Como declarar impostos se você tem dois negócios: um guia prático

Ter dois negócios pode criar uma complexidade tributária real, especialmente se as empresas tiverem estruturas diferentes. Um pode ser uma empresa individual, outro uma LLC, ou uma pode ser tributada como S corporation enquanto a outra opera como partnership ou C corporation. Cada estrutura tem suas próprias regras de declaração, formulários fiscais e obrigações de reporte.

A boa notícia é que declarar impostos para vários negócios fica muito mais fácil quando você entende como cada entidade é tratada pelo IRS e como a renda empresarial entra na sua declaração pessoal. Com os registros certos e um sistema claro para acompanhar receitas e despesas, você pode manter a conformidade e evitar surpresas de última hora.

Este guia explica como funcionam os impostos quando você possui dois negócios, quais formulários normalmente são exigidos, como separar os registros e como se manter organizado לאורך do ano.

A primeira pergunta: que tipo de negócios você possui?

Antes de decidir como declarar, você precisa saber como cada negócio é classificado para fins fiscais. A estrutura jurídica e a eleição tributária de um negócio determinam onde a renda é reportada e se a empresa entrega sua própria declaração ou repassa a renda para você.

As estruturas mais comuns incluem:

• Empresa individual
• LLC de um único membro
• LLC de múltiplos membros
• Partnership
• S corporation
• C corporation

Algumas dessas são entidades pass-through, o que significa que lucros e prejuízos passam para a declaração individual do proprietário. Outras são entidades tributárias separadas, que entregam sua própria declaração empresarial.

Se você não tiver certeza de como cada negócio é tributado, revise os documentos de formação, as eleições fiscais e os registros do IRS de ambas as entidades. Esse passo é importante porque dois negócios sob o mesmo proprietário nem sempre seguem as mesmas regras de declaração.

Como as principais estruturas de negócio são tributadas

Empresa individual

Uma empresa individual é a estrutura mais simples para fins fiscais. O negócio não é tratado como uma entidade tributária separada do proprietário. A receita e as despesas são reportadas na sua declaração pessoal, normalmente no Schedule C anexado ao Form 1040.

Se você tiver duas empresas individuais, geralmente reportará cada uma separadamente no seu próprio Schedule C. Isso permite calcular a receita, as despesas e o lucro líquido de cada negócio de forma independente.

LLC de um único membro

Uma LLC de um único membro normalmente é tributada como uma empresa individual, a menos que faça a eleição para tributação como corporação. Isso significa que o IRS geralmente trata a LLC como uma entidade desconsiderada para fins de imposto de renda.

Se você possuir duas LLCs de um único membro, normalmente preencherá um Schedule C separado para cada negócio. Mesmo que ambos os negócios sejam de sua propriedade, cada um deve ter seus próprios registros, contas bancárias e controle de despesas.

LLC de múltiplos membros

Uma LLC de múltiplos membros normalmente é tributada como partnership por padrão. A LLC entrega uma declaração informativa, e cada membro recebe um Schedule K-1 mostrando sua parte de lucros, prejuízos, deduções e créditos.

Se você possuir mais de uma LLC de múltiplos membros, cada LLC normalmente entrega seu próprio Form 1065 e fornece um K-1 separado para cada membro. Sua declaração pessoal então inclui a renda informada nesses K-1s.

Partnership

Partnerships são entidades pass-through. A partnership em si entrega o Form 1065, mas os sócios reportam sua parte alocada de renda em suas declarações individuais usando o Schedule K-1.

Se você for sócio em duas partnerships diferentes, normalmente receberá um K-1 separado de cada partnership. Em seguida, você reporta esses valores na sua declaração pessoal nas seções apropriadas.

S corporation

Uma S corporation também repassa a renda para os acionistas, mas tem requisitos de conformidade fiscal mais formais. A entidade entrega o Form 1120-S e emite Schedule K-1s para os acionistas.

Se você possuir várias S corporations, cada corporação geralmente entrega seu próprio Form 1120-S. Se você trabalhar no negócio, também pode receber salários via W-2 como funcionário da corporação, que são reportados separadamente das distribuições do acionista.

C corporation

Uma C corporation é tributada como uma entidade separada. Ela entrega o Form 1120 e paga o imposto corporativo no nível da empresa antes de quaisquer dividendos serem distribuídos aos acionistas.

Se você possuir mais de uma C corporation, cada corporação entrega sua própria declaração. Se você receber salário de uma corporação, essa remuneração é reportada em um W-2. Se você receber dividendos, eles são reportados separadamente na sua declaração pessoal.

Como declarar impostos se você tem dois negócios

O processo exato de declaração depende da estrutura de cada negócio. Na prática, há alguns cenários comuns.

Duas empresas individuais ou duas LLCs de um único membro

Se ambos os negócios forem entidades desconsideradas para fins fiscais, você normalmente entrega um Schedule C separado para cada negócio junto com o seu Form 1040.

Cada Schedule C deve mostrar:

• Receitas brutas ou vendas
• Custo dos produtos vendidos, se aplicável
• Despesas ordinárias e necessárias do negócio
• Lucro ou prejuízo líquido

Esse reporte separado ajuda a manter o desempenho de cada negócio claro e facilita identificar deduções por atividade.

Duas LLCs de múltiplos membros ou duas partnerships

Se ambos os negócios forem tributados como partnerships, cada entidade normalmente entrega seu próprio Form 1065. Você recebe um Schedule K-1 separado de cada negócio e reporta os valores na sua declaração pessoal.

Você também pode precisar manter registros de apoio separados para cada partnership, especialmente se os negócios atuarem em setores diferentes ou tiverem percentuais de participação distintos.

Duas S corporations

Se ambos os negócios forem S corporations, cada uma entrega seu próprio Form 1120-S. Os acionistas recebem K-1s de cada corporação, e quaisquer salários pagos a você são reportados separadamente em formulários W-2.

Como as S corporations podem envolver tanto folha de pagamento quanto distribuições aos acionistas, um controle rigoroso é importante. Você não deve misturar registros de payroll, retiradas do proprietário e distribuições corporativas entre as entidades.

Duas C corporations

Se ambos os negócios forem C corporations, cada corporação entrega seu próprio Form 1120. As corporações pagam imposto no nível da entidade, e quaisquer dividendos ou salários pagos a você são reportados separadamente na sua declaração pessoal.

Essa estrutura exige uma forte separação entre os livros corporativos, a folha de pagamento e os relatórios aos acionistas.

Estruturas mistas

Muitos empresários operam mais de um tipo de entidade. Por exemplo, você pode ser dono de uma LLC de um único membro e também acionista de uma S corporation. Nesse caso, você reporta cada negócio de acordo com suas próprias regras.

O principal é tratar cada entidade separadamente. Não presuma que possuir os dois negócios permite combinar tudo em uma única declaração. Na maioria dos casos, o IRS espera que cada entidade seja reportada no formulário e no schedule corretos.

Quais formulários são comumente usados?

Aqui está uma visão simplificada dos formulários mais comuns quando você possui dois negócios:

• Form 1040: sua declaração individual de imposto
• Schedule C: lucro ou prejuízo de atividades empresariais para empresas individuais e LLCs desconsideradas
• Schedule E: renda e perdas suplementares, incluindo renda de K-1 em muitos casos
• Form 1065: declaração de partnership
• Schedule K-1: participação do proprietário em renda, deduções e créditos
• Form 1120-S: declaração de S corporation
• Form 1120: declaração de C corporation
• Form W-2: salários pagos a empregados, incluindo sócio-empregado em alguns casos
• Formulários 1099: certos pagamentos a prestadores de serviço, fornecedores ou acionistas, dependendo da situação

O conjunto exato de declarações depende de como cada negócio é tributado, se ele tem funcionários e se fez alguma eleição especial.

Como funciona o imposto sobre folha de pagamento em dois negócios

Se um ou ambos os seus negócios tiverem funcionários, cada negócio é responsável pela sua própria conformidade com impostos sobre folha de pagamento.

Os impostos sobre folha geralmente incluem retenções para:

• Imposto de renda federal
• Social Security tax
• Medicare tax
• Impostos de desemprego, quando aplicável

Cada entidade empregadora deve reter, depositar e reportar os impostos sobre folha separadamente. Isso significa que a folha de pagamento de uma empresa nunca deve ser misturada com a de outra.

Se você recebe salários de uma das suas entidades, esses salários também são separados das distribuições do proprietário ou das alocações de lucro. Essa distinção é especialmente importante para S corporations e C corporations.

Como manter os registros organizados quando você possui dois negócios

A maior fonte de problemas tributários para proprietários de múltiplos negócios é a separação inadequada. Quanto mais cada entidade compartilha contas bancárias, registros contábeis e despesas, mais difícil fica declarar com precisão.

Use as práticas a seguir para se manter organizado:

Mantenha contas bancárias separadas

Cada negócio deve ter sua própria conta bancária empresarial. Se possível, cada negócio também deve ter seu próprio cartão de crédito e conta de processamento de pagamentos.

Essa separação facilita acompanhar a receita, categorizar despesas e comprovar deduções, caso o IRS solicite documentação.

Use arquivos contábeis separados

Não mantenha um único livro-caixa combinado para várias entidades. Crie um arquivo contábil separado para cada negócio, para que receitas e despesas fiquem vinculadas à empresa correta.

Se seus negócios forem relacionados, você ainda pode administrá-los na mesma plataforma contábil, mantendo os livros de cada entidade separados.

Acompanhe cuidadosamente as despesas compartilhadas

Algumas despesas podem beneficiar mais de um negócio, como assinaturas de software, espaço de escritório ou serviços profissionais. As despesas compartilhadas devem ser alocadas de forma razoável e documentadas de maneira consistente.

Evite lançar o custo total em mais de um lugar. Se uma despesa for compartilhada, você deve dividi-la de forma que reflita o uso real.

Guarde documentos de apoio

Mantenha faturas, recibos, registros de quilometragem, registros de folha de pagamento, pagamentos a contratados e extratos bancários de cada entidade. Uma boa documentação torna a declaração mais rápida e fortalece sua posição caso surja alguma dúvida mais tarde.

Separe sua remuneração do proprietário das despesas do negócio

Se um negócio paga salário a você, isso não é o mesmo que distribuição, retirada ou despesa empresarial. Mantenha essas categorias separadas nos seus registros para que sua declaração corresponda ao tratamento da entidade.

Erros tributários comuns a evitar

Ter dois negócios cria mais oportunidades para erros na declaração. Os erros mais comuns incluem:

• Usar um único conjunto de livros para várias entidades
• Reportar renda na entidade errada
• Misturar despesas pessoais e empresariais
• Esquecer de entregar uma declaração informativa para uma partnership ou S corporation
• Deixar de emitir K-1s, W-2s ou 1099s exigidos
• Perder depósitos de impostos sobre folha de pagamento
• Ignorar obrigações de declaração em nível estadual

Mesmo que os negócios sejam pequenos, cada entidade deve seguir as regras de declaração aplicáveis à sua estrutura.

Você precisa de EINs separados?

Na maioria dos casos, cada entidade empresarial deve ter seu próprio Employer Identification Number se for uma entidade jurídica separada que precise de um. Isso é especialmente comum para partnerships, corporações e LLCs que contratam funcionários ou declaram como entidades separadas para fins fiscais.

Um EIN separado ajuda a manter a declaração, a folha de pagamento e os registros bancários distintos. Também reduz a confusão quando você está gerenciando várias entidades ao mesmo tempo.

Como o Zenind pode ajudar empresários a se manterem organizados

Se você está construindo vários negócios, a disciplina de formação e conformidade é importante desde o início. Estruturar corretamente cada entidade, manter registros separados e ficar em dia com as obrigações pode economizar tempo na época de impostos.

A Zenind ajuda fundadores a formar e gerenciar entidades empresariais nos EUA com foco em conformidade e clareza. Para proprietários com mais de um negócio, essa estrutura facilita manter as entidades separadas, preservar bons registros e acompanhar os prazos de declaração.

Essa base é especialmente valiosa quando chega a época de impostos e cada negócio precisa dos seus próprios formulários, relatórios e documentação.

Lista prática de fim de ano

Antes da temporada de impostos, revise o seguinte para cada negócio:

• Confirme a classificação fiscal da entidade
• Concilie todas as contas bancárias e de cartão de crédito
• Revise as categorias de receita e despesa
• Identifique quaisquer despesas compartilhadas que precisem de alocação
• Confirme os registros de folha de pagamento e os depósitos de impostos
• Reúna K-1s, W-2s e formulários de contratados
• Verifique as obrigações fiscais estaduais
• Confira se alguma eleição ou declaração mudou durante o ano

Uma lista como essa pode ajudar a evitar formulários esquecidos e reduzir o risco de erros na declaração.

Perguntas frequentes

Eu entrego uma declaração ou duas se tenho dois negócios?

Depende da estrutura tributária de cada negócio. Alguns negócios são reportados na sua declaração pessoal, enquanto outros entregam declarações separadas no nível da entidade.

Posso usar os mesmos formulários fiscais para os dois negócios?

Às vezes sim, às vezes não. Por exemplo, duas empresas individuais podem usar cada uma um Schedule C, mas duas corporações entregarão cada uma sua própria declaração corporativa.

Posso combinar as despesas dos dois negócios?

Não. Mantenha as despesas separadas para cada negócio e aloque despesas compartilhadas apenas de forma razoável e documentada.

E se um negócio estiver dando prejuízo?

As perdas geralmente são reportadas de acordo com as regras fiscais daquela entidade. O tratamento depende da estrutura do negócio, da sua base, da participação material e de outros fatores tributários.

Preciso de um contador para dois negócios?

Muitos proprietários se beneficiam de suporte tributário profissional quando gerenciam múltiplas entidades. Quanto mais diferentes forem as estruturas, mais útil se torna a orientação especializada.

Conclusão

Se você tem dois negócios, a abordagem correta para declarar depende de como cada um é tributado. Alguns proprietários entregarão formulários Schedule C separados, enquanto outros precisarão de declarações de partnership, S corporation ou corporate para cada entidade.

O passo mais importante é manter cada negócio separado em seus registros, contas bancárias, folha de pagamento e reporte fiscal. Com livros organizados e a estrutura jurídica certa, a declaração fica muito mais administrável e muito menos estressante.

Se você está começando um novo negócio ou expandindo para um segundo, construir um sistema de conformidade limpo desde o primeiro dia economizará tempo depois e tornará a temporada de impostos muito mais simples.