Sådan gendanner du et mistet EIN-nummer: 6 praktiske måder for virksomhedsejere

Dit Employer Identification Number, eller EIN, er en af de vigtigste identifikatorer knyttet til din virksomhed. Du kan få brug for det til at indgive skat, åbne en erhvervskonto, ansætte medarbejdere, ansøge om tilladelser eller udfylde leverandørpapirer. Hvis du mister overblikket over det, er resultatet normalt ikke en krise, men det kan forsinke vigtige forretningsopgaver.

Den gode nyhed er, at et EIN som regel kan gendannes via de registreringer, du allerede har, eller gennem IRS. I denne guide lærer du seks praktiske måder at finde et mistet EIN-nummer på, hvornår du skal kontakte IRS, og hvordan du kan holde nummeret organiseret fremover.

Hvad er et EIN?

Et EIN er et ni-cifret føderalt skatteidentifikationsnummer, som IRS tildeler mange virksomheder, der driver forretning i USA. Det bruges til at identificere en virksomhed i forbindelse med skat og rapportering.

Du kan have brug for et EIN, hvis din virksomhed:

• Har ansatte
• Drives som et selskab eller et partnerskab
• Indgiver visse punktafgifts-, ansættelses- eller tilbageholdelsesskatterapporter
• Åbner en erhvervskonto
• Arbejder med leverandører, kontraktansatte eller betalingsformidlere, der beder om skatteoplysninger

Selv enkeltmandsvirksomheder bruger nogle gange et EIN i stedet for et Social Security Number af hensyn til privatliv og administration.

Hvorfor det betyder noget at miste et EIN

At miste et EIN betyder ikke, at nummeret er væk for altid. I de fleste tilfælde er problemet blot, at virksomhedsejeren ikke længere har den oprindelige meddelelse eller de relevante registreringer.

Alligevel er nummeret vigtigt, fordi det fremgår af selvangivelser, lønregistre, bankformularer og statslige dokumenter. Hvis du ikke hurtigt kan finde det, kan du opleve forsinkelser med:

• Skatteindberetninger
• Opsætning af løn
• Bank- og låneansøgninger
• Opdateringer af statslig registrering
• Korrespondance med IRS

Den bedste tilgang er at søge systematisk og bruge de registreringer, der mest sandsynligt indeholder EIN'et, før du kontakter IRS.

1. Tjek IRS-bekræftelsesbrevet

Det hurtigste sted at finde et mistet EIN-nummer er ofte IRS-bekræftelsesmeddelelsen, ofte kaldet CP 575-brevet. Det er det officielle dokument, som IRS sender, når et EIN udstedes.

Gennemgå:

• Fysiske virksomhedsmapper
• Digitale dokumentmapper
• E-mailindbakker og vedhæftede filer
• Skattemæssige forberedelsesregistre

Hvis du brugte en serviceudbyder, revisor eller formationsplatform til at ansøge om EIN'et, så spørg, om de har gemt en kopi af bekræftelsesbrevet.

2. Gennemgå gamle selvangivelser og lønindberetninger

Dit EIN fremgår af mange føderale og statslige skatteformularer for virksomheder. Hvis din virksomhed tidligere har indgivet skat, har du måske allerede nummeret i tidligere registreringer.

Tjek disse dokumenter:

• Tidligere års selvangivelser for virksomheden
• Lønskatterapporter
• Salgsskatteindberetninger
• Registreringer af anslået skat
• Underlagsfiler til W-2 og 1099
• Kopier af statslige registreringsformularer, der bad om føderale skatteoplysninger

Hvis du bruger regnskabssoftware, så søg i virksomhedsprofilen, skatteindstillingerne eller arkiverede indberetninger. Mange systemer gemmer EIN'et i virksomhedens metadata eller gemte skabeloner til indberetninger.

3. Se på bank-, låne- og betalingsoptegnelser

Banker og betalingsplatforme beder ofte om et EIN, når du åbner en konto eller opretter merchant services. Disse oplysninger kan være særligt nyttige, hvis dine dokumenter fra virksomhedsetableringen er spredt rundt.

Tjek hos:

• Ansøgninger om erhvervskonto i banken
• Aftaler om merchant services
• Låneansøgninger
• Onboarding-formularer hos betalingsudbydere
• Registreringsoptegnelser hos lønudbydere

Hvis du arbejdede med en bogholder, CFO eller ekstern administrator, kan de også have EIN'et i de virksomhedsmapper, de administrerer.

4. Søg i statslige stiftelses- og licensdokumenter

Selvom EIN'et er et føderalt nummer, er det ofte knyttet til statslige registreringer og lokale tilladelser. Hvis din virksomhed blev etableret som et LLC eller et selskab, kan EIN'et fremgå af de dokumenter, der hører til den juridiske enhed.

Gennemgå:

• Registreringer af articles of organization eller articles of incorporation
• Dokumenter om registrering i en anden stat
• Ansøgninger om virksomhedslicenser
• Formularer til årsrapporter
• Statlige skatteregistreringer
• Lokale tilladelsesansøgninger

Det er især nyttigt, hvis din virksomhed er nyetableret, og EIN'et blev indsamlet under opstartsprocessen.

5. Kontakt IRS Business and Specialty Tax Line

Hvis dine registreringer ikke afslører EIN'et, er næste skridt at kontakte IRS direkte. IRS kan nogle gange bekræfte et EIN telefonisk for en autoriseret person, der er tilknyttet virksomheden.

Før du ringer, skal du samle grundlæggende oplysninger som:

• Virksomhedens juridiske navn
• Den registrerede virksomhedsadresse
• Den ansvarlige persons navn og skatteidentifikationsoplysninger
• Enhedstype og stiftelsesdato
• Eventuelle tidligere IRS-meddelelser eller indberetninger

Vær forberedt på identitetsverificering. IRS udleverer ikke virksomhedsoplysninger til hvem som helst, så den person, der ringer, skal som regel have fuldmagt til at handle på virksomhedens vegne.

Hvis du har ændret adresse, ejere eller ledelse, skal du sørge for, at dine oplysninger er opdaterede, før du kontakter IRS.

6. Spørg den person eller udbyder, der ansøgte om det

Mange virksomhedsejere håndterede aldrig EIN-ansøgningen personligt. Nummeret kan være blevet indhentet af:

• En CPA eller skatterådgiver
• En formationsservice
• En advokat
• Et internt administrativt teammedlem
• En tidligere ejer eller leder

Hvis det er tilfældet, så bed om den oprindelige EIN-meddelelse eller bekræftelse fra den person eller det firma, der indgav ansøgningen. Det er ofte den enkleste måde at få nummeret tilbage på uden endnu en runde med myndighedskontakt.

Hvad du skal gøre, hvis du stadig ikke kan finde det

Hvis alle registreringer fejler, så gæt ikke nummeret. At bruge det forkerte EIN kan skabe fejl i indberetninger og problemer med bankforretninger.

I stedet:

1. Gennemgå dine virksomhedsoptegnelser igen, inklusive arkiverede e-mails og scannede dokumenter.
2. Bekræft, om virksomheden overhovedet nogensinde fik tildelt et EIN.
3. Ring til IRS med den rette autorisation.
4. Tal med din revisor eller juridiske rådgiver, hvis din virksomhed har ændret ejerforhold, struktur eller skattemæssig status.

I nogle tilfælde kan en virksomhed have brug for et nyt EIN, hvis den juridiske enhed ændrer sig på en måde, der kræver det. Det er en separat sag fra blot at have forlagt nummeret, så det er værd at få bekræftet, før du handler.

Sådan holder du dit EIN sikkert fremover

Når du har gendannet nummeret, skal du gemme det flere sikre steder. Et enkelt organiseret system kan forhindre fremtidige forsinkelser.

Bedste praksis omfatter:

• Gem IRS-bekræftelsesbrevet i en sikker digital mappe
• Opbevar en udskrevet kopi i virksomhedens rekordbog
• Registrer EIN'et i dine regnskabs- og lønsystemer
• Begræns adgangen til autoriseret personale
• Sikkerhedskopiér vigtige virksomhedsdocumenter i krypteret lagring

Hvis din virksomhed bruger et workflow for etablering og compliance, skal du sikre, at EIN'et registreres sammen med dine stiftelsesdokumenter, skattemeddelelser og statslige registreringer.

Hvordan Zenind kan hjælpe virksomhedsejere med at holde orden

Det er lettere at holde styr på stiftelses- og skattedokumenter, når virksomhedsopsætningen håndteres ordentligt fra starten. Zenind hjælper amerikanske iværksættere med at håndtere etableringsopgaver gennem en strømlinet proces, der gør det lettere at samle vigtige virksomheds dokumenter ét sted.

Den form for struktur betyder noget, når du hurtigt skal have adgang til identifikatorer som dit EIN, statslige registreringsoplysninger og compliance-dokumentation.

Afsluttende tanker

Et mistet EIN-nummer kan som regel gendannes, hvis du ved, hvor du skal lede. Start med din IRS-bekræftelse, og gennemgå derefter skatteindberetninger, bankdokumenter og statslige registreringer. Kontakt om nødvendigt IRS eller den person, der oprindeligt indgav ansøgningen.

Det vigtigste er at behandle dit EIN som enhver anden kritisk virksomhedsregistrering: opbevar det sikkert, sikkerhedskopiér det, og sørg for, at de rette personer kan få adgang til det, når der er behov for det.