Mikä on ITIN-numero? Käytännön opas ulkomaisille perustajille ja Yhdysvaltain verovelvollisille

Individual Taxpayer Identification Number eli ITIN on IRS:n myöntämä veronkäsittelyn numero liittovaltion verotusta varten. Se on yhdeksännumeroinen tunnus, jota käyttävät henkilöt, joiden on tehtävä tai ilmoitettava Yhdysvaltain verotusta varten, mutta jotka eivät ole oikeutettuja Social Security numeroon.

Ulkomaisille perustajille, sijoittajille, puolisoille ja huollettaville ITIN voi olla tärkeä osa Yhdysvaltain veroasioita. Se on erillinen yrityksen perustamisesta, mutta se tulee usein ajankohtaiseksi, kun muualla kuin Yhdysvalloissa asuva henkilö omistaa amerikkalaisen yrityksen, saa Yhdysvalloista peräisin olevia tuloja tai hänen nimensä on ilmoitettava liittovaltion veroilmoituksessa.

ITIN-perusteet

ITIN ei ole työlupa, viisumi eikä maahanmuuttoasema. Se ei myöskään ole yleiskäyttöinen henkilöllisyystunnus. IRS myöntää ITIN-numeroita vain liittovaltion verohallintoa varten.

Se tarkoittaa, että ITIN ei:

• Anna lupaa työskennellä Yhdysvalloissa
• Tee henkilöstä oikeutettua Social Security -etuuksiin
• Muuta maahanmuuttoasemaa
• Toimi tunnisteena liittovaltion verojärjestelmän ulkopuolella
• Korvaa Social Security numeroa, jos henkilö on oikeutettu sellaiseen

Jos henkilö tulee oikeutetuksi SSN-numeroon, IRS odottaa yleensä, että hän käyttää SSN-numeroa ITIN:n sijaan.

Kuka tarvitsee ITIN:n?

Saatat tarvita ITIN:n, jos sinulla on liittovaltion verotukseen liittyvä tarkoitus etkä ole oikeutettu SSN-numeroon. Käytännössä tähän kuuluvat usein:

• Ulkomailla asuvat henkilöt, joiden on tehtävä Yhdysvaltain liittovaltion veroilmoitus
• Verotuksellisesti Yhdysvaltain asukkaiksi katsottavat henkilöt, jotka eivät ole oikeutettuja SSN-numeroon
• Puolisot tai huollettavat, jotka on merkittävä veroilmoitukseen
• Ulkomaiset henkilöt, jotka hakevat verosopimusetua tai ilmoittavat Yhdysvalloista saatuja tuloja
• Tietyt perustajat tai omistajat, jotka tarvitsevat veronmaksajan tunnuksen liittovaltion veroraportointia varten

Keskeinen testi on yksinkertainen: jos IRS vaatii Yhdysvaltain veronmaksajan tunnusta liittovaltion verotukseen liittyvään tarkoitukseen etkä voi saada SSN-numeroa, ITIN voi olla oikea tunnus haettavaksi.

Kuka ei tarvitse ITIN:iä?

Kaikki kansainväliset sidokset eivät edellytä ITIN:iä. Et välttämättä tarvitse sitä, jos:

• Sinulla on jo SSN-numero
• Sinulla ei ole liittovaltion veroilmoitus- tai raportointivelvollisuutta
• Perustat vain yrityksen eikä sinulla ole vielä henkilökohtaiseen veroilmoitukseesi liittyvää välitöntä verotarvetta
• Haet yritykselle tunnusta, kuten EIN-numeroa

Tämä ero on tärkeä ulkomaisille perustajille. Yhdysvaltalaisen LLC:n tai corporationin perustaminen ei ole sama asia kuin ITIN:n hankkiminen. Yritys saattaa tarvita EIN-numeron, kun taas perustaja voi myöhemmin tarvita ITIN:n henkilökohtaista tai omistajatasoista veroraportointia varten.

Miksi ITIN on tärkeä ulkomaisille perustajille

Kansainvälisille yrittäjille ITIN tulee usein ajankohtaiseksi vasta yrityksen perustamisen jälkeen. Tyypillisiä tilanteita ovat:

• Muussa kuin Yhdysvalloissa asuvan omistajan on tehtävä yritystuloihin liittyvä Yhdysvaltain veroilmoitus
• Ulkomainen puoliso tai huollettava on merkittävä omistajan veroilmoitukseen
• Perustajan on ilmoitettava tuloja, ennakonpidätyksiä tai verosopimukseen perustuvia eräkohtia
• Yritysrakenne luo raportointivelvoitteita, jotka edellyttävät henkilökohtaista veronmaksajan tunnusta

Jos rakennat yhdysvaltalaista yritystä ulkomailta käsin, on hyödyllistä erottaa kolme keskeistä tunnusta selkeästi:

• Yrityksen perustamisasiakirjat luovat yhtiön
• EIN tunnistaa yrityksen IRS:n tarkoituksia varten
• ITIN tunnistaa tietyt henkilöt liittovaltion verotusta varten silloin, kun he eivät ole oikeutettuja SSN-numeroon

Zenind auttaa yrittäjiä perustamaan yhdysvaltalaisia yrityksiä, ja näiden verotunnisteiden ymmärtäminen ajoissa voi estää viivästyksiä, kun yritys alkaa hoitaa todellisia veroasioita.

Miten ITIN haetaan

IRS käyttää lomaketta W-7 uuden ITIN:n hakemiseen tai vanhentuneen ITIN:n uusimiseen. Useimmissa tapauksissa hakemuspaketti sisältää:

1. Täytetyn lomakkeen W-7
2. Yhdysvaltain liittovaltion veroilmoituksen, jos sellainen vaaditaan
3. Tukiasiakirjat, joilla osoitetaan henkilöllisyys ja ulkomaalaisuus

Hakemuksen on oltava tarkka ja täydellinen. Jos IRS tarvitsee veroilmoituksen ITIN:n myöntämistä varten, ilmoitus on yleensä liitettävä hakemuspakettiin. Jos veroilmoitus on puutteellinen tai asiakirjat eivät täytä IRS:n vaatimuksia, käsittely voi viivästyä.

Yleiset asiakirjat

IRS vaatii asiakirjoja, jotka todistavat henkilöllisyyden ja ulkomaalaisuuden. Passi on usein suoraviivaisin asiakirja, jos se täyttää IRS:n vaatimukset. Myös muita asiakirjoja voidaan hyväksyä tilanteesta ja kulloinkin voimassa olevista ohjeista riippuen.

Koska IRS:n säännöt ovat asiakirjakohtaisia, hakijoiden kannattaa tarkistaa ajantasaiset lomakkeen W-7 ohjeet ennen mitään lähettämistä.

Hakemuksen ajoitus

Jos haet uutta ITIN:iä veroilmoitusta varten, IRS odottaa yleensä, että hakemus toimitetaan veroilmoituksen mukana eräpäivään mennessä, ellei poikkeusta sovelleta. Jos tämä ajoitus menee ohi, voit kohdata viivästyksiä tai menettää mahdollisuuden hakea tiettyjä verohyötyjä kyseisellä ilmoituskierroksella.

Tämä ajoitusvirhe on yksi yleisimmistä ongelmista. Ihmiset odottavat, että veroilmoitus on valmis, ja huomaavat sitten, että ITIN-hakemus olisi pitänyt sisällyttää pakettiin alusta alkaen.

Vanhentuneen ITIN:n uusiminen

ITIN-numero voi vanhentua. Jos vanhentunutta ITIN:iä käytetään Yhdysvaltain liittovaltion veroilmoituksessa, se tulisi uusia lomakkeella W-7 ja vaadituilla liiteasiakirjoilla.

Jos ITIN:iä käytetään vain kolmansien osapuolten laatimilla tietoilmoituksilla, uusiminen ei välttämättä ole tarpeen ennen kuin numeroa todella tarvitaan liittovaltion veroilmoitukseen. Jos kuitenkin aiot tehdä ilmoituksen käyttäen kyseistä ITIN:iä, uusi se ennen ilmoituksen jättämistä tai varaudu mahdollisiin käsittelyviiveisiin.

Voiko uuden ITIN:n kanssa tehdä sähköisen ilmoituksen?

Sinä vuonna, jona ITIN myönnetään, ensimmäistä kyseiseen ITIN:iin liittyvää veroilmoitusta ei yleensä voi jättää sähköisesti samalla tavalla kuin myöhempiä ilmoituksia. Kun IRS on myöntänyt numeron, sähköinen ilmoittaminen voi olla mahdollista myöhempinä vuosina.

Jos suunnittelet verokautta, älä odota määräpäivään asti selvittääksesi, että hakemus on lähetettävä postitse tai liitettävä paperiseen veroilmoitukseen.

Yleiset virheet, joita kannattaa välttää

ITIN-hakemukset viivästyvät usein samoista syistä:

• Lomakkeen W-7 lähettäminen ilman vaadittua veroilmoitusta silloin, kun ilmoitus tarvitaan
• Vanhentuneiden tai puutteellisten tukiasiakirjojen käyttäminen
• Olettaminen, että ITIN ja SSN ovat vaihdettavissa keskenään
• EIN-vaatimusten sekoittaminen yritykselle ja ITIN-vaatimusten sekoittaminen omistajalle
• Hakuprosessin aloittamisen lykkääminen veroilmoituksen määräpäivään asti
• Ilmoituksen tekeminen vanhentuneella ITIN:llä silloin, kun uusiminen on tarpeen

Helpoin tapa välttää nämä ongelmat on määrittää ensin verotuksellinen tarkoitus ja sen jälkeen valita oikea IRS-lomake ja tarvittavat asiakirjat.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Nämä kolme numeroa sekoitetaan helposti, mutta niillä on hyvin erilaiset roolit.

ITIN

Käytetään henkilöille, jotka tarvitsevat liittovaltion verotunnuksen mutta eivät ole oikeutettuja SSN-numeroon.

SSN

Käytetään oikeutetuille henkilöille, ja se liittyy työllistymiseen sekä Social Security -hallintoon.

EIN

Käytetään yrityksille ja tietyissä veroilmoitustilanteissa työnantajille, kumppanuuksille, yhtiöille ja joillekin LLC-yhtiöille.

Ulkomaisella perustajalla voi olla yksi, kaksi tai kaikki kolme eri vaiheissa yritysmatkaa. Oikea numero riippuu siitä, tunnistaako IRS henkilön vai yrityksen ja onko kyse perustamisesta, työllistämisestä vai veroraportoinnista.

Milloin kannattaa hakea ammattilaisapua

ITIN-prosessi on hallittavissa, mutta ei aina yksinkertainen. Apua kannattaa hakea, jos:

• Olet ulkomainen perustaja, jolla on rajat ylittäviä tuloja
• Sinun täytyy jättää useita lomakkeita samanaikaisesti
• Yritysrakenne aiheuttaa ennakonpidätys- tai verosopimuskysymyksiä
• Et ole varma, tarvitsetko ITIN:n, EIN:n vai molemmat
• Sinun täytyy uusia vanhentunut ITIN ennen verotuksen määräaikaa

Pieni virhe alkuvaiheessa voi aiheuttaa käsittelyviiveen, joka vaikuttaa myöhemmin veroilmoituksiin, hyvityksiin tai ennakonpidätystä koskeviin asiakirjoihin.

Lopputiivistelmä

ITIN on liittovaltion verotunnus henkilöille, joiden on asioitava IRS:n kanssa mutta jotka eivät ole oikeutettuja Social Security numeroon. Se ei myönnä työnteko-oikeutta tai maahanmuuttoasemaa, mutta se voi olla välttämätön veroilmoitusten tekemiseen, tiettyjen etujen hakemiseen sekä Yhdysvaltain verovelvoitteiden hoitamiseen, jotka liittyvät ulkomaiseen omistukseen tai perheenjäseniin.

Ulkomaisille perustajille tärkein oppi on käsitellä ITIN:iä osana laajempaa Yhdysvaltain veroasetelmaa, ei korvikkeena yrityksen perustamiselle tai liiketoiminnan rekisteröinnille. Hoida yritysrakenne oikein, tunnista, mitä IRS-numeroa yritys tarvitsee, ja selvitä sitten, tarvitsevatko omistajat tai perheenjäsenet ITIN:n henkilökohtaista veroraportointia varten.

Selkeä alkuvaiheen kokonaisuus säästää aikaa myöhemmin, kun IRS-paperityöt ja veroilmoitusten määräajat lähestyvät.