3 từ kinh doanh nên ngừng dùng sai trong marketing và thuyết trình

Ngôn ngữ rõ ràng là một trong những cách nhanh nhất để xây dựng niềm tin. Trong marketing, thuyết trình trước công chúng, cập nhật cho nhà đầu tư, trao đổi bán hàng và giao tiếp với khách hàng, mỗi từ đều có trọng lượng riêng. Từ đúng có thể khiến thông điệp trở nên sắc bén và đáng tin cậy. Từ sai có thể khiến nó trở nên mơ hồ, phóng đại hoặc đơn giản là không chính xác.

Điều đó còn quan trọng hơn đối với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ. Khi bạn giới thiệu một thương hiệu, giải thích một dịch vụ hoặc phát biểu thay mặt công ty, sự chính xác là một phần của tính chuyên nghiệp. Nếu ngôn ngữ của bạn mờ nhạt, thông điệp của bạn cũng sẽ mờ nhạt theo.

Có ba từ thường gây rắc rối trong văn viết và lời nói trong kinh doanh: forte, fulsome và peruse. Mỗi từ đều có nghĩa hợp lệ, nhưng cả ba cũng thường bị hiểu sai hoặc dùng sai. Hiểu rõ sự khác biệt sẽ giúp giao tiếp của bạn gọn hơn, mạnh hơn và dễ tạo niềm tin hơn.

Vì sao lựa chọn từ ngữ quan trọng trong giao tiếp kinh doanh

Khán giả trong kinh doanh không cần ngôn ngữ trang sức. Họ cần sự rõ ràng.

Một bộ slide thuyết trình nên dễ theo dõi.
Một trang web nên dễ lướt qua.
Một bài nói trước công chúng nên dễ ghi nhớ.
Một email gửi khách hàng nên dễ hành động theo.

Khi bạn dùng từ ngữ một cách lỏng lẻo, bạn không chỉ mắc lỗi ngữ pháp. Bạn còn có thể vô tình cho thấy mình cẩu thả, cố tỏ ra quá mức hoặc không thực sự am hiểu chủ đề. Đó không phải là ấn tượng mà hầu hết doanh nghiệp muốn tạo ra.

Tin tốt là ngôn ngữ rõ ràng có thể học được. Nhiều khi chỉ cần thay một từ nghe có vẻ bóng bẩy bằng một từ chính xác hơn.

1. Forte

Từ forte thường được dùng để chỉ điểm mạnh, chuyên môn hoặc lĩnh vực sở trường của một người.

Trong kinh doanh, bạn có thể nghe ai đó nói:

• "Customer service is our forte."
• "Financial modeling is her forte."

Cách dùng đó khá phổ biến, nhưng vẫn có thể gây nhầm lẫn vì nhiều người phát âm nó giống thuật ngữ âm nhạc forte. Trong tiếng Anh, từ này đã có lịch sử thay đổi về phát âm và ý nghĩa, và đó chính là lý do nó đôi khi nghe không tự nhiên trong giao tiếp chuyên nghiệp.

Vì sao nó gây vấn đề

Vấn đề không chỉ nằm ở phát âm. Mà còn nằm ở độ rõ nghĩa. Trong giao tiếp thường ngày, đa số người nghe sẽ hiểu ý bạn, nhưng trong nội dung marketing được trau chuốt hoặc bài thuyết trình trang trọng, forte có thể nghe hơi kiểu cách hoặc thiếu chính xác khi những cách nói đơn giản hơn có thể làm tốt hơn.

Cách thay thế tốt hơn

Nếu bạn muốn nói doanh nghiệp của mình làm tốt nhất điều gì, hãy thử:

• điểm mạnh
• chuyên môn
• sở trường
• năng lực cốt lõi
• khả năng nổi bật nhất

Ví dụ tốt hơn

• "Hỗ trợ tuân thủ là một trong những điểm mạnh của chúng tôi."
• "Sở trường của chúng tôi là giúp các nhà sáng lập đi từ ý tưởng đến thành lập nhanh chóng."
• "Hồ sơ nộp chính xác là một phần trong chuyên môn cốt lõi của chúng tôi."

Những cách diễn đạt này dễ hiểu hơn và tự nhiên hơn trong giao tiếp kinh doanh hiện đại.

2. Fulsome

Fulsome là một trong những từ gây rắc rối nhất trong tiếng Anh kinh doanh vì nó có nhiều nghĩa và có thể được hiểu theo những hướng trái ngược nhau.

Tùy ngữ cảnh, nó có thể gợi nghĩa:

• đầy đủ hoặc dồi dào
• quá mức hoặc làm quá
• lời khen không chân thành hoặc quá ngọt ngào đến mức gây khó chịu

Sự phân đôi này khiến nó khá rủi ro.

Vì sao nó gây vấn đề

Nếu bạn mô tả một bản báo cáo, lời chào mừng hoặc lời chứng thực là fulsome, một số độc giả có thể hiểu rằng bạn đang nói đến sự hào phóng hoặc mức độ chi tiết phong phú. Người khác lại có thể nghĩ rằng bạn muốn nói đến sự quá đà theo nghĩa tiêu cực. Trong văn bản kinh doanh, kiểu mơ hồ này rất tốn kém. Nó làm chậm người đọc và buộc họ phải đoán ý bạn.

Khi nào nên tránh

Phần lớn thời gian, lựa chọn an toàn nhất là tránh dùng fulsome hoàn toàn. Có quá nhiều từ rõ ràng hơn, và giao tiếp kinh doanh luôn ưu tiên độ chính xác hơn sự hoa mỹ.

Cách thay thế tốt hơn

Tùy vào ý bạn muốn nói, hãy dùng:

• hào phóng
• chi tiết
• đầy đủ
• nhiệt tình
• dồi dào
• quá mức
• phóng đại

Ví dụ tốt hơn

• "Chúng tôi trân trọng những phản hồi hào phóng từ khách hàng."
• "Báo cáo cung cấp một cái nhìn tổng quan chi tiết về thị trường."
• "Diễn giả đã nhận được sự ủng hộ nhiệt tình từ khán giả."
• "Bản đề xuất có ngôn ngữ quá mức, làm suy yếu độ tin cậy của nó."

Mỗi ví dụ này nói đúng điều bạn muốn mà không bắt người đọc phải tự suy đoán.

3. Peruse

Peruse là một từ khác thường bị dùng sai trong môi trường kinh doanh.

Nhiều người dùng nó với nghĩa lướt qua hoặc đọc qua nhanh. Nhưng trong cách dùng chuẩn, peruse theo truyền thống có nghĩa là đọc kỹ hoặc xem xét chi tiết.

Vì sao nó gây vấn đề

Từ này tạo ra sự lệch pha giữa ý định và ý nghĩa. Nếu bạn bảo khách hàng "quickly peruse" một tài liệu, bạn đang ghép hai ý không thật sự phù hợp với nhau. Peruse gợi sự chú ý kỹ lưỡng, còn quickly lại gợi một lượt xem nhẹ.

Kết quả là một câu nghe có vẻ trau chuốt lúc đầu nhưng lại không đứng vững khi xem kỹ.

Cách thay thế tốt hơn

Hãy chọn từ khớp với hành động thực tế:

• đọc
• xem xét
• lướt qua
• xem qua
• kiểm tra
• nghiên cứu

Ví dụ tốt hơn

• "Vui lòng xem xét thỏa thuận trước khi ký."
• "Hãy dành vài phút để đọc bản đề xuất."
• "Bạn có thể lướt qua trang này để tìm các chi tiết chính."
• "Đội ngũ của chúng tôi sẽ kiểm tra hồ sơ để xác minh tính đầy đủ."

Văn viết kinh doanh tốt nhất không chỉ đúng. Nó còn phải cụ thể.

Một quy tắc đơn giản để chọn từ tốt hơn

Khi bạn không chắc một từ có phù hợp hay không, hãy tự hỏi ba câu:

1. Nó có đúng chính xác với điều tôi muốn nói không?
2. Khán giả của tôi có hiểu ngay không?
3. Có từ nào đơn giản hơn mà làm tốt hơn không?

Nếu câu trả lời cho bất kỳ câu nào là không, hãy sửa lại câu đó.

Thói quen nhỏ này có thể cải thiện mọi thứ, từ nội dung website đến bộ slide cho nhà đầu tư và bài phát biểu tại hội nghị.

Nguyên tắc thực tế để dùng ngôn ngữ kinh doanh mạnh hơn

Dưới đây là vài thói quen giúp giao tiếp rõ ràng hơn:

Ưu tiên tiếng Anh đơn giản trước

Tiếng Anh đơn giản không hề yếu. Nó hiệu quả. Nếu một từ ngắn hơn hoặc quen thuộc hơn truyền tải cùng ý nghĩa, hãy chọn nó.

Ghép từ với đúng nhiệm vụ

Đừng dùng một từ chỉ vì nó nghe thông minh. Hãy dùng nó vì nó diễn đạt đúng nghĩa bạn cần.

Đọc to câu văn

Văn viết kinh doanh thường nghe tự nhiên hơn khi được đọc thành tiếng. Nếu một cụm từ nghe gượng trong miệng bạn, nhiều khả năng nó cũng sẽ gượng trên trang giấy.

Biên tập để chính xác, không phải để trang trí

Cắt bớt những từ chỉ thêm phong cách mà không thêm ý nghĩa. Trong nhiều trường hợp, câu mạnh nhất lại là câu đơn giản nhất.

Hiểu khán giả của bạn

Nếu bạn đang nói với khách hàng, nhà đầu tư hoặc khách hàng tiềm năng, sự rõ ràng luôn thắng thuật ngữ chuyên môn. Người ta tin vào doanh nghiệp giải thích mọi thứ tốt.

Vì sao điều này quan trọng với nhà sáng lập và doanh nghiệp đang tăng trưởng

Giao tiếp rõ ràng là một phần của việc xây dựng doanh nghiệp.

Khi bạn đang ra mắt công ty, nộp hồ sơ thành lập, trình bày thương hiệu hoặc nói chuyện với khách hàng tiềm năng, bạn luôn đang định hình cách người khác nhìn nhận sự chuyên nghiệp của mình. Một thông điệp mạnh không cần ngôn ngữ thổi phồng. Nó cần ngôn ngữ chính xác.

Đó là một trong những lý do nhiều doanh nhân tin tưởng Zenind để được hỗ trợ thành lập doanh nghiệp. Khi các chi tiết vận hành được xử lý cẩn thận, nhà sáng lập có thể tập trung vào bức tranh lớn hơn: xây dựng thương hiệu, phục vụ khách hàng và giao tiếp với sự tự tin.

Dù bạn đang viết trang chủ, giới thiệu công ty tại một sự kiện hay trình bày dịch vụ của mình với một nhóm khán giả mới, việc chọn từ ngữ có kỷ luật sẽ giúp bạn tạo dựng uy tín ngay từ câu đầu tiên.

Kết luận

Một số từ trông có vẻ tinh vi nhưng lại không giúp giao tiếp tốt hơn bao nhiêu. Forte, fulsome và peruse là ba ví dụ phổ biến. Mỗi từ đều có thể dùng đúng trong ngữ cảnh phù hợp, nhưng mỗi từ cũng có thể gây nhầm lẫn nếu bạn không cẩn thận.

Nếu mục tiêu của bạn là thuyết phục, cung cấp thông tin hoặc tạo niềm tin, hãy chọn từ rõ ràng nhất có thể. Sự chính xác là một lợi thế cạnh tranh. Trong kinh doanh, những công ty giao tiếp tốt thường là những công ty dễ được tin cậy hơn.

Trước khi bạn xuất bản bài viết tiếp theo, trình bày bài thuyết trình tiếp theo, hoặc phát biểu thay mặt doanh nghiệp, hãy xem lại ngôn ngữ của mình bằng một câu hỏi đơn giản: đây có phải là cách rõ nhất để nói điều này không?

Nếu không, hãy chỉnh sửa cho đến khi nó như vậy.