Os sócios de uma LLC podem estar na folha de pagamento? O que os fundadores nos EUA precisam de saber

Para muitos novos empresários, a pergunta parece simples: se for dono de parte de uma LLC, também pode ser tratado como empregado e receber pagamentos pela folha de pagamento? A resposta depende da forma como a LLC é tributada, da estrutura de propriedade e de o pagamento ser feito por serviços prestados ou através de distribuições ao proprietário.

Na maioria das LLCs, a regra por defeito é simples. Os proprietários não estão na folha de pagamento da mesma forma que os empregados W-2. Em vez disso, normalmente recebem retiradas ou distribuições da empresa. No entanto, em certas opções fiscais, uma LLC pode pagar aos proprietários que também trabalham na empresa através da folha de pagamento, mas apenas quando a empresa segue as regras associadas à tributação como sociedade anónima.

Compreender a diferença é importante. Isso afeta os impostos, a contabilidade, a conformidade e a forma como se paga a si próprio sem criar problemas evitáveis com o IRS ou com a autoridade fiscal do seu estado.

Resposta curta

Um membro de uma LLC geralmente não pode ser pago como empregado regular se a LLC mantiver o seu estatuto fiscal por defeito.

A maioria dos proprietários de LLC é paga através de:

• Retiradas do proprietário
• Distribuições aos membros
• Alocações de lucros refletidas na declaração de impostos do proprietário

Um proprietário de uma LLC só pode ser colocado na folha de pagamento em situações limitadas, normalmente quando a LLC opta por ser tributada como sociedade anónima e o proprietário está a prestar serviços à empresa de uma forma que suporte a compensação de empregado ao abrigo dessa estrutura fiscal.

Porque é que os proprietários de LLC normalmente não são empregados

Uma LLC é uma entidade jurídica, mas o tratamento fiscal determina a forma como os proprietários são pagos.

Por defeito:

• Uma LLC de um único membro é geralmente tributada como empresa em nome individual.
• Uma LLC com vários membros é geralmente tributada como sociedade.

Em ambos os casos, o proprietário é normalmente tratado como trabalhador independente e não como empregado W-2 da empresa. Isso significa que a empresa normalmente não processa a folha de pagamento do proprietário, não retém impostos de empregado nem emite um W-2 para a parte dos lucros desse proprietário.

Em vez disso, o proprietário declara o rendimento da empresa numa declaração pessoal e paga o imposto sobre o rendimento aplicável e as regras de imposto sobre trabalho independente que se aplicam a essa estrutura.

Como os membros de uma LLC são normalmente pagos

Se a sua LLC usar o tratamento fiscal por defeito, a remuneração do proprietário normalmente vem de distribuições ou retiradas.

Retiradas e distribuições do proprietário

Uma retirada é a transferência de dinheiro da empresa para o proprietário. Uma distribuição é o termo contabilístico formal frequentemente usado para lucros pagos aos membros.

Estes pagamentos não são o mesmo que salários. Não são processados através da folha de pagamento e não funcionam como um salário com retenção automática.

Um processo de distribuição bem organizado deve:

• Ser suportado pelo acordo de funcionamento
• Corresponder aos termos de propriedade ou de partilha de lucros
• Ser registado de forma consistente na contabilidade da empresa
• Manter separadas as finanças pessoais e empresariais

As contas bancárias separadas continuam a ser importantes

Mesmo quando o proprietário retira dinheiro da empresa, a LLC deve manter a sua conta empresarial separada das contas pessoais. Misturar ambas cria confusão contabilística e pode enfraquecer a proteção de responsabilidade que torna a estrutura LLC atrativa desde o início.

Quando uma LLC pode usar a folha de pagamento para um proprietário

Uma LLC pode conseguir colocar um proprietário na folha de pagamento se a empresa optar por ser tributada como sociedade anónima.

Existem duas vias fiscais comuns para sociedades anónimas:

• Tributação como S corporation
• Tributação como C corporation

Quando uma LLC opta por tratamento fiscal de sociedade anónima, as regras de remuneração do proprietário mudam. Nessa estrutura, um proprietário pode receber:

• Um salário através da folha de pagamento pelo trabalho prestado
• Distribuições adicionais de lucros, consoante a configuração fiscal e os resultados da empresa

É aqui que muitos fundadores começam a ouvir falar de “compensação razoável”. Se o proprietário desempenhar um trabalho substancial na empresa, o salário deve refletir o que alguém normalmente receberia por um trabalho semelhante no mercado.

O que significa compensação razoável

A compensação razoável é um dos conceitos mais importantes para LLCs tributadas como sociedades anónimas.

O IRS espera que os proprietários que também trabalham na empresa se paguem um salário que corresponda ao valor do trabalho que realizam. Um salário simbólico não é suficiente se o proprietário estiver ativamente a gerir o negócio.

Os fatores que podem influenciar uma remuneração razoável incluem:

• As funções do proprietário
• O tempo dedicado ao trabalho na empresa
• A experiência e as qualificações
• Os padrões do setor
• A localização da empresa
• A dimensão e a receita da empresa

Se a remuneração for demasiado baixa, o IRS pode reclassificar os pagamentos e cobrar impostos em atraso, penalizações ou juros.

Folha de pagamento vs. distribuições: a diferença prática

A folha de pagamento e as distribuições têm finalidades diferentes.

Folha de pagamento

A folha de pagamento é usada para salários pagos a empregados. Normalmente envolve:

• Retenção de impostos
• Obrigações fiscais da entidade patronal
• Declaração de salários
• Entregas periódicas da folha de pagamento
• Declarações salariais no final do ano

Distribuições

As distribuições são pagamentos aos proprietários provenientes dos lucros. Geralmente não envolvem o mesmo processo de retenção que os salários.

Uma empresa pode usar ambos na estrutura correta, mas nem todas as LLC podem fazê-lo. A classificação fiscal determina qual o método de pagamento permitido.

Cenários comuns que os fundadores devem compreender

LLC de um único membro

Uma LLC de um único membro é frequentemente tributada, por defeito, como entidade ignorada. O proprietário geralmente não é tratado como empregado W-2 da LLC.

Na maioria dos casos, o proprietário simplesmente retira dinheiro da empresa conforme necessário, mantendo contabilidade rigorosa e pagando impostos de acordo com as regras aplicáveis.

LLC com vários membros

Uma LLC com vários membros é normalmente tributada, por defeito, como sociedade. Os membros são geralmente pagos através de distribuições com base no acordo de funcionamento e nos termos de propriedade.

Os sócios e membros de LLC nesta estrutura por defeito normalmente não entram na folha de pagamento pela sua participação na propriedade.

LLC tributada como S corporation

Quando uma LLC opta pelo estatuto de S corporation, o proprietário que trabalha para a empresa pode ser tratado como empregado e receber um salário através da folha de pagamento. A empresa também pode fazer distribuições.

Esta estrutura é muitas vezes considerada por fundadores que procuram um equilíbrio entre folha de pagamento e distribuição de lucros, mas deve ser tratada com cuidado e com registos adequados.

LLC tributada como C corporation

Uma LLC que opte pela tributação como C corporation também pode pagar aos proprietários que trabalham na empresa através da folha de pagamento. A empresa fica então sujeita às regras fiscais de uma sociedade anónima, que são diferentes da tributação padrão de uma LLC.

Isto pode ser útil para alguns negócios, mas também introduz um perfil fiscal diferente e requisitos de conformidade mais formais.

Erros de folha de pagamento que os proprietários de LLC devem evitar

A má classificação dos pagamentos aos proprietários pode criar problemas fiscais e de conformidade. Erros comuns incluem:

• Pagar a um proprietário como empregado quando a LLC continua tributada como sociedade ou entidade ignorada
• Chamar salário a uma distribuição sem uma estrutura de folha de pagamento
• Pagar um salário demasiado baixo numa estrutura fiscal de sociedade anónima
• Não manter contabilidade limpa e contas separadas
• Ignorar o acordo de funcionamento ao distribuir lucros
• Assumir que as regras estaduais coincidem com as regras federais em todos os detalhes

Estes erros podem tornar-se dispendiosos quando entram em jogo declarações fiscais, auditorias ou relatórios estaduais.

Que registos devem ser guardados

Boas práticas de registo tornam a remuneração do proprietário mais fácil de justificar e de gerir.

Os fundadores devem guardar:

• Acordos de funcionamento
• Registos de propriedade e de partilha de lucros
• Registos da folha de pagamento, se aplicável
• Registos de distribuições
• Atas de reuniões ou aprovações de compensação, quando apropriado
• Documentos de eleição fiscal
• Extratos bancários da empresa e relatórios de contabilidade

Um sistema de registo consistente é especialmente importante quando o negócio começa a crescer ou a ter vários proprietários.

Como a Zenind pode ajudar novos proprietários de LLC a manterem-se organizados

Abrir e gerir uma LLC envolve mais do que a documentação de constituição. Os fundadores também precisam de uma estrutura que apoie a conformidade desde o início.

A Zenind ajuda empreendedores a constituir empresas nos EUA e a manterem-se organizados com os passos legais e de conformidade que importam depois da constituição. Isso inclui criar uma base sólida para registos de propriedade, estrutura da empresa e manutenção contínua do negócio.

Quando os fundadores compreendem como a sua LLC é tributada e como funciona a remuneração do proprietário, ficam mais bem preparados para tomar decisões financeiras claras e evitar dores de cabeça desnecessárias mais tarde.

FAQ

Um sócio de uma LLC pode ser empregado?

Normalmente não sob a tributação padrão de uma LLC. Na maioria dos casos, um sócio ou membro é pago através de distribuições e não de salários. Uma LLC tributada como sociedade anónima pode permitir remuneração do proprietário através da folha de pagamento, se a estrutura o suportar.

O proprietário de uma LLC recebe um W-2?

Normalmente não. Um W-2 aplica-se geralmente quando o proprietário é tratado como empregado ao abrigo de uma opção fiscal de sociedade anónima. Na tributação padrão de uma LLC, os pagamentos ao proprietário geralmente não são processados através da folha de pagamento W-2.

Uma LLC pode pagar aos seus proprietários um salário?

Apenas em certas estruturas fiscais. Se a LLC optar pela tributação como sociedade anónima, o proprietário pode receber um salário pelos serviços prestados, sujeito às regras fiscais aplicáveis e aos requisitos de compensação razoável.

As distribuições são tributáveis?

Sim. As distribuições aos proprietários fazem geralmente parte do fluxo de rendimento tributável da empresa para o proprietário, mas o tratamento fiscal exato depende da classificação da LLC e da situação fiscal do proprietário. Um profissional de impostos pode ajudar com os pormenores.

Todas as LLC devem optar por tributação como sociedade anónima para usar a folha de pagamento?

Não. A conveniência de uma opção fiscal depende da receita, das despesas, da estrutura de propriedade e dos objetivos de longo prazo do negócio. As vantagens e desvantagens fiscais e de conformidade devem ser avaliadas cuidadosamente.

Principais conclusões

A maioria dos sócios ou membros de uma LLC não está na folha de pagamento por defeito. Normalmente são pagos através de retiradas ou distribuições, e não de salários W-2. A folha de pagamento só se torna uma opção em estruturas fiscais específicas, especialmente quando uma LLC opta por ser tributada como sociedade anónima.

Se estiver a constituir um novo negócio ou a rever a forma como a sua LLC atual trata a remuneração dos proprietários, o mais importante é alinhar o método de pagamento com a classificação fiscal da empresa e manter registos precisos desde o início.

Essa é a forma mais segura de se manter organizado, proteger a estrutura da empresa e evitar problemas fiscais mais tarde.

Disclaimer: Este artigo tem fins meramente informativos e não constitui aconselhamento jurídico, fiscal ou contabilístico. Consulte um profissional licenciado para obter orientação sobre a sua situação específica.