Báo cáo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi cho các công ty nước ngoài đăng ký tại Hoa Kỳ

Báo cáo Thông tin Chủ sở hữu Hưởng lợi (Beneficial Ownership Information, BOI) là một yêu cầu công bố ở cấp liên bang được tạo ra theo Đạo luật Minh bạch Doanh nghiệp (Corporate Transparency Act, CTA). Mục đích của quy định này là giúp Mạng lưới Thực thi Tội phạm Tài chính thuộc Bộ Tài chính Hoa Kỳ, hay FinCEN, xác định những cá nhân thực sự kiểm soát một số thực thể kinh doanh nhất định.

Với nhiều chủ doanh nghiệp, việc báo cáo BOI trở nên khó hiểu vì các quy định đã thay đổi. Theo bộ quy tắc hiện hành của FinCEN, các công ty được thành lập tại Hoa Kỳ và các chủ sở hữu tại Hoa Kỳ nhìn chung được miễn báo cáo BOI. Những công ty vẫn có thể phải nộp là các thực thể nước ngoài được thành lập theo luật của quốc gia khác nhưng đăng ký kinh doanh tại một bang của Hoa Kỳ hoặc khu vực bộ lạc.

Nếu bạn đang mở rộng vào thị trường Hoa Kỳ, thành lập một hồ sơ đăng ký công ty nước ngoài mới, hoặc hỗ trợ khách hàng gia nhập thị trường Hoa Kỳ, việc hiểu về báo cáo BOI là một phần của việc tuân thủ.

Mục đích của Báo cáo BOI

Báo cáo BOI cung cấp cho FinCEN một hồ sơ tập trung về ai là người sở hữu và kiểm soát một công ty báo cáo. Mục tiêu là khiến việc che giấu hoạt động bất hợp pháp thông qua các cấu trúc sở hữu không minh bạch trở nên khó khăn hơn.

Báo cáo này không phải là hồ sơ công khai. Nó được nộp trực tiếp cho FinCEN thông qua hệ thống nộp hồ sơ an toàn của cơ quan này và chỉ được sử dụng hạn chế bởi các cơ quan chính phủ được ủy quyền và, trong một số trường hợp, các tổ chức tài chính.

Ai Phải Nộp Theo Quy Định Hiện Hành

Định nghĩa hiện tại của FinCEN về công ty báo cáo tập trung vào các thực thể nước ngoài. Nói chung, một công ty có thể phải nộp BOI nếu công ty đó:

• Được thành lập theo luật của một quốc gia khác
• Đã đăng ký hoạt động kinh doanh tại một bang của Hoa Kỳ hoặc khu vực bộ lạc bằng cách nộp một tài liệu với cơ quan tiểu bang thích hợp hoặc văn phòng tương tự
• Không đủ điều kiện để được miễn trừ

Đây là một thay đổi lớn so với khuôn khổ CTA ban đầu, vốn cũng bao phủ nhiều thực thể được thành lập tại Hoa Kỳ. Theo quy định hiện hành, các thực thể được tạo lập tại Hoa Kỳ được miễn báo cáo BOI, cùng với các chủ sở hữu hưởng lợi của họ.

Những Thông Tin Nào Được Báo Cáo

Một báo cáo BOI bao gồm thông tin về công ty báo cáo và các cá nhân là chủ sở hữu hưởng lợi của công ty đó.

Thông tin của Công ty Báo cáo

Công ty báo cáo thường cung cấp:

• Tên pháp lý
• Tên thương mại hoặc DBA, nếu có
• Địa chỉ kinh doanh
• Khu vực pháp lý nơi thực thể được thành lập
• Mã số thuế

Thông tin của Chủ sở hữu Hưởng lợi

Chủ sở hữu hưởng lợi thường là một cá nhân:

• Sở hữu hoặc kiểm soát ít nhất 25% công ty, hoặc
• Thực hiện quyền kiểm soát đáng kể đối với công ty

Đối với mỗi chủ sở hữu hưởng lợi, báo cáo có thể bao gồm:

• Họ và tên pháp lý đầy đủ
• Ngày sinh
• Địa chỉ cư trú
• Một mã định danh duy nhất từ giấy tờ nhận dạng được chấp nhận, chẳng hạn như hộ chiếu hoặc thẻ căn cước do tiểu bang cấp

Trong một số trường hợp, FinCEN cũng cho phép sử dụng Mã định danh FinCEN, điều này có thể đơn giản hóa việc báo cáo lặp lại cho những người tham gia vào nhiều thực thể.

Điều Gì Được Xem Là Chủ Sở Hữu Hưởng Lợi

Khái niệm chủ sở hữu hưởng lợi rộng hơn quyền sở hữu trên giấy tờ đơn thuần. Một người vẫn có thể là chủ sở hữu hưởng lợi ngay cả khi tên của họ không xuất hiện trên mọi tài liệu thành lập.

Ví dụ về quyền kiểm soát đáng kể có thể bao gồm người:

• Giữ vai trò quan chức cấp cao
• Có thẩm quyền bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các quan chức hoặc giám đốc cấp cao
• Đưa ra các quyết định quan trọng về hoạt động, tài chính hoặc cơ cấu của công ty
• Thực hiện quyền kiểm soát thông qua một thực thể khác, quỹ tín thác hoặc cấu trúc tương tự

Một công ty có thể có nhiều hơn một chủ sở hữu hưởng lợi. Trên thực tế, việc đánh giá phụ thuộc vào các tình tiết cụ thể và cơ cấu sở hữu của công ty.

Các Trường Hợp Miễn Trừ Có Thể Áp Dụng

Không phải mọi thực thể vốn dĩ thuộc diện báo cáo đều phải nộp. FinCEN công nhận 23 nhóm miễn trừ, bao gồm các thực thể đã chịu sự quản lý chặt chẽ hoặc nằm ngoài các mối quan tâm chính sách của CTA.

Một số ví dụ phổ biến bao gồm một số công ty đang hoạt động quy mô lớn, các thực thể được miễn thuế và một số thực thể đã chịu sự giám sát liên bang đáng kể.

Trước khi kết luận rằng một trường hợp miễn trừ áp dụng, hãy xem xét kỹ các tiêu chí đủ điều kiện. Một công ty không nên giả định rằng mình được miễn chỉ vì hoạt động ít, cơ cấu đơn giản hoặc có văn phòng tại Hoa Kỳ.

Thời Hạn Nộp Hồ Sơ

Thời hạn phụ thuộc vào thời điểm công ty báo cáo nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ.

• Nếu công ty đã đăng ký trước ngày 26 tháng 3 năm 2025, thời hạn là ngày 25 tháng 4 năm 2025.
• Nếu công ty đăng ký vào hoặc sau ngày 26 tháng 3 năm 2025, công ty phải nộp báo cáo BOI ban đầu trong vòng 30 ngày dương lịch sau khi nhận được thông báo rằng việc đăng ký đã có hiệu lực.

Nếu sau này công ty thay đổi thông tin, nhìn chung công ty phải nộp báo cáo cập nhật trong khoảng thời gian cập nhật theo yêu cầu.

Vì các quy định BOI có thể thay đổi, các công ty nên luôn xác nhận thời hạn hiện hành trực tiếp với FinCEN trước khi nộp hồ sơ.

Cách Nộp Báo Cáo BOI

Quy trình nộp hồ sơ khá đơn giản khi công ty chuẩn bị trước.

1. Xác định xem Công ty Có Phải Là Công Ty Báo Cáo Không

Bắt đầu bằng cách kiểm tra xem thực thể có được thành lập ở nước ngoài và đăng ký tại Hoa Kỳ hay không. Nếu công ty được tạo lập tại Hoa Kỳ, nhìn chung công ty được miễn theo quy định hiện hành của FinCEN.

2. Thu Thập Thông Tin Cần Thiết

Trước khi nộp, hãy thu thập thông tin pháp lý của công ty và thông tin nhận dạng bắt buộc cho từng chủ sở hữu hưởng lợi. Sai sót thường xảy ra khi công ty vội vàng ở bước này hoặc dựa vào hồ sơ không đầy đủ.

3. Nộp Qua Hệ Thống Nộp Hồ Sơ Điện Tử Của FinCEN

Báo cáo BOI được nộp điện tử thông qua Hệ thống Nộp Hồ Sơ Điện Tử BOI của FinCEN. Công ty có thể tự nộp hoặc ủy quyền cho người khác nộp thay.

4. Duy Trì Hồ Sơ Cập Nhật

Nếu bất kỳ thông tin nào phải báo cáo thay đổi, công ty phải cập nhật hồ sơ trong khoảng thời gian được yêu cầu. Điều đó bao gồm các thay đổi về quyền sở hữu, quyền kiểm soát hoặc thông tin nhận dạng.

Những Sai Lầm Phổ Biến Trong Báo Cáo BOI

Một số lượng lớn vấn đề khi nộp hồ sơ bắt nguồn từ các giả định có thể tránh được. Hãy lưu ý những vấn đề sau:

• Cho rằng mọi công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) đều phải nộp theo quy định hiện hành
• Quên rằng việc xác định nghĩa vụ báo cáo hiện nay tập trung vào các thực thể nước ngoài
• Xác định sai ai là người có quyền kiểm soát đáng kể
• Dùng địa chỉ nhận thư doanh nghiệp thay vì địa chỉ cư trú khi địa chỉ cư trú là bắt buộc
• Đợi đến ngày cuối cùng mới nộp
• Không cập nhật báo cáo sau khi quyền sở hữu hoặc thông tin liên hệ thay đổi
• Dựa vào hướng dẫn CTA đã lỗi thời thay vì quy định hiện hành của FinCEN

Rà soát cẩn thận ngay từ đầu sẽ dễ hơn nhiều so với việc sửa một hồ sơ không chính xác sau này.

Có Cần Luật Sư Hoặc Dịch Vụ Nộp Hồ Sơ Không?

FinCEN không yêu cầu công ty phải thuê luật sư, kế toán viên công chứng hoặc chuyên gia nào khác để nộp báo cáo BOI. Công ty có thể tự nộp, và cũng có thể ủy quyền cho nhân viên, chủ sở hữu hoặc nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba nộp thay.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp sẽ được lợi khi có hỗ trợ bên ngoài nếu cơ cấu sở hữu phức tạp, có nhiều khu vực pháp lý liên quan, hoặc công ty mới làm quen với các quy tắc tuân thủ của Hoa Kỳ.

Zenind Hỗ Trợ Nhà Sáng Lập Nước Ngoài Và Đăng Ký Tại Hoa Kỳ Như Thế Nào

Zenind giúp các doanh nhân và doanh nghiệp thành lập và quản lý các thực thể tại Hoa Kỳ với trọng tâm là sự rõ ràng và tuân thủ.

Đối với các nhà sáng lập nước ngoài đang mở rộng vào Hoa Kỳ, điều đó có thể bao gồm:

• Tổ chức quy trình thành lập và đăng ký
• Giữ cho các yêu cầu nộp hồ sơ dễ theo dõi
• Hỗ trợ quy trình tuân thủ giúp doanh nghiệp theo đúng tiến độ
• Giúp các nhà sáng lập hiểu sự khác biệt giữa nghĩa vụ thành lập và nghĩa vụ báo cáo liên bang

Ngay cả khi báo cáo BOI không áp dụng cho một thực thể được thành lập tại Hoa Kỳ, các công ty vẫn cần quản lý các hồ sơ cấp bang, nghĩa vụ đại diện đăng ký và việc tuân thủ liên tục. Một đối tác hỗ trợ thành lập vững chắc có thể giảm rủi ro bỏ sót bước và giúp quá trình mở rộng trở nên dễ dự đoán hơn.

Kết Luận

Báo cáo BOI không còn là yêu cầu áp dụng cho mọi doanh nghiệp tại Hoa Kỳ. Theo quy định hiện hành của FinCEN, những công ty có khả năng phải nộp nhất là các thực thể nước ngoài đăng ký kinh doanh tại Hoa Kỳ, trừ khi được miễn trừ.

Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động xuyên biên giới, cách an toàn nhất là xác minh tình trạng của mình, thu thập đúng thông tin về chủ sở hữu và nộp hồ sơ đúng hạn qua FinCEN. Với các nhà sáng lập cũng đang thiết lập hiện diện kinh doanh tại Hoa Kỳ, Zenind có thể giúp giữ cho quy trình thành lập và tuân thủ được tổ chức ngay từ đầu.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn pháp lý. Doanh nghiệp nên tham khảo hướng dẫn của FinCEN và ý kiến của luật sư có chuyên môn để được hỗ trợ về các câu hỏi báo cáo cụ thể.