10 liiketoiminnan fraasia, jotka perustajien kannattaa korvata selkeämmällä ja ammattimaisemmalla kirjoituksella

Selkeä liikekirjoittaminen on kilpailuetu. Olitpa perustamassa LLC-yhtiötä, johtamassa osakeyhtiötä tai hoitamassa asiakasviestintää kasvavassa startupissa, valitsemillasi sanoilla on vaikutusta siihen, miten ihmiset suhtautuvat liiketoimintaasi. Viesti, joka on suora, viimeistelty ja inhimillinen, voi rakentaa luottamusta. Viesti, joka on sekava, liian muodollinen tai epämääräinen, voi aiheuttaa hämmennystä juuri silloin, kun selkeys on tärkeintä.

Uusille yrittäjille kirjoittaminen ei ole vain tukitaito. Se on osa sitä, miten myyt, selität, vahvistat asioita ja ratkaiset ongelmia. Jokainen asiakkaalle lähetetty sähköposti, jokainen sisäinen muistio, jokainen toimittajalle lähetetty huomautus ja jokainen jatkoviesti kertoo lukijalle jotakin yrityksestäsi. Jos kirjoituksesi kuulostaa vanhanaikaiselta tai jäykältä, yrityksesi voi tuntua vaikeammalta työskennellä kuin se todellisuudessa on.

Tämä on erityisen tärkeää perustajille ja pienille tiimeille, jotka hoitavat yhtä aikaa perustamista, sääntelyn noudattamista, operatiivista toimintaa ja asiakaspalvelua. Kun toimit nopeasti, on helppoa turvautua ilmauksiin, jotka kuulostavat virallisilta mutta eivät lisää arvoa. Lopputuloksena on tekstiä, joka tuntuu geneeriseltä eikä itsevarmalta.

Alla on 10 yleistä ilmaisua, jotka heikentävät liikekirjoittamista, sekä parempia vaihtoehtoja ja käytännön ohjeita siitä, miten valita kieli, joka heijastaa modernia ja luotettavaa yritystä.

Miksi selkeä liikekirjoittaminen on tärkeää

Vahva kirjoittaminen auttaa yritystäsi monin tavoin:

• Se vähentää väärinkäsityksiä.
• Se auttaa asiakkaita toimimaan nopeammin.
• Se saa yrityksesi näyttämään organisoidulta ja uskottavalta.
• Se säästää tiimisi aikaa.
• Se parantaa vaikeiden keskustelujen sävyä.

Yrityksen omistajalle selkeys ei ole pelkkä tyylikysymys. Se on operatiivista tehokkuutta. Mitä selvemmin pystyt viestimään käytännöistä, aikatauluista, seuraavista vaiheista ja odotuksista, sitä vähemmän edestakaista viestinvaihtoa tarvitaan.

Siksi vanhentuneiden fraasien korvaaminen on enemmän kuin pelkkä tyyliharjoitus. Se on tapa tehdä viestinnästä helpommin luettavaa ja helpommin luotettavaa.

1. “Please be advised”

Tämä fraasi on yleinen virallisissa sähköposteissa ja ilmoituksissa, mutta se lisää yleensä etäisyyttä tuottamatta lisätietoa.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

Please be advised that your payment is overdue.

Kokeile:

Your payment is overdue.

Tai jos viestin sävyn pitää olla pehmeämpi:

Your payment is now past due. Please submit it by Friday.

Suora kirjoittaminen ei ole epäkohteliasta, kun se on kohteliasta. Useimmissa liiketilanteissa lukijat pitävät lyhyestä lauseesta, joka kertoo täsmälleen, mitä on meneillään.

2. “Kindly”

“Kindly” kuulostaa usein vanhanaikaiselta tai liian seremonialliselta nykyaikaisessa liikekirjoittamisessa. Monissa tapauksissa “please” on yksinkertaisempi ja luonnollisempi.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

Kindly review the attached document.

Käytä:

Please review the attached document.

Viesti on sama, mutta sävy on selkeämpi ja ajanmukaisempi. Perustajille, jotka viestivät asiakkaille, toimittajille tai yhteistyökumppaneille, luonnollinen kieli toimii yleensä paremmin kuin korostetun hienostunut ilmaisu.

3. “Please do not hesitate to contact me”

Tämä fraasi yleistyi, koska se kuulostaa kohteliaalta, mutta siitä on tullut niin kulunut, että se voi tuntua geneeriseltä. Se ei lisää paljoa arvoa ja voi saada viestin kuulostamaan kaavamaiselta.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

Please do not hesitate to contact me if you have questions.

Kokeile:

If you have questions, please contact me.

Tai:

Reach out if you need anything.

Lyhyemmät ilmaisut ovat usein lämpimämpiä, koska ne kuulostavat siltä, mitä oikea ihminen sanoisi. Tämä on tärkeää, kun rakennat ammattimaista mutta helposti lähestyttävää brändiääntä.

4. “Under separate cover”

Tämä fraasi on vanhahtava tapa sanoa, että jokin lähetetään erikseen. Käytännössä se on yleensä tarpeeton.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

The signed agreement is being sent under separate cover.

Käytä:

The signed agreement is being sent separately.

Tai:

I will send the signed agreement in a separate email.

Nykyaikaisen liikekirjoittamisen pitäisi tehdä toimitustapa ilmeiseksi. Jos lähetät dokumentin sähköpostilla, postitse tai kuriirilla, sano se suoraan.

5. “Enclosed please find”

Tämä fraasi on jäykkä ja yleensä tarpeettoman monisanainen. Jos liität tiedoston tai sisällytät dokumentin, lukija ymmärtää jo, että toimitat sen.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

Enclosed please find our updated operating agreement.

Käytä:

Attached is our updated operating agreement.

Tai:

I have attached our updated operating agreement.

Jos lähetät fyysisen paketin, suoraviivainen ilmaus toimii silti:

Included with this letter is the signed form.

Tavoitteena on vähentää kitkaa. Lukijan ei pitäisi joutua ponnistelemaan ymmärtääkseen, missä dokumentti on tai miksi se on mukana.

6. “Above referenced” tai “above captioned”

Nämä ilmaisut pakottavat lukijan etsimään viestistä muualla olevan viitteen ymmärtääkseen, mitä tarkoitat. Se katkaisee lukemisen sujuvuuden ja luo tarpeetonta vaivaa.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

Regarding the above referenced matter, please review the documents.

Käytä:

Regarding your LLC filing, please review the documents.

Tai vielä täsmällisemmin:

Please review the documents related to your LLC filing for Texas.

Täsmällisyys parantaa ymmärrettävyyttä. Se auttaa myös silloin, kun sähköposteja välitetään eteenpäin, etsitään myöhemmin tai luetaan irrallaan alkuperäisestä yhteydestä. Lukijan pitäisi ymmärtää aihe ilman, että hänen täytyy penkoa viestiä.

7. “Please note that”

Tämä fraasi usein ennakoi tärkeää tietoa, mutta se voi tehdä lauseesta turhan täytepainotteisen. Monissa tapauksissa voit yksinkertaisesti sanoa asian suoraan.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

Please note that the filing deadline is next Monday.

Käytä:

The filing deadline is next Monday.

Jos haluat korostaa asian tärkeyttä, käytä muotoilua tai rakennetta täytesanojen sijaan. Esimerkiksi:

Important: The filing deadline is next Monday.

Tai:

The filing deadline is next Monday, and late submissions may delay processing.

Tarkoitus on kiinnittää lukijan huomio, ei ilmoittaa, että kiinnität hänen huomionsa.

8. “Respectfully” väärässä yhteydessä

“Respectfully” voi sopia hyvin muodollisiin tilanteisiin, mutta se kuulostaa usein liian jäykältä tavallisiin liikekirjeisiin, erityisesti silloin kun sitä käytetään erimielisyyden pehmentämiseen tai viestin lopetuksena.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

Respectfully, we cannot approve your request.

Käytä:

We cannot approve your request at this time.

Jos sävyn täytyy pysyä kohteliaana, nojaa lauseen rakenteeseen koristeellisen lopetusilmaisun sijaan. Kunnioitus näkyy selityksen laadussa, ei seremoniallisissa sanoissa.

9. “I am forwarding this to you” kun “sending” riittää

Sähköpostissa “forwarding” tarkoittaa täsmällisesti jonkin viestin tai tiedoston välittämistä edelleen sellaisenaan, jonka olet itse saanut joltakin toiselta. Muissa yhteyksissä ihmiset käyttävät sitä silloin, kun he oikeasti tarkoittavat “sending”. Se voi aiheuttaa epäselvyyttä.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

I am forwarding the invoice to you.

Käytä jotakin näistä, jos se vastaa tilannetta:

I am sending the invoice to you.

I have attached the invoice.

I am sharing the invoice below.

Valitse verbi sen mukaan, mitä todella teet. Tarkat verbit tekevät viestinnästä helpommin luotettavaa.

10. “Yours very truly” ja muut vanhanaikaiset lopetukset

Perinteiset kirjelopetukset näkyvät yhä joillakin toimialoilla, mutta monet niistä tuntuvat nykyään vanhanaikaisilta. Jos kirjoitat asiakkaille, toimittajille tai yhteistyökumppaneille modernissa liiketoimintaympäristössä, yksinkertaisempi lopetus on yleensä parempi.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

Yours very truly,

Käytä:

Sincerely,

Tai:

Best,

Tai:

Thank you,

Paras lopetus riippuu suhteesta ja viestin tarkoituksesta. Lyhyt ja luonnollinen lopetus tuntuu yleensä itsevarmemmalta kuin muodollinen ilmaisu, joka kuuluu toiseen aikaan.

Näin perustajat voivat rakentaa selkeämmän kirjoitustyylin

Muutaman heikon fraasin korvaaminen on hyvä alku, mutta selkeä kirjoittaminen on oikeastaan tapa. Jos haluat, että yritysviestintäsi kuulostaa ammattimaisemmalta, keskity näihin periaatteisiin.

Käytä lyhyitä lauseita aina kun mahdollista

Lyhyet lauseet ovat helpompia lukea, erityisesti mobiililaitteilla. Ne myös tekevät viestistäsi määrätietoisen.

Vertaa näitä kahta versiota:

We wanted to let you know that, in order to complete the process, we will need the final signed document at your earliest convenience.

Please send the final signed document by Friday.

Toinen versio on helpompi hahmottaa ja vaikeampi ymmärtää väärin.

Sijoita pääviesti alkuun

Älä hautaa pyyntöä, määräaikaa tai päivitystä pitkän kappaleen keskelle. Aloita tärkeimmällä tiedolla.

Esimerkki:

Your EIN application has been submitted. We will update you once the IRS processes it.

Lukijat arvostavat sitä, että olennaisin asia kerrotaan heti alussa.

Käytä täsmällisiä substantiiveja ja verbejä

Sanat kuten “thing”, “matter” ja “information” voivat heikentää kirjoitusta, jos niitä käytetään liikaa. Selkeä kirjoittaminen käyttää tarkkoja termejä.

Sen sijaan, että kirjoittaisit:

We need to review the thing you sent.

Käytä:

We need to review the operating agreement you sent.

Tarkka kieli vähentää edestakaista viestintää ja saa yrityksesi näyttämään organisoidummalta.

Karsi turhat täytesanat

Monet liikelauseet vahvistuvat, kun poistat tarpeettomia sanoja kuten:

• very
• just
• basically
• actually
• please be advised
• at this point in time

Tämä ei tarkoita, että pitäisi kirjoittaa kylmästi tai robottimaisesti. Se tarkoittaa, että jokaisen sanan pitäisi tehdä hyödyllistä työtä.

Sovita sävy tilanteeseen

Hyvä liikekirjoittaja ei kuulosta samalta jokaisessa viestissä. Maksumuistutus, tervetuloviesti ja compliance-ilmoitus eivät saisi kuulostaa identtisiltä.

Esimerkiksi:

• Tervetuloviesti voi kuulostaa ystävälliseltä ja kannustavalta.
• Compliance-muistutuksen pitäisi kuulostaa selkeältä ja ammattimaiselta.
• Riita-asiasta vastaamisen pitäisi kuulostaa rauhalliselta ja faktapohjaiselta.

Sävy on liiketoimintapäätös. Se vaikuttaa siihen, miten ihmiset tulkitsevat viestisi ja miten he suhtautuvat brändiisi.

Yksinkertainen tarkistuslista yrityssähköposteille

Ennen kuin lähetät tärkeän sähköpostin, käy se läpi tämän tarkistuslistan avulla:

• Onko pääviesti selvä ensimmäisissä yhden tai kahden lauseen aikana?
• Olenko poistanut vanhanaikaiset tai liian muodolliset ilmaukset?
• Onko jokainen lause tarpeellinen?
• Sanoin täsmälleen, mitä tarvitsen lukijalta?
• Onko sävy ammattimainen mutta inhimillinen?
• Tulisiko viesti ymmärretyksi, jos se luettaisiin nopeasti?

Jos vastaus johonkin näistä on ei, muokkaa viestiä ennen lähettämistä.

Miksi tällä on merkitystä uusille yrittäjille

Kun olet perustamassa yritystä, jokainen yksityiskohta vaikuttaa uskottavuuteesi. Perustamisdokumentit, asiakaspalvelusähköpostit, sisäiset muistiot ja jatkoviestit muodostavat yhdessä sen kokemuksen, jonka ihmiset saavat yrityksestäsi.

Hyvin johdetun yrityksen ei tarvitse kuulostaa mahtipontiselta. Sen pitää kuulostaa selkeältä, luotettavalta ja helposti yhteistyötä tekevän tuntuiselta.

Siksi yksinkertainen kirjoittaminen on usein paras kirjoittaminen. Se osoittaa, että kunnioitat lukijan aikaa. Se vähentää hämmennystä. Se auttaa yritystäsi näyttämään osaavammalta ja nopeammin reagoivalta.

Jos olet rakentamassa uutta yritystä, olipa kyseessä LLC, osakeyhtiö tai voittoa tavoittelematon organisaatio, nyt luomasi viestintätavat vaikuttavat siihen, miten yrityksesi toimii myöhemmin. Selkeä kirjoittaminen tukee parempia päätöksiä, siistimpiä prosesseja ja vahvempia suhteita asiakkaisiin ja kumppaneihin.

Loppupohdinta

Hyvä liikekirjoittaminen ei tarkoita vaikuttavalta kuulostamista. Se tarkoittaa viestintää, joka on vaivatonta ymmärtää.

Korvaamalla vanhentuneet, muodolliset tai monisanaiset ilmaisut selkeällä kielellä teet viesteistäsi vahvempia ja yrityksestäsi uskottavamman. Tämä pätee, olitpa sitten lähettämässä compliance-muistutusta, vahvistamassa hakemusta, vastaamassa asiakkaalle tai koordinoimassa asioita toimittajan kanssa.

Paras liikekirjoittaminen on suoraa, kunnioittavaa ja helppoa ottaa käytännössä käyttöön. Jos lause ei auta lukijaa etenemään, sitä kannattaa todennäköisesti lyhentää, yksinkertaistaa tai poistaa.

Kasvaville yrityksille tämä kurinalaisuus maksaa itsensä takaisin joka päivä.