Como emitir um 1099 a uma LLC: regras da IRS, Formulário 1099-NEC vs. 1099-MISC e prazos

Saber quando emitir um 1099 a uma LLC é importante para qualquer empresa que contrata apoio externo, paga a prestadores de serviços independentes ou trabalha com fornecedores de serviços profissionais. A resposta não é tão simples como “todas as LLC recebem um 1099”. A IRS trata as LLC de forma diferente consoante a sua tributação, o tipo de pagamento efetuado e o formulário exigido.

Se gerir o processo corretamente, reduz o risco de penalizações, evita falhar prazos de entrega e mantém registos de fim de ano mais organizados. Se o fizer mal, pode comunicar pagamentos de forma incorreta, emitir formulários desnecessários ou não declarar rendimentos que deveriam ter sido incluídos na declaração certa.

Este guia explica quando uma LLC deve receber um 1099, que formulário usar, como recolher a informação fiscal correta e como declarar sem cometer erros comuns.

A resposta curta: nem todas as LLC recebem um 1099

Uma LLC é uma estrutura jurídica de negócio, mas, para efeitos de imposto federal, pode ser classificada de várias formas. Essa classificação determina se é necessário emitir um 1099.

Em geral:

• Uma LLC tributada como sociedade de pessoas ou como entidade desconsiderada é normalmente reportável num 1099 se a tiver pago por serviços reportáveis ou por outros pagamentos abrangidos.
• Uma LLC tributada como C corporation ou S corporation geralmente não é reportável num 1099 para pagamentos normais a prestadores de serviços independentes.
• Ainda existem algumas exceções, especialmente para pagamentos jurídicos e relacionados com serviços médicos.

A regra da IRS que mais importa não é a designação de constituição ao abrigo da lei estadual da LLC. O que importa é a forma como a LLC é tratada para efeitos de imposto federal.

Porque é que a classificação fiscal da LLC é importante

Uma LLC pode ser tributada como:

• Entidade desconsiderada, se tiver um único sócio/owner e não tiver optado por tratamento societário
• Sociedade de pessoas, se tiver vários membros e não tiver optado por tratamento societário
• C corporation, se tiver optado pela tributação como sociedade anónima
• S corporation, se tiver optado pelo tratamento como S corporation

Essa classificação altera a forma como declara os pagamentos.

LLC de sócio único

Uma LLC de sócio único é frequentemente tratada como entidade desconsiderada para efeitos de imposto sobre o rendimento. Na prática, isso significa que o 1099 é muitas vezes emitido em nome do titular e com o respetivo número de identificação fiscal, e não apenas em nome da LLC, dependendo de como o Formulário W-9 foi preenchido.

LLC com vários membros

Uma LLC com vários membros é geralmente tratada como sociedade de pessoas, salvo se tiver optado por ser tributada como sociedade. As sociedades de pessoas são normalmente reportáveis em 1099 quando recebem pagamentos empresariais abrangidos.

LLC tributadas como sociedades

Se uma LLC tiver optado por ser tributada como C corporation ou S corporation, a maioria dos pagamentos normais a prestadores de serviços independentes não é declarada no Formulário 1099-NEC ou no Formulário 1099-MISC.

Que pagamentos a uma LLC normalmente exigem um 1099?

Um 1099 é geralmente usado para pagamentos relacionados com a atividade empresarial efetuados no âmbito de um comércio ou negócio. Exemplos comuns incluem:

• Trabalho freelancer ou por contrato
• Honorários de consultoria
• Serviços profissionais
• Rendas
• Royalties
• Certos pagamentos a advogados
• Certos pagamentos médicos e de cuidados de saúde

Para serviços prestados por contratados, o formulário principal é normalmente o Formulário 1099-NEC.

Formulário 1099-NEC vs. Formulário 1099-MISC

Escolher o formulário correto é tão importante como decidir se o formulário é obrigatório.

Use o Formulário 1099-NEC para compensação de não empregados

O Formulário 1099-NEC é o formulário padrão para pagar a um não empregado por serviços prestados no âmbito da sua atividade comercial ou empresarial. Isto inclui normalmente:

• Prestadores independentes
• Freelancers
• Consultores
• Fornecedores de reparação ou de serviços
• Outros fornecedores de serviços não empregados

Se o total anual for de pelo menos 600 dólares, normalmente deve emitir o Formulário 1099-NEC.

Use o Formulário 1099-MISC para outros pagamentos específicos

O Formulário 1099-MISC é usado para diferentes categorias, incluindo:

• Rendas
• Royalties
• Pagamentos de prémios e distinções
• Outros pagamentos de rendimento específicos
• Receitas brutas pagas a advogados
• Pagamentos médicos e de cuidados de saúde em alguns casos

Se estiver a pagar a uma LLC por serviços, normalmente deve começar por considerar o 1099-NEC. Se o pagamento for por outro motivo, o 1099-MISC pode ser o formulário correto.

Quando uma LLC está isenta de 1099

Um erro comum é assumir que todos os pagamentos a uma LLC exigem automaticamente um 1099. Isso não é verdade.

Uma LLC está frequentemente isenta quando:

• É tributada como C corporation ou S corporation, e o pagamento é um pagamento empresarial normal por serviços
• O pagamento foi efetuado por cartão de crédito, cartão de débito ou determinadas redes de pagamento de terceiros, que são geralmente tratadas através do Formulário 1099-K em vez do 1099-NEC ou 1099-MISC
• O pagamento foi feito por mercadorias ou outros itens não reportáveis
• O pagamento não atinge o limiar de reporte aplicável ao formulário em causa

Ainda assim, algumas LLC tributadas como sociedade continuam a ser reportáveis para tipos de pagamento específicos, pelo que a classificação e a categoria do pagamento são ambas importantes.

O que pedir antes de pagar a uma LLC

A forma mais segura de emitir o 1099 correto é recolher a informação fiscal certa antes de pagar ao fornecedor.

Solicite o Formulário W-9

Peça à LLC que preencha o Formulário W-9 antes de efetuar o pagamento. Um W-9 devidamente preenchido ajuda a confirmar:

• Nome legal
• Nome comercial, se existir
• Classificação fiscal
• Número de identificação fiscal
• Estado de retenção na fonte de backup, se aplicável

Reveja a classificação fiscal no W-9

O W-9 indica se a LLC é tratada como:

• Sociedade de pessoas
• Sociedade
• Entidade desconsiderada
• Outra classificação fiscal

Essa é a informação de que precisa para decidir se a LLC é reportável.

Guarde um registo do W-9

Arquivo o W-9 com os registos do fornecedor. Se a IRS questionar um registo mais tarde, o W-9 apoia a razão pela qual emitiu, ou não emitiu, um 1099.

Como emitir um 1099 a uma LLC, passo a passo

1. Confirme que o pagamento está relacionado com a atividade empresarial

Apenas os pagamentos efetuados no âmbito da sua atividade comercial ou empresarial são reportáveis em formulários 1099. Pagamentos pessoais não são.

2. Identifique a classificação fiscal

Use o W-9 para determinar como a LLC é tratada para efeitos de imposto federal.

3. Decida se o pagamento é reportável

Faça três perguntas:

• O pagamento foi por serviços ou por outra categoria reportável?
• O montante atingiu o limiar da IRS?
• A LLC está isenta por causa da sua classificação fiscal ou porque o tipo de pagamento está excluído?

4. Escolha o formulário correto

• Use o Formulário 1099-NEC para compensação de não empregados e honorários de advogados
• Use o Formulário 1099-MISC para rendas, royalties, algumas receitas brutas pagas a advogados, pagamentos médicos e de cuidados de saúde e outros itens diversos reportáveis

5. Use o nome legal e o NIF corretos

Introduza o nome e o número de identificação fiscal exatamente como constam no W-9. Se a LLC for uma entidade desconsiderada, isso normalmente significa usar a informação do titular conforme indicado no W-9.

6. Verifique o limiar em dólares

Para a maioria dos pagamentos de contratados no 1099-NEC, o limiar de reporte é de 600 dólares ou mais no ano civil.

Para muitas categorias do 1099-MISC, o limiar é também de 600 dólares, embora algumas caixas tenham limites diferentes.

7. Entregue e apresente o formulário dentro do prazo

O prazo da IRS depende do formulário:

• O Formulário 1099-NEC é geralmente devido à IRS e ao destinatário até 31 de janeiro
• O Formulário 1099-MISC é geralmente devido ao destinatário até 31 de janeiro, sendo a entrega à IRS devida até 28 de fevereiro para apresentação em papel ou 31 de março para apresentação eletrónica

Se um prazo coincidir com um fim de semana ou feriado legal, a data limite passa para o dia útil seguinte.

Erros comuns que as empresas cometem

Assumir que todas as LLC estão isentas

Muitos empresários ouvem que as sociedades não recebem 1099 e assumem que isso inclui todas as LLC. Não inclui. Uma LLC tributada como sociedade de pessoas ou entidade desconsiderada é frequentemente ainda reportável.

Usar o nome da LLC quando o W-9 exige o nome do titular

No caso de uma entidade desconsiderada, a IRS espera que o W-9 e a informação do beneficiário sejam preenchidos corretamente. Se o formulário do beneficiário estiver errado, o 1099 também pode ficar incorreto.

Confundir o 1099-NEC com o 1099-MISC

Os serviços prestados por contratados pertencem normalmente ao 1099-NEC, e não ao 1099-MISC. Classificar mal o pagamento pode criar problemas de reporte e confusão para o destinatário.

Esquecer o reporte no 1099-K

Se pagou por cartão ou através de determinadas plataformas de terceiros, o pagamento pode ser reportado no Formulário 1099-K. Não duplique o mesmo pagamento no formulário errado.

Falhar o prazo

O reporte de fim de ano avança rapidamente. Esperar até ao último minuto aumenta o risco de W-9 incompletos, totais incorretos e entregas em atraso.

Ignorar as regras de retenção na fonte de backup

Se um fornecedor não lhe der um NIF válido, a retenção na fonte de backup pode aplicar-se. Nesse caso, pode ter de reter e reportar o pagamento, mesmo que o montante seja baixo.

Uma lista prática para emitir um 1099 a uma LLC

Antes de apresentar o formulário, confirme cada um destes pontos:

• Efetuou o pagamento no âmbito da atividade empresarial
• O pagamento é reportável ao abrigo das regras da IRS
• Recebeu um Formulário W-9 preenchido
• Confirmou a classificação fiscal federal da LLC
• Selecionou o formulário certo, 1099-NEC ou 1099-MISC
• Introduziu o nome e o NIF corretos
• Totalizou corretamente os pagamentos do ano
• Entregou a cópia ao destinatário dentro do prazo
• Apresentou o formulário à IRS dentro do prazo correto

Exemplos

Exemplo 1: LLC de sócio único de um freelancer

Contrata um web designer que opera como LLC de sócio único e paga por apoio de alojamento e trabalho de design. Se a LLC for uma entidade desconsiderada e os pagamentos anuais por serviços forem de 600 dólares ou mais, normalmente emitirá o Formulário 1099-NEC usando a informação do W-9.

Exemplo 2: LLC com vários membros tributada como sociedade de pessoas

Paga a uma empresa de consultoria organizada como LLC com vários membros por serviços de estratégia de marketing. Se estiver tributada como sociedade de pessoas e tiver pago pelo menos 600 dólares durante o ano, o pagamento é geralmente reportável no Formulário 1099-NEC.

Exemplo 3: LLC tributada como S corporation

Paga a uma LLC que optou pelo estatuto de S corporation por serviços normais. Em muitos casos, esse pagamento não é reportável num 1099-NEC. Ainda assim, deve verificar o W-9 e o tipo exato de pagamento antes de decidir.

Exemplo 4: Pagamentos por serviços jurídicos

Se pagar a uma LLC que presta serviços jurídicos, a regra de reporte pode ser diferente da isenção geral para sociedades. Os serviços jurídicos continuam frequentemente a ser reportáveis, por isso não assuma que a LLC está isenta apenas porque é tributada como sociedade.

Porque é que isto importa para empresas em crescimento

Acertar nos 1099 faz parte da conformidade básica com fornecedores. Também ajuda a construir sistemas financeiros mais organizados desde o início. Quando a sua empresa está a crescer, os mesmos registos que suportam as declarações fiscais também ajudam a melhorar a contabilidade, a gestão de fornecedores e a reduzir surpresas no fecho de ano.

Isso é especialmente importante para fundadores que ainda estão a decidir como estruturar as suas empresas. Se está a constituir um novo negócio, compensa escolher a estrutura certa desde cedo e manter os registos fiscais organizados desde o primeiro dia.

Conclusões finais

Emitir um 1099 a uma LLC depende da classificação fiscal federal, do tipo de pagamento e de o pagamento atingir ou não o limiar de reporte. Em geral, as LLC tributadas como sociedades de pessoas ou entidades desconsideradas têm maior probabilidade de receber um 1099, enquanto as LLC tributadas como sociedades normalmente não recebem, exceto em situações específicas.

O processo mais seguro é simples:

• Recolha primeiro um W-9
• Confirme o estatuto fiscal da LLC
• Escolha o formulário correto
• Entregue dentro do prazo
• Guarde registos que sustentem a sua decisão

Em caso de dúvida, confirme os factos com um profissional de impostos qualificado ou com as instruções da IRS antes de apresentar o formulário. Pequenos erros no reporte de 1099 são fáceis de evitar, mas mais difíceis de corrigir depois do prazo.