Jak obnovit ztracené číslo EIN: 6 praktických způsobů pro podnikatele

Vaše Employer Identification Number neboli EIN je jedno z nejdůležitějších identifikačních čísel spojených s vaší firmou. Můžete ho potřebovat pro podání daní, otevření firemního bankovního účtu, zaměstnávání pracovníků, žádost o povolení nebo vyplnění dokumentace pro dodavatele. Pokud o něj přijdete, obvykle to není krizová situace, ale může to zpomalit důležité firemní úkoly.

Dobrou zprávou je, že EIN lze ve většině případů dohledat v dokumentech, které už máte, nebo prostřednictvím IRS. V tomto průvodci se dozvíte šest praktických způsobů, jak najít ztracené číslo EIN, kdy kontaktovat IRS a jak si číslo do budoucna uspořádat.

Co je EIN?

EIN je devítimístné federální daňové identifikační číslo přidělované IRS mnoha firmám působícím ve Spojených státech. Slouží k identifikaci firmy pro daňové účely a účely vykazování.

EIN můžete potřebovat, pokud vaše firma:

• Má zaměstnance
• Funguje jako korporace nebo partnerství
• Podává určité spotřební, mzdové nebo srážkové daňové přiznání
• Otevírá firemní bankovní účet
• Spolupracuje s dodavateli, kontraktory nebo platebními bránami, které vyžadují daňové údaje

I OSVČ někdy používají EIN místo čísla Social Security z důvodů soukromí a administrativní přehlednosti.

Proč je ztráta EIN důležitá

Ztráta EIN neznamená, že je číslo navždy pryč. Ve většině případů jde jen o to, že majitel firmy už nemá původní oznámení nebo záznamy.

Přesto je toto číslo důležité, protože se objevuje v daňových přiznáních, mzdových záznamech, bankovních formulářích a státních dokumentech. Pokud ho nedokážete rychle najít, můžete narazit na zpoždění při:

• Podání daní
• Nastavení mezd
• Žádostech o bankovní služby a financování
• Aktualizacích státní registrace
• Korespondenci s IRS

Nejlepší postup je hledat systematicky a využít záznamy, ve kterých se EIN s největší pravděpodobností nachází, ještě předtím, než se obrátíte na IRS.

1. Zkontrolujte potvrzovací dopis IRS

Nejrychlejším místem pro nalezení ztraceného čísla EIN je obvykle potvrzení od IRS, často označované jako dopis CP 575. Jde o oficiální dokument, který IRS zasílá při přidělení EIN.

Projděte si:

• Fyzické firemní složky
• Digitální složky s dokumenty
• E-mailovou schránku a přílohy
• Záznamy z daňového zpracování

Pokud jste o EIN žádali přes poskytovatele služeb, účetního nebo platformu pro založení firmy, zeptejte se, zda si kopii potvrzovacího dopisu ponechali.

2. Projděte stará daňová přiznání a mzdové podklady

Vaše EIN se objevuje v mnoha federálních i státních daňových formulářích pro firmy. Pokud vaše firma už někdy podávala daně, můžete toto číslo mít v dřívějších záznamech.

Zkontrolujte tyto dokumenty:

• Daňová přiznání z minulých let za firmu
• Mzdová daňová přiznání
• Přiznání k dani z prodeje
• Záznamy pro odhadované daně
• Podklady k formulářům W-2 a 1099
• Kopie státních registračních formulářů, které vyžadovaly federální daňové údaje

Pokud používáte účetní software, prohledejte firemní profil, daňová nastavení nebo archivovaná podání. Mnoho systémů ukládá EIN v metadatech společnosti nebo v uložených šablonách přiznání.

3. Podívejte se do bankovních, úvěrových a platebních záznamů

Banky a platební platformy často požadují EIN při zakládání účtu nebo nastavování obchodních služeb. Tyto záznamy mohou být zvlášť užitečné, pokud jsou zakládací dokumenty firmy rozptýlené.

Zkontrolujte u:

• Žádostí o firemní bankovní účet
• Smluv s poskytovateli obchodních služeb
• Žádostí o úvěr
• Úvodních formulářů pro platební brány
• Nastavení mzdových služeb

Pokud jste spolupracovali s účetním, finančním ředitelem nebo externím administrátorem, mohou mít EIN také ve firemních spisech, které spravují.

4. Prohledejte dokumenty o založení a licencování na úrovni státu

Ačkoli je EIN federální číslo, bývá často propojeno se státními podáními a místními registracemi. Pokud vaše firma vznikla jako LLC nebo korporace, může se EIN objevit v dokumentech spojených s tímto subjektem.

Podívejte se do:

• Záznamů o articles of organization nebo incorporation
• Dokumentů o zahraniční registraci
• Žádostí o podnikatelskou licenci
• Formulářů pro výroční zprávy
• Registrací k daním na úrovni státu
• Podkladů pro místní povolení

To je obzvlášť užitečné, pokud byla firma založena nedávno a EIN se získávalo během startu podnikání.

5. Kontaktujte IRS Business and Specialty Tax Line

Pokud vaše záznamy EIN nenajdou, dalším krokem je obrátit se přímo na IRS. IRS může někdy potvrdit EIN po telefonu oprávněné osobě spojené s firmou.

Než zavoláte, připravte si základní informace, například:

• Právní název firmy
• Adresu firmy vedenou v evidenci
• Jméno odpovědné osoby a její daňové identifikační údaje
• Typ entity a datum založení
• Jakákoli předchozí oznámení nebo podání vůči IRS

Počítejte s ověřením totožnosti. IRS neposkytne daňové informace o firmě jen tak komukoli, takže volající obvykle musí mít oprávnění jednat za firmu.

Pokud jste změnili adresu, vlastníky nebo statutární zástupce, ujistěte se před kontaktováním IRS, že vaše údaje jsou aktuální.

6. Zeptejte se osoby nebo poskytovatele, který jej vyřídil

Mnoho majitelů firem nikdy EIN nevyřizovalo osobně. Číslo mohl získat:

• Daňový poradce nebo účetní
• Poskytovatel služeb pro založení firmy
• Právník
• Interní administrativní pracovník
• Bývalý vlastník nebo manažer

Pokud je to i váš případ, požádejte o původní oznámení k EIN nebo potvrzení osobu či firmu, která žádost podala. To je často nejjednodušší způsob, jak číslo získat zpět bez dalších kontaktů s úřady.

Co dělat, když ho stále nemůžete najít

Když všechny záznamy selžou, číslo neodhadujte. Použití nesprávného EIN může způsobit chyby v podání i problémy v bankách.

Místo toho:

1. Znovu projděte firemní záznamy, včetně archivovaných e-mailů a naskenovaných dokumentů.
2. Ověřte, zda firma vůbec někdy EIN obdržela.
3. Zavolejte na IRS s příslušným oprávněním.
4. Pokud se změnilo vlastnictví, struktura nebo daňový status firmy, poraďte se s účetním nebo právním poradcem.

V některých případech může firma potřebovat nové EIN, pokud se právní entita změní způsobem, který nové číslo vyžaduje. To je samostatný problém od pouhé ztráty čísla, takže je vhodné si to před dalším krokem potvrdit.

Jak si EIN uchovat do budoucna

Jakmile číslo najdete, uložte ho na více bezpečných místech. Jednoduchý systém organizace může zabránit budoucím prodlevám.

Mezi osvědčené postupy patří:

• Uložení potvrzovacího dopisu IRS do zabezpečené digitální složky
• Uchování tištěné kopie v corporate records book
• Zaznamenání EIN v účetních a mzdových systémech
• Omezení přístupu pouze na oprávněné osoby
• Zálohování klíčových firemních dokumentů v šifrovaném úložišti

Pokud vaše firma používá workflow pro založení a compliance, ujistěte se, že je EIN zachyceno spolu se zakládacími dokumenty, daňovými oznámeními a státními podáními.

Jak může Zenind pomoci podnikatelům udržet pořádek

Udržovat zakládací a daňové dokumenty přehledně uspořádané je jednodušší, když je nastavení firmy řešeno od začátku čistě a systematicky. Zenind pomáhá americkým podnikatelům řídit proces založení firmy pomocí zjednodušeného postupu, který usnadňuje uchování důležitých firemních dokumentů na jednom místě.

Taková struktura je důležitá, když potřebujete rychlý přístup k identifikátorům, jako je EIN, záznamy o státní registraci a dokumentace k compliance.

Závěrečné shrnutí

Ztracené číslo EIN lze obvykle dohledat, pokud víte, kde hledat. Začněte potvrzovacím dopisem od IRS, poté projděte daňová přiznání, bankovní dokumenty a státní záznamy. V případě potřeby kontaktujte IRS nebo osobu, která žádost původně podala.

Klíčem je zacházet s EIN jako s každým jiným zásadním firemním záznamem: bezpečně ho uložit, zálohovat a zajistit, aby k němu měly přístup správné osoby, když je potřeba.