Wat is een ITIN-nummer? Een gids voor buitenlandse oprichters en Amerikaanse belastingaangiften

Een Individual Taxpayer Identification Number, of ITIN, is een belastingverwerkingsnummer dat door de IRS wordt uitgegeven voor federale belastingdoeleinden. Het is bedoeld voor mensen die een Amerikaans fiscaal identificatienummer nodig hebben, maar niet in aanmerking komen voor een Social Security-nummer.

Voor buitenlandse oprichters, niet-ingezeten eigenaren, afhankelijken en andere personen met Amerikaanse belastingverplichtingen kan een ITIN een belangrijk onderdeel zijn van het naleven van de regels. Het is geen werkvergunning, het verandert uw immigratiestatus niet en het geeft geen recht op Social Security-uitkeringen.

Als u een Amerikaans bedrijf opricht, is het makkelijk om een ITIN te verwarren met een EIN of SSN. Ze hebben elk een ander doel, en het begrijpen van het verschil kan helpen vertragingen te voorkomen wanneer u aangiften indient, verdragsvoordelen claimt of reageert op IRS-vereisten.

Waarvoor een ITIN wordt gebruikt

De IRS gebruikt een ITIN uitsluitend voor federale belastingadministratie. Mensen hebben er doorgaans een nodig wanneer zij een geldig belastingdoel hebben, maar geen SSN kunnen krijgen.

Veelvoorkomende redenen waarom een ITIN nodig kan zijn:

• Het indienen van een Amerikaanse federale inkomstenbelastingaangifte
• Het claimen van een belastingteruggave
• Het claimen van bepaalde voordelen uit belastingverdragen
• Vermelding als echtgenoot of afhankelijke op een Amerikaanse belastingaangifte
• Het rapporteren van inkomsten die aan de IRS moeten worden gemeld, zelfs als er uiteindelijk geen belasting verschuldigd is

Een ITIN is vaak relevant voor internationale ondernemers, investeerders en familieleden die betrokken zijn bij Amerikaanse belastingaangiften.

Wie een ITIN nodig heeft

U heeft mogelijk een ITIN nodig als beide van het volgende van toepassing zijn:

1. U heeft een federaal belastingdoel.
2. U komt niet in aanmerking voor een Social Security-nummer.

Dat geldt voor veel niet-Amerikaanse staatsburgers, niet-ingezeten vreemdelingen en bepaalde buitenlandse personen die een Amerikaanse belastingaangifte moeten indienen of daarop moeten worden vermeld.

Voorbeelden zijn:

• Een buitenlandse oprichter die Amerikaanse broninkomsten ontvangt die moeten worden opgegeven
• Een niet-ingezeten echtgenoot die in beperkte situaties wordt meegenomen in een gezamenlijke aangifte
• Een afhankelijke die in het buitenland woont en op een Amerikaanse belastingaangifte moet worden vermeld
• Een buitenlandse investeerder die een belastingvoordeel op basis van een verdrag wil claimen

Als u niet zeker weet of u een ITIN nodig heeft, biedt de IRS een interactieve tool waarmee u kunt bepalen of u een aanvraag moet indienen.

Wie geen ITIN nodig heeft

Niet iedereen die zaken doet in de Verenigde Staten heeft een ITIN nodig.

U heeft meestal geen ITIN nodig als:

• U in aanmerking komt voor een SSN
• U alleen een employer identification number voor uw bedrijf nodig heeft
• U nog niet verplicht bent een Amerikaanse belastingaangifte in te dienen of een belastingvoordeel te claimen
• U alleen een bedrijf opricht en geen persoonlijke federale aangifteverplichting heeft

Dit onderscheid is belangrijk voor oprichters. Het oprichten van een Amerikaanse LLC of corporation betekent niet automatisch dat u een ITIN nodig heeft. Uw persoonlijke fiscale status en aangifteverplichtingen bepalen dat.

ITIN versus SSN versus EIN

Deze drie nummers worden gemakkelijk door elkaar gehaald, maar ze zijn niet uitwisselbaar.

Nummer	Uitgegeven door	Hoofddoel
SSN	Social Security Administration	Persoonlijke identificatie voor in aanmerking komende werknemers en belastingplichtigen
EIN	IRS	Fiscaal identificatienummer voor bedrijven en entiteiten
ITIN	IRS	Persoonlijk fiscaal identificatienummer voor personen die niet in aanmerking komen voor een SSN

Voor buitenlandse oprichters is de meest voorkomende combinatie een EIN voor het bedrijf en, wanneer nodig, een ITIN voor de individuele eigenaar of belastingplichtige. Zenind helpt ondernemers bij het oprichten van Amerikaanse bedrijven, maar persoonlijke vereisten voor belastingnummers moeten apart worden beoordeeld op basis van uw situatie.

Hoe u een ITIN aanvraagt

De IRS vereist doorgaans Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number.

Een typische aanvraag bevat:

• Een ingevuld Form W-7
• Een federale inkomstenbelastingaangifte, tenzij een uitzondering van toepassing is
• Ondersteunende documenten voor identiteit en buitenlandse status

De IRS staat aanvragen per post of persoonlijk toe. U kunt ook gebruikmaken van een IRS-geaccepteerde acceptance agent, wat kan helpen om fouten en problemen met documentverwerking te verminderen.

Zorg er bij het aanvragen voor dat de naam- en belastinggegevens op alle formulieren exact overeenkomen. Kleine afwijkingen kunnen de verwerking vertragen.

Algemene stappen voor indiening

1. Bevestig dat u niet in aanmerking komt voor een SSN.
2. Bepaal het federale belastingdoel voor het ITIN.
3. Vul Form W-7 nauwkeurig in.
4. Voeg de vereiste belastingaangifte of documentatie voor een uitzondering toe.
5. Dien het pakket in via het juiste IRS-kanaal.

Als u een aanvraag indient voor familieleden, heeft elke persoon een afzonderlijk Form W-7 nodig.

Wanneer u moet aanvragen

Het juiste moment om een ITIN aan te vragen is meestal wanneer u zich voorbereidt op het indienen van een aangifte of het claimen van een belastingvoordeel waarvoor er een nodig is.

Te vroeg aanvragen kan problemen geven als u nog geen aangifteverplichting heeft. Te laat aanvragen kan de aangifte of teruggaaf vertragen die u probeert te verwerken.

Als u meer tijd nodig heeft om aangifte te doen, kan een uitstel mogelijk zijn, maar uitstel heft de noodzaak van een ITIN niet op wanneer die vereist is. Het geeft u alleen meer tijd om de aangifte in te dienen.

Verloop en verlenging van ITIN

Een ITIN blijft niet voor altijd geldig.

Volgens de IRS verloopt een ITIN op 31 december na het derde opeenvolgende belastingjaar waarin het niet is gebruikt op een Amerikaanse federale belastingaangifte.

Controleer uw administratie als u uw ITIN onlangs niet heeft gebruikt. Als het verlopen is, kunt u het vernieuwen met Form W-7.

Dit is belangrijk omdat een verlopen ITIN de indiening en verwerking kan vertragen, vooral als het voor een echtgenoot of afhankelijke op een belastingaangifte staat vermeld.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

ITIN-aanvragen worden vaak vertraagd door vermijdbare fouten.

Let op deze problemen:

• Form W-7 indienen zonder de vereiste bijlagen
• Een verlopen of niet-overeenkomend paspoort- of identiteitsdocument gebruiken
• ITIN-vereisten verwarren met vereisten voor bedrijfsoprichting
• Denken dat een EIN een ITIN vervangt
• Tot het laatste moment wachten om voor een deadline aan te vragen
• Vergeten dat elk familielid een afzonderlijke aanvraag nodig heeft

Zorgvuldige voorbereiding bespaart tijd en verkleint de kans op afwijzing of vervolgverzoeken van de IRS.

Waarom ITIN’s belangrijk zijn voor buitenlandse oprichters

Voor internationale ondernemers staat het ITIN vaak naast andere belangrijke stappen voor Amerikaanse naleving.

U heeft mogelijk een EIN nodig om zakelijke bankrekeningen te openen, zakelijke belastingformulieren in te dienen of administratieve taken op entiteitsniveau af te handelen. Daarnaast kunt u een ITIN nodig hebben als u persoonlijke Amerikaanse belastingverplichtingen heeft, bepaalde aftrekposten of verdragsvoordelen claimt, of als u in een indieningsrol op een aangifte wordt vermeld.

Daarom moeten oprichters bedrijfsoprichting en belastingidentificatie zien als samenhangende maar afzonderlijke taken. Een goed gestructureerde Amerikaanse opzet kan later verwarring voorkomen wanneer banken, accountants en de IRS naar verschillende nummers vragen.

Praktisch voorbeeld

Stel u een niet-Amerikaanse oprichter voor die een Amerikaanse LLC opricht.

• De LLC kan een EIN nodig hebben voor bankzaken en belastingadministratie.
• De oprichter kan ook een ITIN nodig hebben als diegene verplicht is een Amerikaanse aangifte in te dienen of een belastingvoordeel op basis van een verdrag wil claimen.

In zo’n situatie vervangt het ene nummer het andere niet. Het bedrijf heeft zijn eigen fiscale identiteit en de individuele eigenaar heeft een aparte fiscale identiteit.

Slotgedachten

Een ITIN is een federaal belastinginstrument, geen algemeen identiteitsnummer. Voor de juiste persoon, op het juiste moment, maakt het mogelijk om aangiften in te dienen, voordelen te claimen en Amerikaanse belastinggegevens op elkaar af te stemmen.

Als u een bedrijf opricht in de Verenigde Staten, begin dan met het begrijpen van uw entiteitsstructuur, uw aangifteverplichtingen en of u een EIN, een ITIN of beide nodig heeft. Die duidelijkheid kan tijd besparen en onnodige vertragingen helpen voorkomen.

Omdat elke situatie anders is, moeten buitenlandse oprichters en niet-ingezeten belastingplichtigen hun aangifteverplichtingen laten bevestigen door een gekwalificeerde belastingprofessional voordat zij IRS-formulieren indienen.