Πώς να υποβάλετε φόρους για μια LLC: Ένας πρακτικός οδηγός για ιδιοκτήτες

Μια LLC είναι μία από τις πιο ευέλικτες επιχειρηματικές μορφές στις Ηνωμένες Πολιτείες, αλλά αυτή η ευελιξία δημιουργεί και σύγχυση την περίοδο των φόρων. Ο τρόπος με τον οποίο υποβάλλετε φόρους για μια LLC εξαρτάται από το πώς η IRS ταξινομεί την επιχείρηση, από το αν η LLC έχει επιλέξει διαφορετικό φορολογικό καθεστώς και από το αν η εταιρεία έχει εργαζομένους, ακίνητη περιουσία ή άλλες φορολογικές υποχρεώσεις σε ομοσπονδιακό, πολιτειακό ή τοπικό επίπεδο.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργούν οι φόροι μιας LLC, ποια έντυπα μπορεί να χρειαστείτε, ποιες προθεσμίες έχουν σημασία και πώς να παραμένετε οργανωμένοι καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Αν ιδρύετε μια νέα επιχείρηση ή τακτοποιείτε μια υπάρχουσα, η κατανόηση αυτών των βασικών σημείων τώρα μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε πρόστιμα, χαμένες εκπτώσεις και περιττό άγχος αργότερα.

Ξεκινήστε με τη φορολογική ταξινόμηση της LLC σας

Το πρώτο βήμα δεν είναι να επιλέξετε ένα έντυπο. Είναι να καταλάβετε πώς φορολογείται η LLC σας από προεπιλογή.

Η LLC είναι μια νομική επιχειρηματική μορφή, όχι από μόνη της φορολογική ταξινόμηση. Για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς, η IRS συνήθως αντιμετωπίζει την επιχείρηση ανάλογα με τον αριθμό των ιδιοκτητών και με κάθε εκλογή που έχει κάνει η εταιρεία.

LLC με έναν ιδιοκτήτη

Μια LLC με έναν ιδιοκτήτη συνήθως αντιμετωπίζεται ως disregarded entity για ομοσπονδιακούς φόρους εισοδήματος. Αυτό σημαίνει ότι η IRS γενικά δεν φορολογεί τη LLC ξεχωριστά από τον ιδιοκτήτη. Αντίθετα, τα επιχειρηματικά έσοδα και τα έξοδα δηλώνονται στην προσωπική δήλωση του ιδιοκτήτη.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια LLC με έναν ιδιοκτήτη δηλώνει κέρδος ή ζημία από επιχειρηματική δραστηριότητα στο Schedule C και περιλαμβάνει αυτές τις πληροφορίες στο Form 1040. Αν η LLC έχει έσοδα από ενοίκια, αυτά μπορεί να δηλώνονται διαφορετικά, συχνά στο Schedule E, ανάλογα με τη δραστηριότητα.

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η υπόθεση ότι τα χρήματα που μένουν στον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης δεν φορολογούνται. Μπορεί όμως να φορολογούνται. Αν η επιχείρηση είχε έσοδα μέσα στο έτος, αυτά γενικά πρέπει να δηλωθούν ανεξάρτητα από το αν τα αποσύρατε για εσάς ή τα κρατήσατε στην εταιρεία.

LLC με πολλούς ιδιοκτήτες

Μια LLC με περισσότερους από έναν ιδιοκτήτες φορολογείται συνήθως ως εταιρεία προσώπων by default. Σε αυτή την περίπτωση, η LLC συνήθως υποβάλλει μια ενημερωτική δήλωση εταιρείας προσώπων και κάθε ιδιοκτήτης λαμβάνει ένα Schedule K-1 που δείχνει το μερίδιό του σε έσοδα, εκπτώσεις, πιστώσεις και άλλα φορολογικά στοιχεία.

Η ίδια η επιχείρηση συνήθως δεν πληρώνει ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος επί των pass-through εσόδων. Αντίθετα, τα μέλη δηλώνουν το μερίδιό τους στις δικές τους φορολογικές δηλώσεις.

Αυτή η προεπιλεγμένη αντιμετώπιση μπορεί να είναι αποδοτική, αλλά σημαίνει επίσης ότι η LLC πρέπει να τηρεί ακριβή αρχεία για ποσοστά ιδιοκτησίας, κατανομές και διανομές. Μια καλή operating agreement είναι σημαντική εδώ, επειδή συχνά καθορίζει πώς μοιράζονται τα κέρδη και οι ζημίες.

Υποβολή ως LLC με έναν ιδιοκτήτη

Αν η LLC σας έχει έναν ιδιοκτήτη και δεν έχει επιλέξει να φορολογείται ως εταιρεία, η δήλωσή σας συνήθως συνδέεται με την προσωπική σας φορολογική υποβολή.

Συνήθως θα πρέπει να:

• Δηλώσετε επιχειρηματικά έσοδα και έξοδα στο Schedule C
• Συμπεριλάβετε τα αποτελέσματα στο Form 1040
• Πληρώσετε φόρο εισοδήματος επί του καθαρού κέρδους
• Ενδεχομένως να οφείλετε self-employment tax για τα κέρδη από ενεργή επιχειρηματική εργασία

Αν εργάζεστε ως αυτοαπασχολούμενος μέσω της LLC, ίσως χρειαστεί επίσης να κάνετε τριμηνιαίες προκαταβολικές πληρωμές φόρου κατά τη διάρκεια του έτους. Η αναμονή μέχρι το τέλος του έτους μπορεί να δημιουργήσει μεγάλο λογαριασμό και πιθανές ποινές για ανεπαρκή πληρωμή.

Ο self-employment tax καλύπτει τις εισφορές Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare που συνήθως μοιράζονται μεταξύ εργαζομένου και εργοδότη. Όταν εργάζεστε για τον εαυτό σας μέσω μιας LLC που φορολογείται ως sole proprietorship, συνήθως πληρώνετε και τα δύο μέρη.

Υποβολή ως LLC με πολλούς ιδιοκτήτες

Όταν μια LLC έχει περισσότερους από έναν ιδιοκτήτες και παραμένει στην προεπιλεγμένη φορολογική της ταξινόμηση, η διαδικασία υποβολής γίνεται πιο τυπική.

Η LLC συνήθως:

• Υποβάλλει το Form 1065, U.S. Return of Partnership Income
• Εκδίδει Schedule K-1 σε κάθε μέλος
• Παρακολουθεί το μερίδιο κάθε ιδιοκτήτη σε έσοδα, εκπτώσεις, πιστώσεις και ζημίες

Στη συνέχεια, κάθε ιδιοκτήτης χρησιμοποιεί τις πληροφορίες του K-1 στη δική του δήλωση. Ακόμη κι αν η LLC δεν διανείμει όλα τα κέρδη σε μετρητά, τα μέλη μπορεί να οφείλουν φόρο για το κατανεμημένο μερίδιό τους.

Αυτός είναι ένας λόγος για τον οποίο η τήρηση αρχείων είναι απαραίτητη. Η φορολογία εταιρείας προσώπων βασίζεται στις κατανομές και στην αναφορά, όχι μόνο στα μετρητά που έφυγαν από τον τραπεζικό λογαριασμό της επιχείρησης.

Επιλογή φορολόγησης ως S corporation

Ορισμένες LLC επιλέγουν να φορολογούνται ως S corporation επειδή αυτό μπορεί να μειώσει τον self-employment tax στη σωστή περίπτωση.

Για να φορολογηθεί ως S corp, η LLC γενικά πρέπει να κάνει σχετική εκλογή στην IRS. Εφόσον εγκριθεί, η επιχείρηση υποβάλλει το Form 1120-S και εκδίδει Schedule K-1 στους ιδιοκτήτες.

Η φορολόγηση ως S corporation μπορεί να είναι ελκυστική για κερδοφόρες επιχειρήσεις, επειδή οι ιδιοκτήτες μπορούν να λαμβάνουν αμοιβή με δύο τρόπους:

• Μισθός μέσω μισθοδοσίας
• Διανομές των υπολειπόμενων κερδών

Το μέρος του μισθού υπόκειται σε φόρους μισθοδοσίας, ενώ οι διανομές γενικά δεν υπόκεινται σε self-employment tax με τον ίδιο τρόπο. Γι’ αυτό ορισμένοι επιχειρηματίες εξετάζουν την εκλογή S corp όταν η εταιρεία παράγει σταθερό κέρδος.

Το αντάλλαγμα είναι η συμμόρφωση. Μια S corp συνήθως απαιτεί μισθοδοσία, λογική αποζημίωση, πιο τυπική λογιστική παρακολούθηση και σαφέστερο διαχωρισμό μεταξύ μισθών και διανομών. Η IRS αναμένει από τους ιδιοκτήτες-εργαζομένους να πληρώνουν στους εαυτούς τους έναν λογικό μισθό για την εργασία που παρέχουν.

Η εκλογή S corp δεν είναι αυτόματα η σωστή επιλογή. Μπορεί να εξοικονομήσει φόρους σε ορισμένες περιπτώσεις, αλλά μπορεί επίσης να προσθέσει διοικητικό βάρος και νέες υποχρεώσεις υποβολής.

Επιλογή φορολόγησης ως C corporation

Μια LLC μπορεί επίσης να επιλέξει να φορολογείται ως C corporation.

Αν η επιχείρηση κάνει αυτή την εκλογή, η LLC συνήθως υποβάλλει το Form 1120, το U.S. Corporation Income Tax Return. Σε αντίθεση με τη pass-through φορολόγηση, οι C corporations φορολογούνται ως ξεχωριστές οντότητες.

Αυτό σημαίνει ότι η εταιρεία μπορεί να πληρώσει φόρο στα κέρδη της και οι ιδιοκτήτες μπορεί επίσης να πληρώσουν ξανά φόρο όταν τα κέρδη διανέμονται ως μερίσματα. Αυτό συχνά ονομάζεται διπλή φορολόγηση.

Η αντιμετώπιση ως C corporation είναι λιγότερο συνηθισμένη για μικρές LLC, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να έχει νόημα, ειδικά όταν η επιχείρηση θέλει να διατηρήσει κέρδη, να προσελκύσει συγκεκριμένους επενδυτές ή να προσφέρει ορισμένα προνόμια στους εργαζομένους.

Κατανοήστε τα βασικά έντυπα

Ακολουθεί ένας απλός τρόπος να σκεφτείτε τα βασικά ομοσπονδιακά έντυπα που μπορεί να συναντήσει μια LLC:

• Schedule C: Συνηθισμένο για LLC με έναν ιδιοκτήτη που φορολογείται ως sole proprietorship
• Form 1065: Συνηθισμένο για LLC με πολλούς ιδιοκτήτες που φορολογείται ως εταιρεία προσώπων
• Schedule K-1: Χρησιμοποιείται για να δηλώσει το μερίδιο κάθε ιδιοκτήτη σε φορολογικά στοιχεία σε δηλώσεις εταιρείας προσώπων και S corporation
• Form 1120-S: Χρησιμοποιείται όταν μια LLC επιλέγει φορολόγηση ως S corporation
• Form 1120: Χρησιμοποιείται όταν μια LLC επιλέγει φορολόγηση ως C corporation
• Form 2553: Χρησιμοποιείται συνήθως για την εκλογή καθεστώτος S corporation
• Form 8832: Χρησιμοποιείται συνήθως για την επιλογή εταιρικής φορολογικής ταξινόμησης

Η γνώση του εντύπου είναι μόνο ένα μέρος της διαδικασίας. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε ποιος το υποβάλλει, πότε λήγει και ποια αρχεία το υποστηρίζουν.

Προσέξτε τις προθεσμίες υποβολής

Οι προθεσμίες εξαρτώνται από το πώς φορολογείται η LLC σας.

Μερικοί γενικοί κανόνες αξίζει να θυμάστε:

• Οι ατομικές δηλώσεις φορολογίας εισοδήματος συνήθως λήγουν στα μέσα Απριλίου
• Οι δηλώσεις εταιρειών προσώπων και S corporations λήγουν συνήθως τον τρίτο μήνα μετά το τέλος του φορολογικού έτους
• Οι δηλώσεις C corporations γενικά λήγουν τον τέταρτο μήνα μετά το τέλος του φορολογικού έτους

Οι προθεσμίες μπορεί να μετακινηθούν όταν πέφτουν σε Σαββατοκύριακα ή αργίες, επομένως είναι έξυπνο να ελέγχετε τις τρέχουσες ημερομηνίες λήξης της IRS κάθε χρόνο.

Η μη τήρηση προθεσμίας μπορεί να ενεργοποιήσει πρόστιμα, ακόμη και όταν δεν οφείλεται φόρος. Αν η LLC σας χρειάζεται παράταση, αυτό μπορεί να σας δώσει περισσότερο χρόνο για την υποβολή, αλλά δεν επεκτείνει πάντα τον χρόνο πληρωμής.

Μην ξεχνάτε τις προκαταβολικές πληρωμές φόρου

Πολλοί ιδιοκτήτες LLC χρειάζεται να πληρώνουν φόρο κατά τη διάρκεια του έτους αντί να περιμένουν την περίοδο υποβολής.

Αν το εισόδημα της LLC σας δεν παρακρατείται μέσω συστήματος μισθοδοσίας, ίσως χρειαστεί να κάνετε τριμηνιαίες προκαταβολικές πληρωμές φόρου. Αυτό είναι συνηθισμένο για:

• Ιδιοκτήτες LLC με έναν ιδιοκτήτη που δηλώνουν εισόδημα στο Schedule C
• Μέλη εταιρειών προσώπων που λαμβάνουν pass-through εισόδημα
• Ιδιοκτήτες S corporation που εξακολουθούν να οφείλουν φόρο στους μισθούς ή στις διανομές, ανάλογα με την περίπτωση

Οι προκαταβολικοί φόροι σάς βοηθούν να αποφύγετε μεγάλο λογαριασμό κατά την υποβολή. Μειώνουν επίσης την πιθανότητα προστίμων για ανεπαρκή πληρωμή.

Αν τα έσοδα της επιχείρησής σας αλλάζουν μέσα στη χρονιά, είναι συνετό να επανεξετάζετε τις εκτιμήσεις σας αντί να υποθέτετε ότι ισχύουν ακόμη τα νούμερα του προηγούμενου τριμήνου.

Αν η LLC σας έχει εργαζομένους

Μόλις η LLC σας προσλάβει εργαζομένους, η φορολογική εικόνα γίνεται πιο σύνθετη.

Ίσως χρειαστεί να διαχειριστείτε:

• Παρακράτηση ομοσπονδιακού φόρου εισοδήματος
• Φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare
• Ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας
• Πολιτειακές υποχρεώσεις μισθοδοσίας, ανάλογα με το πού δραστηριοποιείστε
• Αναφορά W-2 στο τέλος του έτους

Αν πληρώνετε τον εαυτό σας με μισθό μέσω S corporation, η συμμόρφωση με τη μισθοδοσία γίνεται ιδιαίτερα σημαντική. Οι ιδιοκτήτες συχνά υποτιμούν πόση συνεχή διοίκηση απαιτεί η μισθοδοσία.

Οι πολιτειακοί και τοπικοί φόροι εξακολουθούν να μετρούν

Ο ομοσπονδιακός φόρος εισοδήματος είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας.

Ανάλογα με την πολιτεία και την πόλη όπου λειτουργεί η LLC σας, ίσως οφείλετε επίσης:

• Πολιτειακό φόρο εισοδήματος
• Franchise tax
• Gross receipts tax
• Φόρο πωλήσεων
• Use tax
• Φόρο ακίνητης περιουσίας
• Τέλη ετήσιας αναφοράς ή ανανέωσης

Οι κανόνες των πολιτειών διαφέρουν σημαντικά. Ορισμένες πολιτείες φορολογούν τις LLC με τρόπους πολύ διαφορετικούς από τους ομοσπονδιακούς κανόνες. Άλλες επιβάλλουν ελάχιστους φόρους ή ετήσια τέλη ακόμη κι αν η επιχείρηση είχε λίγο ή καθόλου εισόδημα.

Αν η LLC σας δραστηριοποιείται σε περισσότερες από μία πολιτείες, ίσως χρειάζεται να εξετάσετε το nexus, την εγγραφή και πολλαπλές υποχρεώσεις υποβολής.

Εκπτώσεις που μπορούν να μειώσουν το φορολογητέο εισόδημα

Οι LLC μπορούν συχνά να μειώσουν το φορολογητέο εισόδημα με συνήθεις και αναγκαίες επιχειρηματικές δαπάνες.

Συνηθισμένες εκπτώσεις μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Προμήθειες γραφείου
• Λογισμικό και συνδρομές
• Διαφήμιση και μάρκετινγκ
• Επαγγελματικές υπηρεσίες
• Ασφάλιση επιχείρησης
• Κόστη internet και τηλεφώνου που χρησιμοποιούνται για την επιχείρηση
• Χιλιόμετρα οχήματος ή ταξίδια σχετικά με την επιχείρηση
• Ενοίκιο επαγγελματικού χώρου
• Έξοδα home office, αν πληρούνται οι προϋποθέσεις
• Συνεισφορές σε συνταξιοδοτικά προγράμματα σε επιλέξιμες περιπτώσεις
• Εκπτώσεις ασφάλισης υγείας για επιλέξιμους αυτοαπασχολούμενους ιδιοκτήτες

Οι καλές εκπτώσεις έχουν αξία μόνο αν τεκμηριώνονται σωστά. Κρατήστε αποδείξεις, ημερολόγια χιλιομέτρων και διαχωρίστε όσο γίνεται τις επιχειρηματικές από τις προσωπικές δαπάνες.

Κρατήστε καλύτερα αρχεία όλο το έτος

Η φορολογική υποβολή είναι πολύ πιο εύκολη όταν τα βιβλία είναι ήδη οργανωμένα.

Ένα πρακτικό σύστημα τήρησης αρχείων για LLC θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ξεχωριστό τραπεζικό λογαριασμό επιχείρησης
• Σαφή λογιστική παρακολούθηση εσόδων και εξόδων
• Μηνιαία συμφωνία λογαριασμών
• Αντίγραφα τιμολογίων και αποδείξεων
• Αρχεία μισθοδοσίας, αν υπάρχουν
• Αρχεία ιδιοκτησίας και διανομών
• Δηλώσεις και παρατάσεις προηγούμενων ετών

Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν οργανωμένοι από την αρχή με υποστήριξη ίδρυσης και συμμόρφωσης, κάτι που μπορεί να κάνει την περίοδο των φόρων ευκολότερη όταν τα αρχεία και οι δηλώσεις σας είναι ήδη τακτοποιημένα.

Συνηθισμένα φορολογικά λάθη της LLC που πρέπει να αποφεύγετε

Πολλά προβλήματα στην υποβολή προκύπτουν από μερικά επαναλαμβανόμενα λάθη.

Προσέξτε τα εξής:

• Ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών εξόδων
• Παράλειψη έκδοσης ή σωστής χρήσης πληροφοριών K-1
• Παράλειψη προκαταβολικών πληρωμών φόρου
• Επιλογή καθεστώτος S corp χωρίς κατανόηση των υποχρεώσεων μισθοδοσίας
• Υπόθεση ότι τα διατηρούμενα μετρητά δεν αποτελούν φορολογητέο εισόδημα
• Αγνόηση των πολιτειακών φόρων επειδή ολοκληρώθηκε η ομοσπονδιακή υποβολή
• Παράλειψη υποβολής ετήσιων αναφορών ή εγγράφων ανανέωσης
• Αποτυχία διατήρησης αρχείων για τις εκπτώσεις που δηλώθηκαν

Όσο μεγαλώνει η LLC σας, τόσο πιο ακριβά μπορεί να γίνουν αυτά τα λάθη.

Μια απλή λίστα ελέγχου για την υποβολή φόρων LLC

Πριν από την υποβολή, βεβαιωθείτε ότι έχετε:

• Επιβεβαιώσει πώς φορολογείται η LLC
• Εξετάσει όλα τα αρχεία εσόδων και εξόδων
• Συγκεντρώσει τραπεζικές κινήσεις και λογιστικές αναφορές
• Συλλέξει στοιχεία μισθοδοσίας, αν η επιχείρηση έχει εργαζομένους
• Ελέγξει αν έχουν καταβληθεί προκαταβολικοί φόροι
• Προετοιμάσει τα K-1 αν η επιχείρηση είναι εταιρεία προσώπων ή S corporation
• Επαληθεύσει τις ομοσπονδιακές, πολιτειακές και τοπικές προθεσμίες υποβολής
• Εξετάσει τις διαθέσιμες εκπτώσεις για το έτος

Αν κάτι δεν συμφωνεί, διορθώστε το πριν από την υποβολή. Μικρά λάθη μπορούν να εξελιχθούν σε μεγαλύτερα προβλήματα αργότερα.

Πότε να ζητήσετε επαγγελματική βοήθεια

Δεν χρειάζεστε φοροτεχνικό για κάθε μικρή LLC, αλλά η ανάγκη για βοήθεια αυξάνεται γρήγορα όσο η επιχείρηση γίνεται πιο ενεργή.

Συνήθως είναι έξυπνο να ζητήσετε συμβουλή αν η LLC σας:

• Έχει πολλούς ιδιοκτήτες
• Εξετάζει εκλογή S corporation
• Έχει μισθοδοσία
• Δραστηριοποιείται σε περισσότερες από μία πολιτείες
• Κατέχει ακίνητα ή σημαντικό εξοπλισμό
• Έχει ασυνήθιστα υψηλά έσοδα ή σύνθετες εκπτώσεις
• Αλλάζει φορολογικό καθεστώς

Ένας εξειδικευμένος φοροτεχνικός ή λογιστής μπορεί να σας βοηθήσει να συγκρίνετε φορολογικές ταξινομήσεις, να αποφύγετε λάθη στην υποβολή και να δημιουργήσετε ένα σύστημα που ταιριάζει στην επιχείρησή σας.

Τελικές σκέψεις

Η υποβολή φόρων για μια LLC δεν είναι διαδικασία one-size-fits-all. Η σωστή προσέγγιση εξαρτάται από το πώς η IRS ταξινομεί την εταιρεία, αν η επιχείρηση έχει επιλέξει εταιρική φορολόγηση και ποιες άλλες ομοσπονδιακές, πολιτειακές και τοπικές υποχρεώσεις ισχύουν.

Για πολλούς ιδιοκτήτες, το βασικό δεν είναι απλώς η υποβολή της δήλωσης. Είναι η δημιουργία μιας επαναλαμβανόμενης διαδικασίας που κρατά τα επιχειρηματικά αρχεία οργανωμένα καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Αυτό κάνει την περίοδο των φόρων ευκολότερη, μειώνει την πιθανότητα προστίμων και σας βοηθά να λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει.

Αν ξεκινάτε μια επιχείρηση ή ιδρύετε μια νέα LLC, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να παραμένετε οργανωμένοι με υποστήριξη ίδρυσης και συμμόρφωσης, ώστε να εστιάσετε στη λειτουργία της επιχείρησης και στη διατήρηση των υποβολών σας σε σωστή πορεία.