Kuinka antaa 1099-lomake LLC:lle: IRS:n säännöt, Form 1099-NEC vs. 1099-MISC ja määräajat

Sen ymmärtäminen, milloin LLC:lle pitää antaa 1099-lomake, on tärkeää jokaiselle yritykselle, joka palkkaa ulkopuolisia tekijöitä, maksaa urakoitsijoille tai tekee töitä ammatillisten palveluntarjoajien kanssa. Vastaus ei ole niin yksinkertainen kuin ”kaikki LLC:t saavat 1099-lomakkeen”. IRS käsittelee LLC:itä eri tavoin sen mukaan, miten niitä verotetaan, millaisesta maksusta on kyse ja mitä lomaketta vaaditaan.

Kun hoidat prosessin oikein, pienennät sanktioriskiä, vältät määräaikojen missaamisen ja pidät vuoden lopun kirjanpidon siistimpänä. Jos teet sen väärin, saatat ilmoittaa maksuja virheellisesti, antaa tarpeettomia lomakkeita tai jättää ilmoittamatta tuloja, jotka olisi pitänyt ilmoittaa oikealla ilmoituksella.

Tämä opas selittää, milloin LLC:n pitäisi saada 1099-lomake, mitä lomaketta käytetään, miten kerätä oikeat verotiedot ja miten ilmoittaminen tehdään ilman yleisiä virheitä.

Lyhyt vastaus: jokainen LLC ei saa 1099-lomaketta

LLC on oikeudellinen yritysmuoto, mutta liittovaltion verotuksessa se voidaan luokitella usealla eri tavalla. Tämä luokitus määrittää, tarvitaanko 1099-lomake.

Yleisesti:

• LLC, jota verotetaan partnershipina tai disregarded entitynä, ilmoitetaan yleensä 1099-lomakkeella, jos sille on maksettu ilmoitettavia palveluja tai muita katettavia maksuja.
• LLC, jota verotetaan C-corporationina tai S-corporationina, ei yleensä ole ilmoitettavissa 1099-lomakkeella tavallisista urakoitsijamaksuista.
• Joitakin poikkeuksia sovelletaan edelleen, erityisesti oikeudellisiin ja lääketieteeseen liittyviin maksuihin.

Tärkein IRS:n sääntö ei ole LLC:n osavaltiossa tehty perustamismerkintä. Olennaista on se, miten LLC:tä kohdellaan liittovaltion verotuksessa.

Miksi LLC:n veroluokitus on tärkeä

LLC:tä voidaan verottaa seuraavasti:

• Disregarded entitynä, jos sillä on yksi omistaja eikä se ole valinnut yhtiöverokohtelua
• Partnershipina, jos sillä on useita jäseniä eikä se ole valinnut yhtiöverokohtelua
• C-corporationina, jos se on valinnut yhtiöverotuksen
• S-corporationina, jos se on valinnut S-corporation-statuksen

Tuo luokitus muuttaa sitä, miten maksut ilmoitetaan.

Yhden jäsenen LLC:t

Yhden jäsenen LLC:tä käsitellään tuloverotuksessa usein disregarded entitynä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että 1099-lomake annetaan usein omistajan nimellä ja verotunnisteella eikä pelkästään LLC:n nimellä, riippuen siitä, miten W-9 on täytetty.

Usean jäsenen LLC:t

Usean jäsenen LLC:tä käsitellään yleensä partnershipina, ellei se ole valinnut verotusta yhtiönä. Partnershipit ilmoitetaan tavallisesti 1099-lomakkeilla, kun ne saavat raportoitavia liiketoimintamaksuja.

LLC:t, joita verotetaan yhtiöinä

Jos LLC on valinnut C-corporation- tai S-corporation-verotuksen, useimpia tavallisia urakoitsijamaksuja ei ilmoiteta Form 1099-NEC- tai Form 1099-MISC -lomakkeella.

Mitkä LLC-maksut vaativat yleensä 1099-lomakkeen?

1099-lomaketta käytetään yleensä liiketoiminnan yhteydessä maksettuihin maksuihin. Tyypillisiä esimerkkejä ovat:

• Freelance- tai urakkatyö
• Konsultointipalkkiot
• Ammatilliset palvelut
• Vuokrat
• Tekijänpalkkiot
• Tietyt asianajomaksut
• Tietyt lääketieteelliset ja terveydenhuoltomaksut

Urakkapalveluissa tärkein lomake on yleensä Form 1099-NEC.

Form 1099-NEC vs. Form 1099-MISC

Oikean lomakkeen valinta on yhtä tärkeää kuin sen päättäminen, tarvitaanko lomake lainkaan.

Käytä Form 1099-NEC -lomaketta muulle kuin työntekijän palkkiolle

Form 1099-NEC on vakiolomake, jota käytetään, kun ei-työntekijälle maksetaan palveluista liiketoiminnan tai ammatin harjoittamisen yhteydessä. Tämä sisältää yleensä:

• Itsenäiset urakoitsijat
• Freelancerit
• Konsultit
• Korjaus- tai palvelutoimittajat
• Muut ei-työntekijänä toimivat palveluntarjoajat

Jos vuosisummaa on vähintään 600 dollaria, annetaan yleensä Form 1099-NEC.

Käytä Form 1099-MISC -lomaketta muihin maksuihin

Form 1099-MISC -lomaketta käytetään eri luokkiin, kuten:

• Vuokrat
• Tekijänpalkkiot
• Palkinto- ja tunnustuspalkkiot
• Tietyt muut tulomaksut
• Asianajajille maksetut bruttoproceedsit
• Lääketieteelliset ja terveydenhuoltomaksut joissakin tapauksissa

Jos maksat LLC:lle palveluista, kannattaa yleensä ensin miettiä 1099-NEC-lomaketta. Jos maksu koskee jotain muuta, 1099-MISC voi olla oikea lomake.

Milloin LLC on vapautettu 1099-lomakkeesta

Yleinen virhe on olettaa, että jokainen maksu LLC:lle vaatii automaattisesti 1099-lomakkeen. Näin ei ole.

LLC on usein vapautettu, kun:

• Sitä verotetaan C-corporationina tai S-corporationina, ja maksu on tavallinen liiketoimintamaksu palveluista
• Maksu tehtiin luottokortilla, pankkikortilla tai tietyillä kolmannen osapuolen maksualustoilla, jolloin maksu käsitellään yleensä Form 1099-K -lomakkeella eikä 1099-NEC- tai 1099-MISC-lomakkeella
• Maksu koski tavaraa tai muuta ei-ilmoitettavaa erää
• Maksu ei ylitä sovellettavaa ilmoituskynnystä

Silti jotkin yhtiömuotoiset LLC:t ovat edelleen ilmoitettavia tietyissä maksuluokissa, joten sekä veroluokitus että maksun tyyppi ovat tärkeitä.

Mitä pyytää ennen kuin maksat LLC:lle

Turvallisin tapa antaa oikea 1099-lomake on kerätä oikeat verotiedot ennen kuin maksat toimittajalle.

Pyydä Form W-9

Pyydä LLC:tä täyttämään Form W-9 ennen maksun suorittamista. Täytetty W-9 auttaa varmistamaan:

• Oikeudellinen nimi
• Yrityksen nimi, jos sellainen on
• Veroluokitus
• Verotunniste
• Mahdollinen backup withholding -status

Tarkista W-9:n veroluokitus

W-9 kertoo, käsitelläänkö LLC:tä seuraavasti:

• Partnershipina
• Yhtiönä
• Disregarded entitynä
• Muuna veroluokituksena

Tämä on tieto, jota tarvitset päättääksesi, onko LLC ilmoitettava.

Säilytä kopio W-9:stä

Tallenna W-9 toimittajatietojen yhteyteen. Jos IRS kysyy ilmoituksesta myöhemmin, W-9 tukee sitä, miksi annoit tai et antanut 1099-lomaketta.

Näin annat 1099-lomakkeen LLC:lle vaihe vaiheelta

1. Varmista, että maksu liittyy liiketoimintaan

Vain liiketoiminnan tai ammatin harjoittamisen yhteydessä tehdyt maksut ilmoitetaan 1099-lomakkeilla. Henkilökohtaisia maksuja ei ilmoiteta.

2. Tunnista veroluokitus

Käytä W-9-lomaketta määrittääksesi, miten LLC:tä kohdellaan liittovaltion verotuksessa.

3. Päätä, onko maksu ilmoitettava

Kysy kolme kysymystä:

• Oliko maksu palvelusta tai muusta raportoitavasta kategoriasta?
• Ylittikö summa IRS:n kynnyksen?
• Onko LLC vapautettu veroluokituksensa vuoksi tai siksi, että maksuluokka on rajattu pois?

4. Valitse oikea lomake

• Käytä Form 1099-NEC -lomaketta muulle kuin työntekijän palkkiolle ja asianajajien palkkioille
• Käytä Form 1099-MISC -lomaketta vuokriin, tekijänpalkkioihin, joihinkin asianajajien bruttoproceedseihin, lääketieteellisiin ja terveydenhuoltomaksuihin sekä muihin raportoitaviin sekalaisiin eriin

5. Käytä oikeaa oikeudellista nimeä ja TIN-tunnusta

Kirjoita nimi ja verotunniste täsmälleen kuten W-9:ssä on. Jos LLC on disregarded entity, tämä tarkoittaa yleensä omistajan tietojen käyttämistä W-9:n ohjeiden mukaisesti.

6. Tarkista euromääräinen tai dollarimääräinen kynnys

Useimmissa 1099-NEC-urakkamaksuissa ilmoituskynnys on 600 dollaria tai enemmän kalenterivuoden aikana.

Monissa 1099-MISC-kategorioissa kynnys on myös 600 dollaria, vaikka joissakin laatikoissa on eri rajat.

7. Toimita ja ilmoita lomake ajoissa

IRS:n määräaika riippuu lomakkeesta:

• Form 1099-NEC on yleensä toimitettava IRS:lle ja vastaanottajalle viimeistään 31. tammikuuta
• Form 1099-MISC on yleensä toimitettava vastaanottajalle viimeistään 31. tammikuuta, ja IRS-ilmoitus on paperilla yleensä viimeistään 28. helmikuuta tai sähköisesti 31. maaliskuuta

Jos määräaika osuu viikonlopulle tai viralliselle vapaapäivälle, eräpäivä siirtyy seuraavaan arkipäivään.

Yleiset virheet, joita yritykset tekevät

Olettaa, että kaikki LLC:t ovat vapautettuja

Moni yrittäjä kuulee, että yhtiöt eivät saa 1099-lomakkeita, ja olettaa, että tämä koskee kaikkia LLC:itä. Ei koske. Partnershipina tai disregarded entitynä verotettava LLC on usein edelleen ilmoitettava.

Käyttää LLC:n nimeä, vaikka W-9 vaatii omistajan nimen

Disregarded entityn kohdalla IRS odottaa, että W-9 ja maksunsaajatiedot täytetään oikein. Jos maksunsaajalomake on väärin, myös 1099 voi olla väärä.

Sekottaa 1099-NEC:n ja 1099-MISC:n

Urakkapalvelut kuuluvat yleensä 1099-NEC-lomakkeelle, eivät 1099-MISC-lomakkeelle. Maksun väärä luokittelu voi aiheuttaa ilmoitusongelmia ja sekaannusta vastaanottajalle.

Unohtaa 1099-K-ilmoituksen

Jos maksoit kortilla tai tietyillä kolmannen osapuolen alustoilla, maksu saatetaan ilmoittaa Form 1099-K -lomakkeella. Älä ilmoita samaa maksua kahdesti väärällä lomakkeella.

Myöhästyä määräajasta

Vuoden lopun raportointi etenee nopeasti. Viime tippaan jättäminen lisää riskiä, että W-9 puuttuu, summat ovat virheellisiä tai ilmoitus myöhästyy.

Sivuuttaa backup withholding -säännöt

Jos toimittaja ei anna voimassa olevaa TIN-tunnusta, backup withholding voi tulla sovellettavaksi. Tällöin sinun voi olla tarpeen pidättää vero ja ilmoittaa maksu, vaikka summa olisi pieni.

Käytännön tarkistuslista 1099-lomakkeen antamiseen LLC:lle

Ennen ilmoittamista varmista jokainen näistä kohdista:

• Maksoit maksun liiketoiminnan yhteydessä
• Maksu on ilmoitettava IRS:n sääntöjen mukaan
• Sait täytetyn Form W-9 -lomakkeen
• Vahvistit LLC:n liittovaltion veroluokituksen
• Valitsit oikean lomakkeen, 1099-NEC:n tai 1099-MISC:n
• Syötit oikean nimen ja TIN-tunnuksen
• Laskit vuoden maksut oikein
• Toimitit vastaanottajakopion määräaikaan mennessä
• Ilmoitit IRS:lle oikeaan määräaikaan mennessä

Esimerkit

Esimerkki 1: Freelance-työntekijän yhden jäsenen LLC

Palkkaat web-suunnittelijan, joka toimii yhden jäsenen LLC:nä ja maksaa hosting-tuesta sekä suunnittelutyöstä. Jos LLC on disregarded entity ja vuotuiset palvelumaksut ovat vähintään 600 dollaria, annat yleensä Form 1099-NEC -lomakkeen W-9-tietojen perusteella.

Esimerkki 2: Usean jäsenen LLC, jota verotetaan partnershipina

Maksat konsultointiyritykselle, joka on perustettu usean jäsenen LLC:ksi, markkinointistrategiasta. Jos sitä verotetaan partnershipina ja maksoit vähintään 600 dollaria vuoden aikana, maksu ilmoitetaan yleensä Form 1099-NEC -lomakkeella.

Esimerkki 3: LLC, jota verotetaan S-corporationina

Maksat LLC:lle, joka on valinnut S-corporation-statuksen, tavanomaisista palveluista. Monissa tapauksissa tätä maksua ei ilmoiteta 1099-NEC-lomakkeella. Silti sinun kannattaa varmistaa W-9 ja maksun tarkka tyyppi ennen päätöstä.

Esimerkki 4: Maksut juridisista palveluista

Jos maksat LLC:lle, joka tarjoaa oikeudellisia palveluja, ilmoitussääntö voi poiketa yleisestä yhtiövapautuksesta. Oikeudelliset palvelut ovat usein edelleen ilmoitettavia, joten älä oleta LLC:n olevan vapautettu vain siksi, että sitä verotetaan yhtiönä.

Miksi tällä on merkitystä kasvaville yrityksille

1099-lomakkeiden oikea käsittely on osa perustason toimittajakomplianssia. Se auttaa myös rakentamaan siistimpiä talousprosesseja alusta alkaen. Kun yrityksesi kasvaa, samat tiedot, jotka tukevat veroilmoituksia, tukevat myös parempaa kirjanpitoa, helpompaa toimittajahallintaa ja vähemmän vuoden lopun yllätyksiä.

Tämä on erityisen tärkeää perustajille, jotka vasta päättävät, miten yrityksensä kannattaa rakentaa. Jos perustat uutta liiketoimintaa, oikean yhtiömuodon valinta alussa ja verotietojen järjestäminen ensimmäisestä päivästä lähtien kannattaa.

Lopulliset tärkeimmät huomiot

1099-lomakkeen antaminen LLC:lle riippuu liittovaltion veroluokituksesta, maksun tyypistä ja siitä, täyttääkö maksu ilmoituskynnyksen. Yleisesti ottaen partnershipina tai disregarded entitynä verotetut LLC:t saavat todennäköisemmin 1099-lomakkeen, kun taas yhtiöinä verotetut LLC:t eivät yleensä saa, paitsi tietyissä tilanteissa.

Turvallisin prosessi on yksinkertainen:

• Kerää ensin W-9
• Vahvista LLC:n verostatuksen
• Valitse oikea lomake
• Ilmoita ajoissa
• Säilytä päätöstä tukevat dokumentit

Jos olet epävarma, varmista tiedot pätevän veroasiantuntijan tai IRS:n ohjeiden avulla ennen ilmoittamista. Pienet virheet 1099-ilmoituksissa on helppo välttää, mutta vaikeampia korjata määräajan jälkeen.