Hogyan kell 1099 űrlapot kiállítani egy LLC számára: IRS szabályok, 1099-NEC vs. 1099-MISC űrlapok és határidők

Annak tudása, mikor kell 1099 űrlapot kiállítani egy LLC számára, minden olyan vállalkozásnál fontos, amely külső segítséget vesz igénybe, alvállalkozóknak fizet, vagy szakmai szolgáltatókkal dolgozik. A válasz nem olyan egyszerű, hogy „minden LLC kap 1099-et”. Az IRS az LLC-ket attól függően kezeli eltérően, hogy hogyan adóznak, milyen típusú kifizetést teljesítettél, és melyik űrlap szükséges.

Ha a folyamatot helyesen kezeled, csökkented a bírságok kockázatát, elkerülöd a beadási határidők elmulasztását, és az év végén rendezettebb nyilvántartásod lesz. Ha hibázol, rosszul jelenthetsz be kifizetéseket, szükségtelen űrlapokat állíthatsz ki, vagy elmulaszthatod annak a jövedelemnek a jelentését, amelynek a megfelelő bevallásra kellett volna kerülnie.

Ez az útmutató elmagyarázza, mikor kell az LLC-nek 1099-et küldeni, melyik űrlapot kell használni, hogyan kell begyűjteni a megfelelő adózási információkat, és hogyan lehet elkerülni a gyakori hibákat a benyújtás során.

Rövid válasz: nem minden LLC kap 1099-et

Az LLC jogi üzleti forma, de szövetségi adózási szempontból többféleképpen is besorolható. Ez a besorolás dönti el, szükség van-e 1099-re.

Általánosságban:

• Az olyan LLC, amelyet partnerségként vagy disregarded entity-ként adóztatnak, általában jelentendő 1099-en, ha jelentésköteles szolgáltatásokért vagy más fedezett kifizetésekért fizettél neki.
• Az olyan LLC, amelyet C corporationként vagy S corporationként adóztatnak, általában nem jelentendő 1099-en a szokásos alvállalkozói kifizetések esetén.
• Bizonyos kivételek továbbra is érvényesek, különösen jogi és egészségügyi jellegű kifizetéseknél.

Az IRS szabálya, amely a legfontosabb, nem az LLC állami alapítási megjelölése. Az számít, hogyan kezelik szövetségi adózási szempontból.

Miért számít az LLC adózási besorolása

Egy LLC adózása az alábbi lehet:

• disregarded entity, ha egy tulajdonosa van, és nem választotta a társasági adózást
• partnerség, ha több tagja van, és nem választotta a társasági adózást
• C corporation, ha társasági adózást választott
• S corporation, ha S corporationként adózik

Ez a besorolás megváltoztatja, hogyan kell a kifizetéseket jelenteni.

Egyszemélyes LLC-k

Az egyszemélyes LLC-t gyakran disregarded entity-ként kezelik a jövedelemadó szempontjából. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a 1099-et gyakran a tulajdonos nevére és adóazonosító számára állítják ki, nem pusztán az LLC nevére, attól függően, hogyan töltötték ki a W-9-et.

Többtagú LLC-k

A többtagú LLC-t általában partnerségként kezelik, hacsak nem választotta a társasági adózást. A partnerségek gyakran jelentendők 1099-en, amikor fedezett üzleti kifizetéseket kapnak.

Társaságként adózó LLC-k

Ha az LLC C corporationként vagy S corporationként adózik, a legtöbb szokásos alvállalkozói kifizetést nem kell jelenteni Form 1099-NEC vagy Form 1099-MISC nyomtatványon.

Mely LLC-kifizetésekhez kell általában 1099?

A 1099-et általában az üzleti tevékenység során teljesített kifizetésekhez használják. Gyakori példák:

• szabadúszó vagy megbízási munka
• tanácsadói díjak
• szakmai szolgáltatások
• bérleti díjak
• jogdíjak
• bizonyos ügyvédi kifizetések
• bizonyos egészségügyi és orvosi kifizetések

Alvállalkozói szolgáltatások esetén általában a Form 1099-NEC a megfelelő űrlap.

Form 1099-NEC vs. Form 1099-MISC

A megfelelő űrlap kiválasztása ugyanolyan fontos, mint annak eldöntése, hogy egyáltalán szükséges-e az űrlap.

A Form 1099-NEC használata nem alkalmazotti javadalmazásra

A Form 1099-NEC a nem alkalmazottként nyújtott szolgáltatásokért fizetett összegek szabványos űrlapja az üzleti tevékenység során. Ide általában az alábbiak tartoznak:

• független vállalkozók
• szabadúszók
• tanácsadók
• javítási vagy szolgáltatási beszállítók
• más nem alkalmazotti szolgáltatók

Ha az éves összeg legalább 600 dollár, általában Form 1099-NEC-et kell kiállítani.

A Form 1099-MISC használata egyéb bizonyos kifizetésekre

A Form 1099-MISC különböző kategóriákra szolgál, például:

• bérleti díj
• jogdíjak
• nyeremény- és díjkifizetések
• bizonyos egyéb jövedelemkifizetések
• ügyvédeknek fizetett bruttó bevétel
• bizonyos esetekben egészségügyi és orvosi kifizetések

Ha egy LLC-nek szolgáltatásokért fizetsz, általában először a 1099-NEC-re kell gondolni. Ha a kifizetés más jellegű, a 1099-MISC lehet a megfelelő űrlap.

Mikor mentesül egy LLC a 1099 alól

Gyakori hiba azt feltételezni, hogy minden LLC-nek automatikusan 1099-et kell küldeni. Ez nem igaz.

Az LLC gyakran mentesül, ha:

• C corporationként vagy S corporationként adózik, és a kifizetés szokásos üzleti szolgáltatási díj
• a kifizetés hitelkártyával, bankkártyával vagy bizonyos harmadik féltől származó fizetési hálózaton keresztül történt, amelyet általában a Form 1099-K jelent, nem a 1099-NEC vagy 1099-MISC
• a kifizetés árura vagy más nem jelentésköteles tételre történt
• a kifizetés nem éri el az adott űrlapra vonatkozó jelentési küszöböt

Ennek ellenére bizonyos vállalati LLC-k továbbra is jelentéskötelesek lehetnek meghatározott kifizetési típusoknál, ezért a besorolás és a kifizetés kategóriája egyaránt számít.

Mit kérj az LLC-től, mielőtt fizetsz neki

A helyes 1099 kiállításának legbiztonságosabb módja, ha már a kifizetés előtt begyűjtöd a megfelelő adózási információkat.

Kérd be a Form W-9-et

Kérd meg az LLC-t, hogy töltse ki a Form W-9-et, mielőtt fizetnél neki. A kitöltött W-9 segít megerősíteni:

• a jogi nevet
• az üzleti nevet, ha van
• az adózási besorolást
• az adóazonosító számot
• az esetleges backup withholding státuszt

Ellenőrizd a W-9-en szereplő adózási besorolást

A W-9 megmutatja, hogy az LLC az alábbiak szerint van-e kezelve:

• partnerségként
• társaságként
• disregarded entity-ként
• más adózási besorolás alatt

Erre az információra van szükséged annak eldöntéséhez, hogy az LLC jelentésköteles-e.

Őrizd meg a W-9 másolatát

Tárold a W-9-et a szállítói nyilvántartásodban. Ha az IRS később megkérdőjelezi a benyújtást, a W-9 alátámasztja, miért állítottál ki 1099-et, vagy miért nem.

Hogyan kell lépésről lépésre 1099-et kiállítani egy LLC számára

1. Ellenőrizd, hogy a kifizetés üzleti célú-e

Csak az üzleti tevékenység során teljesített kifizetések jelentendők 1099 űrlapon. A személyes kifizetések nem azok.

2. Azonosítsd az adózási besorolást

A W-9 alapján állapítsd meg, hogyan kezelik az LLC-t szövetségi adózási szempontból.

3. Döntsd el, hogy a kifizetés jelentésköteles-e

Tedd fel ezt a három kérdést:

• A kifizetés szolgáltatásért vagy más jelentésköteles kategóriáért történt?
• Elérte az összeg az IRS küszöbértékét?
• Az LLC mentesül-e az adózási besorolása vagy a kifizetés típusa miatt?

4. Válaszd ki a megfelelő űrlapot

• A nem alkalmazotti javadalmazásra és ügyvédi díjakra Form 1099-NEC-et használj
• A bérleti díjra, jogdíjakra, bizonyos ügyvédi bruttó bevételekre, egészségügyi és orvosi kifizetésekre, valamint más vegyes jelentésköteles tételekre Form 1099-MISC-et használj

5. Használd a helyes jogi nevet és adóazonosítót

A nevet és az adóazonosító számot pontosan úgy írd be, ahogyan a W-9-en szerepel. Ha az LLC disregarded entity, ez általában a tulajdonos adatait jelenti a W-9 utasításai szerint.

6. Ellenőrizd a dollárküszöböt

A legtöbb 1099-NEC alvállalkozói kifizetésnél a jelentési küszöb éves szinten legalább 600 dollár.

Számos 1099-MISC kategóriánál szintén 600 dollár a küszöb, bár egyes mezőknél eltérő határértékek vannak.

7. Nyújtsd be és add át az űrlapot időben

Az IRS határideje az űrlaptól függ:

• a Form 1099-NEC általában január 31-ig esedékes az IRS és a címzett felé
• a Form 1099-MISC általában január 31-ig esedékes a címzett felé, míg az IRS-hez történő benyújtási határidő papíralapú benyújtás esetén február 28., elektronikus benyújtás esetén március 31.

Ha a határidő hétvégére vagy munkaszüneti napra esik, a határidő a következő munkanapra tolódik.

Gyakori hibák, amelyeket a vállalkozások elkövetnek

Azt feltételezik, hogy minden LLC mentesül

Sok vállalkozó hallja, hogy a társaságok nem kapnak 1099-et, és azt gondolja, ez minden LLC-re igaz. Nem az. Az LLC, amelyet partnerségként vagy disregarded entity-ként adóztatnak, gyakran továbbra is jelentésköteles.

Az LLC nevét használják, amikor a W-9 a tulajdonos nevét írja elő

Disregarded entity esetén az IRS elvárja, hogy a W-9 és a kedvezményezett adatai helyesen legyenek kitöltve. Ha a kedvezményezett adatlap hibás, a 1099 is hibás lehet.

Összekeverik a 1099-NEC-et és a 1099-MISC-et

Az alvállalkozói szolgáltatások általában a 1099-NEC-re tartoznak, nem a 1099-MISC-re. A kifizetés téves besorolása jelentési problémákat és zavart okozhat a címzettnél.

Elfeledkeznek a 1099-K jelentésről

Ha bankkártyával vagy bizonyos harmadik féltől származó platformokon keresztül fizettél, a kifizetést lehet, hogy a Form 1099-K jelenti. Ugyanazt a kifizetést ne duplikáld a rossz űrlapon.

Elmulasztják a határidőt

Az év végi jelentés gyorsan közeledik. Ha az utolsó pillanatra hagyod, nő a hiányos W-9-ek, a hibás összegek és a késedelmes benyújtás kockázata.

Figyelmen kívül hagyják a backup withholding szabályokat

Ha egy beszállító nem ad érvényes adóazonosítót, backup withholding alkalmazható. Ilyenkor lehet, hogy vissza kell tartanod az összeget és jelentened kell a kifizetést akkor is, ha az összeg kicsi.

Gyakorlati ellenőrzőlista 1099 kiállításához egy LLC számára

A benyújtás előtt ellenőrizd az alábbiakat:

• a kifizetés üzleti tevékenység során történt
• a kifizetés az IRS szabályai szerint jelentésköteles
• megkaptad a kitöltött Form W-9-et
• megerősítetted az LLC szövetségi adózási besorolását
• a megfelelő űrlapot választottad ki, 1099-NEC-et vagy 1099-MISC-et
• a helyes nevet és adóazonosítót adtad meg
• helyesen összegezted az éves kifizetéseket
• a címzett másolatát a határidőig átadtad
• az IRS felé a megfelelő határidőig benyújtottad

Példák

1. példa: Egy szabadúszó egyszemélyes LLC-je

Felbérelsz egy webdesignert, aki egyszemélyes LLC-ként működik, és hosting támogatásért valamint tervezési munkáért kap díjat. Ha az LLC disregarded entity, és az éves szolgáltatási kifizetések elérik a 600 dollárt vagy többet, általában Form 1099-NEC-et kell kiállítanod a W-9-en szereplő adatok alapján.

2. példa: Többtagú LLC, amely partnerségként adózik

Egy többtagú LLC-ként működő tanácsadó céget fizetsz marketingstratégiai szolgáltatásokért. Ha partnerségként adózik, és az éves kifizetés legalább 600 dollár volt, a kifizetés általában Form 1099-NEC-en jelentendő.

3. példa: S corporationként adózó LLC

Egy olyan LLC-nek fizetsz, amely S corporation státuszt választott, és szokásos szolgáltatásokat nyújt. Sok esetben ez a kifizetés nem jelentendő Form 1099-NEC-en. Ennek ellenére a W-9-et és a pontos kifizetési típust mindig ellenőrizni kell a döntés előtt.

4. példa: Jogi szolgáltatásokért fizetett összegek

Ha olyan LLC-nek fizetsz, amely jogi szolgáltatásokat nyújt, a jelentési szabály eltérhet az általános társasági mentességtől. A jogi szolgáltatások gyakran továbbra is jelentéskötelesek, ezért ne feltételezd, hogy az LLC mentesül csak azért, mert társaságként adózik.

Miért fontos ez a növekvő vállalkozások számára

A 1099-ek helyes kezelése a beszállítói megfelelőség alapja. Emellett segít rendezettebb pénzügyi rendszert kialakítani már a kezdetektől. Amikor a vállalkozásod növekszik, ugyanazok a nyilvántartások, amelyek az adóbevallást támogatják, jobb könyvelést, egyszerűbb beszállítói kezelést és kevesebb év végi meglepetést is eredményeznek.

Ez különösen fontos azoknak az alapítóknak, akik még a cégstruktúrán gondolkodnak. Ha új vállalkozást alapítasz, érdemes már korán a megfelelő jogi formát választani, és az adózási nyilvántartásokat az első naptól rendezett módon vezetni.

Végső tanulságok

Az, hogy kell-e 1099-et kiállítani egy LLC számára, a szövetségi adózási besorolástól, a kifizetés típusától és attól függ, hogy a kifizetés eléri-e a jelentési küszöböt. Általában azokat az LLC-ket, amelyeket partnerségként vagy disregarded entity-ként adóztatnak, nagyobb valószínűséggel kell 1099-en jelenteni, míg a társaságként adózó LLC-ket általában nem, kivéve bizonyos helyzeteket.

A legbiztonságosabb folyamat egyszerű:

• először kérj W-9-et
• ellenőrizd az LLC adózási státuszát
• válaszd ki a megfelelő űrlapot
• nyújtsd be időben
• őrizz meg olyan nyilvántartásokat, amelyek alátámasztják a döntésedet

Ha bizonytalan vagy, a benyújtás előtt egyeztesd a tényeket egy képzett adótanácsadóval vagy az IRS útmutatásaival. A 1099 jelentésnél elkövetett apró hibák könnyen megelőzhetők, de a határidő után nehezebb javítani őket.