Як відновити втрачений номер EIN: 6 практичних способів для власників бізнесу

Ваш Employer Identification Number, або EIN, є одним із найважливіших ідентифікаторів, пов’язаних із вашим бізнесом. Він може знадобитися для подання податків, відкриття бізнес-рахунку в банку, найму працівників, подання заявок на дозволи або заповнення документів для постачальників. Якщо ви втратите його з поля зору, це зазвичай не є кризою, але може сповільнити виконання важливих бізнес-завдань.

Добра новина полягає в тому, що EIN зазвичай можна відновити через записи, які у вас уже є, або через IRS. У цьому посібнику ви дізнаєтесь про шість практичних способів знайти втрачений номер EIN, коли звертатися до IRS і як впорядкувати цей номер на майбутнє.

Що таке EIN?

EIN — це дев’ятизначний федеральний податковий ідентифікаційний номер, який IRS присвоює багатьом бізнесам, що працюють у США. Його використовують для ідентифікації бізнесу в податкових і звітних цілях.

EIN може знадобитися вашому бізнесу, якщо він:

• Має працівників
• Працює як корпорація або партнерство
• Подаватиме певні акцизні, кадрові або податкові звіти щодо утримань
• Відкриває бізнес-рахунок у банку
• Працює з постачальниками, підрядниками або платіжними сервісами, які запитують податкову інформацію

Навіть індивідуальні підприємці інколи використовують EIN замість номера Social Security з міркувань конфіденційності та для зручності адміністрування.

Чому втрата EIN має значення

Втрата EIN не означає, що номер зник назавжди. У більшості випадків проблема лише в тому, що власник бізнесу більше не має оригінального повідомлення або записів.

І все ж цей номер важливий, тому що він зазначається в податкових деклараціях, зарплатних відомостях, банківських формах і державних документах. Якщо ви не можете швидко його знайти, можуть виникнути затримки з:

• Поданням податкової звітності
• Налаштуванням зарплат
• Банківськими та кредитними заявками
• Оновленням державної реєстрації
• Листуванням із IRS

Найкращий підхід — методично перевірити записи, які найімовірніше містять EIN, перш ніж звертатися до IRS.

1. Перевірте підтверджувальний лист IRS

Найшвидше місце, де можна знайти втрачений номер EIN, — це зазвичай підтвердження від IRS, яке часто називають листом CP 575. Це офіційний документ, який IRS надсилає після присвоєння EIN.

Перевірте:

• Паперові бізнес-файли
• Цифрові папки з документами
• Вхідні електронної пошти та вкладення
• Записи податкового підготовлення

Якщо ви користувалися посередником, бухгалтером або платформою для реєстрації бізнесу під час подання заявки на EIN, запитайте, чи зберегли вони копію підтверджувального листа.

2. Перегляньте старі податкові декларації та звітність щодо зарплат

Ваш EIN вказується в багатьох федеральних і державних бізнес-податкових формах. Якщо ваш бізнес уже подавав податки, номер може бути у ваших попередніх записах.

Перевірте такі документи:

• Торішні податкові декларації бізнесу щодо доходу
• Податкові звіти із зарплати
• Подання з податку з продажів
• Записи щодо орієнтовних податків
• Супровідні файли для W-2 і 1099
• Копії державних реєстраційних форм, у яких запитували федеральну податкову інформацію

Якщо ви користуєтеся бухгалтерським програмним забезпеченням, пошукайте в профілі компанії, податкових налаштуваннях або архівних поданнях. Багато систем зберігають EIN у метаданих компанії або у збережених шаблонах декларацій.

3. Перевірте банківські, кредитні та платіжні записи

Банки та платіжні платформи часто запитують EIN, коли ви відкриваєте рахунок або підключаєте merchant services. Ці записи можуть бути особливо корисними, якщо документи про створення бізнесу розкидані.

Перевірте:

• Заявки на відкриття бізнес-рахунку в банку
• Угоди щодо платіжних сервісів
• Заявки на позики
• Форми підключення платіжних процесорів для карток
• Записи з налаштування payroll-сервісу

Якщо ви працювали з бухгалтером, фінансовим директором або зовнішнім адміністратором, у них теж може бути EIN у файлах компанії, які вони ведуть.

4. Пошукайте в документах щодо реєстрації в штаті та ліцензування

Хоча EIN є федеральним номером, його часто пов’язують із поданнями до штату та місцевими реєстраціями. Якщо ваш бізнес був створений як LLC або корпорація, EIN може бути зазначений у записах, пов’язаних із цією юридичною особою.

Перегляньте:

• Документи про створення компанії або статуту корпорації
• Документи про реєстрацію в іншому штаті
• Заявки на бізнес-ліцензії
• Форми щорічних звітів
• Реєстрації для податків штату
• Подання на місцеві дозволи

Це особливо корисно, якщо ваш бізнес був створений нещодавно, а EIN отримували під час стартового процесу.

5. Зверніться до IRS Business and Specialty Tax Line

Якщо ваші записи не допомогли знайти EIN, наступний крок — зв’язатися безпосередньо з IRS. IRS іноді може підтвердити EIN телефоном уповноваженій особі, пов’язаній із бізнесом.

Перед дзвінком підготуйте основну інформацію, наприклад:

• Юридичну назву бізнесу
• Адресу бізнесу, що значиться в обліку
• Ім’я відповідальної особи та її податкові ідентифікаційні дані
• Тип юридичної особи та дату створення
• Будь-які попередні листи або подання до IRS

Будьте готові до перевірки особи. IRS не надає податкову інформацію бізнесу будь-кому, тому абонент зазвичай має бути уповноваженим діяти від імені компанії.

Якщо ви змінювали адресу, власників або керівників, переконайтеся, що ваші записи актуальні, перш ніж звертатися до IRS.

6. Запитайте у людини або провайдера, який подавав заявку

Багато власників бізнесу ніколи особисто не займалися поданням на EIN. Номер могли отримати:

• CPA або податковий консультант
• Сервіс з реєстрації бізнесу
• Юрист
• Внутрішній адміністратор
• Попередній власник або менеджер

Якщо це ваш випадок, попросіть оригінальне повідомлення про EIN або підтвердження в людини чи компанії, яка подавала заявку. Це часто найпростіший спосіб відновити номер без повторного звернення до державних органів.

Що робити, якщо ви все ще не можете його знайти

Якщо всі записи не дали результату, не вгадуйте номер.
Використання неправильного EIN може спричинити помилки в звітності та проблеми з банківськими операціями.

Натомість:

1. Ще раз перевірте бізнес-записи, включно з архівними листами та відсканованими документами.
2. Підтвердьте, чи бізнес узагалі колись отримував EIN.
3. Зателефонуйте до IRS, маючи належні повноваження.
4. Порадьтеся з бухгалтером або юристом, якщо у вашого бізнесу змінювалися власники, структура або податковий статус.

У деяких випадках бізнес може потребувати нового EIN, якщо юридична особа змінюється так, що це вимагає нового номера. Це окреме питання від простого втрачення номера, тому варто це уточнити перед будь-якими діями.

Як зберегти EIN у безпеці надалі

Після того як ви відновите номер, збережіть його в кількох захищених місцях. Проста система впорядкування допоможе уникнути майбутніх затримок.

Найкращі практики включають:

• Збереження підтверджувального листа IRS у захищеній цифровій папці
• Зберігання друкованої копії в книзі корпоративних документів
• Запис EIN у ваших бухгалтерських і payroll-системах
• Обмеження доступу лише для уповноваженого персоналу
• Резервне копіювання ключових бізнес-документів у зашифрованому сховищі

Якщо ваш бізнес використовує процеси формування та комплаєнсу, переконайтеся, що EIN збережено разом із реєстраційними документами, податковими повідомленнями та державними поданнями.

Як Zenind може допомогти власникам бізнесу підтримувати порядок

Підтримувати впорядкованість реєстраційних і податкових документів легше, коли створення компанії організовано з самого початку. Zenind допомагає підприємцям у США керувати завданнями з реєстрації через спрощений процес, який полегшує зберігання важливих бізнес-документів в одному місці.

Така структура має значення, коли вам потрібен швидкий доступ до ідентифікаторів, таких як EIN, записи державної реєстрації та документи з комплаєнсу.

Підсумок

Втрачений номер EIN зазвичай можна відновити, якщо знати, де шукати. Почніть із підтверджувального листа від IRS, а потім перевірте податкові документи, банківські записи та державні реєстраційні матеріали. За потреби зверніться до IRS або до людини, яка спочатку подавала заявку.

Головне — ставитися до EIN як до будь-якого іншого критично важливого бізнес-запису: зберігайте його безпечно, робіть резервні копії та переконайтеся, що потрібні люди можуть отримати до нього доступ, коли це необхідно.