, bước tiếp theo là liên hệ trực tiếp với IRS. IRS đôi khi có thể xác nhận EIN qua điện thoại cho người được ủy quyền đại diện cho doanh nghiệp.

Trước khi gọi, hãy chuẩn bị các thông tin cơ bản như:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Địa chỉ doanh nghiệp đang lưu trong hồ sơ
• Tên của bên chịu trách nhiệm và thông tin nhận dạng người nộp thuế
• Loại hình pháp nhân và ngày thành lập
• Bất kỳ thông báo hoặc tờ khai IRS nào trước đó

Hãy sẵn sàng cho quy trình xác minh danh tính. IRS sẽ không cung cấp thông tin thuế doanh nghiệp cho bất kỳ ai, vì vậy người gọi thường phải có thẩm quyền thay mặt doanh nghiệp.

Nếu bạn đã thay đổi địa chỉ, chủ sở hữu hoặc cán bộ điều hành, hãy đảm bảo hồ sơ của bạn được cập nhật trước khi liên hệ với IRS.

6. Hỏi người hoặc đơn vị đã nộp đơn xin EIN

Nhiều chủ doanh nghiệp chưa bao giờ trực tiếp xử lý việc xin EIN. Số này có thể đã được lấy bởi:

• Kế toán viên hoặc người khai thuế
• Dịch vụ thành lập doanh nghiệp
• Luật sư
• Một thành viên trong bộ phận hành chính nội bộ
• Chủ sở hữu hoặc quản lý trước đây

Nếu đúng như vậy, hãy yêu cầu bản thông báo EIN gốc hoặc xác nhận từ người hay công ty đã nộp hồ sơ. Đây thường là cách đơn giản nhất để khôi phục số mà không cần gọi cơ quan nhà nước lần nữa.

Phải làm gì nếu bạn vẫn không tìm được

Nếu mọi hồ sơ đều không cho kết quả, đừng tự đoán số. Dùng sai EIN có thể gây lỗi khai thuế và rắc rối với ngân hàng.

Thay vào đó:

1. Kiểm tra lại hồ sơ doanh nghiệp, bao gồm email lưu trữ và tài liệu đã quét.
2. Xác nhận xem doanh nghiệp có thực sự từng được cấp EIN hay chưa.
3. Gọi IRS với quyền ủy quyền phù hợp.
4. Trao đổi với kế toán hoặc cố vấn pháp lý nếu doanh nghiệp của bạn đã thay đổi quyền sở hữu, cấu trúc hoặc tình trạng thuế.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cần EIN mới nếu pháp nhân thay đổi theo cách yêu cầu một mã số mới. Đây là vấn đề khác với việc chỉ đơn giản làm thất lạc số, vì vậy cần xác minh trước khi hành động.

Cách bảo vệ EIN của bạn trong tương lai

Sau khi khôi phục được số, hãy lưu nó ở nhiều nơi an toàn khác nhau. Một hệ thống tổ chức đơn giản có thể ngăn chặn chậm trễ trong tương lai.

Các thực hành tốt nhất bao gồm:

• Lưu thư xác nhận của IRS trong một thư mục kỹ thuật số bảo mật
• Giữ một bản in trong sổ hồ sơ doanh nghiệp
• Ghi EIN vào hệ thống kế toán và tính lương của bạn
• Giới hạn quyền truy cập chỉ cho nhân sự được ủy quyền
• Sao lưu các tài liệu kinh doanh quan trọng trong kho lưu trữ được mã hóa

Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng quy trình thành lập và tuân thủ, hãy đảm bảo EIN được lưu cùng với hồ sơ thành lập, thông báo thuế và hồ sơ tiểu bang.

Zenind có thể giúp chủ doanh nghiệp sắp xếp hồ sơ như thế nào

Việc giữ cho hồ sơ thành lập và thuế được tổ chức sẽ dễ hơn khi quy trình thiết lập công ty của bạn được thực hiện gọn gàng ngay từ đầu. Zenind giúp các doanh nhân tại Hoa Kỳ quản lý các thủ tục thành lập với quy trình tinh gọn, giúp bạn dễ dàng lưu giữ các tài liệu kinh doanh quan trọng ở một nơi.

Cấu trúc đó đặc biệt hữu ích khi bạn cần truy cập nhanh các mã định danh như EIN, hồ sơ đăng ký tiểu bang và giấy tờ tuân thủ.

Kết luận

Một số EIN bị mất thường vẫn có thể khôi phục nếu bạn biết tìm ở đâu. Hãy bắt đầu từ thư xác nhận của IRS, sau đó kiểm tra hồ sơ thuế, tài liệu ngân hàng và hồ sơ của tiểu bang. Nếu cần, hãy liên hệ với IRS hoặc với người đã nộp đơn ban đầu.

Điều quan trọng là xem EIN như bất kỳ hồ sơ kinh doanh thiết yếu nào khác: lưu trữ an toàn, sao lưu và đảm bảo những người phù hợp có thể truy cập khi cần.