Relatório de Beneficial Ownership Information para empresas estrangeiras que se registram nos Estados Unidos

O relatório de Beneficial Ownership Information (BOI) é uma exigência federal de divulgação criada pelo Corporate Transparency Act (CTA). Ele foi desenvolvido para ajudar a Financial Crimes Enforcement Network, ou FinCEN, do Tesouro dos EUA, a identificar as pessoas que, em última instância, controlam determinadas entidades empresariais.

Para muitos empresários, o relatório BOI se tornou confuso porque as regras mudaram. De acordo com o conjunto de regras atual da FinCEN, empresas constituídas nos Estados Unidos e seus proprietários americanos geralmente estão isentos do relatório BOI. As empresas que ainda podem precisar apresentar o relatório são entidades estrangeiras constituídas sob a lei de outro país que se registram para fazer negócios em um estado dos EUA ou em uma jurisdição tribal.

Se você está expandindo para os Estados Unidos, abrindo um novo registro de empresa estrangeira ou ajudando um cliente a entrar no mercado americano, entender o relatório BOI faz parte de manter a conformidade.

O que o relatório BOI foi criado para fazer

O relatório BOI fornece à FinCEN um registro केंदralizado de quem possui e controla uma empresa reportante. O objetivo é dificultar a ocultação de atividades ilícitas por meio de estruturas de propriedade opacas.

O relatório não é um documento público. Ele é enviado diretamente à FinCEN por meio de seu sistema seguro de apresentação e destina-se ao uso limitado de agências governamentais autorizadas e, em alguns casos, instituições financeiras.

Quem deve apresentar o relatório sob a regra atual

A definição atual de empresa reportante da FinCEN se concentra em entidades estrangeiras. Em geral, uma empresa pode ser obrigada a apresentar o relatório BOI se:

• For constituída sob a lei de um país estrangeiro
• Tiver se registrado para fazer negócios em um estado dos EUA ou em uma jurisdição tribal por meio da apresentação de um documento ao órgão estadual apropriado ou órgão semelhante
• Não se qualificar para uma isenção

Essa é uma mudança importante em relação ao modelo original do CTA, que abrangia também muitas entidades constituídas nos Estados Unidos. Na regra atual, as entidades criadas nos Estados Unidos estão isentas do relatório BOI, assim como seus beneficiários finais.

Quais informações são declaradas

Um relatório BOI contém informações sobre a empresa reportante e sobre as pessoas que são beneficiários finais dessa empresa.

Informações da empresa reportante

Normalmente, a empresa reportante fornece:

• Nome legal
• Quaisquer nomes comerciais ou DBAs
• Endereço comercial
• Jurisdição em que a entidade foi constituída
• Número de identificação fiscal

Informações do beneficiário final

Um beneficiário final é, em geral, uma pessoa física que:

• Possui ou controla pelo menos 25% da empresa, ou
• Exerce controle substancial sobre a empresa

Para cada beneficiário final, o relatório pode incluir:

• Nome legal completo
• Data de nascimento
• Endereço residencial
• Um número de identificação exclusivo de um documento de identificação aceito, como passaporte ou documento de identidade emitido pelo estado

A FinCEN também permite o uso de um FinCEN Identifier em certos casos, o que pode simplificar declarações recorrentes para pessoas envolvidas em mais de uma entidade.

O que conta como beneficiário final

O conceito de beneficiário final é mais amplo do que a simples titularidade formal. Uma pessoa pode ser beneficiário final mesmo que seu nome não conste em todos os documentos de constituição.

Exemplos de controle substancial podem incluir alguém que:

• Atue como executivo sênior
• Tenha autoridade para nomear ou destituir executivos seniores ou diretores
• Tome decisões importantes sobre as operações, finanças ou estrutura da empresa
• Exerça controle por meio de outra entidade, trust ou arranjo semelhante

Uma empresa pode ter mais de um beneficiário final. Na prática, a análise depende dos fatos e da estrutura societária da empresa.

Isenções que podem se aplicar

Nem toda entidade que, de outra forma, se enquadraria na definição de empresa reportante precisa apresentar o relatório. A FinCEN reconhece 23 categorias de isenção, incluindo entidades já fortemente reguladas ou que ficam fora das preocupações de política pública do CTA.

Exemplos comuns incluem certas grandes empresas operacionais, entidades isentas de impostos e algumas entidades já sujeitas a supervisão federal substancial.

Antes de concluir que uma isenção se aplica, analise cuidadosamente os critérios de qualificação. Uma empresa não deve presumir que está isenta apenas porque tem pouca atividade, uma estrutura simples ou um escritório nos Estados Unidos.

Prazos de apresentação

O prazo depende de quando a empresa reportante estrangeira se registra para fazer negócios nos Estados Unidos.

• Se a empresa se registrou antes de 26 de março de 2025, o prazo foi 25 de abril de 2025.
• Se a empresa se registrar em ou após 26 de março de 2025, deverá apresentar o relatório BOI inicial em até 30 dias corridos após receber a notificação de que seu registro entrou em vigor.

Se a empresa alterar suas informações posteriormente, normalmente deverá apresentar um relatório atualizado dentro do prazo exigido.

Como as regras do BOI podem mudar, as empresas devem sempre confirmar o prazo atual diretamente com a FinCEN antes de apresentar o relatório.

Como apresentar um relatório BOI

O processo de apresentação é simples quando a empresa se prepara com antecedência.

1. Confirme se a empresa é uma empresa reportante

Comece verificando se a entidade foi constituída no exterior e registrada nos Estados Unidos. Se a empresa foi criada nos Estados Unidos, ela geralmente está isenta pela regra atual da FinCEN.

2. Reúna as informações exigidas

Antes de apresentar o relatório, reúna os dados legais da empresa e as informações de identificação exigidas para cada beneficiário final. Erros costumam ocorrer quando a empresa apressa essa etapa ou depende de registros incompletos.

3. Envie por meio do sistema eletrônico da FinCEN

Os relatórios BOI são enviados eletronicamente pelo BOI E-Filing System da FinCEN. As empresas podem enviar diretamente ou autorizar outra pessoa a enviar em seu nome.

4. Mantenha o relatório atualizado

Se qualquer informação reportável mudar, a empresa deverá atualizar o envio dentro do prazo aplicável. Isso inclui mudanças de propriedade, controle ou informações de identificação.

Erros comuns no relatório BOI

Muitos problemas de apresentação decorrem de suposições que poderiam ser evitadas. Fique atento a estas questões:

• Acreditar que toda LLC precisa apresentar o relatório sob a regra atual
• Esquecer que a análise de reporte agora se concentra em entidades estrangeiras
• Identificar incorretamente quem exerce controle substancial
• Usar um endereço comercial em vez de um endereço residencial quando o endereço residencial é exigido
• Deixar para apresentar no último dia
• Não atualizar o relatório após mudanças de propriedade ou de contato
• Confiar em orientações desatualizadas do CTA em vez da regra atual da FinCEN

Uma revisão cuidadosa no início é muito mais fácil do que corrigir um envio incorreto depois.

Você precisa de um advogado ou serviço de apresentação?

A FinCEN não exige que a empresa contrate um advogado, contador ou outro profissional para apresentar um relatório BOI. A empresa pode enviar por conta própria e também pode autorizar um funcionário, proprietário ou prestador de serviço terceirizado a fazê-lo em seu nome.

Dito isso, muitas empresas se beneficiam de ajuda externa quando a estrutura societária é complexa, quando há várias jurisdições envolvidas ou quando a empresa é nova nas regras de conformidade dos Estados Unidos.

Como a Zenind ajuda fundadores estrangeiros e registros nos EUA

A Zenind ajuda empreendedores e empresas a constituírem e gerenciarem entidades nos Estados Unidos com foco em clareza e conformidade.

Para fundadores estrangeiros que estão expandindo para os Estados Unidos, isso pode significar:

• Organizar o processo de constituição e registro
• Manter os requisitos de apresentação fáceis de acompanhar
• Apoiar fluxos de conformidade que ajudam as empresas a cumprir prazos
• Ajudar os fundadores a entender a diferença entre obrigações de constituição e obrigações de reporte federal

Mesmo quando o relatório BOI não se aplica a uma entidade constituída nos EUA, as empresas ainda precisam gerenciar arquivamentos estaduais, obrigações de registered agent e conformidade contínua. Um parceiro forte de constituição pode reduzir o risco de etapas perdidas e tornar o processo de expansão mais previsível.

Conclusão

O relatório BOI não é mais uma exigência universal para todas as empresas dos Estados Unidos. De acordo com a regra atual da FinCEN, as empresas mais propensas a apresentar o relatório são entidades estrangeiras que se registram para fazer negócios nos Estados Unidos, salvo se houver uma isenção aplicável.

Se sua empresa opera além das fronteiras, a abordagem mais segura é verificar seu status, reunir as informações corretas de propriedade e apresentar o relatório à FinCEN dentro do prazo. Para fundadores que também estão estruturando uma presença empresarial nos Estados Unidos, a Zenind pode ajudar a manter o processo de constituição e conformidade organizado desde o início.

Este artigo é apenas para fins informativos gerais e não constitui aconselhamento jurídico. As empresas devem consultar a orientação da FinCEN e assessoria jurídica qualificada para obter ajuda com questões específicas de reporte.