วิธีออกแบบฟอร์ม 1099 ให้ LLC: กฎของ IRS, ความแตกต่างระหว่าง Form 1099-NEC กับ 1099-MISC และกำหนดเวลา

การรู้ว่าเมื่อใดควรออกฟอร์ม 1099 ให้กับ LLC มีความสำคัญสำหรับธุรกิจทุกแห่งที่ว่าจ้างงานภายนอก จ่ายค่าจ้างผู้รับจ้างอิสระ หรือทำงานร่วมกับผู้ให้บริการมืออาชีพ คำตอบไม่ได้ง่ายเพียงว่า “LLC ทุกแห่งต้องได้รับ 1099” เพราะ IRS พิจารณา LLC แตกต่างกันไปตามวิธีที่ถูกจัดเก็บภาษี ประเภทของการจ่ายเงิน และแบบฟอร์มที่ต้องใช้

หากคุณจัดการกระบวนการได้ถูกต้อง คุณจะลดความเสี่ยงจากค่าปรับ หลีกเลี่ยงการพลาดกำหนดเวลายื่น และทำให้บันทึกปลายปีมีความเรียบร้อยมากขึ้น หากทำผิด คุณอาจรายงานการจ่ายเงินคลาดเคลื่อน ออกแบบฟอร์มที่ไม่จำเป็น หรือไม่รายงานรายได้ที่ควรอยู่ในแบบฟอร์มที่ถูกต้อง

คู่มือนี้อธิบายว่าเมื่อใด LLC ควรได้รับ 1099 ควรใช้แบบฟอร์มใด วิธีรวบรวมข้อมูลภาษีที่ถูกต้อง และวิธียื่นโดยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

คำตอบสั้น ๆ: ไม่ใช่ LLC ทุกแห่งที่ต้องได้รับ 1099

LLC เป็นโครงสร้างธุรกิจตามกฎหมาย แต่สำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีของรัฐบาลกลาง LLC อาจถูกจัดประเภทได้หลายแบบ การจัดประเภทนั้นเป็นตัวกำหนดว่าจำเป็นต้องมี 1099 หรือไม่

โดยทั่วไป:

• LLC ที่ถูกเก็บภาษีแบบ partnership หรือ disregarded entity มักต้องรายงานใน 1099 หากคุณจ่ายเพื่อบริการที่ต้องรายงานหรือการจ่ายเงินประเภทอื่นที่อยู่ในขอบเขต
• LLC ที่ถูกเก็บภาษีแบบ C corporation หรือ S corporation โดยทั่วไปจะไม่ต้องรายงานใน 1099 สำหรับการจ่ายค่าจ้างผู้รับจ้างทั่วไป
• ยังมีข้อยกเว้นบางกรณี โดยเฉพาะการจ่ายเงินด้านกฎหมายและการแพทย์

กฎของ IRS ที่สำคัญที่สุดไม่ใช่ป้ายกำกับการจดทะเบียน LLC ตามรัฐ แต่คือการที่ LLC นั้นถูกปฏิบัติอย่างไรสำหรับภาษีของรัฐบาลกลาง

ทำไมการจัดประเภทภาษีของ LLC จึงสำคัญ

LLC สามารถถูกเก็บภาษีได้ในฐานะ:

• Disregarded entity หากมีเจ้าของคนเดียวและไม่ได้เลือกให้ถูกปฏิบัติเป็นบริษัท
• Partnership หากมีสมาชิกหลายคนและไม่ได้เลือกให้ถูกปฏิบัติเป็นบริษัท
• C corporation หากเลือกเสียภาษีแบบนิติบุคคลประเภท C
• S corporation หากเลือกสถานะ S corporation

การจัดประเภทนั้นทำให้วิธีรายงานการจ่ายเงินแตกต่างกัน

Single-member LLC

Single-member LLC มักถูกปฏิบัติเป็น disregarded entity เพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีเงินได้ ในทางปฏิบัติ นั่นหมายความว่า 1099 มักจะออกในชื่อและหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของเจ้าของ มากกว่าจะออกในชื่อ LLC เพียงอย่างเดียว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการกรอกแบบฟอร์ม W-9

Multi-member LLC

Multi-member LLC โดยทั่วไปจะถูกปฏิบัติเป็น partnership เว้นแต่จะเลือกให้ถูกเก็บภาษีเป็นบริษัท Partnerships มักต้องรายงานใน 1099 เมื่อได้รับการชำระเงินทางธุรกิจที่อยู่ในขอบเขตการรายงาน

LLC ที่ถูกเก็บภาษีแบบ corporation

หาก LLC เลือกเสียภาษีแบบ C corporation หรือ S corporation การจ่ายค่าจ้างผู้รับจ้างทั่วไปส่วนใหญ่จะไม่ถูกรายงานใน Form 1099-NEC หรือ Form 1099-MISC

การจ่ายเงินแบบใดให้ LLC ที่มักต้องมี 1099?

โดยทั่วไป 1099 ใช้สำหรับการชำระเงินที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจซึ่งเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินธุรกิจหรือการค้า ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่:

• งานฟรีแลนซ์หรือสัญญาจ้าง
• ค่าที่ปรึกษา
• ค่าบริการวิชาชีพ
• ค่าเช่า
• ค่าลิขสิทธิ์
• การจ่ายเงินให้ทนายความบางประเภท
• การจ่ายเงินด้านการแพทย์และสุขภาพบางประเภท

สำหรับค่าบริการผู้รับจ้าง แบบฟอร์มหลักที่ใช้มักเป็น Form 1099-NEC

Form 1099-NEC เทียบกับ Form 1099-MISC

การเลือกแบบฟอร์มที่ถูกต้องมีความสำคัญพอ ๆ กับการตัดสินใจว่าต้องออกฟอร์มหรือไม่

ใช้ Form 1099-NEC สำหรับค่าตอบแทนที่ไม่ใช่ลูกจ้าง

Form 1099-NEC เป็นแบบฟอร์มมาตรฐานสำหรับการจ่ายเงินให้บุคคลที่ไม่ใช่ลูกจ้างเพื่อรับบริการในธุรกิจหรือการค้าของคุณ ซึ่งมักรวมถึง:

• ผู้รับจ้างอิสระ
• ฟรีแลนซ์
• ที่ปรึกษา
• ผู้ให้บริการซ่อมแซมหรือบริการต่าง ๆ
• ผู้ให้บริการอื่นที่ไม่ใช่ลูกจ้าง

หากยอดรวมตลอดปีอย่างน้อย 600 ดอลลาร์ โดยปกติคุณจะต้องออก Form 1099-NEC

ใช้ Form 1099-MISC สำหรับการจ่ายเงินประเภทอื่นบางอย่าง

Form 1099-MISC ใช้กับหมวดหมู่อื่น เช่น:

• ค่าเช่า
• ค่าลิขสิทธิ์
• การจ่ายเงินรางวัลและของรางวัล
• รายได้บางประเภทอื่น
• เงินรายได้รวมที่จ่ายให้ทนายความ
• การจ่ายเงินด้านการแพทย์และสุขภาพในบางกรณี

หากคุณจ่ายเงินให้ LLC เพื่อค่าบริการ โดยปกติควรพิจารณา 1099-NEC ก่อน หากการจ่ายเงินเป็นประเภทอื่น 1099-MISC อาจเป็นแบบฟอร์มที่ถูกต้อง

เมื่อใด LLC จึงได้รับการยกเว้นจาก 1099

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการคิดว่าการจ่ายเงินให้ LLC ทุกครั้งต้องมี 1099 ซึ่งไม่จริง

LLC มักได้รับการยกเว้นเมื่อ:

• ถูกเก็บภาษีแบบ C corporation หรือ S corporation และการจ่ายเงินนั้นเป็นการชำระเงินทางธุรกิจทั่วไปสำหรับบริการ
• การชำระเงินทำผ่านบัตรเครดิต บัตรเดบิต หรือเครือข่ายการชำระเงินของบุคคลที่สามบางประเภท ซึ่งโดยทั่วไปจะถูกรายงานผ่าน Form 1099-K แทน 1099-NEC หรือ 1099-MISC
• การชำระเงินนั้นเป็นค่าสินค้า หรือรายการอื่นที่ไม่อยู่ในเกณฑ์รายงาน
• การชำระเงินไม่ถึงเกณฑ์ขั้นต่ำที่ต้องรายงานสำหรับแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

อย่างไรก็ดี LLC ที่เป็นนิติบุคคลบางประเภทก็ยังคงต้องรายงานสำหรับการจ่ายเงินบางชนิด ดังนั้นทั้งการจัดประเภทและประเภทของการจ่ายเงินจึงมีความสำคัญ

สิ่งที่ควรขอก่อนจ่ายเงินให้ LLC

วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการออก 1099 ให้ถูกต้องคือรวบรวมข้อมูลภาษีที่ถูกต้องก่อนจ่ายเงินให้ผู้ขายหรือผู้รับจ้าง

ขอแบบฟอร์ม W-9

ขอให้ LLC กรอก Form W-9 ก่อนจ่ายเงิน แบบฟอร์ม W-9 ที่กรอกครบจะช่วยยืนยัน:

• ชื่อตามกฎหมาย
• ชื่อธุรกิจ ถ้ามี
• ประเภทการจัดเก็บภาษี
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• สถานะการหักภาษีสำรอง หากมี

ตรวจสอบการจัดประเภทภาษีใน W-9

W-9 จะบอกว่า LLC ถูกปฏิบัติในฐานะ:

• Partnership
• Corporation
• Disregarded entity
• หรือการจัดประเภทภาษีอื่น

ข้อมูลนี้คือสิ่งที่คุณต้องใช้ในการตัดสินใจว่า LLC นั้นต้องรายงานหรือไม่

เก็บบันทึก W-9 ไว้

เก็บ W-9 ไว้กับแฟ้มข้อมูลผู้ขาย หาก IRS มีคำถามเกี่ยวกับการยื่นภายหลัง W-9 จะช่วยสนับสนุนเหตุผลที่คุณออกหรือไม่ออก 1099

วิธีออกแบบฟอร์ม 1099 ให้ LLC ทีละขั้นตอน

1. ยืนยันว่าการจ่ายเงินเกี่ยวข้องกับธุรกิจ

เฉพาะการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นในธุรกิจหรือการค้าของคุณเท่านั้นที่ต้องรายงานในแบบฟอร์ม 1099 การจ่ายเงินส่วนตัวไม่ต้องรายงาน

2. ระบุการจัดประเภทภาษี

ใช้ W-9 เพื่อดูว่า LLC ถูกปฏิบัติอย่างไรเพื่อวัตถุประสงค์ภาษีของรัฐบาลกลาง

3. ตัดสินใจว่าการจ่ายเงินต้องรายงานหรือไม่

ถามตัวเอง 3 ข้อ:

• การจ่ายเงินนั้นเป็นค่าบริการหรือเป็นหมวดหมู่อื่นที่ต้องรายงานหรือไม่
• จำนวนเงินถึงเกณฑ์ขั้นต่ำของ IRS หรือไม่
• LLC ได้รับการยกเว้นเพราะการจัดประเภทภาษีหรือเพราะประเภทการจ่ายเงินไม่อยู่ในขอบเขตหรือไม่

4. เลือกแบบฟอร์มที่ถูกต้อง

• ใช้ Form 1099-NEC สำหรับค่าตอบแทนที่ไม่ใช่ลูกจ้างและค่าธรรมเนียมทนายความ
• ใช้ Form 1099-MISC สำหรับค่าเช่า ค่าลิขสิทธิ์ เงินรายได้รวมที่จ่ายให้ทนายความบางประเภท การจ่ายเงินด้านการแพทย์และสุขภาพ และรายการรายงานอื่น ๆ ในหมวดเบ็ดเตล็ด

5. ใช้ชื่อตามกฎหมายและ TIN ที่ถูกต้อง

กรอกชื่อและหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีให้ตรงตามที่ระบุใน W-9 หาก LLC เป็น disregarded entity โดยทั่วไปหมายถึงการใช้ข้อมูลของเจ้าของตามที่ระบุใน W-9

6. ตรวจสอบเกณฑ์เงินขั้นต่ำ

สำหรับการจ่ายเงินผู้รับจ้างใน Form 1099-NEC ส่วนใหญ่ เกณฑ์รายงานคือ 600 ดอลลาร์ขึ้นไปในปีปฏิทิน

สำหรับหมวดหมู่ส่วนใหญ่ของ Form 1099-MISC เกณฑ์ก็อยู่ที่ 600 ดอลลาร์เช่นกัน แม้ว่าบางช่องจะมีกำหนดขั้นต่ำต่างออกไป

7. ยื่นและส่งมอบแบบฟอร์มให้ทันเวลา

กำหนดเวลาของ IRS ขึ้นอยู่กับแบบฟอร์ม:

• Form 1099-NEC โดยทั่วไปต้องยื่นต่อ IRS และส่งให้ผู้รับภายในวันที่ 31 มกราคม
• Form 1099-MISC โดยทั่วไปต้องส่งให้ผู้รับภายในวันที่ 31 มกราคม และยื่นต่อ IRS ภายในวันที่ 28 กุมภาพันธ์สำหรับการยื่นกระดาษ หรือวันที่ 31 มีนาคมสำหรับการยื่นอิเล็กทรอนิกส์

หากกำหนดเส้นตายตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดราชการ วันครบกำหนดจะเลื่อนไปเป็นวันทำการถัดไป

ข้อผิดพลาดที่ธุรกิจมักทำ

คิดว่า LLC ทุกแห่งได้รับการยกเว้น

เจ้าของธุรกิจจำนวนมากเคยได้ยินว่าบริษัทไม่ต้องรับ 1099 และเข้าใจผิดว่านั่นรวมถึง LLC ทุกประเภท ซึ่งไม่จริง LLC ที่ถูกเก็บภาษีเป็น partnership หรือ disregarded entity มักยังต้องรายงาน

ใช้ชื่อ LLC ทั้งที่ W-9 ต้องใช้ชื่อเจ้าของ

สำหรับ disregarded entity IRS คาดหวังให้ W-9 และข้อมูลผู้รับเงินถูกกรอกอย่างถูกต้อง หากแบบฟอร์มผู้รับเงินผิด 1099 ก็อาจผิดตามไปด้วย

สับสนระหว่าง 1099-NEC กับ 1099-MISC

ค่าบริการผู้รับจ้างโดยปกติควรอยู่ใน 1099-NEC ไม่ใช่ 1099-MISC การจัดหมวดหมู่ผิดอาจทำให้เกิดปัญหาในการยื่นและสร้างความสับสนให้ผู้รับเงิน

ลืมเรื่องการรายงาน 1099-K

หากคุณจ่ายผ่านบัตรหรือผ่านแพลตฟอร์มของบุคคลที่สามบางประเภท การชำระเงินนั้นอาจถูกรายงานใน Form 1099-K แทน อย่ารายงานรายการเดียวกันซ้ำในแบบฟอร์มที่ไม่ถูกต้อง

พลาดกำหนดเวลา

ช่วงสิ้นปีเดินหน้าเร็วมาก การรอจนถึงนาทีสุดท้ายเพิ่มความเสี่ยงที่จะได้ W-9 ไม่ครบ คำนวณยอดผิด หรือยื่นล่าช้า

มองข้ามกฎการหักภาษีสำรอง

หากผู้ขายไม่ให้ TIN ที่ถูกต้อง อาจต้องมีการหักภาษีสำรอง ในกรณีนั้นคุณอาจต้องหักและรายงานการจ่ายเงิน แม้จำนวนเงินจะน้อยก็ตาม

เช็กลิสต์ปฏิบัติได้จริงสำหรับการออก 1099 ให้ LLC

ก่อนยื่น ให้ตรวจสอบแต่ละข้อดังนี้:

• คุณจ่ายเงินนั้นในกิจการหรือการค้าของธุรกิจ
• การจ่ายเงินนั้นต้องรายงานตามกฎของ IRS
• คุณได้รับ Form W-9 ที่กรอกครบ
• คุณยืนยันการจัดประเภทภาษีของ LLC แล้ว
• คุณเลือกแบบฟอร์มที่ถูกต้อง คือ 1099-NEC หรือ 1099-MISC
• คุณกรอกชื่อและ TIN ถูกต้อง
• คุณรวมยอดการจ่ายเงินตลอดปีอย่างถูกต้อง
• คุณส่งสำเนาให้ผู้รับภายในกำหนดเวลา
• คุณยื่นต่อ IRS ภายในกำหนดเวลาที่ถูกต้อง

ตัวอย่าง

ตัวอย่างที่ 1: LLC ของฟรีแลนซ์แบบ single-member

คุณจ้างนักออกแบบเว็บไซต์ที่ดำเนินงานในรูปแบบ single-member LLC และจ่ายค่าบริการโฮสต์กับงานออกแบบ หาก LLC นั้นเป็น disregarded entity และยอดรวมค่าบริการทั้งปีตั้งแต่ 600 ดอลลาร์ขึ้นไป โดยทั่วไปคุณจะออก Form 1099-NEC โดยใช้ข้อมูลจาก W-9

ตัวอย่างที่ 2: LLC แบบ multi-member ที่ถูกเก็บภาษีเป็น partnership

คุณจ่ายเงินให้บริษัทที่ปรึกษาซึ่งจัดตั้งในรูปแบบ multi-member LLC สำหรับบริการด้านกลยุทธ์การตลาด หากถูกเก็บภาษีเป็น partnership และคุณจ่ายอย่างน้อย 600 ดอลลาร์ในระหว่างปี โดยทั่วไปการจ่ายเงินนั้นต้องรายงานใน Form 1099-NEC

ตัวอย่างที่ 3: LLC ที่ถูกเก็บภาษีเป็น S corporation

คุณจ่ายเงินให้ LLC ที่เลือกสถานะ S corporation สำหรับบริการทั่วไป ในหลายกรณี การจ่ายเงินนั้นไม่ต้องรายงานใน 1099-NEC อย่างไรก็ดี คุณควรตรวจสอบ W-9 และประเภทของการจ่ายเงินให้แน่ชัดก่อนตัดสินใจ

ตัวอย่างที่ 4: การจ่ายเงินสำหรับบริการด้านกฎหมาย

หากคุณจ่ายเงินให้ LLC ที่ให้บริการด้านกฎหมาย กฎการรายงานอาจแตกต่างจากข้อยกเว้นทั่วไปสำหรับบริษัท บริการด้านกฎหมายมักยังต้องรายงาน ดังนั้นอย่าคิดว่า LLC ได้รับการยกเว้นเพียงเพราะถูกเก็บภาษีเป็นบริษัท

ทำไมเรื่องนี้จึงสำคัญสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต

การจัดการ 1099 ให้ถูกต้องเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติตามกฎพื้นฐานสำหรับผู้ขายและผู้รับจ้าง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสร้างระบบการเงินที่เรียบร้อยตั้งแต่ต้น เมื่อธุรกิจของคุณเติบโต บันทึกเดียวกันที่รองรับการยื่นภาษีก็ช่วยให้การทำบัญชี การจัดการผู้ขาย และการลดปัญหาปลายปีทำได้ง่ายขึ้น

สิ่งนี้สำคัญเป็นพิเศษสำหรับผู้ก่อตั้งที่ยังอยู่ระหว่างตัดสินใจเลือกโครงสร้างบริษัท หากคุณกำลังก่อตั้งธุรกิจใหม่ การเลือกประเภทนิติบุคคลที่เหมาะสมตั้งแต่ต้นและเก็บบันทึกภาษีให้เป็นระเบียบตั้งแต่วันแรกย่อมคุ้มค่า

สรุปประเด็นสำคัญ

การออก 1099 ให้ LLC ขึ้นอยู่กับการจัดประเภทภาษีของรัฐบาลกลาง ประเภทของการจ่ายเงิน และว่าการชำระเงินนั้นถึงเกณฑ์รายงานหรือไม่ โดยทั่วไป LLC ที่ถูกเก็บภาษีเป็น partnership หรือ disregarded entity มีแนวโน้มจะต้องได้รับ 1099 มากกว่า ส่วน LLC ที่ถูกเก็บภาษีเป็นบริษัทมักไม่ต้องได้รับ ยกเว้นในบางสถานการณ์

กระบวนการที่ปลอดภัยมีเพียงไม่กี่ขั้นตอน:

• เก็บ W-9 ก่อน
• ยืนยันสถานะภาษีของ LLC
• เลือกแบบฟอร์มที่ถูกต้อง
• ยื่นให้ทันเวลา
• เก็บบันทึกที่สนับสนุนการตัดสินใจของคุณ

หากไม่แน่ใจ ให้ตรวจสอบข้อเท็จจริงกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีที่มีคุณสมบัติเหมาะสม หรือดูคำแนะนำของ IRS ก่อนยื่น การผิดพลาดเล็กน้อยในการรายงาน 1099 สามารถป้องกันได้ง่าย แต่จะแก้ไขยากขึ้นหลังพ้นกำหนดเวลา