Slik utsteder du en 1099 til et LLC: IRS-regler, skjema 1099-NEC vs. 1099-MISC og frister

Å vite når du skal utstede en 1099 til et LLC er viktig for alle virksomheter som bruker eksterne ressurser, betaler entreprenører eller samarbeider med leverandører av profesjonelle tjenester. Svaret er ikke så enkelt som at «alle LLC-er får en 1099». IRS behandler LLC-er forskjellig avhengig av hvordan de beskattes, hvilken type betaling du gjorde, og hvilket skjema som kreves.

Hvis du håndterer prosessen riktig, reduserer du risikoen for sanksjoner, unngår å gå glipp av innleveringsfrister og holder bedre orden på årsslutt-rapporteringen. Hvis du gjør feil, kan du rapportere betalinger feil, sende unødvendige skjemaer eller unnlate å rapportere inntekt som skulle ha stått på riktig skjema.

Denne veiledningen forklarer når et LLC skal få en 1099, hvilket skjema du skal bruke, hvordan du samler inn riktig skatteinformasjon, og hvordan du sender inn uten vanlige feil.

Det korte svaret: ikke alle LLC-er får en 1099

Et LLC er en juridisk selskapsform, men skattemessig på føderalt nivå kan det klassifiseres på flere ulike måter. Den klassifiseringen avgjør om en 1099 er nødvendig.

Generelt gjelder:

• Et LLC som beskattes som et partnerskap eller en disregarded entity, skal vanligvis rapporteres på en 1099 hvis du har betalt for rapporteringspliktige tjenester eller andre betalinger som omfattes.
• Et LLC som beskattes som et C-selskap eller S-selskap, skal som hovedregel ikke rapporteres på en 1099 for vanlige entreprenørbetalinger.
• Noen unntak gjelder fortsatt, særlig for juridiske og medisinsk relaterte betalinger.

Den viktigste IRS-regelen er ikke navnet på LLC-et etter delstatsregistreringen. Det som teller er hvordan LLC-et behandles skattemessig på føderalt nivå.

Hvorfor skattemessig klassifisering av LLC-et er viktig

Et LLC kan beskattes som:

• En disregarded entity, hvis det har én eier og ikke har valgt selskapsbeskatning
• Et partnerskap, hvis det har flere eiere og ikke har valgt selskapsbeskatning
• Et C-selskap, hvis det har valgt C-selskapsbeskatning
• Et S-selskap, hvis det har valgt S-selskapsbehandling

Den klassifiseringen endrer hvordan du rapporterer betalinger.

LLC med én eier

Et LLC med én eier behandles ofte som en disregarded entity for inntektsskatt. I praksis betyr det at 1099-en ofte utstedes i eierens navn og med eierens skattenummer i stedet for bare LLC-navnet, avhengig av hvordan W-9-en er utfylt.

LLC med flere eiere

Et LLC med flere eiere behandles vanligvis som et partnerskap, med mindre det har valgt å bli beskattet som et selskap. Partnerskap er ofte rapporteringspliktige på 1099-er når de mottar forretningsbetalinger som omfattes.

LLC-er som beskattes som selskaper

Hvis et LLC har valgt å bli beskattet som et C-selskap eller S-selskap, rapporteres de fleste vanlige entreprenørbetalinger ikke på skjema 1099-NEC eller skjema 1099-MISC.

Hvilke betalinger til et LLC krever vanligvis en 1099?

En 1099 brukes vanligvis for forretningsrelaterte betalinger gjort i løpet av næringsvirksomheten. Vanlige eksempler inkluderer:

• Frilans- eller kontraktsarbeid
• Honorarer for rådgivning
• Profesjonelle tjenester
• Husleie
• Royalties
• Visse betalinger til advokater
• Visse medisinske betalinger og helsetjenestebetalinger

For entreprenørtjenester er det vanligvis skjema 1099-NEC som gjelder.

Skjema 1099-NEC vs. skjema 1099-MISC

Å velge riktig skjema er like viktig som å avgjøre om et skjema er påkrevd.

Bruk skjema 1099-NEC for nonemployee compensation

Skjema 1099-NEC er standardskjemaet for betaling til en ikke-ansatt for tjenester utført i løpet av din næringsvirksomhet. Dette omfatter vanligvis:

• Uavhengige kontraktører
• Frilansere
• Konsulenter
• Leverandører av reparasjons- eller servicetjenester
• Andre tjenesteleverandører som ikke er ansatte

Hvis totalbeløpet for året er minst 600 dollar, utsteder du vanligvis skjema 1099-NEC.

Bruk skjema 1099-MISC for visse andre betalinger

Skjema 1099-MISC brukes for andre kategorier, blant annet:

• Husleie
• Royalties
• Premie- og utbetalingsbeløp
• Visse andre inntektsbetalinger
• Bruttooppgjør utbetalt til advokater
• Medisinske betalinger og helsetjenestebetalinger i noen tilfeller

Hvis du betaler et LLC for tjenester, bør du som regel først tenke på 1099-NEC. Hvis betalingen gjelder noe annet, kan 1099-MISC være riktig skjema.

Når et LLC er unntatt fra en 1099

En vanlig feil er å anta at hver betaling til et LLC automatisk krever en 1099. Det er ikke riktig.

Et LLC er ofte unntatt når:

• Det er beskattet som et C-selskap eller S-selskap, og betalingen er en vanlig forretningsbetaling for tjenester
• Betalingen ble gjort med kredittkort, debetkort eller visse tredjeparts betalingsnettverk, som vanligvis håndteres gjennom skjema 1099-K i stedet for 1099-NEC eller 1099-MISC
• Betalingen gjaldt varer eller andre ikke-rapporteringspliktige poster
• Betalingen ikke når terskelen for rapportering etter det aktuelle skjemaet

Likevel er enkelte LLC-er som beskattes som selskaper fortsatt rapporteringspliktige for spesifikke betalingstyper, så både klassifisering og betalingstype må vurderes.

Hva du bør be om før du betaler et LLC

Den tryggeste måten å utstede riktig 1099 på er å samle inn riktig skatteinformasjon før du betaler leverandøren.

Be om skjema W-9

Be LLC-et fylle ut skjema W-9 før du utbetaler betaling. Et utfylt W-9 hjelper deg med å bekrefte:

• Juridisk navn
• Eventuelt foretaksnavn
• Skatteklassifisering
• Skatteidentifikasjonsnummer
• Eventuell backup withholding-status

Gjennomgå skatteklassifiseringen på W-9-en

W-9-en viser om LLC-et behandles som:

• Et partnerskap
• Et selskap
• En disregarded entity
• En annen skattemessig klassifisering

Det er denne informasjonen du trenger for å avgjøre om LLC-et er rapporteringspliktig.

Ta vare på W-9-en

Lagre W-9-en sammen med leverandørjournalene dine. Hvis IRS senere stiller spørsmål ved en innlevering, støtter W-9-en hvorfor du utstedte eller ikke utstedte en 1099.

Slik utsteder du en 1099 til et LLC steg for steg

1. Bekreft at betalingen er forretningsrelatert

Bare betalinger gjort i løpet av din næringsvirksomhet er rapporteringspliktige på 1099-skjemaer. Personlige betalinger er ikke det.

2. Identifiser skatteklassifiseringen

Bruk W-9-en til å avgjøre hvordan LLC-et behandles skattemessig på føderalt nivå.

3. Avgjør om betalingen er rapporteringspliktig

Still tre spørsmål:

• Var betalingen for tjenester eller en annen rapporteringspliktig kategori?
• Nådde beløpet IRS-terskelen?
• Er LLC-et unntatt på grunn av skattemessig klassifisering eller fordi betalingstypen er unntatt?

4. Velg riktig skjema

• Bruk skjema 1099-NEC for nonemployee compensation og advokathonorarer
• Bruk skjema 1099-MISC for husleie, royalties, visse bruttooppgjør til advokater, medisinske betalinger og helsetjenestebetalinger, samt andre rapporteringspliktige diverse poster

5. Bruk riktig juridisk navn og TIN

Fyll inn navn og skatteidentifikasjonsnummer nøyaktig slik de står på W-9-en. Hvis LLC-et er en disregarded entity, betyr det vanligvis at du bruker eierens informasjon slik W-9-en angir.

6. Kontroller beløpsgrensen

For de fleste betalinger rapportert på 1099-NEC er rapporteringsgrensen 600 dollar eller mer i løpet av kalenderåret.

For mange kategorier på 1099-MISC er grensen også 600 dollar, selv om enkelte felt har andre grenser.

7. Send inn og lever mottakereksemplaret i tide

IRS-fristen avhenger av skjemaet:

• Skjema 1099-NEC skal vanligvis leveres til IRS og mottakeren innen 31. januar
• Skjema 1099-MISC skal vanligvis leveres til mottakeren innen 31. januar, mens innlevering til IRS for papirinnsending forfaller 28. februar eller 31. mars ved elektronisk innlevering

Hvis en frist faller på en helg eller en lovbestemt helligdag, flyttes fristen til neste virkedag.

Vanlige feil virksomheter gjør

Å anta at alle LLC-er er unntatt

Mange bedriftseiere hører at selskaper ikke får 1099-er og antar at det gjelder alle LLC-er. Det gjør det ikke. Et LLC som beskattes som et partnerskap eller en disregarded entity, er ofte fortsatt rapporteringspliktig.

Å bruke LLC-navnet når W-9-en krever eierens navn

For en disregarded entity forventer IRS at W-9-en og mottakeropplysningene fylles ut korrekt. Hvis mottakerskjemaet er feil, kan 1099-en også bli feil.

Å blande sammen 1099-NEC og 1099-MISC

Entreprenørtjenester hører som regel hjemme på 1099-NEC, ikke på 1099-MISC. Feil klassifisering kan skape innleveringsproblemer og forvirring for mottakeren.

Å glemme 1099-K-rapportering

Hvis du betalte med kort eller via visse tredjepartsplattformer, kan betalingen bli rapportert på skjema 1099-K i stedet. Ikke rapporter den samme betalingen dobbelt på feil skjema.

Å gå glipp av fristen

Årsrapportering skjer raskt. Å vente til siste øyeblikk øker risikoen for ufullstendige W-9-er, feil summer og for sen innlevering.

Å ignorere regler om backup withholding

Hvis en leverandør ikke gir deg et gyldig TIN, kan backup withholding komme til anvendelse. I så fall kan du måtte holde tilbake og rapportere betalingen selv om beløpet er lite.

En praktisk sjekkliste for å utstede en 1099 til et LLC

Før du sender inn, bekreft hvert av disse punktene:

• Du gjorde betalingen i løpet av næringsvirksomheten
• Betalingen er rapporteringspliktig etter IRS-reglene
• Du mottok et utfylt skjema W-9
• Du bekreftet LLC-ets føderale skatteklassifisering
• Du valgte riktig skjema, 1099-NEC eller 1099-MISC
• Du førte opp riktig navn og TIN
• Du summerte betalingene korrekt for året
• Du leverte mottakerkopien innen fristen
• Du sendte inn til IRS innen riktig frist

Eksempler

Eksempel 1: En frilanser med et LLC med én eier

Du ansetter en webdesigner som driver et LLC med én eier og betaler for hostingstøtte og designarbeid. Hvis LLC-et er en disregarded entity og de årlige tjenestebetalingene er 600 dollar eller mer, utsteder du vanligvis skjema 1099-NEC basert på informasjonen i W-9-en.

Eksempel 2: Et LLC med flere eiere som beskattes som et partnerskap

Du betaler et konsulentselskap organisert som et LLC med flere eiere for markedsføringsstrategiske tjenester. Hvis det er beskattet som et partnerskap og du har betalt minst 600 dollar i løpet av året, er betalingen vanligvis rapporteringspliktig på skjema 1099-NEC.

Eksempel 3: Et LLC som beskattes som et S-selskap

Du betaler et LLC som har valgt S-selskapsstatus for vanlige tjenester. I mange tilfeller er denne betalingen ikke rapporteringspliktig på en 1099-NEC. Du bør likevel verifisere W-9-en og den konkrete betalingstypen før du bestemmer deg.

Eksempel 4: Betalinger for juridiske tjenester

Hvis du betaler et LLC som leverer juridiske tjenester, kan rapporteringsregelen avvike fra det generelle selskapsunntaket. Juridiske tjenester er ofte fortsatt rapporteringspliktige, så ikke anta at LLC-et er unntatt bare fordi det er beskattet som et selskap.

Hvorfor dette er viktig for voksende virksomheter

Å gjøre 1099-ene riktig er en del av grunnleggende leverandøroppfølging. Det hjelper deg også å bygge bedre økonomiske systemer fra starten av. Når virksomheten vokser, er de samme dokumentene som støtter skattemeldingen, også nyttige for bedre bokføring, enklere leverandørstyring og færre overraskelser ved årsslutt.

Det er spesielt viktig for gründere som fortsatt vurderer hvordan de skal strukturere selskapet sitt. Hvis du etablerer en ny virksomhet, lønner det seg å velge riktig selskapsform tidlig og holde skatteregnskapet organisert fra dag én.

Viktige konklusjoner

Å utstede en 1099 til et LLC avhenger av føderal skatteklassifisering, betalingstype og om betalingen når rapporteringsterskelen. Generelt er LLC-er som beskattes som partnerskap eller disregarded entities mer sannsynlig å få en 1099, mens LLC-er som beskattes som selskaper vanligvis ikke gjør det, bortsett fra i særskilte situasjoner.

Den tryggeste prosessen er enkel:

• Samle inn en W-9 først
• Bekreft LLC-ets skattemessige status
• Velg riktig skjema
• Send inn i tide
• Behold dokumentasjon som støtter avgjørelsen din

Ved tvil bør du bekrefte fakta med en kvalifisert skatterådgiver eller IRS-instruksjonene før innlevering. Små feil i 1099-rapporteringen er enkle å unngå, men vanskeligere å rette opp etter fristen.