Comment émettre un feuillet 1099 à une LLC : règles de l’IRS, formulaire 1099-NEC contre 1099-MISC et échéances

Savoir quand émettre un feuillet 1099 à une LLC est important pour toute entreprise qui embauche de la main-d’œuvre externe, paie des travailleurs autonomes ou fait affaire avec des fournisseurs de services professionnels. La réponse n’est pas aussi simple que « toutes les LLC reçoivent un 1099 ». L’IRS traite les LLC différemment selon leur mode d’imposition, le type de paiement effectué et le formulaire requis.

Si vous gérez le processus correctement, vous réduisez le risque de pénalités, évitez de manquer des échéances de production et conservez des dossiers plus propres en fin d’année. Si vous vous trompez, vous pourriez mal déclarer des paiements, émettre des formulaires inutiles ou omettre des revenus qui auraient dû figurer sur la bonne déclaration.

Ce guide explique quand une LLC doit recevoir un 1099, quel formulaire utiliser, comment obtenir les bonnes informations fiscales et comment produire le tout sans erreurs courantes.

Réponse courte : toutes les LLC ne reçoivent pas un 1099

Une LLC est une structure juridique d’entreprise, mais aux fins de l’impôt fédéral, elle peut être classée de plusieurs façons. Cette classification détermine si un 1099 est nécessaire.

En général :

• Une LLC imposée comme une société de personnes ou comme une entité ignorée est habituellement déclarable sur un 1099 si vous l’avez payée pour des services déclarables ou d’autres paiements visés.
• Une LLC imposée comme une société par actions de type C ou de type S n’est généralement pas déclarée sur un 1099 pour des paiements ordinaires à des fournisseurs.
• Certaines exceptions s’appliquent tout de même, en particulier pour les paiements juridiques et médicaux.

La règle de l’IRS qui compte le plus n’est pas l’étiquette de constitution de la LLC dans l’État. Ce qui importe, c’est la façon dont la LLC est traitée aux fins de l’impôt fédéral.

Pourquoi la classification fiscale de la LLC est importante

Une LLC peut être imposée comme :

• Une entité ignorée, si elle a un seul propriétaire et qu’elle n’a pas choisi un traitement fiscal de type société
• Une société de personnes, si elle a plusieurs membres et qu’elle n’a pas choisi un traitement fiscal de type société
• Une société par actions de type C, si elle a choisi une imposition comme société
• Une société par actions de type S, si elle a choisi le statut S

Cette classification change la façon dont vous déclarez les paiements.

LLC à un seul membre

Une LLC à un seul membre est souvent considérée comme une entité ignorée aux fins de l’impôt sur le revenu. En pratique, cela signifie que le 1099 est souvent émis au nom du propriétaire et avec son numéro d’identification fiscale plutôt qu’au seul nom de la LLC, selon la façon dont le formulaire W-9 est rempli.

LLC à plusieurs membres

Une LLC à plusieurs membres est généralement traitée comme une société de personnes, sauf si elle a choisi d’être imposée comme une société. Les sociétés de personnes sont souvent déclarables sur des 1099 lorsqu’elles reçoivent des paiements d’affaires visés.

LLC imposées comme des sociétés

Si une LLC a choisi d’être imposée comme une société par actions de type C ou de type S, la plupart des paiements ordinaires à des fournisseurs ne sont pas déclarés sur le formulaire 1099-NEC ou 1099-MISC.

Quels paiements à une LLC exigent habituellement un 1099?

Un 1099 est généralement utilisé pour les paiements liés à l’entreprise effectués dans le cours des affaires. Voici quelques exemples courants :

• Services de pigistes ou de contrats
• Honoraires de consultation
• Services professionnels
• Loyers
• Redevances
• Certains paiements à des avocats
• Certains paiements pour services médicaux et de santé

Pour les services de sous-traitance, le formulaire clé est généralement le formulaire 1099-NEC.

Formulaire 1099-NEC contre formulaire 1099-MISC

Choisir le bon formulaire est aussi important que de décider si un formulaire est requis.

Utilisez le formulaire 1099-NEC pour la rémunération de non-employés

Le formulaire 1099-NEC est le formulaire standard pour payer un non-employé pour des services dans le cours de vos activités commerciales. Cela comprend habituellement :

• Les travailleurs autonomes
• Les pigistes
• Les consultants
• Les fournisseurs de réparation ou de services
• D’autres prestataires de services non employés

Si le total annuel est d’au moins 600 $, vous devrez généralement émettre le formulaire 1099-NEC.

Utilisez le formulaire 1099-MISC pour certains autres paiements

Le formulaire 1099-MISC sert à d’autres catégories, notamment :

• Loyers
• Redevances
• Paiements de prix et de récompenses
• Certains autres paiements de revenus
• Produits bruts versés à des avocats
• Paiements pour services médicaux et de santé dans certains cas

Si vous payez une LLC pour des services, pensez d’abord au 1099-NEC. Si le paiement concerne autre chose, le 1099-MISC peut être le bon formulaire.

Quand une LLC est exemptée d’un 1099

Une erreur fréquente consiste à croire que tout paiement à une LLC exige automatiquement un 1099. Ce n’est pas vrai.

Une LLC est souvent exemptée lorsque :

• Elle est imposée comme une société par actions de type C ou de type S, et le paiement est un paiement d’affaires ordinaire pour des services
• Le paiement a été effectué par carte de crédit, carte de débit ou par certains réseaux de paiement tiers, qui sont généralement déclarés sur le formulaire 1099-K plutôt que sur le 1099-NEC ou le 1099-MISC
• Le paiement concernait des marchandises ou d’autres éléments non déclarables
• Le paiement n’atteint pas le seuil de déclaration applicable au formulaire concerné

Cela dit, certaines LLC imposées comme des sociétés demeurent déclarables pour des types de paiement précis, donc la classification et la catégorie de paiement comptent toutes les deux.

Ce qu’il faut demander avant de payer une LLC

La façon la plus sûre d’émettre le bon 1099 est de recueillir les bonnes informations fiscales avant d’effectuer le paiement.

Demandez le formulaire W-9

Demandez à la LLC de remplir le formulaire W-9 avant d’émettre le paiement. Un W-9 rempli aide à confirmer :

• Le nom légal
• Le nom commercial, s’il y a lieu
• La classification fiscale
• Le numéro d’identification du contribuable
• Le statut de retenue de secours, s’il y a lieu

Vérifiez la classification fiscale sur le W-9

Le W-9 indique si la LLC est traitée comme :

• Une société de personnes
• Une société par actions
• Une entité ignorée
• Une autre classification fiscale

C’est l’information dont vous avez besoin pour décider si la LLC est déclarable.

Conservez une copie du W-9

Rangez le W-9 avec vos dossiers fournisseurs. Si l’IRS remet en question une déclaration plus tard, le W-9 justifie pourquoi vous avez émis ou non un 1099.

Comment émettre un 1099 à une LLC, étape par étape

1. Confirmez que le paiement est lié à l’entreprise

Seuls les paiements effectués dans le cours de vos activités commerciales sont déclarables sur les formulaires 1099. Les paiements personnels ne le sont pas.

2. Identifiez la classification fiscale

Utilisez le W-9 pour déterminer comment la LLC est traitée aux fins de l’impôt fédéral.

3. Déterminez si le paiement est déclarable

Posez-vous trois questions :

• Le paiement visait-il des services ou une autre catégorie déclarable?
• Le montant atteint-il le seuil de l’IRS?
• La LLC est-elle exemptée en raison de sa classification fiscale ou parce que le type de paiement est exclu?

4. Choisissez le bon formulaire

• Utilisez le formulaire 1099-NEC pour la rémunération de non-employés et les honoraires d’avocat
• Utilisez le formulaire 1099-MISC pour les loyers, les redevances, certains produits bruts versés à des avocats, les paiements médicaux et de santé, ainsi que d’autres éléments divers déclarables

5. Utilisez le bon nom légal et le bon NIF

Inscrivez le nom et le numéro d’identification du contribuable exactement comme ils figurent sur le W-9. Si la LLC est une entité ignorée, cela signifie habituellement d’utiliser les renseignements du propriétaire selon les indications du W-9.

6. Vérifiez le seuil en dollars

Pour la plupart des paiements de services sur le formulaire 1099-NEC, le seuil de déclaration est de 600 $ ou plus au cours de l’année civile.

Pour de nombreuses catégories du formulaire 1099-MISC, le seuil est aussi de 600 $, bien que certaines cases aient des seuils différents.

7. Produisez et remettez le formulaire à temps

L’échéance de l’IRS dépend du formulaire :

• Le formulaire 1099-NEC est généralement dû à l’IRS et au bénéficiaire au plus tard le 31 janvier
• Le formulaire 1099-MISC est généralement dû au bénéficiaire au plus tard le 31 janvier, tandis que la production à l’IRS est due au plus tard le 28 février pour la production papier ou le 31 mars pour la production électronique

Si une échéance tombe un week-end ou un jour férié légal, la date limite est reportée au jour ouvrable suivant.

Erreurs courantes des entreprises

Croire que toutes les LLC sont exemptées

De nombreux propriétaires d’entreprise entendent dire que les sociétés n’obtiennent pas de 1099 et supposent que cela inclut toutes les LLC. Ce n’est pas le cas. Une LLC imposée comme une société de personnes ou comme une entité ignorée est souvent encore déclarable.

Utiliser le nom de la LLC alors que le W-9 exige le nom du propriétaire

Pour une entité ignorée, l’IRS s’attend à ce que le W-9 et les renseignements sur le bénéficiaire soient remplis correctement. Si le formulaire du bénéficiaire est erroné, le 1099 peut aussi l’être.

Confondre le 1099-NEC et le 1099-MISC

Les services de sous-traitance appartiennent habituellement au formulaire 1099-NEC, et non au 1099-MISC. Une mauvaise classification du paiement peut entraîner des problèmes de production et de la confusion pour le bénéficiaire.

Oublier la déclaration sur le 1099-K

Si vous avez payé par carte ou par l’intermédiaire de certaines plateformes tierces, le paiement peut être déclaré sur le formulaire 1099-K. Ne déclarez pas le même paiement en double sur le mauvais formulaire.

Manquer la date limite

La déclaration de fin d’année se déroule rapidement. Attendre à la dernière minute augmente le risque d’obtenir des W-9 incomplets, de calculer des totaux erronés et de produire en retard.

Ignorer les règles de retenue de secours

Si un fournisseur ne vous fournit pas un NIF valide, la retenue de secours peut s’appliquer. Dans ce cas, vous pourriez devoir retenir et déclarer le paiement même si le montant est faible.

Liste de vérification pratique pour émettre un 1099 à une LLC

Avant de produire, confirmez chacun des points suivants :

• Le paiement a été effectué dans le cours des activités commerciales
• Le paiement est déclarable selon les règles de l’IRS
• Vous avez reçu un formulaire W-9 rempli
• Vous avez confirmé la classification fiscale fédérale de la LLC
• Vous avez choisi le bon formulaire, 1099-NEC ou 1099-MISC
• Vous avez inscrit le bon nom et le bon NIF
• Vous avez totalisé correctement les paiements pour l’année
• Vous avez remis la copie destinée au bénéficiaire avant l’échéance
• Vous avez produit auprès de l’IRS dans les délais prescrits

Exemples

Exemple 1 : La LLC à un seul membre d’une pigiste

Vous embauchez une conceptrice Web qui exploite une LLC à un seul membre et paie pour de l’assistance à l’hébergement et pour du travail de conception. Si la LLC est une entité ignorée et que les paiements annuels de services sont de 600 $ ou plus, vous émettrez habituellement le formulaire 1099-NEC en utilisant les renseignements du W-9.

Exemple 2 : Une LLC à plusieurs membres imposée comme société de personnes

Vous payez une firme de consultation organisée en LLC à plusieurs membres pour des services de stratégie marketing. Si elle est imposée comme une société de personnes et que vous avez payé au moins 600 $ au cours de l’année, le paiement est généralement déclarable sur le formulaire 1099-NEC.

Exemple 3 : Une LLC imposée comme société par actions de type S

Vous payez une LLC qui a choisi le statut S pour des services ordinaires. Dans bien des cas, ce paiement n’est pas déclarable sur un 1099-NEC. Toutefois, vous devriez tout de même vérifier le W-9 et le type exact de paiement avant de décider.

Exemple 4 : Paiements pour services juridiques

Si vous payez une LLC qui fournit des services juridiques, la règle de déclaration peut différer de l’exemption générale accordée aux sociétés. Les services juridiques demeurent souvent déclarables, alors ne supposez pas que la LLC est exemptée simplement parce qu’elle est imposée comme une société.

Pourquoi cela compte pour les entreprises en croissance

Bien faire les 1099 fait partie de la conformité de base envers les fournisseurs. Cela vous aide aussi à mettre en place de meilleurs systèmes financiers dès le départ. Lorsque votre entreprise grandit, les mêmes dossiers qui soutiennent les déclarations fiscales soutiennent aussi une meilleure tenue de livres, une gestion plus simple des fournisseurs et moins de surprises en fin d’année.

C’est particulièrement important pour les fondateurs qui déterminent encore comment structurer leur entreprise. Si vous créez une nouvelle entreprise, il vaut la peine de choisir le bon type d’entité tôt et de garder les dossiers fiscaux organisés dès le premier jour.

Points à retenir

L’émission d’un 1099 à une LLC dépend de la classification fiscale fédérale, du type de paiement et du fait que le paiement atteigne ou non le seuil de déclaration. En général, les LLC imposées comme sociétés de personnes ou comme entités ignorées sont plus susceptibles de recevoir un 1099, tandis que les LLC imposées comme sociétés ne le reçoivent généralement pas, sauf dans certaines situations précises.

Le processus le plus sûr est simple :

• Recueillez d’abord un W-9
• Confirmez le statut fiscal de la LLC
• Choisissez le bon formulaire
• Produisez à temps
• Conservez des dossiers qui soutiennent votre décision

En cas de doute, confirmez les faits auprès d’un professionnel fiscal qualifié ou des instructions de l’IRS avant de produire. Les petites erreurs dans la déclaration des 1099 sont faciles à éviter, mais plus difficiles à corriger après l’échéance.