Können LLC-Gesellschafter über die Gehaltsabrechnung bezahlt werden? Was US-Gründer wissen müssen

Für viele neue Unternehmer klingt die Frage einfach: Wenn Sie an einer LLC beteiligt sind, können Sie dann auch wie ein Arbeitnehmer behandelt werden und Gehaltszahlungen erhalten? Die Antwort hängt davon ab, wie die LLC steuerlich behandelt wird, wie die Beteiligung strukturiert ist und ob die Person für Leistungen bezahlt wird oder als Eigentümer Ausschüttungen erhält.

Für die meisten LLCs ist die Standardregel klar. Eigentümer stehen nicht in derselben Weise auf der Gehaltsabrechnung wie W-2-Arbeitnehmer. Stattdessen erhalten sie in der Regel Entnahmen oder Ausschüttungen vom Unternehmen. In bestimmten steuerlichen Wahlkonstellationen kann eine LLC Eigentümer-Arbeitnehmer jedoch über die Gehaltsabrechnung bezahlen, allerdings nur, wenn das Unternehmen die Regeln einhält, die mit einer Besteuerung als Kapitalgesellschaft verbunden sind.

Den Unterschied zu verstehen, ist wichtig. Er wirkt sich auf Steuern, Buchhaltung, Compliance und darauf aus, wie Sie sich selbst bezahlen, ohne vermeidbare Probleme mit dem IRS oder Ihrer staatlichen Steuerbehörde zu verursachen.

Die kurze Antwort

Ein Mitglied einer LLC kann in der Regel nicht wie ein regulärer Arbeitnehmer bezahlt werden, wenn die LLC ihren Standard-Steuerstatus beibehält.

Die meisten LLC-Eigentümer werden bezahlt über:

• Entnahmen des Eigentümers
• Ausschüttungen an Mitglieder
• Gewinnzuweisungen, die in der Steuererklärung des Eigentümers berücksichtigt werden

Ein LLC-Eigentümer kann nur in begrenzten Fällen über die Gehaltsabrechnung geführt werden, typischerweise wenn die LLC sich für eine Besteuerung als Kapitalgesellschaft entscheidet und der Eigentümer Leistungen für das Unternehmen erbringt, die eine Arbeitnehmervergütung innerhalb dieser Steuerstruktur rechtfertigen.

Warum LLC-Eigentümer normalerweise keine Arbeitnehmer sind

Eine LLC ist eine juristische Person, aber die steuerliche Behandlung bestimmt, wie Eigentümer bezahlt werden.

Standardmäßig gilt:

• Eine LLC mit einem einzigen Mitglied wird in der Regel wie ein Einzelunternehmen besteuert.
• Eine LLC mit mehreren Mitgliedern wird in der Regel wie eine Personengesellschaft besteuert.

In beiden Fällen wird der Eigentümer normalerweise als selbstständig statt als W-2-Arbeitnehmer des Unternehmens behandelt. Das bedeutet, dass das Unternehmen für den Eigentümer normalerweise keine Gehaltsabrechnung durchführt, keine Lohnsteuer einbehält und für den Gewinnanteil dieses Eigentümers kein W-2 ausstellt.

Stattdessen erklärt der Eigentümer die Geschäftseinkünfte in einer persönlichen Steuererklärung und zahlt die anwendbare Einkommensteuer und Selbstständigensteuer nach den für diese Struktur geltenden Regeln.

Wie LLC-Mitglieder normalerweise bezahlt werden

Wenn Ihre LLC die Standardbesteuerung nutzt, erfolgt die Vergütung des Eigentümers typischerweise über Entnahmen oder Ausschüttungen.

Entnahmen und Ausschüttungen des Eigentümers

Eine Entnahme ist eine Geldüberweisung vom Unternehmen an den Eigentümer. Ausschüttung ist der formale buchhalterische Begriff, der häufig für an Mitglieder ausgezahlte Gewinne verwendet wird.

Diese Zahlungen sind nicht dasselbe wie Lohn. Sie werden nicht über die Gehaltsabrechnung abgewickelt und funktionieren nicht wie ein Gehalt mit automatischem Steuerabzug.

Ein sauberer Ausschüttungsprozess sollte:

• durch die Betriebsvereinbarung gestützt sein
• den Beteiligungs- oder Gewinnverteilungsregeln entsprechen
• konsistent in den Büchern des Unternehmens erfasst werden
• private und geschäftliche Gelder getrennt halten

Getrennte Bankkonten bleiben wichtig

Auch wenn ein Eigentümer Geld aus dem Unternehmen entnimmt, sollte die LLC ihr Geschäftskonto getrennt von Privatkonten führen. Eine Vermischung erschwert die Buchhaltung und kann den Haftungsschutz schwächen, der die LLC-Struktur überhaupt erst attraktiv macht.

Wann eine LLC für einen Eigentümer die Gehaltsabrechnung nutzen kann

Eine LLC kann einen Eigentümer möglicherweise über die Gehaltsabrechnung bezahlen, wenn das Unternehmen sich für eine Besteuerung als Kapitalgesellschaft entscheidet.

Es gibt zwei gängige Wege der Besteuerung als Kapitalgesellschaft:

• S-Corporation-Besteuerung
• C-Corporation-Besteuerung

Sobald eine LLC die Behandlung als Kapitalgesellschaft wählt, ändern sich die Regeln für die Vergütung von Eigentümern. In dieser Struktur kann ein Eigentümer:

• ein Gehalt über die Gehaltsabrechnung für geleistete Arbeit erhalten
• zusätzliche Gewinnausschüttungen erhalten, abhängig vom Steuerstatus und den Ergebnissen des Unternehmens

An dieser Stelle hören viele Gründer erstmals von einer „angemessenen Vergütung“. Wenn der Eigentümer wesentliche Arbeit für das Unternehmen leistet, muss das Gehalt dem entsprechen, was jemand für vergleichbare Arbeit am Markt normalerweise erhalten würde.

Was angemessene Vergütung bedeutet

Angemessene Vergütung ist eines der wichtigsten Konzepte für LLCs, die als Kapitalgesellschaften besteuert werden.

Der IRS erwartet, dass Eigentümer-Arbeitnehmer sich ein Gehalt zahlen, das dem Wert der von ihnen erbrachten Arbeit entspricht. Ein symbolisches Gehalt reicht nicht aus, wenn der Eigentümer das Unternehmen aktiv führt.

Faktoren, die die angemessene Vergütung beeinflussen können, sind unter anderem:

• die Aufgaben des Eigentümers
• die im Unternehmen verbrachte Arbeitszeit
• Erfahrung und Qualifikationen
• Branchenstandards
• Standort des Unternehmens
• Größe und Umsatz des Unternehmens

Wenn die Vergütung zu niedrig angesetzt wird, kann der IRS Zahlungen umqualifizieren und Nachsteuern, Strafen oder Zinsen festsetzen.

Gehaltsabrechnung vs. Ausschüttungen: der praktische Unterschied

Gehaltsabrechnung und Ausschüttungen dienen unterschiedlichen Zwecken.

Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung wird für Löhne verwendet, die an Arbeitnehmer gezahlt werden. Sie umfasst typischerweise:

• Steuerabzug
• Arbeitgeberpflichten bei Lohnsteuern
• Lohnberichterstattung
• regelmäßige Lohnmeldungen
• jährliche Lohnbescheinigungen

Ausschüttungen

Ausschüttungen sind Zahlungen an Eigentümer aus Gewinnen. Sie beinhalten in der Regel nicht denselben Quellensteuerprozess wie Löhne.

Ein Unternehmen kann in der richtigen Struktur beide Wege nutzen, aber nicht jede LLC darf das. Die Steuerklassifizierung bestimmt, welche Zahlungsart zulässig ist.

Häufige Szenarien, die Gründer verstehen sollten

LLC mit einem einzigen Mitglied

Eine LLC mit einem einzigen Mitglied wird standardmäßig oft als „disregarded entity“ besteuert. Der Eigentümer wird in der Regel nicht als W-2-Arbeitnehmer der LLC behandelt.

Meistens entnimmt der Eigentümer einfach bei Bedarf Geld aus dem Unternehmen, während er saubere Bücher führt und Steuern nach den geltenden Regeln zahlt.

LLC mit mehreren Mitgliedern

Eine LLC mit mehreren Mitgliedern wird standardmäßig in der Regel als Personengesellschaft besteuert. Mitglieder werden normalerweise über Ausschüttungen bezahlt, basierend auf der Betriebsvereinbarung und den Beteiligungsregeln.

Gesellschafter und LLC-Mitglieder in dieser Standardstruktur werden für ihren Eigentumsanteil typischerweise nicht über die Gehaltsabrechnung geführt.

LLC mit S-Corporation-Besteuerung

Wenn eine LLC den S-Corporation-Status wählt, kann der Eigentümer, der für das Unternehmen arbeitet, als Arbeitnehmer behandelt und über die Gehaltsabrechnung bezahlt werden. Das Unternehmen kann zusätzlich Ausschüttungen vornehmen.

Diese Struktur wird von Gründern häufig in Betracht gezogen, die ein Gleichgewicht zwischen Gehalt und Gewinnausschüttung suchen, sie muss jedoch sorgfältig und mit korrekter Dokumentation umgesetzt werden.

LLC mit C-Corporation-Besteuerung

Eine LLC, die sich für die C-Corporation-Besteuerung entscheidet, kann Eigentümer-Arbeitnehmer ebenfalls über die Gehaltsabrechnung bezahlen. Das Unternehmen unterliegt dann den Regeln der Körperschaftsbesteuerung, die sich von der Standardbesteuerung einer LLC unterscheiden.

Das kann für einige Unternehmen sinnvoll sein, führt aber auch zu einem anderen Steuerprofil und mehr formalen Compliance-Anforderungen.

Fehler bei der Gehaltsabrechnung, die LLC-Eigentümer vermeiden sollten

Eine fehlerhafte Einordnung von Zahlungen an Eigentümer kann Steuer- und Compliance-Probleme verursachen. Häufige Fehler sind:

• einen Eigentümer wie einen Arbeitnehmer zu bezahlen, obwohl die LLC weiterhin als Personengesellschaft oder „disregarded entity“ besteuert wird
• eine Ausschüttung als Gehalt zu bezeichnen, ohne eine Gehaltsabrechnung einzurichten
• in einer Struktur mit Körperschaftsbesteuerung ein unangemessen niedriges Gehalt zu zahlen
• keine sauberen Bücher und getrennten Konten zu führen
• die Betriebsvereinbarung bei Ausschüttungen zu ignorieren
• anzunehmen, dass bundesstaatliche Regeln in jedem Detail mit den Bundesregeln übereinstimmen

Solche Fehler können teuer werden, sobald Steuererklärungen, Prüfungen oder staatliche Meldungen ins Spiel kommen.

Welche Unterlagen aufbewahrt werden sollten

Gute Unterlagen machen die Vergütung von Eigentümern leichter nachvollziehbar und einfacher zu verwalten.

Gründer sollten aufbewahren:

• Betriebsvereinbarungen
• Eigentums- und Gewinnverteilungsunterlagen
• Gehaltsabrechnungsunterlagen, falls zutreffend
• Ausschüttungsprotokolle
• Sitzungsnotizen oder Vergütungsbeschlüsse, falls angemessen
• Unterlagen zu Steuerwahlrechten
• Geschäftsbankauszüge und Buchhaltungsberichte

Ein konsistentes Dokumentationssystem ist besonders wichtig, sobald ein Unternehmen wächst oder weitere Eigentümer hinzukommen.

Wie Zenind neuen LLC-Eigentümern bei der Organisation helfen kann

Die Gründung und Führung einer LLC umfasst mehr als nur die Gründungsunterlagen. Gründer brauchen auch eine Struktur, die von Anfang an Compliance unterstützt.

Zenind hilft Unternehmern bei der Gründung von US-Unternehmen und dabei, die rechtlichen und Compliance-Schritte nach der Gründung organisiert zu halten. Dazu gehört der Aufbau einer soliden Grundlage für Eigentumsunterlagen, Unternehmensstruktur und laufende Unternehmenspflege.

Wenn Gründer verstehen, wie ihre LLC besteuert wird und wie Eigentümer vergütet werden, können sie ihre finanziellen Entscheidungen sauberer treffen und spätere Probleme vermeiden.

FAQ

Kann ein LLC-Gesellschafter Arbeitnehmer sein?

Unter der Standardbesteuerung einer LLC normalerweise nicht. In den meisten Fällen wird ein Gesellschafter oder Mitglied über Ausschüttungen statt über Löhne bezahlt. Eine LLC mit Körperschaftsbesteuerung kann Eigentümervergütung über die Gehaltsabrechnung ermöglichen, wenn die Struktur dies trägt.

Erhält ein LLC-Eigentümer ein W-2?

Normalerweise nicht. Ein W-2 gilt in der Regel dann, wenn der Eigentümer unter einer Körperschaftsbesteuerung als Arbeitnehmer behandelt wird. Unter der Standardbesteuerung einer LLC werden Zahlungen an den Eigentümer normalerweise nicht über W-2-Gehaltsabrechnung abgewickelt.

Kann eine LLC ihren Eigentümern ein Gehalt zahlen?

Nur in bestimmten Steuerstrukturen. Wenn die LLC sich für die Körperschaftsbesteuerung entscheidet, kann der Eigentümer für erbrachte Leistungen ein Gehalt erhalten, vorbehaltlich der geltenden Steuerregeln und Anforderungen an eine angemessene Vergütung.

Sind Ausschüttungen steuerpflichtig?

Ja. Ausschüttungen an Eigentümer sind grundsätzlich Teil des steuerpflichtigen Einkommensflusses des Unternehmens an den Eigentümer, aber die genaue steuerliche Behandlung hängt von der Einstufung der LLC und der persönlichen Steuersituation des Eigentümers ab. Ein Steuerberater kann die Details erklären.

Sollte jede LLC eine Körperschaftsbesteuerung wählen, um die Gehaltsabrechnung zu nutzen?

Nein. Ob sich eine solche Steuerwahl lohnt, hängt von Umsatz, Kosten, Eigentümerstruktur und langfristigen Zielen des Unternehmens ab. Die steuerlichen und compliancebezogenen Auswirkungen sollten sorgfältig geprüft werden.

Abschließende Kernaussagen

Die meisten LLC-Gesellschafter oder -Mitglieder stehen standardmäßig nicht auf der Gehaltsabrechnung. Sie werden üblicherweise über Entnahmen oder Ausschüttungen bezahlt, nicht über W-2-Löhne. Die Gehaltsabrechnung ist nur in bestimmten Steuerstrukturen möglich, insbesondere wenn eine LLC sich für eine Besteuerung als Kapitalgesellschaft entscheidet.

Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen oder prüfen, wie Ihre bestehende LLC die Vergütung von Eigentümern handhabt, besteht der wichtigste Punkt darin, die Zahlungsart an die steuerliche Einstufung des Unternehmens anzupassen und von Anfang an genaue Aufzeichnungen zu führen.

Das ist der sicherste Weg, organisiert zu bleiben, die Struktur des Unternehmens zu schützen und spätere Steuerprobleme zu vermeiden.

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient nur allgemeinen Informationszwecken und stellt keine rechtliche, steuerliche oder buchhalterische Beratung dar. Wenden Sie sich für die Beurteilung Ihrer individuellen Situation an eine zugelassene Fachperson.