Αναφορά πληροφοριών πραγματικών δικαιούχων για αλλοδαπές εταιρείες που εγγράφονται στις Ηνωμένες Πολιτείες

Η αναφορά Πληροφοριών Πραγματικών Δικαιούχων (Beneficial Ownership Information, BOI) είναι μια ομοσπονδιακή απαίτηση γνωστοποίησης που δημιουργήθηκε από τον Νόμο για τη Διαφάνεια των Εταιρειών (Corporate Transparency Act, CTA). Στόχος της είναι να βοηθήσει το Δίκτυο Επιβολής Οικονομικών Εγκλημάτων του Υπουργείου Οικονομικών των ΗΠΑ, ή FinCEN, να εντοπίζει τα άτομα που τελικά ελέγχουν ορισμένες επιχειρηματικές οντότητες.

Για πολλούς επιχειρηματίες, η αναφορά BOI έχει γίνει μπερδεμένη επειδή οι κανόνες έχουν αλλάξει. Σύμφωνα με το τρέχον πλαίσιο κανόνων του FinCEN, οι εταιρείες που συστήνονται στις ΗΠΑ και οι Αμερικανοί ιδιοκτήτες τους απαλλάσσονται γενικά από την υποχρέωση αναφοράς BOI. Οι εταιρείες που ενδέχεται ακόμη να χρειάζεται να υποβάλουν είναι οι αλλοδαπές οντότητες που έχουν συσταθεί βάσει του δικαίου άλλης χώρας και εγγράφονται για να δραστηριοποιηθούν σε πολιτεία των ΗΠΑ ή σε φυλετική δικαιοδοσία.

Αν επεκτείνετε τη δραστηριότητά σας στις Ηνωμένες Πολιτείες, προχωράτε σε νέα καταχώριση αλλοδαπής εταιρείας ή βοηθάτε έναν πελάτη να εισέλθει στην αγορά των ΗΠΑ, η κατανόηση της αναφοράς BOI αποτελεί μέρος της συμμόρφωσης.

Τι έχει ως στόχο η αναφορά BOI

Η αναφορά BOI παρέχει στο FinCEN μια κεντρική καταγραφή του ποιος κατέχει και ποιος ελέγχει μια αναφέρουσα εταιρεία. Ο στόχος είναι να γίνει δυσκολότερο να αποκρύπτεται παράνομη δραστηριότητα πίσω από αδιαφανείς δομές ιδιοκτησίας.

Η αναφορά δεν αποτελεί δημόσια κατάθεση. Υποβάλλεται απευθείας στο FinCEN μέσω του ασφαλούς συστήματος υποβολής του και προορίζεται για περιορισμένη χρήση από εξουσιοδοτημένες κρατικές αρχές και, σε ορισμένες περιπτώσεις, χρηματοπιστωτικά ιδρύματα.

Ποιοι πρέπει να υποβάλουν σύμφωνα με τον τρέχοντα κανόνα

Ο τρέχων ορισμός του FinCEN για την αναφέρουσα εταιρεία εστιάζει στις αλλοδαπές οντότητες. Γενικά, μια εταιρεία μπορεί να υποχρεούται να υποβάλει BOI εάν:

• Έχει συσταθεί βάσει του δικαίου ξένης χώρας
• Έχει εγγραφεί για να δραστηριοποιείται σε πολιτεία των ΗΠΑ ή σε φυλετική δικαιοδοσία, καταθέτοντας έγγραφο στην κατάλληλη πολιτειακή ή αντίστοιχη υπηρεσία
• Δεν πληροί κάποια εξαίρεση

Αυτό αποτελεί σημαντική αλλαγή σε σχέση με το αρχικό πλαίσιο του CTA, το οποίο κάλυπτε επίσης πολλές οντότητες που συστήνονταν στις ΗΠΑ. Σύμφωνα με τον τρέχοντα κανόνα, οι οντότητες που δημιουργούνται στις Ηνωμένες Πολιτείες απαλλάσσονται από την αναφορά BOI, μαζί με τους πραγματικούς δικαιούχους τους.

Τι πληροφορίες αναφέρονται

Μια αναφορά BOI περιέχει πληροφορίες για την αναφέρουσα εταιρεία και τα άτομα που είναι πραγματικοί δικαιούχοι της.

Πληροφορίες της αναφέρουσας εταιρείας

Η αναφέρουσα εταιρεία συνήθως παρέχει:

• Επίσημη νομική επωνυμία
• Τυχόν εμπορικές επωνυμίες ή DBA
• Διεύθυνση επιχείρησης
• Δικαιοδοσία όπου συστάθηκε η οντότητα
• Αριθμό φορολογικής ταυτοποίησης

Πληροφορίες πραγματικών δικαιούχων

Πραγματικός δικαιούχος είναι γενικά ένα φυσικό πρόσωπο που είτε:

• Κατέχει ή ελέγχει τουλάχιστον το 25% της εταιρείας, είτε
• Ασκεί ουσιαστικό έλεγχο πάνω στην εταιρεία

Για κάθε πραγματικό δικαιούχο, η αναφορά μπορεί να περιλαμβάνει:

• Πλήρη νομική ονοματεπώνυμη ταυτότητα
• Ημερομηνία γέννησης
• Διεύθυνση κατοικίας
• Έναν μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό από αποδεκτό έγγραφο ταυτοποίησης, όπως διαβατήριο ή δελτίο ταυτότητας που έχει εκδοθεί από πολιτεία

Το FinCEN επιτρέπει επίσης τη χρήση ενός FinCEN Identifier σε ορισμένες περιπτώσεις, κάτι που μπορεί να απλοποιήσει την επαναλαμβανόμενη αναφορά για άτομα που συμμετέχουν σε περισσότερες από μία οντότητες.

Τι θεωρείται πραγματικός δικαιούχος

Η έννοια του πραγματικού δικαιούχου είναι ευρύτερη από την απλή τυπική κατοχή τίτλου. Ένα άτομο μπορεί να είναι πραγματικός δικαιούχος ακόμη και αν το όνομά του δεν εμφανίζεται σε όλα τα έγγραφα σύστασης.

Παραδείγματα ουσιαστικού ελέγχου μπορεί να περιλαμβάνουν κάποιον που:

• Υπηρετεί ως ανώτερο στέλεχος
• Έχει την εξουσία να διορίζει ή να παύει ανώτερα στελέχη ή μέλη του διοικητικού οργάνου
• Λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις σχετικά με τη λειτουργία, τα οικονομικά ή τη δομή της εταιρείας
• Ασκεί έλεγχο μέσω άλλης οντότητας, καταπιστεύματος ή παρόμοιας ρύθμισης

Μια εταιρεία μπορεί να έχει περισσότερους από έναν πραγματικούς δικαιούχους. Στην πράξη, η αξιολόγηση εξαρτάται από τα πραγματικά περιστατικά και τη δομή ιδιοκτησίας της εταιρείας.

Εξαιρέσεις που μπορεί να ισχύουν

Δεν υποχρεούται κάθε οντότητα που διαφορετικά θα εντασσόταν στον ορισμό της αναφοράς να υποβάλει. Το FinCEN αναγνωρίζει 23 κατηγορίες εξαιρέσεων, συμπεριλαμβανομένων οντοτήτων που ήδη υπόκεινται σε αυστηρή ρύθμιση ή που βρίσκονται εκτός των ρυθμιστικών στόχων του CTA.

Κοινά παραδείγματα περιλαμβάνουν ορισμένες μεγάλες επιχειρησιακές εταιρείες, φορολογικά απαλλασσόμενες οντότητες και ορισμένες οντότητες που ήδη υπόκεινται σε σημαντική ομοσπονδιακή εποπτεία.

Πριν καταλήξετε ότι ισχύει εξαίρεση, εξετάστε προσεκτικά τα κριτήρια που πρέπει να πληρούνται. Μια εταιρεία δεν πρέπει να θεωρεί ότι εξαιρείται απλώς επειδή έχει περιορισμένη δραστηριότητα, απλή δομή ή γραφείο στις ΗΠΑ.

Προθεσμίες υποβολής

Η προθεσμία εξαρτάται από το πότε η αλλοδαπή αναφέρουσα εταιρεία εγγράφεται για να δραστηριοποιηθεί στις Ηνωμένες Πολιτείες.

• Αν η εταιρεία εγγράφηκε πριν από τις 26 Μαρτίου 2025, η προθεσμία ήταν η 25η Απριλίου 2025.
• Αν η εταιρεία εγγράφεται στις ή μετά τις 26 Μαρτίου 2025, πρέπει να υποβάλει αρχική αναφορά BOI εντός 30 ημερολογιακών ημερών από τη λήψη ειδοποίησης ότι η εγγραφή της τέθηκε σε ισχύ.

Αν η εταιρεία αλλάξει τα στοιχεία της αργότερα, γενικά πρέπει να υποβάλει ενημερωμένη αναφορά εντός του απαιτούμενου χρονικού πλαισίου ενημέρωσης.

Επειδή οι κανόνες BOI μπορούν να αλλάξουν, οι εταιρείες θα πρέπει πάντα να επιβεβαιώνουν την τρέχουσα προθεσμία απευθείας με το FinCEN πριν από την υποβολή.

Πώς να υποβάλετε αναφορά BOI

Η διαδικασία υποβολής είναι απλή όταν η εταιρεία προετοιμαστεί εκ των προτέρων.

1. Επιβεβαιώστε αν η εταιρεία είναι αναφέρουσα εταιρεία

Ξεκινήστε ελέγχοντας αν η οντότητα έχει συσταθεί στο εξωτερικό και είναι εγγεγραμμένη στις Ηνωμένες Πολιτείες. Αν η εταιρεία δημιουργήθηκε στις Ηνωμένες Πολιτείες, είναι γενικά απαλλαγμένη σύμφωνα με τον τρέχοντα κανόνα του FinCEN.

2. Συγκεντρώστε τις απαιτούμενες πληροφορίες

Πριν από την υποβολή, συγκεντρώστε τα νομικά στοιχεία της εταιρείας και τις απαιτούμενες πληροφορίες ταυτοποίησης για κάθε πραγματικό δικαιούχο. Συχνά προκύπτουν λάθη όταν μια εταιρεία βιάζεται σε αυτό το στάδιο ή βασίζεται σε ελλιπή αρχεία.

3. Υποβάλτε μέσω του ηλεκτρονικού συστήματος του FinCEN

Οι αναφορές BOI υποβάλλονται ηλεκτρονικά μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής υποβολής BOI του FinCEN. Οι εταιρείες μπορούν να υποβάλουν απευθείας ή να εξουσιοδοτήσουν κάποιον άλλο να υποβάλει εκ μέρους τους.

4. Διατηρήστε την υποβολή ενημερωμένη

Αν αλλάξει οποιαδήποτε αναφερόμενη πληροφορία, η εταιρεία πρέπει να ενημερώσει την υποβολή εντός του απαιτούμενου χρονικού διαστήματος. Αυτό περιλαμβάνει αλλαγές στην ιδιοκτησία, στον έλεγχο ή στα στοιχεία ταυτοποίησης.

Συνηθισμένα λάθη στην αναφορά BOI

Πολλά προβλήματα υποβολής προκύπτουν από αποφεύξιμες παραδοχές. Προσέξτε τα εξής:

• Η υπόθεση ότι κάθε LLC πρέπει να υποβάλει σύμφωνα με τον τρέχοντα κανόνα
• Η λήθη ότι η ανάλυση της αναφοράς εστιάζει πλέον στις αλλοδαπές οντότητες
• Η εσφαλμένη αναγνώριση του ποιος ασκεί ουσιαστικό έλεγχο
• Η χρήση επαγγελματικής ταχυδρομικής διεύθυνσης αντί διεύθυνσης κατοικίας όταν απαιτείται διεύθυνση κατοικίας
• Η αναμονή μέχρι την τελευταία ημέρα για την υποβολή
• Η παράλειψη ενημέρωσης μιας αναφοράς μετά από αλλαγές στην ιδιοκτησία ή στα στοιχεία επικοινωνίας
• Η εξάρτηση από παρωχημένες οδηγίες του CTA αντί του τρέχοντος κανόνα του FinCEN

Μια προσεκτική εξέταση από την αρχή είναι πολύ ευκολότερη από τη διόρθωση μιας ανακριβούς υποβολής αργότερα.

Χρειάζεστε δικηγόρο ή υπηρεσία υποβολής;

Το FinCEN δεν απαιτεί από μια εταιρεία να προσλάβει δικηγόρο, λογιστή ή άλλο επαγγελματία για να υποβάλει αναφορά BOI. Μια εταιρεία μπορεί να υποβάλει μόνη της και μπορεί επίσης να εξουσιοδοτήσει έναν υπάλληλο, ιδιοκτήτη ή τρίτο πάροχο υπηρεσιών να υποβάλει εκ μέρους της.

Παρόλα αυτά, πολλές επιχειρήσεις ωφελούνται από εξωτερική υποστήριξη όταν η δομή ιδιοκτησίας είναι πολύπλοκη, όταν εμπλέκονται πολλαπλές δικαιοδοσίες ή όταν η εταιρεία είναι νέα στους κανόνες συμμόρφωσης των ΗΠΑ.

Πώς βοηθά η Zenind τους ξένους ιδρυτές και τις εγγραφές στις ΗΠΑ

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες και εταιρείες να συστήνουν και να διαχειρίζονται οντότητες στις ΗΠΑ με έμφαση στη σαφήνεια και τη συμμόρφωση.

Για ξένους ιδρυτές που επεκτείνονται στις Ηνωμένες Πολιτείες, αυτό μπορεί να σημαίνει:

• Οργάνωση της διαδικασίας σύστασης και εγγραφής
• Εύκολη παρακολούθηση των απαιτήσεων υποβολής
• Υποστήριξη ροών συμμόρφωσης που βοηθούν τις επιχειρήσεις να παραμένουν εντός προγράμματος
• Βοήθεια στους ιδρυτές να κατανοήσουν τη διαφορά ανάμεσα στις υποχρεώσεις σύστασης και τις ομοσπονδιακές υποχρεώσεις αναφοράς

Ακόμη και όταν η αναφορά BOI δεν εφαρμόζεται σε μια οντότητα που έχει συσταθεί στις ΗΠΑ, οι εταιρείες εξακολουθούν να πρέπει να διαχειρίζονται τις πολιτειακές υποβολές, τις υποχρεώσεις εγγεγραμμένου αντιπροσώπου και τη συνεχή συμμόρφωση. Ένας ισχυρός συνεργάτης σύστασης μπορεί να μειώσει τον κίνδυνο παραλείψεων και να κάνει τη διαδικασία επέκτασης πιο προβλέψιμη.

Τελικό συμπέρασμα

Η αναφορά BOI δεν αποτελεί πλέον καθολική απαίτηση για όλες τις επιχειρήσεις στις ΗΠΑ. Σύμφωνα με τον τρέχοντα κανόνα του FinCEN, οι εταιρείες που είναι πιο πιθανό να υποβάλουν είναι οι αλλοδαπές οντότητες που εγγράφονται για να δραστηριοποιηθούν στις Ηνωμένες Πολιτείες, εκτός εάν ισχύει κάποια εξαίρεση.

Αν η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται διασυνοριακά, η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να επαληθεύσετε το καθεστώς σας, να συγκεντρώσετε τα σωστά στοιχεία ιδιοκτησίας και να υποβάλετε έγκαιρα μέσω του FinCEN. Για ιδρυτές που ταυτόχρονα δημιουργούν επιχειρηματική παρουσία στις ΗΠΑ, η Zenind μπορεί να βοηθήσει να παραμείνει οργανωμένη η διαδικασία σύστασης και συμμόρφωσης από την αρχή.

Αυτό το άρθρο παρέχεται μόνο για γενικούς ενημερωτικούς σκοπούς και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Οι εταιρείες θα πρέπει να συμβουλεύονται τις οδηγίες του FinCEN και εξειδικευμένο νομικό σύμβουλο για βοήθεια σε συγκεκριμένα ερωτήματα αναφοράς.