Πώς να εκδώσετε ένα 1099 σε μια LLC: Κανόνες IRS, Form 1099-NEC έναντι 1099-MISC και προθεσμίες

Το να γνωρίζετε πότε πρέπει να εκδώσετε ένα 1099 σε μια LLC είναι σημαντικό για κάθε επιχείρηση που προσλαμβάνει εξωτερική βοήθεια, πληρώνει ανεξάρτητους συνεργάτες ή συνεργάζεται με παρόχους επαγγελματικών υπηρεσιών. Η απάντηση δεν είναι τόσο απλή όσο το «όλες οι LLC παίρνουν 1099». Το IRS αντιμετωπίζει τις LLC διαφορετικά, ανάλογα με τον τρόπο φορολόγησής τους, το είδος της πληρωμής που πραγματοποιήσατε και το ποιο έντυπο απαιτείται.

Αν χειριστείτε σωστά τη διαδικασία, μειώνετε τον κίνδυνο προστίμων, αποφεύγετε την απώλεια προθεσμιών υποβολής και διατηρείτε πιο καθαρά αρχεία στο τέλος του έτους. Αν κάνετε λάθος, μπορεί να αναφέρετε εσφαλμένα πληρωμές, να εκδώσετε περιττά έντυπα ή να μην δηλώσετε εισόδημα που θα έπρεπε να έχει καταχωριστεί στη σωστή δήλωση.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πότε μια LLC πρέπει να λάβει 1099, ποιο έντυπο να χρησιμοποιήσετε, πώς να συλλέξετε τα σωστά φορολογικά στοιχεία και πώς να υποβάλετε χωρίς συνηθισμένα λάθη.

Η σύντομη απάντηση: δεν λαμβάνει κάθε LLC 1099

Μια LLC είναι μια νομική επιχειρηματική μορφή, αλλά για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς μπορεί να ταξινομηθεί με διάφορους τρόπους. Αυτή η ταξινόμηση καθορίζει αν χρειάζεται 1099.

Γενικά:

• Μια LLC που φορολογείται ως partnership ή ως disregarded entity συνήθως αναφέρεται σε 1099 αν πληρώθηκε για αναφερόμενες υπηρεσίες ή άλλες καλυπτόμενες πληρωμές.
• Μια LLC που φορολογείται ως C corporation ή S corporation συνήθως δεν αναφέρεται σε 1099 για συνηθισμένες πληρωμές ανεξάρτητου συνεργάτη.
• Ορισμένες εξαιρέσεις εξακολουθούν να ισχύουν, ειδικά για νομικές και ιατρικές πληρωμές.

Ο κανόνας του IRS που έχει τη μεγαλύτερη σημασία δεν είναι η κρατική μορφή σύστασης της LLC. Σημασία έχει ο τρόπος με τον οποίο αντιμετωπίζεται για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς.

Γιατί η φορολογική ταξινόμηση της LLC έχει σημασία

Μια LLC μπορεί να φορολογηθεί ως:

• Disregarded entity, αν έχει έναν ιδιοκτήτη και δεν έχει επιλέξει εταιρική φορολόγηση
• Partnership, αν έχει περισσότερα από ένα μέλη και δεν έχει επιλέξει εταιρική φορολόγηση
• C corporation, αν επέλεξε εταιρική φορολόγηση
• S corporation, αν επέλεξε φορολόγηση ως S corporation

Αυτή η ταξινόμηση αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο αναφέρετε τις πληρωμές.

LLC με έναν ιδιοκτήτη

Μια LLC με έναν ιδιοκτήτη συχνά αντιμετωπίζεται ως disregarded entity για σκοπούς φόρου εισοδήματος. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι το 1099 συχνά εκδίδεται στο όνομα του ιδιοκτήτη και με τον φορολογικό του αριθμό, και όχι μόνο στο όνομα της LLC, ανάλογα με το πώς έχει συμπληρωθεί το W-9.

LLC με πολλαπλά μέλη

Μια LLC με πολλαπλά μέλη συνήθως αντιμετωπίζεται ως partnership, εκτός αν έχει επιλέξει να φορολογείται ως corporation. Οι partnerships αναφέρονται συχνά σε 1099 όταν λαμβάνουν καλυπτόμενες επιχειρηματικές πληρωμές.

LLC που φορολογούνται ως corporations

Αν μια LLC επέλεξε να φορολογείται ως C corporation ή S corporation, οι περισσότερες συνηθισμένες πληρωμές σε ανεξάρτητους συνεργάτες δεν αναφέρονται στο Form 1099-NEC ή στο Form 1099-MISC.

Ποιες πληρωμές προς μια LLC συνήθως απαιτούν 1099;

Ένα 1099 χρησιμοποιείται γενικά για επιχειρηματικές πληρωμές που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο εμπορικής ή επιχειρηματικής δραστηριότητας. Συνηθισμένα παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Εργασία freelance ή συμβασιούχου
• Αμοιβές συμβούλων
• Επαγγελματικές υπηρεσίες
• Ενοίκια
• Δικαιώματα χρήσης
• Ορισμένες πληρωμές σε δικηγόρους
• Ορισμένες ιατρικές και υγειονομικές πληρωμές

Για υπηρεσίες ανεξάρτητου συνεργάτη, το βασικό έντυπο είναι συνήθως το Form 1099-NEC.

Form 1099-NEC έναντι Form 1099-MISC

Η επιλογή του σωστού εντύπου είναι εξίσου σημαντική με την απόφαση αν απαιτείται έντυπο.

Χρησιμοποιήστε το Form 1099-NEC για nonemployee compensation

Το Form 1099-NEC είναι το βασικό έντυπο για πληρωμές σε μη εργαζόμενο για υπηρεσίες στο πλαίσιο της εμπορικής ή επιχειρηματικής σας δραστηριότητας. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει:

• Ανεξάρτητους συνεργάτες
• Freelancers
• Συμβούλους
• Παρόχους επισκευών ή υπηρεσιών
• Άλλους παρόχους μη εργατικών υπηρεσιών

Αν το συνολικό ποσό για το έτος είναι τουλάχιστον 600 δολάρια, συνήθως εκδίδετε Form 1099-NEC.

Χρησιμοποιήστε το Form 1099-MISC για ορισμένες άλλες πληρωμές

Το Form 1099-MISC χρησιμοποιείται για διαφορετικές κατηγορίες, όπως:

• Ενοίκια
• Δικαιώματα χρήσης
• Πληρωμές βραβείων και επάθλων
• Ορισμένα άλλα εισοδήματα
• Ακαθάριστα έσοδα που καταβλήθηκαν σε δικηγόρους
• Ιατρικές και υγειονομικές πληρωμές σε ορισμένες περιπτώσεις

Αν πληρώνετε μια LLC για υπηρεσίες, συνήθως πρέπει πρώτα να εξετάσετε το 1099-NEC. Αν η πληρωμή αφορά κάτι άλλο, το 1099-MISC μπορεί να είναι το σωστό έντυπο.

Πότε μια LLC εξαιρείται από 1099

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι η υπόθεση ότι κάθε πληρωμή προς μια LLC απαιτεί αυτόματα 1099. Αυτό δεν ισχύει.

Μια LLC συχνά εξαιρείται όταν:

• Φορολογείται ως C corporation ή S corporation και η πληρωμή είναι μια συνηθισμένη επιχειρηματική πληρωμή για υπηρεσίες
• Η πληρωμή έγινε με πιστωτική κάρτα, χρεωστική κάρτα ή ορισμένα δίκτυα πληρωμών τρίτων, τα οποία γενικά καλύπτονται από το Form 1099-K αντί για 1099-NEC ή 1099-MISC
• Η πληρωμή αφορούσε εμπορεύματα ή άλλα μη αναφερόμενα αντικείμενα
• Η πληρωμή δεν φτάνει το όριο αναφοράς για το αντίστοιχο έντυπο

Ωστόσο, ορισμένες LLC που φορολογούνται ως corporations παραμένουν αναφερόμενες για συγκεκριμένα είδη πληρωμών, επομένως τόσο η ταξινόμηση όσο και η κατηγορία πληρωμής έχουν σημασία.

Τι να ζητήσετε πριν πληρώσετε μια LLC

Ο ασφαλέστερος τρόπος για να εκδώσετε το σωστό 1099 είναι να συλλέξετε τα σωστά φορολογικά στοιχεία πριν πληρώσετε τον προμηθευτή.

Ζητήστε το Form W-9

Ζητήστε από την LLC να συμπληρώσει το Form W-9 πριν εκδώσετε πληρωμή. Ένα σωστά συμπληρωμένο W-9 βοηθά να επιβεβαιώσετε:

• Επίσημη νομική επωνυμία
• Εμπορική επωνυμία, αν υπάρχει
• Φορολογική ταξινόμηση
• Αριθμό φορολογικού μητρώου
• Κατάσταση backup withholding, αν ισχύει

Ελέγξτε τη φορολογική ταξινόμηση στο W-9

Το W-9 σας δείχνει αν η LLC αντιμετωπίζεται ως:

• Partnership
• Corporation
• Disregarded entity
• Άλλη φορολογική ταξινόμηση

Αυτές είναι οι πληροφορίες που χρειάζεστε για να αποφασίσετε αν η LLC πρέπει να αναφερθεί.

Κρατήστε αντίγραφο του W-9

Αποθηκεύστε το W-9 μαζί με τα αρχεία προμηθευτών σας. Αν το IRS αμφισβητήσει κάποια υποβολή αργότερα, το W-9 τεκμηριώνει γιατί εκδώσατε ή δεν εκδώσατε 1099.

Πώς να εκδώσετε ένα 1099 σε μια LLC βήμα προς βήμα

1. Επιβεβαιώστε ότι η πληρωμή σχετίζεται με την επιχείρηση

Μόνο οι πληρωμές που γίνονται στο πλαίσιο της εμπορικής ή επιχειρηματικής σας δραστηριότητας αναφέρονται σε έντυπα 1099. Οι προσωπικές πληρωμές δεν αναφέρονται.

2. Προσδιορίστε τη φορολογική ταξινόμηση

Χρησιμοποιήστε το W-9 για να δείτε πώς αντιμετωπίζεται η LLC για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς.

3. Αποφασίστε αν η πληρωμή είναι αναφερόμενη

Κάντε τρεις ερωτήσεις:

• Ήταν η πληρωμή για υπηρεσίες ή άλλη αναφερόμενη κατηγορία;
• Το ποσό έφτασε το όριο του IRS;
• Η LLC εξαιρείται λόγω της φορολογικής της ταξινόμησης ή επειδή ο τύπος πληρωμής εξαιρείται;

4. Επιλέξτε το σωστό έντυπο

• Χρησιμοποιήστε το Form 1099-NEC για nonemployee compensation και αμοιβές δικηγόρων
• Χρησιμοποιήστε το Form 1099-MISC για ενοίκια, δικαιώματα χρήσης, ορισμένα ακαθάριστα έσοδα δικηγόρων, ιατρικές και υγειονομικές πληρωμές και άλλα διάφορα αναφερόμενα στοιχεία

5. Χρησιμοποιήστε τη σωστή νομική επωνυμία και TIN

Καταχωρίστε το όνομα και τον αριθμό φορολογικού μητρώου ακριβώς όπως αναγράφονται στο W-9. Αν η LLC είναι disregarded entity, αυτό συνήθως σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε τα στοιχεία του ιδιοκτήτη, όπως υποδεικνύεται στο W-9.

6. Ελέγξτε το χρηματικό όριο

Για τις περισσότερες πληρωμές 1099-NEC προς ανεξάρτητους συνεργάτες, το όριο αναφοράς είναι 600 δολάρια ή περισσότερο μέσα στο ημερολογιακό έτος.

Για πολλές κατηγορίες του 1099-MISC, το όριο είναι επίσης 600 δολάρια, αν και ορισμένα πεδία έχουν διαφορετικά όρια.

7. Υποβάλετε και παραδώστε το έντυπο εγκαίρως

Η προθεσμία του IRS εξαρτάται από το έντυπο:

• Το Form 1099-NEC συνήθως πρέπει να υποβληθεί στο IRS και να παραδοθεί στον παραλήπτη έως τις 31 Ιανουαρίου
• Το Form 1099-MISC συνήθως πρέπει να παραδοθεί στον παραλήπτη έως τις 31 Ιανουαρίου, ενώ η προθεσμία υποβολής στο IRS είναι 28 Φεβρουαρίου για έντυπη υποβολή ή 31 Μαρτίου για ηλεκτρονική υποβολή

Αν μια προθεσμία πέσει σε σαββατοκύριακο ή νομική αργία, η καταληκτική ημερομηνία μεταφέρεται στην επόμενη εργάσιμη ημέρα.

Συνηθισμένα λάθη που κάνουν οι επιχειρήσεις

Θεωρούν ότι όλες οι LLC εξαιρούνται

Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων ακούνε ότι οι corporations δεν λαμβάνουν 1099 και υποθέτουν ότι αυτό ισχύει για κάθε LLC. Δεν ισχύει. Μια LLC που φορολογείται ως partnership ή disregarded entity συχνά εξακολουθεί να αναφέρεται.

Χρησιμοποιούν το όνομα της LLC ενώ το W-9 απαιτεί το όνομα του ιδιοκτήτη

Για μια disregarded entity, το IRS περιμένει να συμπληρωθούν σωστά το W-9 και τα στοιχεία του παραλήπτη. Αν το έντυπο του παραλήπτη είναι λανθασμένο, το 1099 μπορεί επίσης να είναι λανθασμένο.

Συγχέουν το 1099-NEC με το 1099-MISC

Οι υπηρεσίες ανεξάρτητου συνεργάτη συνήθως ανήκουν στο 1099-NEC, όχι στο 1099-MISC. Η λανθασμένη κατηγοριοποίηση της πληρωμής μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα υποβολής και σύγχυση για τον παραλήπτη.

Ξεχνούν την αναφορά του 1099-K

Αν πληρώσατε με κάρτα ή μέσω ορισμένων πλατφορμών τρίτων, η πληρωμή μπορεί να αναφερθεί στο Form 1099-K. Μην αναφέρετε διπλά την ίδια πληρωμή στο λάθος έντυπο.

Χάνουν την προθεσμία

Η ετήσια φορολογική αναφορά κινείται γρήγορα. Η αναμονή μέχρι την τελευταία στιγμή αυξάνει τον κίνδυνο ελλιπών W-9, λανθασμένων ποσών και καθυστερημένων υποβολών.

Αγνοούν τους κανόνες backup withholding

Αν ένας προμηθευτής δεν σας δώσει έγκυρο TIN, μπορεί να ισχύσει backup withholding. Σε αυτή την περίπτωση, ίσως χρειαστεί να παρακρατήσετε και να αναφέρετε την πληρωμή ακόμη κι αν το ποσό είναι μικρό.

Ένα πρακτικό checklist για την έκδοση 1099 σε μια LLC

Πριν υποβάλετε, επιβεβαιώστε ότι ισχύουν όλα τα παρακάτω:

• Η πληρωμή έγινε στο πλαίσιο της επιχείρησης
• Η πληρωμή είναι αναφερόμενη σύμφωνα με τους κανόνες του IRS
• Λάβατε συμπληρωμένο Form W-9
• Επιβεβαιώσατε τη ομοσπονδιακή φορολογική ταξινόμηση της LLC
• Επιλέξατε το σωστό έντυπο, 1099-NEC ή 1099-MISC
• Καταχωρίσατε σωστά το όνομα και το TIN
• Υπολογίσατε σωστά το σύνολο των πληρωμών για το έτος
• Παραδώσατε το αντίγραφο του παραλήπτη μέχρι την προθεσμία
• Υποβάλατε στο IRS μέχρι τη σωστή προθεσμία

Παραδείγματα

Παράδειγμα 1: Μια single-member LLC freelancer

Προσλαμβάνετε έναν web designer που λειτουργεί ως single-member LLC και πληρώνει για υποστήριξη hosting και εργασίες σχεδιασμού. Αν η LLC είναι disregarded entity και οι ετήσιες πληρωμές για υπηρεσίες είναι 600 δολάρια ή περισσότερα, συνήθως θα εκδώσετε Form 1099-NEC χρησιμοποιώντας τα στοιχεία από το W-9.

Παράδειγμα 2: Μια multi-member LLC που φορολογείται ως partnership

Πληρώνετε μια συμβουλευτική εταιρεία που είναι οργανωμένη ως multi-member LLC για υπηρεσίες marketing strategy. Αν φορολογείται ως partnership και πληρώσατε τουλάχιστον 600 δολάρια κατά τη διάρκεια του έτους, η πληρωμή γενικά αναφέρεται στο Form 1099-NEC.

Παράδειγμα 3: Μια LLC που φορολογείται ως S corporation

Πληρώνετε μια LLC που επέλεξε καθεστώς S corporation για συνηθισμένες υπηρεσίες. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτή η πληρωμή δεν αναφέρεται σε 1099-NEC. Ωστόσο, θα πρέπει πάντα να επιβεβαιώνετε το W-9 και τον ακριβή τύπο πληρωμής πριν αποφασίσετε.

Παράδειγμα 4: Πληρωμές για νομικές υπηρεσίες

Αν πληρώνετε μια LLC που παρέχει νομικές υπηρεσίες, ο κανόνας αναφοράς μπορεί να διαφέρει από τη γενική εταιρική εξαίρεση. Οι νομικές υπηρεσίες συχνά εξακολουθούν να αναφέρονται, επομένως μην υποθέτετε ότι η LLC εξαιρείται μόνο και μόνο επειδή φορολογείται ως corporation.

Γιατί αυτό έχει σημασία για αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις

Η σωστή διαχείριση των 1099 είναι μέρος της βασικής συμμόρφωσης με προμηθευτές. Επίσης, σας βοηθά να χτίσετε πιο καθαρά χρηματοοικονομικά συστήματα από νωρίς. Όταν η επιχείρησή σας αναπτύσσεται, τα ίδια αρχεία που υποστηρίζουν τις φορολογικές υποβολές υποστηρίζουν επίσης καλύτερη λογιστική παρακολούθηση, ευκολότερη διαχείριση προμηθευτών και λιγότερες εκπλήξεις στο τέλος του έτους.

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για ιδρυτές που εξακολουθούν να αποφασίζουν πώς θα δομήσουν τις εταιρείες τους. Αν ιδρύετε μια νέα επιχείρηση, αξίζει να επιλέξετε από νωρίς τον σωστό τύπο οντότητας και να διατηρείτε οργανωμένα φορολογικά αρχεία από την πρώτη μέρα.

Τελικά συμπεράσματα

Η έκδοση ενός 1099 σε μια LLC εξαρτάται από την ομοσπονδιακή φορολογική ταξινόμηση, τον τύπο της πληρωμής και το αν η πληρωμή φτάνει το όριο αναφοράς. Γενικά, οι LLC που φορολογούνται ως partnerships ή disregarded entities είναι πιο πιθανό να λάβουν 1099, ενώ οι LLC που φορολογούνται ως corporations συνήθως όχι, εκτός από συγκεκριμένες περιπτώσεις.

Η ασφαλέστερη διαδικασία είναι απλή:

• Συλλέξτε πρώτα ένα W-9
• Επιβεβαιώστε τη φορολογική κατάσταση της LLC
• Επιλέξτε το σωστό έντυπο
• Υποβάλετε εγκαίρως
• Κρατήστε αρχεία που υποστηρίζουν την απόφασή σας

Όταν έχετε αμφιβολίες, επιβεβαιώστε τα στοιχεία με έναν εξειδικευμένο φορολογικό επαγγελματία ή με τις οδηγίες του IRS πριν από την υποβολή. Τα μικρά λάθη στην αναφορά 1099 αποφεύγονται εύκολα, αλλά διορθώνονται δυσκολότερα μετά την προθεσμία.