Як виписати 1099 для LLC: правила IRS, Form 1099-NEC vs. 1099-MISC і строки подання

Знати, коли потрібно виписувати 1099 для LLC, важливо для кожного бізнесу, який наймає зовнішніх підрядників, платить контракторам або працює з постачальниками професійних послуг. Відповідь не така проста, як «усі LLC отримують 1099». IRS по-різному ставиться до LLC залежно від того, як вони оподатковуються, який саме платіж було здійснено і яка форма потрібна.

Якщо ви правильно ведете цей процес, ви зменшуєте ризик штрафів, уникаєте пропущених строків подання та підтримуєте порядок у звітності наприкінці року. Якщо припуститися помилки, можна неправильно задекларувати платежі, видати непотрібні форми або не відзвітувати дохід, який мав бути зазначений у правильній декларації.

У цьому матеріалі пояснюється, коли LLC має отримати 1099, яку форму використовувати, як зібрати правильну податкову інформацію та як подати звіт без поширених помилок.

Коротка відповідь: не кожна LLC отримує 1099

LLC є юридичною формою бізнесу, але для федеральних податкових цілей вона може мати кілька різних класифікацій. Саме ця класифікація визначає, чи потрібна форма 1099.

Зазвичай:

• LLC, що оподатковується як partnership або є disregarded entity, зазвичай підлягає звітуванню у 1099, якщо ви платили їй за звітні послуги або інші платежі, що підпадають під правила.
• LLC, що оподатковується як C corporation або S corporation, зазвичай не відображається у 1099 для звичайних виплат підрядникам.
• Деякі винятки все одно застосовуються, особливо для юридичних та медичних платежів.

Найважливіше правило IRS стосується не того, як LLC зареєстрована на рівні штату. Має значення те, як LLC розглядається для федеральних податкових цілей.

Чому податкова класифікація LLC має значення

LLC може оподатковуватися як:

• disregarded entity, якщо має одного власника і не обрала корпоративне оподаткування
• partnership, якщо має кількох учасників і не обрала корпоративне оподаткування
• C corporation, якщо обрала корпоративне оподаткування
• S corporation, якщо обрала статус S corporation

Ця класифікація змінює спосіб звітування про платежі.

LLC з одним власником

LLC з одним власником часто розглядається як disregarded entity для цілей податку на доходи. На практиці це означає, що 1099 часто виписують на ім’я власника та з його податковим ідентифікаційним номером, а не лише на назву LLC, залежно від того, як заповнена форма W-9.

LLC з кількома учасниками

LLC з кількома учасниками зазвичай розглядається як partnership, якщо вона не обрала корпоративне оподаткування. Партнерства часто підлягають звітуванню у 1099, коли отримують бізнес-платежі, що підпадають під правила.

LLC, що оподатковуються як корпорації

Якщо LLC обрала оподаткування як C corporation або S corporation, більшість звичайних виплат підрядникам не відображаються у Form 1099-NEC або Form 1099-MISC.

Які платежі LLC зазвичай вимагають 1099?

1099 зазвичай використовується для бізнес-платежів, здійснених у межах вашої торговельної або ділової діяльності. Типові приклади:

• фриланс або контрактні роботи
• консультаційні послуги
• професійні послуги
• орендна плата
• роялті
• певні виплати адвокатам
• певні медичні та пов’язані зі здоров’ям платежі

Для оплати послуг підрядників зазвичай використовується Form 1099-NEC.

Form 1099-NEC vs. Form 1099-MISC

Вибір правильної форми так само важливий, як і визначення того, чи потрібна форма взагалі.

Використовуйте Form 1099-NEC для nonemployee compensation

Form 1099-NEC є стандартною формою для виплат не працівнику за послуги в межах вашої торговельної або ділової діяльності. Зазвичай це включає:

• незалежних підрядників
• фрилансерів
• консультантів
• виконавців ремонтних або сервісних робіт
• інших постачальників послуг, які не є працівниками

Якщо річна сума становить щонайменше $600, зазвичай потрібно виписати Form 1099-NEC.

Використовуйте Form 1099-MISC для інших певних платежів

Form 1099-MISC використовується для інших категорій, зокрема:

• орендна плата
• роялті
• призові та винагороди
• деякі інші види доходу
• gross proceeds, виплачені адвокатам
• медичні та пов’язані зі здоров’ям платежі в окремих випадках

Якщо ви платите LLC за послуги, зазвичай спершу слід розглядати 1099-NEC. Якщо платіж стосується іншої категорії, правильним може бути 1099-MISC.

Коли LLC звільняється від 1099

Поширена помилка — вважати, що кожен платіж LLC автоматично потребує 1099. Це не так.

LLC часто звільняється від звітності, коли:

• вона оподатковується як C corporation або S corporation, а платіж є стандартною бізнес-виплатою за послуги
• платіж було здійснено кредитною карткою, дебетовою карткою або через певні сторонні платіжні мережі, які зазвичай відображаються через Form 1099-K, а не через 1099-NEC або 1099-MISC
• платіж стосувався товарів або інших неподаткових для звіту предметів
• сума платежу не досягла порога звітності для відповідної форми

Водночас деякі LLC, що оподатковуються як корпорації, все ще можуть підлягати звітуванню для окремих типів платежів, тому важливі і класифікація, і категорія платежу.

Що потрібно попросити перед оплатою LLC

Найбезпечніший спосіб правильно виписати 1099 — зібрати правильну податкову інформацію ще до здійснення платежу постачальнику.

Запросіть Form W-9

Попросіть LLC заповнити Form W-9 до виплати коштів. Заповнена W-9 допомагає підтвердити:

• юридичну назву
• торгову назву, якщо є
• податкову класифікацію
• податковий ідентифікаційний номер
• статус backup withholding, якщо застосовується

Перевірте податкову класифікацію у W-9

W-9 показує, чи LLC розглядається як:

• partnership
• corporation
• disregarded entity
• інша податкова класифікація

Це саме та інформація, яка потрібна, щоб визначити, чи підлягає LLC звітуванню.

Зберігайте копію W-9

Зберігайте W-9 разом із записами про постачальника. Якщо IRS пізніше поставить під сумнів подання, W-9 підтвердить, чому ви виписали або не виписали 1099.

Як виписати 1099 для LLC крок за кроком

1. Переконайтеся, що платіж пов’язаний із бізнесом

Лише платежі, здійснені в межах вашої торговельної або ділової діяльності, підлягають звітуванню у формах 1099. Особисті платежі не підлягають.

2. Визначте податкову класифікацію

Використайте W-9, щоб зрозуміти, як LLC розглядається для федеральних податкових цілей.

3. Визначте, чи платіж підлягає звітуванню

Поставте собі три запитання:

• Чи був платіж за послуги або за іншу категорію, що підлягає звітуванню?
• Чи досягла сума порога IRS?
• Чи звільнена LLC через свою податкову класифікацію або через те, що тип платежу не підлягає звітуванню?

4. Оберіть правильну форму

• Використовуйте Form 1099-NEC для nonemployee compensation і виплат адвокатам
• Використовуйте Form 1099-MISC для орендної плати, роялті, деяких gross proceeds адвокатам, медичних і пов’язаних зі здоров’ям платежів та інших звітних різновидів miscellaneous доходу

5. Вкажіть правильну юридичну назву та TIN

Внесіть назву та taxpayer identification number точно так, як зазначено у W-9. Якщо LLC є disregarded entity, зазвичай це означає використання інформації власника відповідно до вказівок у W-9.

6. Перевірте поріг за сумою

Для більшості виплат підрядникам у межах 1099-NEC поріг звітності становить $600 або більше за календарний рік.

Для багатьох категорій 1099-MISC поріг також становить $600, хоча для деяких полів діють інші ліміти.

7. Подайте форму та вручіть копію вчасно

Строки IRS залежать від форми:

• Form 1099-NEC зазвичай подається до IRS і надається отримувачу до 31 січня
• Form 1099-MISC зазвичай надається отримувачу до 31 січня, а строк подання до IRS становить 28 лютого для паперового подання або 31 березня для електронного подання

Якщо строк припадає на вихідний або офіційне свято, дата переноситься на наступний робочий день.

Поширені помилки бізнесу

Припускати, що всі LLC звільнені

Багато власників бізнесу чують, що корпораціям не виписують 1099, і автоматично вважають, що це стосується будь-якої LLC. Це не так. LLC, що оподатковується як partnership або disregarded entity, часто все ще підлягає звітуванню.

Використовувати назву LLC там, де W-9 вимагає ім’я власника

Для disregarded entity IRS очікує, що W-9 та дані отримувача будуть заповнені правильно. Якщо форма отримувача заповнена неправильно, 1099 теж може бути неправильним.

Плутати 1099-NEC і 1099-MISC

Оплата послуг підрядника зазвичай належить до 1099-NEC, а не до 1099-MISC. Неправильна класифікація платежу може створити проблеми з поданням і плутанину для отримувача.

Забувати про звітність 1099-K

Якщо ви платили карткою або через певні сторонні платіжні платформи, платіж може бути відображений у Form 1099-K. Не дублюйте той самий платіж у неправильній формі.

Пропускати строк подання

Річна звітність швидко наближається до дедлайнів. Якщо відкладати все до останнього, зростає ризик неповних W-9, неправильних сум і прострочених подань.

Ігнорувати правила backup withholding

Якщо постачальник не надав дійсний TIN, може застосовуватися backup withholding. У такому разі вам, можливо, доведеться утримати податок і відзвітувати про платіж навіть за невеликої суми.

Практичний чеклист для виписки 1099 на LLC

Перед поданням переконайтеся, що виконані всі ці умови:

• ви здійснили платіж у межах бізнесу
• платіж підлягає звітуванню за правилами IRS
• ви отримали заповнену Form W-9
• ви підтвердили федеральну податкову класифікацію LLC
• ви обрали правильну форму, 1099-NEC або 1099-MISC
• ви вказали правильну назву та TIN
• ви правильно підсумували платежі за рік
• ви надали копію отримувачу до строку
• ви подали форму до IRS у правильний строк

Приклади

Приклад 1: LLC фрилансера з одним власником

Ви наймаєте вебдизайнера, який працює через single-member LLC, і оплачуєте підтримку хостингу та дизайн-роботи. Якщо LLC є disregarded entity і річні виплати за послуги становлять $600 або більше, зазвичай ви виписуєте Form 1099-NEC, використовуючи інформацію з W-9.

Приклад 2: LLC з кількома учасниками, що оподатковується як partnership

Ви платите консалтинговій фірмі, зареєстрованій як multi-member LLC, за послуги зі стратегії маркетингу. Якщо вона оподатковується як partnership і ви виплатили щонайменше $600 протягом року, платіж зазвичай підлягає звітуванню у Form 1099-NEC.

Приклад 3: LLC, що оподатковується як S corporation

Ви платите LLC, яка обрала статус S corporation, за звичайні послуги. У багатьох випадках такий платіж не підлягає звітуванню у 1099-NEC. Але все одно слід перевірити W-9 і точний тип платежу, перш ніж приймати рішення.

Приклад 4: Платежі за юридичні послуги

Якщо ви платите LLC, яка надає юридичні послуги, правило звітування може відрізнятися від загального корпоративного винятку. Юридичні послуги часто все одно підлягають звітуванню, тож не припускайте, що LLC звільнена лише тому, що вона оподатковується як корпорація.

Чому це важливо для бізнесу, що зростає

Правильне оформлення 1099 є частиною базового комплаєнсу щодо постачальників. Це також допомагає одразу будувати більш охайні фінансові процеси. Коли бізнес зростає, ті самі записи, що підтримують податкову звітність, також допомагають кращому бухгалтерському обліку, простішому управлінню постачальниками та меншій кількості сюрпризів наприкінці року.

Особливо це важливо для засновників, які ще обирають структуру компанії. Якщо ви створюєте новий бізнес, варто одразу обрати правильний тип юридичної особи та з першого дня вести податкові записи впорядковано.

Підсумкові висновки

Виписування 1099 для LLC залежить від федеральної податкової класифікації, типу платежу та того, чи досягає платіж порога звітності. Загалом LLC, що оподатковуються як partnership або disregarded entity, частіше отримують 1099, тоді як LLC, що оподатковуються як корпорації, зазвичай ні, окрім окремих випадків.

Найбезпечніший процес простий:

• спочатку зберіть W-9
• підтвердьте податковий статус LLC
• оберіть правильну форму
• подайте вчасно
• збережіть записи, які підтверджують ваше рішення

Якщо є сумніви, перед поданням уточніть факти у кваліфікованого податкового фахівця або в інструкціях IRS. Невеликі помилки у звітності 1099 легко уникнути, але після дедлайну їх уже складніше виправити.