Cách khai thuế cho LLC: Hướng dẫn thực tiễn cho chủ sở hữu

LLC là một trong những cấu trúc kinh doanh linh hoạt nhất tại Hoa Kỳ, nhưng chính sự linh hoạt đó cũng tạo ra nhiều băn khoăn vào mùa thuế. Cách bạn khai thuế cho một LLC phụ thuộc vào việc IRS phân loại doanh nghiệp như thế nào, LLC có lựa chọn trạng thái thuế khác hay không, và công ty có nhân viên, tài sản hay các nghĩa vụ thuế khác ở cấp liên bang, tiểu bang hoặc địa phương hay không.

Hướng dẫn này giải thích cách hoạt động của thuế LLC, những biểu mẫu bạn có thể cần, các thời hạn quan trọng và cách duy trì tổ chức trong suốt cả năm. Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới hoặc đang sắp xếp lại một doanh nghiệp hiện có, việc nắm vững những kiến thức cơ bản này ngay từ bây giờ có thể giúp bạn tránh phạt, bỏ lỡ khấu trừ và căng thẳng không cần thiết sau này.

Bắt đầu với phân loại thuế của LLC

Bước đầu tiên không phải là chọn biểu mẫu. Đó là hiểu LLC của bạn được đánh thuế như thế nào theo mặc định.

LLC là một cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp, chứ không phải là một phân loại thuế riêng biệt. Đối với mục đích thuế liên bang, IRS thường xem doanh nghiệp dựa trên số lượng chủ sở hữu và bất kỳ lựa chọn nào mà công ty đã thực hiện.

LLC một chủ sở hữu

Một LLC một chủ sở hữu thường được xem là một thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế thu nhập liên bang. Điều đó có nghĩa là IRS thường không đánh thuế LLC tách biệt với chủ sở hữu. Thay vào đó, thu nhập và chi phí kinh doanh được khai trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu.

Trong hầu hết các trường hợp, LLC một chủ sở hữu báo cáo lãi hoặc lỗ kinh doanh trên Schedule C và nộp kèm thông tin đó với Form 1040. Nếu LLC có thu nhập từ cho thuê, khoản thu nhập đó có thể được báo cáo theo cách khác, thường là trên Schedule E tùy vào loại hoạt động.

Một sai lầm phổ biến là cho rằng số tiền còn lại trong tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp sẽ không bị tính thuế. Điều đó vẫn có thể bị đánh thuế. Nếu doanh nghiệp tạo ra thu nhập trong năm, thông thường khoản thu nhập đó phải được báo cáo bất kể bạn đã phân phối cho bản thân hay giữ lại trong công ty.

LLC nhiều chủ sở hữu

Một LLC nhiều chủ sở hữu thường bị đánh thuế như một công ty hợp danh theo mặc định. Trong trường hợp đó, LLC thường nộp một tờ khai thông tin của partnership và mỗi chủ sở hữu nhận một Schedule K-1 thể hiện phần thu nhập, khấu trừ, tín dụng và các yếu tố thuế khác của mình.

Bản thân doanh nghiệp thường không phải trả thuế thu nhập liên bang trên thu nhập pass-through. Thay vào đó, các thành viên báo cáo phần của mình trên tờ khai thuế cá nhân.

Cách xử lý mặc định này có thể hiệu quả, nhưng cũng có nghĩa là LLC phải lưu trữ hồ sơ chính xác về tỷ lệ sở hữu, phân bổ và phân phối. Một thỏa thuận điều hành tốt rất quan trọng ở đây vì nó thường xác định cách chia lợi nhuận và thua lỗ.

Khai thuế với LLC một chủ sở hữu

Nếu LLC của bạn chỉ có một chủ sở hữu và chưa chọn bị đánh thuế như một công ty, tờ khai của bạn thường gắn với hồ sơ thuế cá nhân.

Thông thường bạn sẽ:

• Báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh trên Schedule C
• Nộp kết quả cùng với Form 1040 của bạn
• Trả thuế thu nhập trên lợi nhuận ròng
• Có thể phải nộp thuế tự doanh đối với thu nhập từ công việc kinh doanh chủ động

Nếu bạn tự kinh doanh thông qua LLC, bạn cũng có thể cần nộp các khoản thuế ước tính trong suốt cả năm. Chờ đến cuối năm có thể tạo ra một hóa đơn lớn và có thể bị phạt do thiếu nộp.

Thuế tự doanh bao gồm phần đóng góp cho Social Security và Medicare vốn bình thường được chia giữa người lao động và chủ sử dụng lao động. Khi bạn tự làm việc cho chính mình thông qua một LLC bị đánh thuế như sole proprietorship, bạn thường phải trả cả hai phần.

Khai thuế với LLC nhiều chủ sở hữu

Khi LLC có nhiều hơn một chủ sở hữu và vẫn giữ phân loại thuế mặc định, quy trình khai thuế trở nên chính thức hơn.

LLC thường:

• Nộp Form 1065, U.S. Return of Partnership Income
• Phát hành Schedule K-1 cho từng thành viên
• Theo dõi phần thu nhập, khấu trừ, tín dụng và thua lỗ của từng chủ sở hữu

Mỗi chủ sở hữu sau đó sử dụng thông tin từ K-1 trên tờ khai riêng của mình. Ngay cả khi LLC không phân phối toàn bộ lợi nhuận bằng tiền mặt, các thành viên vẫn có thể phải nộp thuế trên phần được phân bổ cho mình.

Đây là một lý do khiến việc ghi chép hồ sơ trở nên thiết yếu. Thuế đối với partnership dựa trên phân bổ và báo cáo, chứ không chỉ dựa trên tiền đã rời khỏi tài khoản doanh nghiệp.

Lựa chọn bị đánh thuế như S corporation

Một số LLC chọn bị đánh thuế như S corporation vì điều này có thể giúp giảm thuế tự doanh trong những trường hợp phù hợp.

Để được đánh thuế như S corp, LLC thường phải nộp một lựa chọn với IRS. Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nộp Form 1120-S và phát hành Schedule K-1 cho các chủ sở hữu.

Thuế S corporation có thể hấp dẫn đối với những doanh nghiệp có lợi nhuận vì chủ sở hữu có thể nhận thu nhập theo hai cách:

• Lương trả qua hệ thống payroll
• Phân phối phần lợi nhuận còn lại

Phần lương phải chịu thuế payroll, trong khi phần phân phối thường không chịu thuế tự doanh theo cùng cách. Đó là lý do một số chủ doanh nghiệp cân nhắc lựa chọn S corp khi công ty tạo ra lợi nhuận ổn định.

Đổi lại là nghĩa vụ tuân thủ. Một S corp thường yêu cầu payroll, mức lương hợp lý, sổ sách chính thức hơn và sự tách biệt chặt chẽ hơn giữa tiền lương và phân phối. IRS kỳ vọng chủ sở hữu kiêm nhân viên tự trả cho mình một mức lương hợp lý cho công việc họ thực hiện.

Lựa chọn S corp không phải lúc nào cũng là phương án đúng. Nó có thể giúp tiết kiệm thuế trong một số trường hợp, nhưng cũng có thể làm tăng gánh nặng hành chính và nghĩa vụ nộp hồ sơ mới.

Lựa chọn bị đánh thuế như C corporation

Một LLC cũng có thể chọn bị đánh thuế như C corporation.

Nếu doanh nghiệp thực hiện lựa chọn này, LLC thường nộp Form 1120, U.S. Corporation Income Tax Return. Khác với thuế pass-through, C corporation bị đánh thuế như một thực thể riêng biệt.

Điều đó có nghĩa là công ty có thể phải nộp thuế trên lợi nhuận, và chủ sở hữu cũng có thể phải nộp thuế lần nữa khi lợi nhuận được chia dưới dạng cổ tức. Điều này thường được gọi là đánh thuế hai lần.

Cách xử lý C corporation ít phổ biến hơn đối với các LLC nhỏ, nhưng trong một số trường hợp nó có thể hợp lý, đặc biệt khi doanh nghiệp muốn giữ lại lợi nhuận, thu hút một số nhà đầu tư nhất định hoặc cung cấp các phúc lợi nhân viên cụ thể.

Hiểu các biểu mẫu chính

Dưới đây là cách đơn giản để nghĩ về các biểu mẫu liên bang chính mà một LLC có thể gặp:

• Schedule C: Thường dùng cho LLC một chủ sở hữu bị đánh thuế như sole proprietorship
• Form 1065: Thường dùng cho LLC nhiều chủ sở hữu bị đánh thuế như partnership
• Schedule K-1: Dùng để báo cáo phần thuế của từng chủ sở hữu trong các hồ sơ partnership và S corporation
• Form 1120-S: Dùng khi LLC chọn bị đánh thuế như S corporation
• Form 1120: Dùng khi LLC chọn bị đánh thuế như C corporation
• Form 2553: Thường dùng để chọn trạng thái S corporation
• Form 8832: Thường dùng để chọn phân loại thuế như corporation

Biết biểu mẫu chỉ là một phần của quy trình. Bạn cũng cần biết ai nộp, thời hạn là khi nào và hồ sơ nào hỗ trợ cho việc khai báo đó.

Theo dõi các thời hạn nộp hồ sơ

Thời hạn phụ thuộc vào cách LLC của bạn bị đánh thuế.

Một vài quy tắc chung cần ghi nhớ:

• Tờ khai thuế thu nhập cá nhân thường đến hạn vào giữa tháng Tư
• Tờ khai partnership và S corporation thường đến hạn vào tháng thứ ba sau khi kết thúc năm tài chính
• Tờ khai C corporation thường đến hạn vào tháng thứ tư sau khi kết thúc năm tài chính

Các thời hạn có thể thay đổi khi rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, vì vậy nên kiểm tra các ngày đến hạn hiện hành của IRS mỗi năm.

Bỏ lỡ thời hạn có thể dẫn đến tiền phạt, ngay cả khi không có thuế phải nộp. Nếu LLC của bạn cần gia hạn, điều đó có thể cho bạn thêm thời gian để nộp hồ sơ, nhưng không phải lúc nào cũng gia hạn thời gian để nộp tiền.

Đừng quên thuế ước tính

Nhiều chủ sở hữu LLC cần nộp thuế trong năm thay vì chờ đến mùa khai thuế.

Nếu thu nhập của LLC không bị khấu trừ qua hệ thống payroll, bạn có thể cần nộp các khoản thuế ước tính hàng quý. Điều này thường gặp ở:

• Chủ sở hữu LLC một thành viên khai thu nhập trên Schedule C
• Thành viên của partnership nhận thu nhập pass-through
• Chủ sở hữu S corporation vẫn còn nghĩa vụ thuế trên lương hoặc phân phối, tùy tình huống

Thuế ước tính giúp bạn tránh một khoản thanh toán lớn vào thời điểm nộp hồ sơ. Chúng cũng giảm khả năng bị phạt do nộp thiếu.

Nếu thu nhập kinh doanh của bạn thay đổi trong năm, nên xem lại các ước tính thay vì cho rằng số liệu của quý trước vẫn còn phù hợp.

Nếu LLC của bạn có nhân viên

Khi LLC thuê nhân viên, bức tranh thuế trở nên phức tạp hơn.

Bạn có thể phải xử lý:

• Khấu trừ thuế thu nhập liên bang
• Thuế Social Security và Medicare
• Thuế thất nghiệp liên bang
• Nghĩa vụ payroll của tiểu bang, tùy nơi bạn hoạt động
• Báo cáo W-2 vào cuối năm

Nếu bạn tự trả lương cho mình thông qua một S corporation, tuân thủ payroll đặc biệt quan trọng. Chủ doanh nghiệp thường đánh giá thấp mức độ quản trị liên tục mà payroll tạo ra.

Thuế tiểu bang và địa phương vẫn rất quan trọng

Thuế thu nhập liên bang chỉ là một phần của bức tranh.

Tùy theo tiểu bang và thành phố nơi LLC hoạt động, bạn cũng có thể phải nộp:

• Thuế thu nhập tiểu bang
• Thuế franchise
• Thuế gross receipts
• Thuế bán hàng
• Thuế sử dụng
• Thuế tài sản
• Phí báo cáo thường niên hoặc phí gia hạn

Quy định của từng tiểu bang rất khác nhau. Một số tiểu bang đánh thuế LLC theo cách rất khác so với quy tắc liên bang. Những tiểu bang khác áp dụng mức thuế tối thiểu hoặc phí thường niên ngay cả khi doanh nghiệp có rất ít hoặc không có thu nhập.

Nếu LLC của bạn hoạt động ở nhiều hơn một tiểu bang, bạn có thể cần xem xét nexus, đăng ký và nhiều nghĩa vụ kê khai khác nhau.

Các khoản khấu trừ có thể giúp giảm thu nhập chịu thuế

LLC thường có thể giảm thu nhập chịu thuế bằng các chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết.

Một số khoản khấu trừ phổ biến có thể bao gồm:

• Văn phòng phẩm
• Phần mềm và gói thuê bao
• Quảng cáo và tiếp thị
• Dịch vụ chuyên môn
• Bảo hiểm doanh nghiệp
• Internet và điện thoại dùng cho kinh doanh
• Mileage xe hoặc chi phí đi lại liên quan đến công việc
• Tiền thuê không gian văn phòng
• Chi phí văn phòng tại nhà, nếu đáp ứng điều kiện
• Đóng góp vào kế hoạch hưu trí trong các trường hợp đủ điều kiện
• Khấu trừ bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu tự kinh doanh đủ điều kiện

Các khoản khấu trừ tốt chỉ có giá trị khi được ghi chép đúng. Hãy lưu hóa đơn, ghi chép số dặm và tách chi tiêu kinh doanh với chi tiêu cá nhân càng nhiều càng tốt.

Duy trì hồ sơ tốt hơn suốt cả năm

Việc khai thuế sẽ dễ hơn rất nhiều khi sổ sách đã được sắp xếp sẵn.

Một hệ thống ghi chép thực tế cho LLC nên bao gồm:

• Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Sổ sách rõ ràng cho thu nhập và chi phí
• Đối soát tài khoản hàng tháng
• Bản sao hóa đơn và biên lai
• Hồ sơ payroll, nếu có
• Hồ sơ sở hữu và phân phối
• Tờ khai thuế và hồ sơ gia hạn của các năm trước

Zenind giúp chủ doanh nghiệp duy trì tổ chức ngay từ đầu với hỗ trợ thành lập và tuân thủ, điều này có thể giúp mùa thuế dễ dàng hơn khi hồ sơ và tờ khai của bạn đã được sắp xếp đúng.

Những sai lầm thuế LLC thường gặp cần tránh

Nhiều vấn đề khi nộp hồ sơ bắt nguồn từ một vài lỗi lặp lại.

Hãy lưu ý những vấn đề sau:

• Trộn lẫn chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh
• Quên phát hành hoặc sử dụng thông tin K-1 đúng cách
• Bỏ lỡ các khoản thuế ước tính
• Chọn trạng thái S corp mà không hiểu nghĩa vụ payroll
• Cho rằng tiền mặt giữ lại không phải là thu nhập chịu thuế
• Bỏ qua thuế tiểu bang vì đã hoàn tất khai thuế liên bang
• Quên nộp báo cáo thường niên hoặc hồ sơ gia hạn
• Không lưu giữ hồ sơ cho các khoản khấu trừ đã khai

LLC của bạn càng phát triển, những sai lầm này càng trở nên tốn kém.

Danh sách kiểm tra đơn giản khi khai thuế cho LLC

Trước khi nộp hồ sơ, hãy chắc chắn rằng bạn đã:

• Xác nhận cách LLC bị đánh thuế
• Rà soát toàn bộ hồ sơ thu nhập và chi phí
• Thu thập sao kê ngân hàng và báo cáo kế toán
• Tập hợp thông tin payroll, nếu doanh nghiệp có nhân viên
• Kiểm tra xem đã nộp thuế ước tính hay chưa
• Chuẩn bị K-1 nếu doanh nghiệp là partnership hoặc S corporation
• Xác minh thời hạn nộp liên bang, tiểu bang và địa phương
• Rà soát các khoản khấu trừ có thể áp dụng trong năm

Nếu có điều gì không khớp, hãy sửa trước khi nộp. Những lỗi nhỏ có thể phát triển thành vấn đề lớn hơn sau này.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên môn

Bạn không cần chuyên gia thuế cho mọi LLC nhỏ, nhưng nhu cầu hỗ trợ sẽ tăng nhanh khi doanh nghiệp hoạt động nhiều hơn.

Thường nên tìm lời khuyên nếu LLC của bạn:

• Có nhiều chủ sở hữu
• Đang cân nhắc lựa chọn S corporation
• Có payroll
• Hoạt động ở nhiều hơn một tiểu bang
• Sở hữu bất động sản hoặc thiết bị có giá trị lớn
• Có doanh thu cao bất thường hoặc các khoản khấu trừ phức tạp
• Đang thay đổi trạng thái thuế

Một chuyên gia thuế hoặc kế toán đủ năng lực có thể giúp bạn so sánh các phân loại thuế, tránh sai sót khi nộp hồ sơ và xây dựng một hệ thống phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Kết luận

Khai thuế cho LLC không phải là một quy trình áp dụng chung cho mọi trường hợp. Cách làm đúng phụ thuộc vào việc IRS phân loại công ty như thế nào, doanh nghiệp có chọn cách xử lý như corporation hay không, và các nghĩa vụ liên bang, tiểu bang, địa phương nào khác áp dụng.

Với nhiều chủ sở hữu, điều quan trọng không chỉ là nộp tờ khai. Đó là xây dựng một quy trình lặp lại giúp hồ sơ kinh doanh được tổ chức trong suốt cả năm. Điều đó làm cho mùa thuế dễ hơn, giảm nguy cơ bị phạt và giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn khi công ty phát triển.

Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp hoặc thiết lập một LLC mới, Zenind có thể giúp bạn duy trì tổ chức với hỗ trợ thành lập và tuân thủ để bạn có thể tập trung vào vận hành doanh nghiệp và giữ cho các hồ sơ của mình đi đúng hướng.