Wie Sie Steuern einreichen, wenn Sie zwei Unternehmen haben: Ein praktischer Leitfaden

Der Besitz von zwei Unternehmen kann zu erheblicher steuerlicher Komplexität führen, insbesondere wenn die Unternehmen unterschiedlich strukturiert sind. Das eine kann ein Einzelunternehmen sein, das andere eine LLC, oder eines wird als S-Corporation besteuert, während das andere als Partnership oder C-Corporation geführt wird. Jede Struktur bringt eigene Meldevorschriften, Steuerformulare und Berichtspflichten mit sich.

Die gute Nachricht ist, dass die Steuererklärung für mehrere Unternehmen deutlich einfacher wird, sobald Sie verstehen, wie jede Einheit vom IRS behandelt wird und wie Geschäftseinkünfte in Ihre persönliche Steuererklärung einfließen. Mit den richtigen Unterlagen und einem klaren System zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben können Sie die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen und Überraschungen in letzter Minute vermeiden.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Steuern funktionieren, wenn Sie zwei Unternehmen besitzen, welche Formulare typischerweise erforderlich sind, wie Sie Unterlagen getrennt halten und wie Sie das ganze Jahr über organisiert bleiben.

Die erste Frage: Welche Art von Unternehmen besitzen Sie?

Bevor Sie entscheiden können, wie Sie Ihre Steuern einreichen, müssen Sie wissen, wie jedes Unternehmen steuerlich eingestuft wird. Die rechtliche Struktur eines Unternehmens und seine steuerliche Wahl bestimmen, wo Einkommen gemeldet wird und ob das Unternehmen eine eigene Steuererklärung abgibt oder Einkünfte an Sie weiterleitet.

Zu den häufigsten Strukturen gehören:

• Einzelunternehmen
• LLC mit einem Gesellschafter
• LLC mit mehreren Gesellschaftern
• Partnership
• S-Corporation
• C-Corporation

Einige dieser Strukturen sind Pass-Through-Entitys, das heißt, Gewinne und Verluste werden in Ihre persönliche Steuererklärung übernommen. Andere sind eigenständige steuerpflichtige Einheiten, die ihre eigene Unternehmenssteuererklärung einreichen.

Wenn Sie nicht sicher sind, wie jedes Unternehmen besteuert wird, prüfen Sie die Gründungsunterlagen, steuerlichen Wahlrechte und IRS-Unterlagen für beide Einheiten. Dieser Schritt ist wichtig, weil zwei Unternehmen mit demselben Eigentümer nicht immer denselben Einreichungsregeln folgen.

Wie die wichtigsten Unternehmensstrukturen besteuert werden

Einzelunternehmen

Ein Einzelunternehmen ist steuerlich die einfachste Struktur. Das Unternehmen wird steuerlich nicht als eigenständige Einheit vom Eigentümer getrennt behandelt. Einnahmen und Ausgaben werden in Ihrer persönlichen Steuererklärung angegeben, in der Regel auf der Schedule C, die der Form 1040 beigefügt ist.

Wenn Sie zwei Einzelunternehmen haben, melden Sie diese in der Regel getrennt über jeweils eine eigene Schedule C. So können Sie Einnahmen, Ausgaben und den Nettogewinn für jedes Unternehmen unabhängig berechnen.

LLC mit einem Gesellschafter

Eine LLC mit einem Gesellschafter wird in der Regel wie ein Einzelunternehmen besteuert, sofern sie keine Körperschaftsbesteuerung gewählt hat. Das bedeutet, dass der IRS die LLC steuerlich normalerweise als disregarded entity behandelt.

Wenn Sie zwei LLCs mit jeweils einem Gesellschafter besitzen, reichen Sie typischerweise für jedes Unternehmen eine separate Schedule C ein. Auch wenn beide Unternehmen Ihnen gehören, sollte jede Einheit ihre eigenen Unterlagen, Bankkonten und Ausgabenaufzeichnungen haben.

LLC mit mehreren Gesellschaftern

Eine LLC mit mehreren Gesellschaftern wird standardmäßig in der Regel wie eine Partnership besteuert. Die LLC gibt eine Informationssteuererklärung ab, und jedes Mitglied erhält eine Schedule K-1, die seinen Anteil an Gewinnen, Verlusten, Abzügen und Gutschriften ausweist.

Wenn Sie mehr als eine LLC mit mehreren Gesellschaftern besitzen, reicht jede LLC in der Regel eine eigene Form 1065 ein und stellt jedem Mitglied eine separate K-1 aus. Ihre persönliche Steuererklärung enthält dann die auf diesen K-1s ausgewiesenen Einkünfte.

Partnership

Partnerships sind Pass-Through-Entitys. Die Partnership selbst reicht die Form 1065 ein, aber die Partner melden ihren zugewiesenen Anteil an Einkommen in ihrer persönlichen Steuererklärung mithilfe einer Schedule K-1.

Wenn Sie an zwei separaten Partnerships beteiligt sind, erhalten Sie in der Regel von jeder Partnership eine eigene K-1. Diese Beträge melden Sie dann in den entsprechenden Abschnitten Ihrer persönlichen Steuererklärung.

S-Corporation

Eine S-Corporation leitet Einkommen ebenfalls an die Anteilseigner weiter, hat jedoch strengere formale Steuer- und Compliance-Anforderungen. Die Einheit reicht die Form 1120-S ein und stellt den Anteilseignern Schedule K-1s aus.

Wenn Sie mehrere S-Corporations besitzen, reicht jede Corporation in der Regel ihre eigene Form 1120-S ein. Wenn Sie im Unternehmen tätig sind, können Sie außerdem als Arbeitnehmer der Corporation ein W-2-Gehalt erhalten, das getrennt von Ihren Ausschüttungen als Anteilseigner gemeldet wird.

C-Corporation

Eine C-Corporation wird als eigenständige steuerliche Einheit besteuert. Sie reicht die Form 1120 ein und zahlt die Körperschaftsteuer auf Unternehmensebene, bevor Dividenden an die Anteilseigner ausgeschüttet werden.

Wenn Sie mehr als eine C-Corporation besitzen, reicht jede Corporation ihre eigene Steuererklärung ein. Wenn Sie von einer Corporation ein Gehalt beziehen, wird diese Vergütung auf einem W-2 ausgewiesen. Wenn Sie Dividenden erhalten, werden diese separat in Ihrer persönlichen Steuererklärung gemeldet.

Wie man Steuern einreicht, wenn man zwei Unternehmen hat

Der genaue Ablauf hängt davon ab, wie jedes Unternehmen strukturiert ist. In der Praxis gibt es einige typische Szenarien.

Zwei Einzelunternehmen oder zwei LLCs mit einem Gesellschafter

Wenn beide Unternehmen steuerlich disregarded entities sind, reichen Sie in der Regel für jedes Unternehmen eine separate Schedule C zusammen mit Ihrer Form 1040 ein.

Jede Schedule C sollte Folgendes ausweisen:

• Bruttoeinnahmen oder Verkäufe
• Herstellungskosten, falls zutreffend
• Gewöhnliche und notwendige Betriebsausgaben
• Nettogewinn oder -verlust

Diese getrennte Berichterstattung hilft, die Leistung jedes Unternehmens klar darzustellen und erleichtert die Zuordnung von Abzügen zu den jeweiligen Aktivitäten.

Zwei LLCs mit mehreren Gesellschaftern oder zwei Partnerships

Wenn beide Unternehmen als Partnerships besteuert werden, reicht jede Einheit typischerweise eine eigene Form 1065 ein. Sie erhalten von jedem Unternehmen eine separate Schedule K-1 und melden die Beträge in Ihrer persönlichen Steuererklärung.

Möglicherweise müssen Sie außerdem für jede Partnership separate Belege und Unterlagen aufbewahren, insbesondere wenn die Unternehmen in unterschiedlichen Branchen tätig sind oder unterschiedliche Beteiligungsverhältnisse haben.

Zwei S-Corporations

Wenn beide Unternehmen S-Corporations sind, reicht jede von ihnen ihre eigene Form 1120-S ein. Anteilseigner erhalten K-1s von jeder Corporation, und alle an Sie gezahlten Löhne werden separat auf W-2-Formularen ausgewiesen.

Da S-Corporations sowohl Lohnabrechnung als auch Ausschüttungen an Anteilseigner umfassen können, ist sorgfältige Buchführung wichtig. Sie sollten Lohnunterlagen, Entnahmen des Eigentümers und Ausschüttungen der Corporation nicht zwischen den Einheiten vermischen.

Zwei C-Corporations

Wenn beide Unternehmen C-Corporations sind, reicht jede Corporation ihre eigene Form 1120 ein. Die Corporations zahlen ihre Steuer auf Unternehmensebene, und alle Dividenden oder Gehälter, die an Sie gezahlt werden, werden separat in Ihrer persönlichen Steuererklärung ausgewiesen.

Diese Struktur erfordert eine strikte Trennung von Unternehmensbüchern, Lohnabrechnung und Berichterstattung an Anteilseigner.

Gemischte Strukturen

Viele Unternehmer betreiben mehr als eine Unternehmensform. Beispielsweise können Sie eine LLC mit einem Gesellschafter besitzen und zugleich Anteilseigner einer S-Corporation sein. In diesem Fall melden Sie jedes Unternehmen nach seinen eigenen Regeln.

Der entscheidende Punkt ist, jede Einheit getrennt zu behandeln. Gehen Sie nicht davon aus, dass sich beide Unternehmen in einer einzigen Steuererklärung zusammenfassen lassen. In den meisten Fällen erwartet der IRS, dass jede Einheit in der richtigen Form und dem richtigen Anhang gemeldet wird.

Welche Formulare werden häufig verwendet?

Hier ist ein vereinfachter Überblick über die häufigsten Formulare, wenn Sie zwei Unternehmen besitzen:

• Form 1040: Ihre persönliche Steuererklärung
• Schedule C: Gewinn oder Verlust aus einem Gewerbebetrieb für Einzelunternehmen und disregarded LLCs
• Schedule E: Zusatzeinkünfte und -verluste, einschließlich K-1-Einkommen in vielen Fällen
• Form 1065: Steuererklärung für Partnerships
• Schedule K-1: Anteil des Eigentümers an Einkommen, Abzügen und Gutschriften
• Form 1120-S: Steuererklärung für S-Corporations
• Form 1120: Steuererklärung für C-Corporations
• Form W-2: Löhne für Arbeitnehmer, einschließlich Eigentümer-Arbeitnehmern in bestimmten Fällen
• Form 1099s: Bestimmte Zahlungen an Auftragnehmer, Dienstleister oder Anteilseigner, je nach Situation

Das genaue Formularpaket hängt davon ab, wie jedes Unternehmen besteuert wird, ob es Mitarbeiter hat und ob besondere Wahlrechte getroffen wurden.

Wie die Lohnsteuer über zwei Unternehmen hinweg funktioniert

Wenn eines oder beide Ihrer Unternehmen Mitarbeiter haben, ist jedes Unternehmen selbst für die Einhaltung der Lohnsteuerpflichten verantwortlich.

Lohnsteuern umfassen in der Regel Einbehalte für:

• Bundessteuer auf Einkommen
• Social Security Tax
• Medicare Tax
• Arbeitslosensteuer, soweit anwendbar

Jede Arbeitgeber-Einheit muss Lohnsteuern getrennt einbehalten, einzahlen und melden. Das bedeutet, dass die Lohnabrechnung eines Unternehmens niemals mit der eines anderen vermischt werden darf.

Wenn Sie von einer Ihrer Einheiten Löhne erhalten, sind diese ebenfalls getrennt von Entnahmen des Eigentümers oder Gewinnzuweisungen zu behandeln. Diese Unterscheidung ist besonders wichtig für S-Corporations und C-Corporations.

Wie Sie saubere Unterlagen führen, wenn Sie zwei Unternehmen besitzen

Die größte Ursache für steuerliche Probleme bei Mehrfachunternehmern ist eine unzureichende Trennung. Je mehr Konten, Buchhaltungsunterlagen und Ausgaben mehrere Einheiten gemeinsam nutzen, desto schwieriger wird eine korrekte Steuererklärung.

Nutzen Sie die folgenden Praktiken, um organisiert zu bleiben:

Getrennte Bankkonten führen

Jedes Unternehmen sollte sein eigenes geschäftliches Girokonto haben. Wenn möglich, sollte jedes Unternehmen auch eine eigene Kreditkarte und ein eigenes Zahlungsgateway-Konto haben.

Diese Trennung erleichtert die Nachverfolgung von Einnahmen, die Kategorisierung von Ausgaben und die Begründung von Abzügen, falls der IRS jemals Unterlagen anfordert.

Separate Buchhaltungsdateien verwenden

Führen Sie kein gemeinsames Hauptbuch für mehrere Einheiten. Erstellen Sie für jedes Unternehmen eine eigene Buchhaltungsdatei, damit Einnahmen und Ausgaben der richtigen Gesellschaft zugeordnet werden.

Wenn Ihre Unternehmen miteinander verbunden sind, können Sie sie dennoch in derselben Buchhaltungssoftware verwalten und gleichzeitig die Bücher jeder Einheit getrennt halten.

Gemeinsame Ausgaben sorgfältig zuordnen

Einige Ausgaben können mehreren Unternehmen zugutekommen, etwa Software-Abonnements, Büroräume oder professionelle Dienstleistungen. Gemeinsame Ausgaben sollten angemessen zugeordnet und konsistent dokumentiert werden.

Vermeiden Sie es, die gesamten Kosten an mehreren Stellen geltend zu machen. Wenn eine Ausgabe gemeinsam genutzt wird, sollten Sie sie in einer Weise aufteilen, die die tatsächliche Nutzung widerspiegelt.

Belege aufbewahren

Bewahren Sie Rechnungen, Quittungen, Fahrtenbücher, Lohnunterlagen, Zahlungen an Auftragnehmer und Kontoauszüge für jede Einheit auf. Eine gute Dokumentation beschleunigt die Steuererklärung und stärkt Ihre Position, falls später Fragen entstehen.

Eigentümergehalt und Betriebsausgaben trennen

Wenn eines Ihrer Unternehmen Ihnen ein Gehalt zahlt, ist das nicht dasselbe wie eine Ausschüttung, Entnahme oder Betriebsausgabe. Halten Sie diese Kategorien in Ihren Unterlagen getrennt, damit Ihre Steuererklärung mit der steuerlichen Behandlung der Einheit übereinstimmt.

Häufige Steuerfehler, die Sie vermeiden sollten

Zwei Unternehmen zu besitzen schafft mehr Möglichkeiten für Fehler bei der Steuererklärung. Zu den häufigsten Fehlern gehören:

• Ein einziges Buchhaltungssystem für mehrere Einheiten zu verwenden
• Einnahmen der falschen Einheit zuzuordnen
• Private und geschäftliche Ausgaben zu vermischen
• Das Versäumnis, eine Informationssteuererklärung für eine Partnership oder S-Corporation einzureichen
• Das Nichtausstellen von K-1s, W-2s oder erforderlichen 1099s
• Versäumte Lohnsteuer-Einzahlungen
• Übersehene steuerliche Pflichten auf Bundesstaatsebene

Auch wenn die Unternehmen klein sind, muss jede Einheit die für ihre Struktur geltenden Einreichungsregeln einhalten.

Brauchen Sie separate EINs?

In den meisten Fällen sollte jede Unternehmens-Einheit ihre eigene Employer Identification Number haben, wenn es sich um eine eigenständige juristische Person handelt, die eine solche Nummer benötigt. Das ist besonders häufig bei Partnerships, Corporations und LLCs der Fall, die Mitarbeiter einstellen oder als separate steuerliche Einheiten einreichen.

Eine separate EIN hilft, Einreichung, Lohnabrechnung und Bankunterlagen klar voneinander zu trennen. Außerdem reduziert sie Verwechslungen, wenn Sie mehrere Einheiten gleichzeitig verwalten.

Wie Zenind Unternehmen dabei helfen kann, organisiert zu bleiben

Wenn Sie mehrere Unternehmen aufbauen, sind eine saubere Gründung und konsequente Compliance von Anfang an wichtig. Wenn Sie jede Einheit korrekt gründen, separate Unterlagen führen und Fristen einhalten, können Sie während der Steuerzeit Zeit sparen.

Zenind hilft Gründern dabei, US-Unternehmen zu gründen und zu verwalten, mit Fokus auf Compliance und Klarheit. Für Eigentümer mit mehr als einem Unternehmen erleichtert diese Struktur die Trennung der Einheiten, die Pflege guter Unterlagen und die Einhaltung von Fristen.

Diese Grundlage ist besonders wertvoll, wenn die Steuerzeit kommt und jedes Unternehmen seine eigenen Formulare, Berichte und Unterlagen benötigt.

Praktische Checkliste zum Jahresende

Prüfen Sie vor der Steuerzeit für jedes Unternehmen Folgendes:

• Steuerliche Klassifizierung der Einheit bestätigen
• Alle Bank- und Kreditkartenkonten abgleichen
• Einnahmen- und Ausgabenkategorien überprüfen
• Gemeinsame Ausgaben identifizieren, die zugeordnet werden müssen
• Lohnunterlagen und Steuerzahlungen bestätigen
• K-1s, W-2s und Auftragnehmerformulare zusammenstellen
• Pflichten auf Bundesstaatsebene prüfen
• Verifizieren, ob sich im Laufe des Jahres Wahlrechte oder Einreichungen geändert haben

Eine solche Checkliste kann helfen, fehlende Formulare zu vermeiden und das Risiko von Fehlern bei der Einreichung zu reduzieren.

FAQs

Reiche ich eine oder zwei Steuererklärungen ein, wenn ich zwei Unternehmen habe?

Das hängt von der steuerlichen Struktur jedes Unternehmens ab. Einige Unternehmen werden über Ihre persönliche Steuererklärung gemeldet, während andere separate Steuererklärungen auf Unternehmensebene einreichen.

Kann ich für beide Unternehmen dieselben Steuerformulare verwenden?

Manchmal ja, manchmal nein. Zwei Einzelunternehmen können beispielsweise jeweils eine Schedule C verwenden, während zwei Corporations jeweils ihre eigene Körperschaftsteuererklärung einreichen.

Kann ich Ausgaben beider Unternehmen zusammenfassen?

Nein. Halten Sie die Ausgaben für jedes Unternehmen getrennt und ordnen Sie gemeinsame Ausgaben nur in einer angemessenen und dokumentierten Weise zu.

Was ist, wenn eines der Unternehmen Verluste macht?

Verluste werden grundsätzlich gemäß den Steuervorschriften für diese Einheit gemeldet. Die Behandlung hängt von der Unternehmensstruktur sowie von Ihrer Beteiligungsbasis, Ihrer wesentlichen Mitwirkung und anderen steuerlichen Faktoren ab.

Brauche ich einen Steuerberater für zwei Unternehmen?

Viele Eigentümer profitieren von professioneller Steuerunterstützung, wenn sie mehrere Einheiten verwalten. Je unterschiedlicher die Strukturen sind, desto hilfreicher wird fachkundige Beratung.

Abschließende Kernaussage

Wenn Sie zwei Unternehmen haben, hängt der richtige Weg zur Steuererklärung davon ab, wie jedes einzelne besteuert wird. Einige Eigentümer reichen separate Schedule-C-Formulare ein, während andere für jede Einheit Partnership-, S-Corporation- oder Körperschaftsteuererklärungen benötigen.

Der wichtigste Schritt ist, jedes Unternehmen in Ihren Unterlagen, Bankkonten, der Lohnabrechnung und der Steuerberichterstattung getrennt zu halten. Mit geordneten Büchern und der richtigen Unternehmensstruktur wird die Steuererklärung deutlich überschaubarer und wesentlich weniger stressig.

Wenn Sie ein neues Unternehmen gründen oder in ein zweites expandieren, spart Ihnen ein sauberes Compliance-System von Anfang an später Zeit und macht die Steuerzeit deutlich einfacher.