Raportarea informațiilor privind beneficiarii reali pentru companiile străine care se înregistrează în Statele Unite

Raportarea informațiilor privind beneficiarii reali (BOI) este o obligație federală de dezvăluire creată prin Corporate Transparency Act (CTA). Ea este concepută pentru a ajuta Financial Crimes Enforcement Network al Trezoreriei SUA, sau FinCEN, să identifice persoanele care controlează în cele din urmă anumite entități comerciale.

Pentru mulți proprietari de afaceri, raportarea BOI a devenit confuză, deoarece regulile s-au schimbat. Conform cadrului actual de reguli al FinCEN, companiile înființate în Statele Unite și proprietarii lor americani sunt, în general, exceptați de la raportarea BOI. Companiile care pot avea în continuare obligația de a depune sunt entitățile străine constituite în temeiul legii unei alte țări, care se înregistrează pentru a desfășura activități comerciale într-un stat din SUA sau într-o jurisdicție tribală.

Dacă vă extindeți în Statele Unite, înființați o nouă înregistrare pentru o companie străină sau ajutați un client să intre pe piața din SUA, înțelegerea raportării BOI face parte din menținerea conformității.

Ce urmărește raportarea BOI

Raportarea BOI îi oferă FinCEN o evidență centralizată a persoanelor care dețin și controlează o companie raportoare. Scopul este de a face mai dificilă ascunderea activităților ilicite în spatele unor structuri de proprietate opace.

Raportul nu este o depunere publică. Acesta este trimis direct către FinCEN prin sistemul său securizat de depunere și este destinat utilizării limitate de către agenții guvernamentale autorizate și, în anumite cazuri, de instituții financiare.

Cine trebuie să depună conform regulii actuale

Definiția actuală a FinCEN pentru o companie raportoare se concentrează pe entitățile străine. În general, o companie poate avea obligația de a depune BOI dacă:

• Este constituită în temeiul legii unei țări străine
• S-a înregistrat pentru a desfășura activități comerciale într-un stat din SUA sau într-o jurisdicție tribală, prin depunerea unui document la oficiul de stat corespunzător sau la un birou similar
• Nu se califică pentru o excepție

Aceasta este o schimbare majoră față de cadrul inițial al CTA, care includea și multe entități înființate în Statele Unite. Conform regulii actuale, entitățile create în Statele Unite sunt exceptate de la raportarea BOI, la fel și beneficiarii lor reali.

Ce informații sunt raportate

Un raport BOI conține informații despre compania raportoare și despre persoanele care sunt beneficiarii reali ai acelei companii.

Informații despre compania raportoare

Compania raportoare furnizează, de obicei:

• Denumirea legală
• Orice denumiri comerciale sau DBA
• Adresa de afaceri
• Jurisdicția în care a fost constituită entitatea
• Numărul de identificare fiscală

Informații despre beneficiarul real

Un beneficiar real este, în general, o persoană fizică care fie:

• Deține sau controlează cel puțin 25% din companie, fie
• Exercită control substanțial asupra companiei

Pentru fiecare beneficiar real, raportul poate include:

• Numele legal complet
• Data nașterii
• Adresa de domiciliu
• Un număr de identificare unic dintr-un document de identitate acceptat, cum ar fi un pașaport sau un act de identitate emis de stat

FinCEN permite, de asemenea, utilizarea unui identificator FinCEN în anumite cazuri, ceea ce poate simplifica raportările repetate pentru persoanele implicate în mai multe entități.

Ce înseamnă beneficiar real

Conceptul de beneficiar real este mai larg decât simpla deținere a titlului de proprietate. O persoană poate fi beneficiar real chiar dacă numele său nu apare pe toate documentele de constituire.

Exemple de control substanțial pot include o persoană care:

• Ocupă o funcție de conducere superioară
• Are autoritatea de a numi sau revoca directori ori funcționari de rang superior
• Ia decizii importante privind operațiunile, finanțele sau structura companiei
• Exercită control printr-o altă entitate, un trust sau o structură similară

O companie poate avea mai mulți beneficiari reali. În practică, analiza depinde de faptele concrete și de structura de proprietate a companiei.

Excepții care se pot aplica

Nu orice entitate care ar intra altfel în definiția de raportare trebuie să depună. FinCEN recunoaște 23 de categorii de excepții, inclusiv entități deja puternic reglementate sau entități care nu se încadrează în preocupările de politică publică ale CTA.

Exemple obișnuite includ anumite companii mari active, entități scutite de impozit și unele entități deja supuse unei supravegheri federale substanțiale.

Înainte de a concluziona că se aplică o excepție, analizați cu atenție criteriile de eligibilitate. O companie nu ar trebui să presupună că este exceptată doar pentru că are activitate minimă, o structură simplă sau un birou în SUA.

Termene de depunere

Termenul depinde de momentul în care compania raportoare străină se înregistrează pentru a desfășura activități comerciale în Statele Unite.

• Dacă societatea s-a înregistrat înainte de 26 martie 2025, termenul limită a fost 25 aprilie 2025.
• Dacă societatea se înregistrează la sau după 26 martie 2025, trebuie să depună un raport BOI inițial în termen de 30 de zile calendaristice de la primirea notificării că înregistrarea sa a devenit efectivă.

Dacă societatea își modifică ulterior informațiile, în general trebuie să depună un raport actualizat în termenul de actualizare cerut.

Deoarece regulile BOI se pot schimba, companiile ar trebui să confirme întotdeauna termenul curent direct cu FinCEN înainte de depunere.

Cum se depune un raport BOI

Procesul de depunere este simplu atunci când compania se pregătește din timp.

1. Confirmați dacă societatea este o companie raportoare

Începeți prin a verifica dacă entitatea este constituită în străinătate și înregistrată în Statele Unite. Dacă societatea a fost creată în Statele Unite, ea este, în general, exceptată conform regulii actuale FinCEN.

2. Strângeți informațiile necesare

Înainte de depunere, colectați detaliile legale ale companiei și informațiile de identitate cerute pentru fiecare beneficiar real. Greșelile apar adesea atunci când o companie se grăbește în acest pas sau se bazează pe înregistrări incomplete.

3. Depuneți prin sistemul electronic FinCEN

Rapoartele BOI se depun electronic prin sistemul BOI E-Filing al FinCEN. Companiile pot depune direct sau pot autoriza pe altcineva să depună în numele lor.

4. Mențineți depunerea actualizată

Dacă orice informație raportabilă se schimbă, compania trebuie să actualizeze depunerea în termenul cerut. Aceasta include modificări privind proprietatea, controlul sau informațiile de identificare.

Greșeli frecvente în raportarea BOI

Un număr mare de probleme la depunere apare din presupuneri care pot fi evitate. Fiți atenți la aceste aspecte:

• Presupunerea că fiecare LLC trebuie să depună conform regulii actuale
• Uitarea faptului că analiza raportării se concentrează acum pe entitățile străine
• Identificarea greșită a persoanei care exercită control substanțial
• Folosirea unei adrese poștale de firmă în locul adresei de domiciliu, atunci când este necesară adresa de domiciliu
• Așteptarea până în ultima zi pentru depunere
• Neactualizarea unui raport după schimbarea proprietății sau a datelor de contact
• Bazarea pe îndrumări CTA învechite în locul regulii actuale FinCEN

O verificare atentă de la început este mult mai ușoară decât corectarea ulterioară a unei depuneri inexacte.

Aveți nevoie de un avocat sau de un serviciu de depunere?

FinCEN nu cere unei companii să angajeze un avocat, un contabil sau un alt profesionist pentru a depune un raport BOI. O companie poate depune singură și poate, de asemenea, autoriza un angajat, un proprietar sau un furnizor terț de servicii să depună în numele său.

Totuși, multe afaceri beneficiază de ajutor extern atunci când structura de proprietate este complexă, când sunt implicate mai multe jurisdicții sau când compania este nouă în regulile de conformitate din SUA.

Cum ajută Zenind fondatorii străini și înregistrările din SUA

Zenind ajută antreprenorii și companiile să înființeze și să administreze entități din SUA, cu accent pe claritate și conformitate.

Pentru fondatorii străini care se extind în Statele Unite, acest lucru poate însemna:

• Organizarea procesului de înființare și înregistrare
• Menținerea ușoară a evidenței cerințelor de depunere
• Susținerea fluxurilor de conformitate care ajută companiile să rămână în grafic
• Ajutarea fondatorilor să înțeleagă diferența dintre obligațiile de înființare și obligațiile federale de raportare

Chiar și atunci când raportarea BOI nu se aplică unei entități înființate în Statele Unite, companiile trebuie în continuare să gestioneze depunerile la nivel de stat, obligațiile privind agentul înregistrat și conformitatea continuă. Un partener solid pentru înființare poate reduce riscul unor pași omiși și poate face procesul de extindere mai previzibil.

Concluzie

Raportarea BOI nu mai este o cerință universală pentru toate afacerile din SUA. Conform regulii actuale a FinCEN, companiile care au cea mai mare probabilitate de a depune sunt entitățile străine care se înregistrează pentru a desfășura activități comerciale în Statele Unite, cu excepția cazului în care se aplică o excepție.

Dacă afacerea dvs. operează peste granițe, cea mai sigură abordare este să vă verificați statutul, să adunați informațiile corecte despre proprietate și să depuneți la timp prin FinCEN. Pentru fondatorii care își stabilesc și o prezență de afaceri în SUA, Zenind poate ajuta la organizarea procesului de înființare și conformitate încă de la început.

Acest articol are scop informativ general și nu constituie consultanță juridică. Companiile ar trebui să consulte îndrumările FinCEN și un consilier calificat pentru ajutor privind întrebări specifice de raportare.