Vad är ett ITIN-nummer? En praktisk guide för utländska grundare och amerikanska skattedeklaranter

Ett Individual Taxpayer Identification Number, eller ITIN, är ett skattehanteringsnummer som utfärdas av IRS för federala skatteändamål. Det är ett nio­siffrigt nummer som används av personer som behöver deklarera eller lämna uppgifter för amerikanska skatteändamål men som inte är berättigade till ett Social Security number.

För utländska grundare, investerare, makar och anhöriga kan ITIN bli en viktig del av den amerikanska skattebilden. Det är separat från bolagsbildning, men det dyker ofta upp när en person utanför USA äger ett amerikanskt företag, får inkomster från USA eller måste anges i en federal skattedeklaration.

Grunderna om ITIN

Ett ITIN är inte ett arbetstillstånd, ett visum eller en immigrationsstatus. Det är inte heller ett allmänt identifikationsnummer. IRS utfärdar ITIN endast för federal skatteadministration.

Det innebär att ett ITIN inte:

• Ger rätt att arbeta i USA
• Gör någon berättigad till Social Security-förmåner
• Förändrar immigrationsstatus
• Fungerar som identifikation utanför det federala skattesystemet
• Ersätter ett Social Security number när personen är berättigad till ett sådant

Om en person senare blir berättigad till ett SSN förväntar sig IRS i allmänhet att den personen använder SSN i stället för ITIN.

Vem behöver ett ITIN?

Du kan behöva ett ITIN om du har ett federalt skatteändamål och inte är berättigad till ett SSN. I praktiken gäller det ofta:

• Utländska personer som inte är bosatta i USA och som måste lämna in en amerikansk federal skattedeklaration
• Utländska personer som anses vara skatterättsligt bosatta i USA men som inte är berättigade till ett SSN
• Makar eller anhöriga som behöver anges i en skattedeklaration
• Utländska personer som gör anspråk på skatteförmåner enligt skatteavtal eller redovisar inkomster från USA
• Vissa grundare eller ägare som behöver ett skatteidentifieringsnummer för federal skatteredovisning

Det viktiga kriteriet är enkelt: om IRS kräver ett amerikanskt skatteidentifieringsnummer för ett federalt skatteändamål och du inte kan få ett SSN, kan ett ITIN vara rätt nummer att ansöka om.

Vem behöver inte ett ITIN?

Alla med internationella kopplingar behöver inte ett ITIN. Du kanske inte behöver ett om:

• Du redan har ett SSN
• Du inte har någon federal skyldighet att deklarera eller rapportera
• Du bara bildar ett bolag och inte har något omedelbart skattebehov kopplat till din personliga deklaration
• Du ansöker om ett företagsnummer som EIN för själva bolaget

Den här skillnaden är viktig för utländska grundare. Att bilda en amerikansk LLC eller corporation är inte samma sak som att skaffa ett ITIN. Bolaget kan behöva ett EIN, medan grundaren senare kan behöva ett ITIN för personlig eller ägarnivåbaserad skatteredovisning.

Varför ITIN är viktigt för utländska grundare

För internationella entreprenörer blir ITIN ofta relevant först efter att bolaget har bildats. Vanliga exempel är:

• En ägare som inte är bosatt i USA behöver lämna in en amerikansk deklaration kopplad till företagsinkomster
• En utländsk make eller anhörig måste tas med i en deklaration kopplad till företagsägaren
• En grundare behöver redovisa inkomster, källskatt eller skatteposter kopplade till skatteavtal
• En bolagsstruktur skapar deklarationsskyldigheter som kräver ett personligt skatteidentifieringsnummer

Om du bygger ett amerikanskt företag från utlandet är det bra att tydligt skilja på de tre viktigaste identifierarna:

• Bolagsbildningsdokument skapar företaget
• EIN identifierar bolaget för IRS
• ITIN identifierar vissa personer för federala skatteändamål när de inte är berättigade till ett SSN

Zenind hjälper entreprenörer att starta amerikanska bolag, och att förstå dessa skatteidentifierare tidigt kan förhindra förseningar när företaget börjar hantera verkliga skatteplikter.

Så ansöker du om ett ITIN

IRS använder Form W-7 för att ansöka om ett nytt ITIN eller förnya ett utgånget. I de flesta fall innehåller ansökningspaketet:

1. En ifylld Form W-7
2. En amerikansk federal skattedeklaration, om den krävs
3. Styrkande dokument som visar identitet och utländsk status

Ansökan måste vara korrekt och fullständig. Om IRS behöver en skattedeklaration för att utfärda ITIN måste deklarationen vanligtvis bifogas ansökan. Om deklarationen är ofullständig eller dokumentationen inte uppfyller IRS krav kan handläggningen stoppas upp.

Vanliga dokument

IRS kräver dokument som styrker identitet och utländsk status. Ett pass är ofta det enklaste dokumentet om det uppfyller IRS krav. Andra dokument kan också godtas beroende på situationen och de instruktioner som gäller vid tidpunkten för inlämningen.

Eftersom IRS regler är dokumentberoende bör sökande kontrollera de aktuella instruktionerna till Form W-7 innan något skickas in.

Tidpunkt för inlämning

Om du ansöker om ett nytt ITIN för en skattedeklaration förväntar sig IRS i allmänhet att ansökan lämnas in tillsammans med deklarationen senast på förfallodagen, om inget undantag gäller. Om du missar den tidpunkten kan du få förseningar eller förlora möjligheten att utnyttja vissa skatteförmåner för den deklarationsperioden.

Det är ett av de vanligaste misstagen. Man väntar tills deklarationen är klar och upptäcker sedan att ITIN-ansökan borde ha varit med i paketet från början.

Förnya ett utgånget ITIN

ITIN kan upphöra att gälla. Om ett utgånget ITIN ska användas i en amerikansk federal skattedeklaration bör det förnyas med Form W-7 och de stödjande handlingar som krävs.

Om ITIN endast används i uppgiftsdeklarationer som lämnas av tredje part kan förnyelse kanske inte behövas förrän numret faktiskt krävs för en federal skattedeklaration. Om du planerar att lämna in en deklaration med det ITIN bör du dock förnya det före inlämning för att undvika möjliga förseningar.

Kan du e-deklarera med ett nytt ITIN?

Det år ITIN tilldelas kan den första deklarationen som kopplas till det numret i allmänhet inte e-deklareras på samma sätt som senare deklarationer. När IRS har tilldelat numret kan e-deklarering bli möjlig under senare år.

Om du planerar inför skattesäsongen bör du inte vänta till sista minuten för att upptäcka att ansökan måste skickas per post eller bifogas pappersdeklarationen.

Vanliga misstag att undvika

ITIN-ansökningar försenas ofta av samma få skäl:

• Form W-7 skickas in utan den deklaration som krävs, när en deklaration behövs
• Föråldrade eller ofullständiga styrkande dokument används
• Man antar att ITIN och SSN är utbytbara
• Man blandar ihop EIN-krav för bolaget med ITIN-krav för ägaren
• Man väntar till inlämningsfristen med att börja ansökningsprocessen
• Man lämnar in en deklaration med ett utgånget ITIN när förnyelse krävs

Det enklaste sättet att undvika dessa problem är att först identifiera skatteändamålet och sedan matcha ansökan med rätt IRS-formulär och dokumentuppsättning.

ITIN jämfört med SSN och EIN

Dessa tre nummer är lätta att blanda ihop, men de har väldigt olika roller.

ITIN

Används av personer som behöver ett federalt skatteidentifieringsnummer men som inte är berättigade till ett SSN.

SSN

Används för berättigade personer och är kopplat till anställning och Social Security-administrationen.

EIN

Används av bolag och i vissa skattedeklarationssituationer för arbetsgivare, partnerskap, corporationer och vissa LLC:er.

En utländsk grundare kan behöva ett, två eller alla tre vid olika skeden av bolagsresan. Rätt nummer beror på om IRS identifierar personen eller bolaget, och om frågan gäller bolagsbildning, anställning eller skatteredovisning.

När du bör söka professionell hjälp

ITIN-processen är hanterbar, men den är inte alltid enkel. Det är värt att få hjälp om:

• Du är en grundare som inte är bosatt i USA och har gränsöverskridande inkomster
• Du behöver lämna in flera formulär samtidigt
• Din bolagsstruktur skapar frågor om källskatt eller skatteavtal
• Du är osäker på om du behöver ett ITIN, ett EIN eller båda
• Du behöver förnya ett utgånget ITIN före skattesäsongen

Ett litet misstag i början kan skapa en handläggningsfördröjning som senare påverkar deklarationer, återbetalningar eller dokumentation för källskatt.

Sammanfattning

Ett ITIN är ett federalt skatteidentifieringsnummer för personer som behöver hantera IRS men som inte är berättigade till ett Social Security number. Det ger inte rätt att arbeta eller immigrationsstatus, men det kan vara avgörande för att lämna in skatter, göra anspråk på vissa förmåner och hantera amerikanska skatteförpliktelser kopplade till utländskt ägande eller familjemedlemmar.

För utländska grundare är den viktigaste lärdomen att se ITIN som en del av den bredare amerikanska skatteuppsättningen, inte som en ersättning för bolagsbildning eller företagsregistrering. Få bolagsstrukturen rätt, identifiera vilket IRS-nummer bolaget behöver och avgör sedan om några ägare eller familjemedlemmar också behöver ett ITIN för personlig skatteredovisning.

En genomtänkt setup från början sparar tid längre fram när IRS-handlingarna och tidsfristerna kommer.