O que é um número ITIN? Um guia prático para fundadores estrangeiros e contribuintes nos EUA

Um Individual Taxpayer Identification Number, ou ITIN, é um número de processamento tributário emitido pelo IRS para fins de impostos federais. Trata-se de um número de nove dígitos usado por pessoas que precisam declarar ou informar questões para fins fiscais nos EUA, mas que não são elegíveis para um número de Social Security.

Para fundadores estrangeiros, investidores, cônjuges e dependentes, o ITIN pode se tornar uma parte importante do cenário tributário nos EUA. Ele é separado da constituição da empresa, mas frequentemente aparece quando uma pessoa não residente nos EUA possui um negócio americano, recebe renda de fonte americana ou precisa ser incluída em uma declaração de imposto federal.

Noções básicas sobre o ITIN

Um ITIN não é autorização de trabalho, visto ou status de imigração. Também não é um número de identificação de uso geral. O IRS emite ITINs apenas para administração tributária federal.

Isso significa que um ITIN não:

• Autoriza trabalho nos Estados Unidos
• Torna alguém elegível para benefícios do Social Security
• Altera o status de imigração
• Serve como identificação fora do sistema tributário federal
• Substitui um número de Social Security quando a pessoa é elegível para um

Se uma pessoa se tornar elegível para um SSN, o IRS geralmente espera que ela use o SSN em vez de um ITIN.

Quem precisa de um ITIN?

Você pode precisar de um ITIN se tiver uma finalidade tributária federal e não for elegível para um SSN. Na prática, isso frequentemente inclui:

• Estrangeiros não residentes que precisam declarar imposto de renda federal nos EUA
• Estrangeiros residentes para fins fiscais que não são elegíveis para um SSN
• Cônjuges ou dependentes que precisam ser incluídos em uma declaração de imposto
• Pessoas estrangeiras que reivindicam benefício de tratado tributário ou informam renda de fonte americana
• Certos fundadores ou proprietários que precisam de um número de identificação fiscal para fins de declaração federal

O critério principal é simples: se o IRS exigir um número de identificação de contribuinte dos EUA para uma finalidade fiscal federal e você não puder obter um SSN, um ITIN pode ser o número correto para solicitar.

Quem não precisa de um ITIN?

Nem toda pessoa com vínculos internacionais precisa de um ITIN. Você talvez não precise de um se:

• Já tiver um SSN
• Não tiver obrigação de declaração ou prestação de informações fiscais federais
• Estiver apenas constituindo uma empresa e não tiver, no momento, uma necessidade de declaração fiscal pessoal ligada ao seu imposto de renda
• Estiver solicitando um identificador empresarial como um EIN para a própria entidade

Essa distinção é importante para fundadores estrangeiros. Constituir uma LLC ou corporation nos EUA não é o mesmo que obter um ITIN. A empresa pode precisar de um EIN, enquanto o fundador pode mais tarde precisar de um ITIN para relatórios fiscais pessoais ou do proprietário.

Por que o ITIN é importante para fundadores estrangeiros?

Para empreendedores internacionais, o ITIN muitas vezes se torna relevante depois que o negócio é constituído. Exemplos comuns incluem:

• Um proprietário não residente precisa declarar imposto de renda nos EUA relacionado à renda do negócio
• Um cônjuge ou dependente estrangeiro deve ser incluído em uma declaração vinculada ao proprietário do negócio
• Um fundador precisa informar renda, retenção na fonte ou itens fiscais baseados em tratado
• Uma estrutura empresarial cria obrigações de declaração que exigem um número de identificação fiscal pessoal

Se você está construindo uma empresa nos EUA a partir do exterior, vale a pena separar claramente os três principais identificadores:

• Documentos de constituição da entidade criam a empresa
• EIN identifica a empresa para fins do IRS
• ITIN identifica certas pessoas para fins fiscais federais quando não são elegíveis para um SSN

Zenind ajuda empreendedores a constituir entidades empresariais nos EUA, e entender esses identificadores fiscais desde cedo pode evitar atrasos quando a empresa começar a lidar com obrigações fiscais reais.

Como solicitar um ITIN

O IRS usa o Form W-7 para solicitar um novo ITIN ou renovar um ITIN expirado. Na maioria dos casos, o pacote de solicitação inclui:

1. Um Form W-7 preenchido
2. Uma declaração de imposto federal dos EUA, se exigida
3. Documentos de apoio que comprovem identidade e status estrangeiro

A solicitação deve estar precisa e completa. Se o IRS precisar de uma declaração de imposto para emitir o ITIN, normalmente a declaração deve ser anexada ao pacote de solicitação. Se a declaração estiver incompleta ou a documentação não atender aos requisitos do IRS, o processamento pode ficar parado.

Documentos comuns

O IRS exige documentos que comprovem identidade e status estrangeiro. Um passaporte costuma ser o documento mais simples, desde que atenda aos requisitos do IRS. Outros documentos também podem ser aceitos, dependendo da situação e das instruções vigentes no momento do envio.

Como as regras do IRS são específicas para cada documento, os solicitantes devem verificar as instruções atuais do Form W-7 antes de enviar qualquer coisa pelo correio.

Momento da solicitação

Se você estiver solicitando um novo ITIN para uma declaração de imposto, o IRS geralmente espera que a solicitação seja enviada junto com a declaração até a data de vencimento, salvo se houver uma exceção. Se você perder esse prazo, poderá enfrentar atrasos ou perder a possibilidade de reivindicar certos benefícios fiscais para aquele ciclo de declaração.

Esse problema de prazo é um dos erros mais comuns. As pessoas esperam até a declaração estar pronta e então descobrem que a solicitação do ITIN deveria ter sido incluída no pacote desde o início.

Renovando um ITIN expirado

Os ITINs podem expirar. Se um ITIN expirado for usado em uma declaração de imposto federal dos EUA, ele deve ser renovado com o Form W-7 e os materiais de apoio exigidos.

Se o ITIN estiver sendo usado apenas em declarações informativas enviadas por terceiros, a renovação talvez não seja necessária até que o número realmente seja exigido para uma declaração de imposto federal. Ainda assim, se você planeja apresentar uma declaração usando esse ITIN, renove-o antes de enviar a declaração ou espere possíveis atrasos no processamento.

É possível fazer e-file com um ITIN novo?

No ano em que um ITIN é atribuído, a primeira declaração vinculada a esse ITIN normalmente não pode ser enviada por e-file da mesma forma que as declarações posteriores. Depois que o IRS atribui o número, o e-file pode estar disponível em anos seguintes.

Se você está se planejando para a temporada de impostos, não espere até o prazo final para descobrir que a solicitação precisa ser enviada pelo correio ou junto com a declaração em papel.

Erros comuns a evitar

As solicitações de ITIN costumam atrasar pelos mesmos motivos:

• Enviar o Form W-7 sem a declaração de imposto exigida, quando uma declaração é necessária
• Usar documentos de apoio desatualizados ou incompletos
• Presumir que um ITIN e um SSN são intercambiáveis
• Confundir as exigências de EIN para a empresa com as exigências de ITIN para o proprietário
• Esperar até o prazo de entrega para iniciar o processo de solicitação
• Fazer a declaração com um ITIN expirado quando a renovação é necessária

A maneira mais fácil de evitar esses problemas é identificar primeiro a finalidade fiscal e, em seguida, combinar a solicitação com o formulário do IRS e o conjunto correto de documentos.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Esses três números são fáceis de confundir, mas cumprem funções muito diferentes.

ITIN

Usado por pessoas que precisam de um número de identificação fiscal federal, mas não são elegíveis para um SSN.

SSN

Usado por pessoas elegíveis e vinculado ao emprego e à administração do Social Security.

EIN

Usado por entidades empresariais e em determinadas situações de declaração fiscal para empregadores, partnerships, corporations e algumas LLCs.

Um fundador estrangeiro pode precisar de um, dois ou todos os três em diferentes etapas da jornada empresarial. O número correto depende de o IRS estar identificando a pessoa ou a empresa, e de a questão ser constituição, emprego ou declaração fiscal.

Quando buscar ajuda profissional

O processo de ITIN é administrável, mas nem sempre simples. Vale a pena buscar ajuda se:

• Você é um fundador não residente com renda internacional
• Precisa apresentar vários formulários ao mesmo tempo
• Sua estrutura empresarial gera questões de retenção ou tratado
• Você não tem certeza se precisa de um ITIN, de um EIN ou de ambos
• Precisa renovar um ITIN expirado antes da temporada de declaração de impostos

Um pequeno erro no início pode criar um atraso de processamento que afeta declarações fiscais, reembolsos ou documentação de retenção mais tarde.

Conclusão

Um ITIN é um número de identificação fiscal federal para pessoas que precisam lidar com o IRS, mas não são elegíveis para um número de Social Security. Ele não concede autorização de trabalho nem status de imigração, mas pode ser essencial para declarar impostos, reivindicar certos benefícios e lidar com obrigações fiscais dos EUA ligadas à propriedade estrangeira ou a membros da família.

Para fundadores estrangeiros, a principal lição é tratar o ITIN como parte da configuração tributária mais ampla dos EUA, e não como substituto da constituição da entidade ou do registro empresarial. Estruture corretamente a empresa, identifique o número do IRS de que o negócio precisa e, em seguida, determine se algum proprietário ou membro da família também precisa de um ITIN para declaração fiscal pessoal.

Uma configuração bem-feita desde o início economiza tempo depois, quando a papelada do IRS e os prazos de entrega chegarem.