Жоғалған EIN нөмірін қалай қалпына келтіруге болады: бизнес иелері үшін 6 практикалық тәсіл

Сіздің Жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірі, яғни EIN, бизнесіңізге қатысты ең маңызды идентификаторлардың бірі болып табылады. Ол салық декларациясын тапсыруға, іскерлік банк шотын ашуға, қызметкерлерді жалдауға, рұқсаттар алуға немесе жеткізуші құжаттарын рәсімдеуге қажет болуы мүмкін. Егер оны жоғалтып алсаңыз, әдетте бұл апат емес, бірақ маңызды бизнес міндеттерін баяулатуы мүмкін.

Жақсы жаңалық - EIN әдетте сізде бар құжаттар арқылы немесе IRS арқылы қайта табылады. Бұл нұсқаулықта сіз жоғалған EIN нөмірін табудың алты практикалық жолын, IRS-ке қашан хабарласу керегін және болашақта нөмірді қалай реттеп сақтауға болатынын білесіз.

EIN деген не?

EIN - IRS Америка Құрама Штаттарында жұмыс істейтін көптеген бизнеске беретін тоғыз таңбалы федералдық салық сәйкестендіру нөмірі. Ол бизнесті салық және есептілік мақсатында сәйкестендіру үшін қолданылады.

Сіздің бизнесіңізге EIN қажет болуы мүмкін, егер ол:

• Қызметкерлері болса
• Корпорация немесе серіктестік ретінде жұмыс істесе
• Белгілі бір акциздік, еңбекке байланысты немесе ұстап қалу салық декларацияларын тапсырса
• Іскерлік банк шотын ашса
• Салық ақпараты сұралатын жеткізушілермен, мердігерлермен немесе төлем өңдеушілермен жұмыс істесе

Тіпті жеке кәсіпкерлер де кейде құпиялылық және әкімшілік себептермен Әлеуметтік сақтандыру нөмірінің орнына EIN қолданады.

EIN жоғалтудың маңызы неде?

EIN жоғалту нөмірдің мәңгілікке жоғалғанын білдірмейді. Көп жағдайда мәселе - бизнес иесінде бастапқы хабарлама немесе жазбалар енді жоқ болуы.

Дегенмен, бұл нөмір маңызды, өйткені ол салық құжаттарында, жалақы есептеу жазбаларында, банк формаларында және мемлекеттік құжаттарда көрсетіледі. Егер оны тез таба алмасаңыз, келесі істерде кідіріс болуы мүмкін:

• Салық декларацияларын тапсыру
• Жалақыны есептеу жүйесін орнату
• Банк және несие өтінімдері
• Мемлекеттік тіркеу жаңартулары
• IRS хат-хабар алмасуы

Ең дұрыс тәсіл - IRS-ке хабарласпас бұрын жүйелі түрде іздеп, EIN болуы ықтимал құжаттарды тексеру.

1. IRS растау хатын тексеріңіз

Жоғалған EIN нөмірін табудың ең жылдам орны әдетте IRS растау хабарламасы, көбіне CP 575 хаты деп аталады. Бұл - IRS EIN берілген кезде жіберетін ресми құжат.

Мыналарды қарап шығыңыз:

• Қағаз түріндегі бизнес файлдар
• Сандық құжат қалталары
• Электрондық пошта жәшіктері және тіркемелер
• Салық дайындау жазбалары

Егер EIN алуға қызмет көрсетушіні, бухгалтерді немесе компанияны пайдалансanız, оларда растау хатының көшірмесі сақталған-сақталмағанын сұраңыз.

2. Ескі салық декларациялары мен жалақы құжаттарын қарап шығыңыз

Сіздің EIN көптеген федералдық және штаттық бизнес салық формаларында кездеседі. Егер бизнесіңіз бұрын салық тапсырған болса, нөмір бұрынғы жазбаларда бар болуы мүмкін.

Мына құжаттарды тексеріңіз:

• Өткен жылдардың бизнес табыс салығы декларациялары
• Жалақы салығы декларациялары
• Сату салығы есептіліктері
• Есептік салық жазбалары
• W-2 және 1099 қолдау файлдары
• Федералдық салық ақпаратын сұраған мемлекеттік тіркеу формаларының көшірмелері

Егер сіз бухгалтерлік бағдарламаны қолдансаңыз, бизнес профилін, салық баптауларын немесе сақталған есептерді іздеңіз. Көптеген жүйелер EIN-ді компания метадеректерінде немесе сақталған декларация үлгілерінде сақтайды.

3. Банк, несие және төлем жазбаларын тексеріңіз

Банктер мен төлем платформалары шот ашқанда немесе сауда қызметтерін баптағанда жиі EIN сұрайды. Егер бизнес құжаттарыңыз әр жерде шашыраңқы болса, бұл жазбалар өте пайдалы болуы мүмкін.

Мына жерлерді қарап шығыңыз:

• Іскерлік банк шотының өтінімдері
• Сауда қызметі келісімдері
• Несие өтінімдері
• Несие картасы өңдеушісін қосу формалары
• Жалақы қызметін баптау жазбалары

Егер сіз бухгалтермен, қаржы директормен немесе сыртқы әкімшімен жұмыс істесеңіз, олардың басқаруындағы компания файлдарында да EIN болуы мүмкін.

4. Штаттық құрылтай және лицензиялау құжаттарын қараңыз

EIN федералдық нөмір болғанымен, ол жиі штаттық өтінімдермен және жергілікті тіркеулермен байланысты болады. Егер бизнесіңіз LLC немесе корпорация ретінде құрылған болса, EIN сол ұйымға қатысты жазбаларда көрінуі мүмкін.

Мыналарды қарап шығыңыз:

• Құрылу немесе тіркелу туралы құжаттар
• Штаттан тыс тіркелу құжаттары
• Бизнес лицензиясына өтінімдер
• Жылдық есеп формалары
• Штаттық салық тіркелімдері
• Жергілікті рұқсат беру құжаттары

Бұл әсіресе бизнесіңіз жақында құрылған болса және EIN стартап процесі кезінде алынған болса пайдалы.

5. IRS Business and Specialty Tax Line желісіне хабарласыңыз

Егер құжаттарыңыздан EIN табылмаса, келесі қадам - IRS-ке тікелей хабарласу. IRS кейде өкілетті адамға телефон арқылы EIN-ді растай алады.

Қоңырау шалмас бұрын, мына негізгі ақпаратты дайындап қойыңыз:

• Бизнестің заңды атауы
• IRS-тегі бизнес мекенжайы
• Жауапты тұлғаның аты және салық төлеушіні сәйкестендіру деректері
• Ұйым түрі және құрылу күні
• Бұрынғы IRS хабарламалары немесе есептері

Тұлғаны тексеруге дайын болыңыз. IRS бизнес салық ақпаратын кез келген адамға бермейді, сондықтан қоңырау шалушы әдетте бизнес атынан әрекет етуге құқылы болуы керек.

Егер мекенжайды, иелерді немесе лауазымды тұлғаларды ауыстырған болсаңыз, IRS-ке хабарласпас бұрын жазбаларыңыздың өзекті екеніне көз жеткізіңіз.

6. Оны алған адамнан немесе қызмет көрсетушіден сұраңыз

Көптеген бизнес иелері EIN өтінімін өздері рәсімдемейді. Нөмірді мыналар алған болуы мүмкін:

• CPA немесе салық кеңесшісі
• Құрылтай қызметі
• Заңгер
• Ішкі әкімші
• Бұрынғы иесі немесе менеджер

Егер солай болса, өтінімді жіберген адамнан немесе фирмадан бастапқы EIN хабарламасын немесе растауын сұраңыз. Бұл көбіне мемлекеттік органдарға қайта қоңырау шалмай-ақ нөмірді қалпына келтірудің ең оңай жолы.

Егер бәрібір таба алмасаңыз не істеу керек

Егер барлық жазбалар көмектеспесе, нөмірді болжай салмаңыз. Қате EIN пайдалану есеп беру қателеріне және банк мәселелеріне әкелуі мүмкін.

Оның орнына:

1. Бизнес жазбаларыңызды, соның ішінде мұрағатталған хаттар мен сканерленген құжаттарды қайта тексеріңіз.
2. Бизнес шын мәнінде EIN алған-алмағанын нақтылаңыз.
3. Тиісті рұқсатыңыз болса, IRS-ке қоңырау шалыңыз.
4. Егер бизнесіңіздің меншік құқығы, құрылымы немесе салық мәртебесі өзгерсе, бухгалтеріңізбен немесе заң кеңесшіңізбен сөйлесіңіз.

Кейбір жағдайларда, егер заңды ұйым EIN талап ететіндей өзгерсе, бизнеске жаңа EIN қажет болуы мүмкін. Бұл нөмірді жай ғана жоғалтып алудан бөлек мәселе, сондықтан әрекет жасамас бұрын мұны нақтылау маңызды.

EIN-ді болашақта қалай қауіпсіз сақтауға болады

Нөмірді қалпына келтіргеннен кейін, оны бірнеше қауіпсіз жерде сақтаңыз. Қарапайым ұйымдастыру жүйесі болашақ кідірістердің алдын алады.

Үздік тәжірибелер мыналарды қамтиды:

• IRS растау хатын қауіпсіз цифрлық қалтаға сақтау
• Қағаз көшірмесін корпоративтік құжаттар папкасында ұстау
• EIN-ді бухгалтерлік және жалақы жүйелеріне енгізу
• Қолжетімділікті тек уәкілетті қызметкерлермен шектеу
• Маңызды бизнес құжаттарын шифрланған қоймада сақтық көшірмелеу

Егер сіздің бизнесіңіз құрылтай және сәйкестік жұмыс процесін қолданса, EIN-ді құрылтай құжаттарымен, салық хабарламаларымен және штаттық өтінімдермен бірге тіркеп қойған дұрыс.

Zenind бизнес иелеріне қалай көмектесе алады

Компанияны іске қосу үдерісі басынан бастап дұрыс ұйымдастырылса, құрылтай және салық жазбаларын сақтау әлдеқайда оңай болады. Zenind АҚШ-тағы кәсіпкерлерге құрылтай міндеттерін оңайлатылған процесс арқылы басқаруға көмектеседі, бұл маңызды бизнес құжаттарын бір жерде жинақы ұстауды жеңілдетеді.

Мұндай құрылым EIN сияқты сәйкестендіргіштерге, штаттық тіркеу жазбаларына және сәйкестік құжаттарына тез қол жеткізу қажет болғанда маңызды.

Қорытынды

Жоғалған EIN нөмірін көбіне қайдан іздеу керегін білсеңіз, қайта табуға болады. IRS растау хатыңыздан бастаңыз, содан кейін салық декларацияларын, банк құжаттарын және штаттық жазбаларды қарап шығыңыз. Қажет болса, IRS-ке немесе бастапқы өтінімді берген адамға хабарласыңыз.

Ең бастысы - EIN-ді кез келген басқа маңызды бизнес құжаты сияқты қарастыру: оны қауіпсіз сақтаңыз, сақтық көшірмесін жасаңыз және қажет кезде оған тиісті адамдардың қол жеткізе алуын қамтамасыз етіңіз.