Cum să emiteți un formular 1099 pentru un SRL: reguli IRS, Formularele 1099-NEC vs. 1099-MISC și termene limită

Să știți când trebuie emis un formular 1099 pentru un SRL este important pentru orice companie care angajează colaboratori externi, plătește contractori sau lucrează cu furnizori de servicii profesionale. Răspunsul nu este la fel de simplu ca „toate SRL-urile primesc un 1099”. IRS tratează SRL-urile diferit în funcție de modul în care sunt impozitate, de tipul plății efectuate și de formularul necesar.

Dacă gestionați corect procesul, reduceți riscul de penalități, evitați termenele ratate de depunere și păstrați evidențe mai curate la sfârșit de an. Dacă greșiți, puteți raporta incorect plățile, puteți emite formulare inutile sau puteți omite raportarea unor venituri care ar fi trebuit declarate pe formularul corect.

Acest ghid explică când un SRL ar trebui să primească un 1099, ce formular trebuie folosit, cum să colectați informațiile fiscale corecte și cum să depuneți fără greșeli frecvente.

Răspunsul scurt: nu fiecare SRL primește un 1099

Un SRL este o formă juridică de afacere, dar în scopuri fiscale federale poate fi încadrat în mai multe moduri diferite. Această încadrăre stabilește dacă este necesar un 1099.

În general:

• Un SRL impozitat ca parteneriat sau ca entitate ignorată este, de obicei, raportabil pe un 1099 dacă a fost plătit pentru servicii raportabile sau alte plăți acoperite.
• Un SRL impozitat ca societate tip C sau societate tip S, în general, nu este raportabil pe un 1099 pentru plăți obișnuite către contractori.
• Există totuși anumite excepții, mai ales pentru plățile juridice și cele legate de servicii medicale.

Regula IRS care contează cel mai mult nu este denumirea de înființare la nivel de stat a SRL-ului. Contează modul în care SRL-ul este tratat în scopuri fiscale federale.

De ce contează clasificarea fiscală a SRL-ului

Un SRL poate fi impozitat ca:

• O entitate ignorată, dacă are un singur proprietar și nu a optat pentru tratament ca societate
• Un parteneriat, dacă are mai mulți membri și nu a optat pentru tratament ca societate
• O societate tip C, dacă a optat pentru impozitare ca societate tip C
• O societate tip S, dacă a optat pentru tratament fiscal de societate tip S

Această clasificare schimbă modul în care raportați plățile.

SRL-uri cu un singur membru

Un SRL cu un singur membru este adesea tratat ca o entitate ignorată în scopuri de impozit pe venit. În practică, asta înseamnă că formularul 1099 este emis adesea pe numele proprietarului și pe numărul său de identificare fiscală, și nu doar pe numele SRL-ului, în funcție de modul în care este completat formularul W-9.

SRL-uri cu mai mulți membri

Un SRL cu mai mulți membri este, de regulă, tratat ca parteneriat, dacă nu a optat pentru impozitare ca societate. Parteneriatele sunt frecvent raportabile pe formularele 1099 atunci când primesc plăți comerciale acoperite.

SRL-uri impozitate ca societăți

Dacă un SRL a optat pentru impozitare ca societate tip C sau tip S, majoritatea plăților obișnuite către contractori nu sunt raportate pe Formularul 1099-NEC sau Formularul 1099-MISC.

Ce plăți către un SRL necesită, de obicei, un 1099?

Un 1099 este folosit, în general, pentru plăți legate de activitatea comercială, efectuate în cursul unei afaceri. Exemple frecvente includ:

• Lucrări freelance sau contractuale
• Onorarii de consultanță
• Servicii profesionale
• Chirie
• Redevențe
• Anumite plăți către avocați
• Anumite plăți medicale și de sănătate

Pentru serviciile prestate de contractori, formularul principal este, de obicei, Formularul 1099-NEC.

Formularul 1099-NEC vs. Formularul 1099-MISC

Alegerea formularului corect este la fel de importantă ca decizia dacă formularul este necesar.

Folosiți Formularul 1099-NEC pentru compensația nonangajaților

Formularul 1099-NEC este formularul standard pentru plata unei persoane care nu este angajat, pentru servicii prestate în cursul activității dvs. comerciale. Aceasta include, de obicei:

• Contractori independenți
• Freelanceri
• Consultanți
• Furnizori de reparații sau servicii
• Alți furnizori de servicii care nu sunt angajați

Dacă totalul pe anul respectiv este de cel puțin 600 USD, de regulă veți emite Formularul 1099-NEC.

Folosiți Formularul 1099-MISC pentru alte tipuri de plăți

Formularul 1099-MISC este folosit pentru alte categorii, inclusiv:

• Chirie
• Redevențe
• Plăți pentru premii și distincții
• Alte tipuri de venituri raportabile
• Încasări brute plătite avocaților
• Plăți medicale și de sănătate, în anumite cazuri

Dacă plătiți un SRL pentru servicii, ar trebui, de obicei, să vă gândiți mai întâi la 1099-NEC. Dacă plata este pentru altceva, 1099-MISC poate fi formularul corect.

Când este un SRL exceptat de la 1099

O greșeală frecventă este presupunerea că orice plată către un SRL necesită automat un 1099. Nu este adevărat.

Un SRL este adesea exceptat atunci când:

• Este impozitat ca societate tip C sau tip S, iar plata este o plată obișnuită de afaceri pentru servicii
• Plata a fost efectuată cu card de credit, card de debit sau prin anumite rețele terțe de plată, care sunt, în general, raportate prin Formularul 1099-K și nu prin 1099-NEC sau 1099-MISC
• Plata a fost pentru mărfuri sau alte elemente care nu sunt raportabile
• Plata nu atinge pragul de raportare aplicabil formularului

Totuși, unele SRL-uri tratate fiscal ca societăți rămân raportabile pentru anumite tipuri de plăți, astfel că atât clasificarea, cât și categoria plății contează.

Ce trebuie să solicitați înainte de a plăti un SRL

Cea mai sigură metodă de a emite 1099-ul corect este să colectați informațiile fiscale corecte înainte de a plăti furnizorul.

Solicitați Formularul W-9

Rugați SRL-ul să completeze Formularul W-9 înainte de a emite plata. Un W-9 completat vă ajută să confirmați:

• Numele legal
• Numele comercial, dacă există
• Clasificarea fiscală
• Numărul de identificare fiscală
• Statutul de reținere suplimentară, dacă este cazul

Verificați clasificarea fiscală de pe W-9

W-9 vă arată dacă SRL-ul este tratat ca:

• Parteneriat
• Societate
• Entitate ignorată
• O altă clasificare fiscală

Aceasta este informația de care aveți nevoie pentru a decide dacă SRL-ul este raportabil.

Păstrați o copie a W-9

Depozitați W-9 împreună cu evidențele furnizorului. Dacă IRS pune ulterior o întrebare despre o raportare, W-9 susține motivul pentru care ați emis sau nu ați emis un 1099.

Cum să emiteți un 1099 către un SRL, pas cu pas

1. Confirmați că plata este legată de activitatea comercială

Numai plățile făcute în cursul activității dvs. comerciale sunt raportabile pe formularele 1099. Plățile personale nu sunt.

2. Identificați clasificarea fiscală

Folosiți W-9 pentru a determina modul în care este tratat SRL-ul în scopuri fiscale federale.

3. Stabiliți dacă plata este raportabilă

Puneți-vă trei întrebări:

• Plata a fost pentru servicii sau pentru o altă categorie raportabilă?
• Suma a atins pragul de raportare al IRS?
• SRL-ul este exceptat din cauza clasificării sale fiscale sau din cauza tipului de plată?

4. Alegeți formularul corect

• Folosiți Formularul 1099-NEC pentru compensația nonangajaților și pentru onorariile avocaților
• Folosiți Formularul 1099-MISC pentru chirie, redevențe, anumite încasări brute plătite avocaților, plăți medicale și de sănătate și alte elemente raportabile diverse

5. Folosiți numele legal și TIN corecte

Introduceți numele și numărul de identificare fiscală exact așa cum apar pe W-9. Dacă SRL-ul este o entitate ignorată, aceasta înseamnă, de obicei, folosirea informațiilor proprietarului, conform indicațiilor din W-9.

6. Verificați pragul valoric

Pentru majoritatea plăților către contractori raportate pe 1099-NEC, pragul de raportare este de 600 USD sau mai mult în anul calendaristic.

Pentru multe categorii de pe 1099-MISC, pragul este tot de 600 USD, deși unele căsuțe au limite diferite.

7. Depuneți și furnizați formularul la timp

Termenul limită IRS depinde de formular:

• Formularul 1099-NEC este, în general, datorat atât către IRS, cât și către beneficiar, până la 31 ianuarie
• Formularul 1099-MISC este, în general, datorat beneficiarului până la 31 ianuarie, iar depunerea la IRS este datorată până la 28 februarie pentru depunerea pe hârtie sau până la 31 martie pentru depunerea electronică

Dacă termenul limită cade într-un weekend sau într-o sărbătoare legală, data scadentă se mută în următoarea zi lucrătoare.

Greșeli frecvente ale companiilor

Presupunerea că toate SRL-urile sunt exceptate

Mulți proprietari de afaceri aud că societățile nu primesc 1099-uri și presupun că acest lucru include orice SRL. Nu este așa. Un SRL impozitat ca parteneriat sau ca entitate ignorată este adesea tot raportabil.

Folosirea numelui SRL-ului când W-9 cere numele proprietarului

Pentru o entitate ignorată, IRS se așteaptă ca W-9 și informațiile despre beneficiar să fie completate corect. Dacă formularul beneficiarului este greșit, și 1099-ul poate fi greșit.

Confuzia dintre 1099-NEC și 1099-MISC

Serviciile prestate de contractori apar, de regulă, pe 1099-NEC, nu pe 1099-MISC. Clasificarea greșită a plății poate crea probleme de depunere și confuzie pentru beneficiar.

Uitarea raportării 1099-K

Dacă ați plătit cu cardul sau prin anumite platforme terțe, plata poate fi raportată pe Formularul 1099-K. Nu raportați de două ori aceeași plată pe formularul greșit.

Ratarea termenului limită

Raportarea de la final de an se desfășoară rapid. Dacă amânați, crește riscul de W-9 incomplete, totaluri incorecte și depuneri întârziate.

Ignorarea regulilor de reținere suplimentară

Dacă un furnizor nu vă oferă un TIN valabil, se poate aplica reținerea suplimentară. În acest caz, poate fi necesar să rețineți și să raportați plata, chiar dacă suma este mică.

O listă practică pentru emiterea unui 1099 către un SRL

Înainte de a depune, confirmați fiecare dintre aceste aspecte:

• Ați efectuat plata în cursul activității comerciale
• Plata este raportabilă conform regulilor IRS
• Ați primit un Formular W-9 completat
• Ați confirmat clasificarea fiscală federală a SRL-ului
• Ați ales formularul corect, 1099-NEC sau 1099-MISC
• Ați introdus corect numele și TIN-ul
• Ați totalizat corect plățile pe anul respectiv
• Ați furnizat exemplarul destinatarului până la termenul limită
• Ați depus la IRS până la termenul corect

Exemple

Exemplul 1: SRL-ul cu un singur membru al unui freelancer

Angajați un designer web care operează ca SRL cu un singur membru și plătiți pentru servicii de găzduire și design. Dacă SRL-ul este o entitate ignorată și plățile pentru servicii ajung la 600 USD sau mai mult într-un an, veți emite, de obicei, Formularul 1099-NEC folosind informațiile din W-9.

Exemplul 2: SRL cu mai mulți membri, impozitat ca parteneriat

Plătiți o firmă de consultanță organizată ca SRL cu mai mulți membri pentru servicii de strategie de marketing. Dacă este impozitată ca parteneriat și ați plătit cel puțin 600 USD în cursul anului, plata este, în general, raportabilă pe Formularul 1099-NEC.

Exemplul 3: Un SRL impozitat ca societate tip S

Plătiți un SRL care a ales statutul de societate tip S pentru servicii obișnuite. În multe cazuri, acea plată nu este raportabilă pe un 1099-NEC. Totuși, trebuie să verificați W-9 și tipul exact al plății înainte de a decide.

Exemplul 4: Plăți pentru servicii juridice

Dacă plătiți un SRL care oferă servicii juridice, regula de raportare poate fi diferită de excepția generală pentru societăți. Serviciile juridice rămân adesea raportabile, așa că nu presupuneți că SRL-ul este exceptat doar pentru că este impozitat ca societate.

De ce contează acest lucru pentru companiile în creștere

Să faceți corect formularele 1099 face parte din conformitatea de bază pentru furnizori. De asemenea, vă ajută să construiți de la început sisteme financiare mai curate. Când afacerea dvs. crește, aceleași evidențe care susțin declarațiile fiscale sprijină și o contabilitate mai bună, o gestionare mai ușoară a furnizorilor și mai puține surprize la sfârșit de an.

Acest lucru este deosebit de important pentru fondatorii care încă își decid structura companiei. Dacă înființați o afacere nouă, merită să alegeți din timp tipul corect de entitate și să păstrați evidențele fiscale organizate încă din prima zi.

Concluzii finale

Emiterea unui formular 1099 pentru un SRL depinde de clasificarea fiscală federală, de tipul plății și de faptul dacă plata atinge pragul de raportare. În general, SRL-urile impozitate ca parteneriate sau entități ignorate au mai multe șanse să primească un 1099, în timp ce SRL-urile impozitate ca societăți, de regulă, nu primesc, cu excepția unor situații specifice.

Procesul cel mai sigur este simplu:

• Colectați mai întâi un W-9
• Confirmați statutul fiscal al SRL-ului
• Alegeți formularul corect
• Depuneți la timp
• Păstrați evidențe care să susțină decizia dvs.

Când aveți dubii, confirmați datele cu un profesionist fiscal calificat sau cu instrucțiunile IRS înainte de depunere. Micile erori în raportarea 1099 sunt ușor de evitat, dar mai greu de corectat după expirarea termenului limită.