Qu’est-ce qu’un numéro ITIN? Guide pratique pour les fondateurs étrangers et les contribuables américains

Un numéro d’identification individuelle du contribuable, ou ITIN, est un numéro de traitement fiscal délivré par l’IRS à des fins fiscales fédérales. Il s’agit d’un numéro à neuf chiffres utilisé par les personnes qui doivent produire une déclaration ou faire un rapport à des fins fiscales aux États-Unis, mais qui ne sont pas admissibles à un numéro de sécurité sociale.

Pour les fondateurs étrangers, les investisseurs, les conjoints et les personnes à charge, l’ITIN peut devenir un élément important du portrait fiscal américain. Il est distinct de la constitution d’une société, mais il entre souvent en jeu lorsqu’une personne non américaine détient une entreprise américaine, reçoit un revenu de source américaine ou doit figurer sur une déclaration de revenus fédérale.

Notions de base sur l’ITIN

Un ITIN n’est ni un permis de travail, ni un visa, ni un statut d’immigration. Ce n’est pas non plus un numéro d’identification polyvalent. L’IRS délivre les ITIN uniquement pour l’administration fiscale fédérale.

Cela signifie qu’un ITIN ne :

• autorise pas le travail aux États-Unis
• ne rend pas une personne admissible aux prestations de sécurité sociale
• ne modifie pas le statut d’immigration
• ne sert pas d’identification en dehors du système fiscal fédéral
• ne remplace pas un numéro de sécurité sociale lorsqu’une personne y est admissible

Si une personne devient admissible à un NAS, l’IRS s’attend généralement à ce qu’elle utilise le NAS plutôt que l’ITIN.

Qui a besoin d’un ITIN?

Vous pourriez avoir besoin d’un ITIN si vous avez une raison fiscale fédérale et que vous n’êtes pas admissible à un NAS. En pratique, cela inclut souvent :

• les étrangers non résidents qui doivent produire une déclaration de revenus fédérale américaine
• les étrangers résidents aux fins fiscales qui ne sont pas admissibles à un NAS
• les conjoints ou personnes à charge qui doivent être inscrits sur une déclaration de revenus
• les personnes étrangères qui demandent un avantage en vertu d’une convention fiscale ou qui déclarent un revenu de source américaine
• certains fondateurs ou propriétaires qui ont besoin d’un numéro d’identification fiscale pour la déclaration fiscale fédérale

Le critère clé est simple : si l’IRS exige un numéro d’identification fiscale américain pour une raison fiscale fédérale et que vous ne pouvez pas obtenir de NAS, un ITIN peut être le bon numéro à demander.

Qui n’a pas besoin d’un ITIN?

Les personnes ayant des liens internationaux n’ont pas toutes besoin d’un ITIN. Vous n’en avez peut-être pas besoin si :

• vous avez déjà un NAS
• vous n’avez aucune obligation de production ou de déclaration fiscale fédérale
• vous ne faites que constituer une société et vous n’avez pas encore de besoin fiscal personnel immédiat
• vous demandez un identifiant d’entreprise comme un EIN pour l’entité elle-même

Cette distinction est importante pour les fondateurs étrangers. Constituer une LLC ou une société américaine ne revient pas à obtenir un ITIN. La société peut avoir besoin d’un EIN, tandis que le fondateur peut avoir besoin plus tard d’un ITIN pour des déclarations fiscales personnelles ou liées au propriétaire.

Pourquoi les ITIN sont importants pour les fondateurs étrangers

Pour les entrepreneurs internationaux, l’ITIN devient souvent pertinent après la création de l’entreprise. Voici des exemples courants :

• un propriétaire non résident doit produire une déclaration de revenus américaine liée à un revenu d’entreprise
• un conjoint ou une personne à charge étrangère doit être inclus sur une déclaration liée au propriétaire de l’entreprise
• un fondateur doit déclarer un revenu, une retenue à la source ou des éléments fiscaux fondés sur une convention
• une structure d’entreprise crée des obligations de déclaration qui exigent un numéro d’identification fiscale personnel

Si vous bâtissez une société américaine à partir de l’étranger, il est utile de distinguer clairement les trois principaux identifiants :

• les documents de constitution créent la société
• l’EIN identifie l’entreprise aux fins de l’IRS
• l’ITIN identifie certaines personnes aux fins fiscales fédérales lorsqu’elles ne sont pas admissibles à un NAS

Zenind aide les entrepreneurs à créer des entités commerciales américaines, et comprendre ces identifiants fiscaux tôt peut éviter des retards lorsque l’entreprise commence à gérer de véritables obligations fiscales.

Comment demander un ITIN

L’IRS utilise le formulaire W-7 pour demander un nouvel ITIN ou renouveler un ITIN expiré. Dans la plupart des cas, le dossier de demande comprend :

1. un formulaire W-7 dûment rempli
2. une déclaration de revenus fédérale américaine, si elle est requise
3. des documents justificatifs établissant l’identité et le statut étranger

La demande doit être exacte et complète. Si l’IRS a besoin d’une déclaration de revenus pour délivrer l’ITIN, celle-ci doit généralement être jointe au dossier de demande. Si la déclaration est incomplète ou si les documents ne répondent pas aux exigences de l’IRS, le traitement peut être retardé.

Documents courants

L’IRS exige des documents qui prouvent l’identité et le statut étranger. Un passeport est souvent le document le plus simple s’il répond aux exigences de l’IRS. D’autres documents peuvent aussi être acceptés, selon la situation et les instructions en vigueur au moment du dépôt.

Comme les règles de l’IRS sont spécifiques aux documents, les demandeurs devraient vérifier les instructions actuelles du formulaire W-7 avant d’envoyer quoi que ce soit par la poste.

Moment du dépôt

Si vous demandez un nouvel ITIN pour une déclaration de revenus, l’IRS s’attend généralement à ce que la demande soit soumise avec la déclaration avant la date d’échéance, sauf exception. Si vous manquez cette période, vous pourriez subir des retards ou perdre la possibilité de réclamer certains avantages fiscaux pour ce cycle de production.

C’est l’une des erreurs les plus courantes. Les gens attendent que la déclaration soit prête, puis découvrent que la demande d’ITIN aurait dû être incluse dès le départ.

Renouveler un ITIN expiré

Les ITIN peuvent expirer. Si un ITIN expiré doit être utilisé dans une déclaration de revenus fédérale américaine, il doit être renouvelé au moyen du formulaire W-7 et des pièces justificatives requises.

Si l’ITIN est utilisé uniquement sur des feuillets de renseignements produits par des tiers, le renouvellement peut ne pas être nécessaire tant que le numéro n’est pas réellement requis pour une déclaration de revenus fédérale. Toutefois, si vous prévoyez produire une déclaration avec cet ITIN, renouvelez-le avant de la produire ou attendez-vous à des retards de traitement possibles.

Peut-on produire par voie électronique avec un nouvel ITIN?

L’année où un ITIN est attribué, la première déclaration liée à cet ITIN ne peut généralement pas être produite par voie électronique de la même façon que les déclarations des années suivantes. Une fois que l’IRS attribue le numéro, la production électronique peut être possible les années suivantes.

Si vous planifiez la saison des impôts, n’attendez pas à la dernière minute pour découvrir que la demande doit être envoyée par la poste ou jointe à une déclaration papier.

Erreurs courantes à éviter

Les demandes d’ITIN sont souvent retardées pour les mêmes raisons :

• soumettre le formulaire W-7 sans la déclaration de revenus requise, lorsqu’une déclaration est nécessaire
• utiliser des documents justificatifs périmés ou incomplets
• supposer qu’un ITIN et un NAS sont interchangeables
• confondre les exigences liées à l’EIN pour l’entreprise avec les exigences liées à l’ITIN pour le propriétaire
• attendre la date limite de production pour commencer la demande
• produire une déclaration avec un ITIN expiré lorsqu’un renouvellement est requis

Le moyen le plus simple d’éviter ces problèmes est d’identifier d’abord la raison fiscale, puis d’associer la demande au bon formulaire de l’IRS et au bon ensemble de documents.

ITIN vs NAS vs EIN

Ces trois numéros sont faciles à confondre, mais ils servent des rôles très différents.

ITIN

Utilisé par les personnes qui ont besoin d’un numéro d’identification fiscale fédérale mais qui ne sont pas admissibles à un NAS.

NAS

Utilisé pour les personnes admissibles et lié à l’emploi ainsi qu’à l’administration de la sécurité sociale.

EIN

Utilisé par les entités commerciales et dans certaines situations de déclaration fiscale pour les employeurs, les sociétés de personnes, les sociétés par actions et certaines LLC.

Un fondateur étranger peut avoir besoin d’un, de deux ou de ces trois numéros à différentes étapes du parcours d’affaires. Le bon numéro dépend du fait que l’IRS identifie la personne ou l’entreprise, et du fait que la question concerne la constitution, l’emploi ou la déclaration fiscale.

Quand demander l’aide d’un professionnel

Le processus ITIN est gérable, mais il n’est pas toujours simple. Il vaut la peine de demander de l’aide si :

• vous êtes un fondateur non résident avec des revenus transfrontaliers
• vous devez produire plusieurs formulaires ensemble
• votre structure d’entreprise crée des questions de retenue à la source ou de convention fiscale
• vous ne savez pas si vous avez besoin d’un ITIN, d’un EIN ou des deux
• vous devez renouveler un ITIN expiré avant la saison des déclarations

Une petite erreur au départ peut causer un retard de traitement qui aura plus tard un effet sur les déclarations, les remboursements ou les documents de retenue à la source.

Conclusion

Un ITIN est un numéro d’identification fiscale fédérale pour les personnes qui doivent traiter avec l’IRS mais qui ne sont pas admissibles à un numéro de sécurité sociale. Il ne confère ni autorisation de travail ni statut d’immigration, mais il peut être essentiel pour produire des déclarations de revenus, demander certains avantages et gérer les obligations fiscales américaines liées à la propriété étrangère ou aux membres de la famille.

Pour les fondateurs étrangers, la principale leçon est de considérer les ITIN comme faisant partie de la mise en place fiscale globale aux États-Unis, et non comme un substitut à la constitution d’une entité ou à l’enregistrement d’une entreprise. Mettez en place la bonne structure d’entreprise, identifiez le numéro de l’IRS dont l’entreprise a besoin, puis déterminez si certains propriétaires ou membres de la famille ont aussi besoin d’un ITIN pour leur déclaration fiscale personnelle.

Une configuration claire dès le départ permet de gagner du temps plus tard, lorsque les documents de l’IRS et les échéances de production arrivent.