Πώς να υποβάλετε φόρους αν έχετε δύο επιχειρήσεις: Ένας πρακτικός οδηγός

Η κατοχή δύο επιχειρήσεων μπορεί να δημιουργήσει πραγματική φορολογική πολυπλοκότητα, ειδικά αν οι επιχειρήσεις έχουν διαφορετική νομική και φορολογική δομή. Η μία μπορεί να είναι ατομική επιχείρηση, η άλλη LLC, ή η μία να φορολογείται ως S corporation ενώ η άλλη λειτουργεί ως partnership ή C corporation. Κάθε δομή έχει τους δικούς της κανόνες υποβολής, φορολογικά έντυπα και υποχρεώσεις αναφοράς.

Το καλό νέο είναι ότι η υποβολή φόρων για πολλαπλές επιχειρήσεις γίνεται πολύ πιο εύκολη μόλις κατανοήσετε πώς αντιμετωπίζει κάθε οντότητα η IRS και πώς το επιχειρηματικό εισόδημα περνά στη δική σας προσωπική φορολογική δήλωση. Με τα σωστά αρχεία και ένα σαφές σύστημα παρακολούθησης εσόδων και εξόδων, μπορείτε να παραμείνετε σε συμμόρφωση και να αποφύγετε εκπλήξεις της τελευταίας στιγμής.

Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς λειτουργούν οι φόροι όταν έχετε δύο επιχειρήσεις, ποια έντυπα απαιτούνται συνήθως, πώς να διαχωρίζετε τα αρχεία και πώς να παραμένετε οργανωμένοι καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους.

Το πρώτο ερώτημα: Τι είδους επιχειρήσεις έχετε;

Πριν αποφασίσετε πώς θα υποβάλετε δήλωση, πρέπει να γνωρίζετε πώς ταξινομείται φορολογικά κάθε επιχείρηση. Η νομική μορφή της επιχείρησης και η φορολογική της επιλογή καθορίζουν πού δηλώνεται το εισόδημα και αν η επιχείρηση υποβάλλει δική της δήλωση ή μεταφέρει το εισόδημα σε εσάς.

Οι πιο συνηθισμένες μορφές περιλαμβάνουν:

• Ατομική επιχείρηση
• LLC με έναν ιδιοκτήτη
• LLC με περισσότερους από έναν ιδιοκτήτες
• Partnership
• S corporation
• C corporation

Ορισμένες από αυτές είναι pass-through οντότητες, δηλαδή τα κέρδη και οι ζημίες περνούν στη φορολογική δήλωση του ιδιοκτήτη. Άλλες είναι ξεχωριστές φορολογικές οντότητες που υποβάλλουν δική τους επιχειρηματική δήλωση.

Αν δεν είστε βέβαιοι πώς φορολογείται κάθε επιχείρηση, ελέγξτε τα έγγραφα σύστασης, τις φορολογικές εκλογές και τις δηλώσεις προς την IRS και για τις δύο οντότητες. Αυτό είναι σημαντικό, επειδή δύο επιχειρήσεις με τον ίδιο ιδιοκτήτη δεν ακολουθούν πάντα τους ίδιους κανόνες υποβολής.

Πώς φορολογούνται οι βασικές επιχειρηματικές δομές

Ατομική επιχείρηση

Η ατομική επιχείρηση είναι η απλούστερη δομή φορολογικά. Η επιχείρηση δεν αντιμετωπίζεται ως ξεχωριστή φορολογική οντότητα από τον ιδιοκτήτη της. Τα έσοδα και τα έξοδα δηλώνονται στη δική σας προσωπική φορολογική δήλωση, συνήθως στο Schedule C που επισυνάπτεται στο Form 1040.

Αν έχετε δύο ατομικές επιχειρήσεις, συνήθως δηλώνετε καθεμία ξεχωριστά στο δικό της Schedule C. Αυτό σας επιτρέπει να υπολογίζετε έσοδα, έξοδα και καθαρό κέρδος για κάθε επιχείρηση ανεξάρτητα.

LLC με έναν ιδιοκτήτη

Μια LLC με έναν ιδιοκτήτη φορολογείται συνήθως όπως μια ατομική επιχείρηση, εκτός αν επιλέξει εταιρική φορολόγηση. Αυτό σημαίνει ότι η IRS συνήθως τη θεωρεί disregarded entity για σκοπούς φορολογίας εισοδήματος.

Αν έχετε δύο LLC με έναν ιδιοκτήτη, συνήθως θα υποβάλετε ξεχωριστό Schedule C για κάθε επιχείρηση. Παρότι και οι δύο επιχειρήσεις σας ανήκουν, η καθεμία πρέπει να έχει τα δικά της αρχεία, τραπεζικούς λογαριασμούς και παρακολούθηση εξόδων.

LLC με περισσότερους ιδιοκτήτες

Μια LLC με περισσότερους ιδιοκτήτες φορολογείται συνήθως ως partnership από προεπιλογή. Η LLC υποβάλλει ενημερωτική δήλωση και κάθε μέλος λαμβάνει Schedule K-1 που δείχνει το μερίδιό του από κέρδη, ζημίες, εκπτώσεις και πιστώσεις.

Αν έχετε περισσότερες από μία LLC με πολλούς ιδιοκτήτες, κάθε LLC συνήθως υποβάλλει το δικό της Form 1065 και παρέχει ξεχωριστό K-1 για κάθε μέλος. Η δική σας προσωπική δήλωση στη συνέχεια περιλαμβάνει το εισόδημα που αναφέρεται σε αυτά τα K-1.

Partnership

Οι partnerships είναι pass-through οντότητες. Η partnership υποβάλλει το Form 1065, αλλά οι εταίροι δηλώνουν το αναλογούν μερίδιό τους από το εισόδημα στις προσωπικές τους δηλώσεις χρησιμοποιώντας Schedule K-1.

Αν είστε εταίρος σε δύο διαφορετικές partnerships, συνήθως θα λάβετε ξεχωριστό K-1 από καθεμία. Στη συνέχεια δηλώνετε αυτά τα ποσά στη δική σας δήλωση στα κατάλληλα σημεία.

S corporation

Μια S corporation επίσης μεταφέρει το εισόδημα στους μετόχους της, αλλά έχει πιο αυστηρές φορολογικές υποχρεώσεις συμμόρφωσης. Η οντότητα υποβάλλει το Form 1120-S και εκδίδει Schedule K-1 στους μετόχους.

Αν έχετε περισσότερες από μία S corporations, καθεμία συνήθως υποβάλλει το δικό της Form 1120-S. Αν εργάζεστε στην επιχείρηση, μπορεί επίσης να λαμβάνετε μισθούς W-2 ως εργαζόμενος της εταιρείας, οι οποίοι δηλώνονται ξεχωριστά από τις διανομές σας ως μέτοχος.

C corporation

Μια C corporation φορολογείται ως ξεχωριστή οντότητα. Υποβάλλει το Form 1120 και πληρώνει εταιρικό φόρο σε επίπεδο οντότητας πριν διανεμηθούν τυχόν μερίσματα στους μετόχους.

Αν έχετε περισσότερες από μία C corporations, κάθε εταιρεία υποβάλλει τη δική της δήλωση. Αν λαμβάνετε μισθό από μια εταιρεία, αυτή η αμοιβή αναφέρεται σε W-2. Αν λαμβάνετε μερίσματα, αυτά δηλώνονται ξεχωριστά στη δική σας προσωπική φορολογική δήλωση.

Πώς να υποβάλετε φόρους αν έχετε δύο επιχειρήσεις

Η ακριβής διαδικασία υποβολής εξαρτάται από τη δομή κάθε επιχείρησης. Στην πράξη, υπάρχουν μερικά συνηθισμένα σενάρια.

Δύο ατομικές επιχειρήσεις ή δύο LLC με έναν ιδιοκτήτη

Αν και οι δύο επιχειρήσεις είναι disregarded entities για φορολογικούς σκοπούς, συνήθως υποβάλλετε ξεχωριστό Schedule C για καθεμία μαζί με το Form 1040.

Κάθε Schedule C πρέπει να εμφανίζει:

• Ακαθάριστα έσοδα ή πωλήσεις
• Κόστος πωληθέντων αγαθών, αν ισχύει
• Συνήθη και αναγκαία επιχειρηματικά έξοδα
• Καθαρό κέρδος ή ζημία

Αυτή η ξεχωριστή αναφορά βοηθά να διατηρούνται ξεκάθαρες οι επιδόσεις κάθε επιχείρησης και διευκολύνει τον εντοπισμό εκπτώσεων ανά δραστηριότητα.

Δύο LLC με πολλούς ιδιοκτήτες ή δύο partnerships

Αν και οι δύο επιχειρήσεις φορολογούνται ως partnerships, κάθε οντότητα συνήθως υποβάλλει το δικό της Form 1065. Λαμβάνετε ξεχωριστό Schedule K-1 από κάθε επιχείρηση και δηλώνετε τα ποσά στη δική σας προσωπική δήλωση.

Ίσως χρειάζεται επίσης να διατηρείτε ξεχωριστά υποστηρικτικά αρχεία για καθεμία partnership, ειδικά αν οι επιχειρήσεις δραστηριοποιούνται σε διαφορετικούς κλάδους ή έχουν διαφορετικά ποσοστά συμμετοχής.

Δύο S corporations

Αν και οι δύο επιχειρήσεις είναι S corporations, καθεμία υποβάλλει το δικό της Form 1120-S. Οι μέτοχοι λαμβάνουν K-1 από κάθε εταιρεία και τυχόν μισθοί που σας καταβάλλονται αναφέρονται ξεχωριστά σε W-2.

Επειδή οι S corporations μπορεί να περιλαμβάνουν τόσο μισθοδοσία όσο και διανομές προς τους μετόχους, η προσεκτική τήρηση αρχείων είναι σημαντική. Δεν θέλετε να αναμειγνύετε αρχεία μισθοδοσίας, αναλήψεις ιδιοκτητών και εταιρικές διανομές μεταξύ διαφορετικών οντοτήτων.

Δύο C corporations

Αν και οι δύο επιχειρήσεις είναι C corporations, κάθε εταιρεία υποβάλλει το δικό της Form 1120. Οι εταιρείες πληρώνουν φόρο σε επίπεδο οντότητας και τυχόν μερίσματα ή μισθοί που σας καταβάλλονται αναφέρονται ξεχωριστά στη δική σας προσωπική δήλωση.

Αυτή η δομή απαιτεί ισχυρό διαχωρισμό μεταξύ εταιρικών βιβλίων, μισθοδοσίας και αναφορών προς τους μετόχους.

Μικτές δομές

Πολλοί ιδιοκτήτες επιχειρήσεων λειτουργούν περισσότερους από έναν τύπους οντοτήτων. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε μια LLC με έναν ιδιοκτήτη και επίσης να είστε μέτοχος σε μια S corporation. Σε αυτή την περίπτωση, δηλώνετε κάθε επιχείρηση σύμφωνα με τους δικούς της κανόνες.

Το κλειδί είναι να αντιμετωπίζετε κάθε οντότητα ξεχωριστά. Μην υποθέτετε ότι η ιδιοκτησία και των δύο επιχειρήσεων σάς επιτρέπει να τα συνδυάσετε όλα σε μία δήλωση. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η IRS αναμένει κάθε οντότητα να δηλώνεται στο σωστό έντυπο και πρόγραμμα.

Ποια έντυπα χρησιμοποιούνται συνήθως;

Ακολουθεί μια απλοποιημένη εικόνα των πιο συνηθισμένων εντύπων όταν έχετε δύο επιχειρήσεις:

• Form 1040: Η ατομική σας φορολογική δήλωση
• Schedule C: Κέρδος ή ζημία από επιχείρηση για ατομικές επιχειρήσεις και disregarded LLC
• Schedule E: Συμπληρωματικό εισόδημα και ζημίες, συμπεριλαμβανομένου συχνά του εισοδήματος από K-1
• Form 1065: Δήλωση partnership
• Schedule K-1: Το μερίδιο του ιδιοκτήτη από εισόδημα, εκπτώσεις και πιστώσεις
• Form 1120-S: Δήλωση S corporation
• Form 1120: Δήλωση C corporation
• Form W-2: Μισθοί που καταβάλλονται σε εργαζομένους, συμπεριλαμβανομένων και owner-employees σε ορισμένες περιπτώσεις
• Forms 1099: Ορισμένες πληρωμές σε contractors, προμηθευτές ή μετόχους, ανάλογα με την περίπτωση

Το ακριβές σύνολο υποβολών εξαρτάται από το πώς φορολογείται κάθε επιχείρηση, αν έχει εργαζομένους και αν έχουν γίνει ειδικές εκλογές.

Πώς λειτουργούν οι φόροι μισθοδοσίας σε δύο επιχειρήσεις

Αν μία ή και οι δύο επιχειρήσεις σας έχουν εργαζομένους, κάθε επιχείρηση είναι υπεύθυνη για τη δική της φορολογική συμμόρφωση μισθοδοσίας.

Οι φόροι μισθοδοσίας συνήθως περιλαμβάνουν παρακράτηση για:

• Ομοσπονδιακό φόρο εισοδήματος
• Φόρο Κοινωνικής Ασφάλισης
• Φόρο Medicare
• Φόρους ανεργίας όπου ισχύει

Κάθε εργοδότης-οντότητα πρέπει να παρακρατεί, να καταθέτει και να αναφέρει τους φόρους μισθοδοσίας ξεχωριστά. Αυτό σημαίνει ότι η μισθοδοσία της μίας εταιρείας δεν πρέπει ποτέ να συγχέεται με τη μισθοδοσία μιας άλλης.

Αν πληρώνεστε με μισθό από μία από τις οντότητές σας, αυτοί οι μισθοί είναι επίσης ξεχωριστοί από τις διανομές ιδιοκτητών ή τις κατανομές κερδών. Αυτή η διάκριση είναι ιδιαίτερα σημαντική για τις S corporations και τις C corporations.

Πώς να διατηρείτε καθαρά αρχεία όταν έχετε δύο επιχειρήσεις

Η μεγαλύτερη πηγή φορολογικών προβλημάτων για ιδιοκτήτες πολλών επιχειρήσεων είναι ο κακός διαχωρισμός. Όσο περισσότερο μοιράζονται οι οντότητες τραπεζικούς λογαριασμούς, λογιστικά αρχεία και έξοδα, τόσο δυσκολότερη γίνεται η ακριβής υποβολή.

Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω πρακτικές για να παραμένετε οργανωμένοι:

Διατηρήστε ξεχωριστούς τραπεζικούς λογαριασμούς

Κάθε επιχείρηση πρέπει να έχει τον δικό της επιχειρηματικό λογαριασμό όψεως. Αν είναι δυνατό, κάθε επιχείρηση πρέπει επίσης να έχει τη δική της πιστωτική κάρτα και λογαριασμό επεξεργασίας πληρωμών.

Αυτός ο διαχωρισμός διευκολύνει την παρακολούθηση εσόδων, την κατηγοριοποίηση εξόδων και την τεκμηρίωση των εκπτώσεων αν η IRS ζητήσει ποτέ αποδεικτικά στοιχεία.

Χρησιμοποιήστε ξεχωριστά λογιστικά αρχεία

Μην κρατάτε ένα ενιαίο καθολικό για πολλαπλές οντότητες. Δημιουργήστε ξεχωριστό λογιστικό αρχείο για κάθε επιχείρηση, ώστε τα έσοδα και τα έξοδα να συνδέονται με τη σωστή εταιρεία.

Αν οι επιχειρήσεις σας σχετίζονται μεταξύ τους, μπορείτε να τις διαχειρίζεστε στην ίδια λογιστική πλατφόρμα διατηρώντας όμως ξεχωριστά τα βιβλία κάθε οντότητας.

Παρακολουθήστε προσεκτικά τα κοινά έξοδα

Ορισμένα έξοδα μπορεί να ωφελούν περισσότερες από μία επιχειρήσεις, όπως συνδρομές λογισμικού, χώρος γραφείου ή επαγγελματικές υπηρεσίες. Τα κοινά έξοδα πρέπει να κατανέμονται εύλογα και να τεκμηριώνονται με συνέπεια.

Αποφύγετε να χρεώνετε ολόκληρο το κόστος σε περισσότερα από ένα σημεία. Αν ένα έξοδο είναι κοινό, θα πρέπει να το επιμερίζετε με τρόπο που να αντανακλά την πραγματική χρήση.

Φυλάξτε τα υποστηρικτικά έγγραφα

Κρατήστε τιμολόγια, αποδείξεις, αρχεία χιλιομέτρων, μισθοδοτικά αρχεία, πληρωμές σε contractors και τραπεζικές καταστάσεις για κάθε οντότητα. Η καλή τεκμηρίωση επιταχύνει την υποβολή και ενισχύει τη θέση σας αν προκύψει αργότερα κάποιο ερώτημα.

Διαχωρίστε την αμοιβή του ιδιοκτήτη από τα επιχειρηματικά έξοδα

Αν μία επιχείρηση σας πληρώνει μισθό, αυτό δεν είναι το ίδιο με διανομή, ατομική ανάληψη ή επιχειρηματικό έξοδο. Κρατήστε αυτές τις κατηγορίες ξεχωριστές στα αρχεία σας, ώστε η φορολογική σας δήλωση να ταιριάζει με τη φορολογική μεταχείριση της οντότητας.

Συνηθισμένα φορολογικά λάθη που πρέπει να αποφύγετε

Η κατοχή δύο επιχειρήσεων δημιουργεί περισσότερες ευκαιρίες για λάθη στη δήλωση. Τα πιο συνηθισμένα λάθη περιλαμβάνουν:

• Χρήση ενός συνόλου βιβλίων για πολλαπλές οντότητες
• Δήλωση εισοδήματος στη λάθος οντότητα
• Ανάμειξη προσωπικών και επιχειρηματικών εξόδων
• Παράλειψη υποβολής ενημερωτικής δήλωσης για partnership ή S corporation
• Παράλειψη έκδοσης K-1, W-2 ή απαιτούμενων 1099
• Μη πραγματοποίηση καταθέσεων φόρων μισθοδοσίας
• Παράβλεψη κρατικών υποχρεώσεων υποβολής

Ακόμη και αν οι επιχειρήσεις είναι μικρές, κάθε οντότητα πρέπει να ακολουθεί τους κανόνες υποβολής που αντιστοιχούν στη δομή της.

Χρειάζεστε ξεχωριστά EIN;

Στις περισσότερες περιπτώσεις, κάθε επιχειρηματική οντότητα πρέπει να έχει το δικό της Employer Identification Number αν πρόκειται για ξεχωριστή νομική οντότητα που το χρειάζεται. Αυτό είναι ιδιαίτερα συνηθισμένο για partnerships, corporations και LLC που προσλαμβάνουν εργαζομένους ή υποβάλλουν ως ξεχωριστές φορολογικές οντότητες.

Ένα ξεχωριστό EIN βοηθά να διατηρούνται διακριτά τα αρχεία υποβολής, μισθοδοσίας και τραπεζικών συναλλαγών. Επίσης μειώνει τη σύγχυση όταν διαχειρίζεστε πολλές οντότητες ταυτόχρονα.

Πώς μπορεί η Zenind να βοηθήσει τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να παραμένουν οργανωμένοι

Αν δημιουργείτε πολλαπλές επιχειρήσεις, η πειθαρχία στη σύσταση και στη συμμόρφωση έχει σημασία από την αρχή. Η σωστή σύσταση κάθε οντότητας, η τήρηση ξεχωριστών αρχείων και η έγκαιρη υποβολή μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο κατά τη φορολογική περίοδο.

Η Zenind βοηθά ιδρυτές να συστήνουν και να διαχειρίζονται επιχειρηματικές οντότητες στις ΗΠΑ με έμφαση στη συμμόρφωση και τη σαφήνεια. Για ιδιοκτήτες με περισσότερες από μία επιχειρήσεις, αυτή η δομή διευκολύνει τον διαχωρισμό των οντοτήτων, τη διατήρηση καλών αρχείων και την τήρηση των προθεσμιών υποβολής.

Αυτή η βάση είναι ιδιαίτερα πολύτιμη όταν φτάνει η φορολογική περίοδος και κάθε επιχείρηση χρειάζεται τα δικά της έντυπα, αναφορές και δικαιολογητικά.

Πρακτική λίστα ελέγχου τέλους έτους

Πριν από τη φορολογική περίοδο, ελέγξτε τα παρακάτω για κάθε επιχείρηση:

• Επιβεβαιώστε τη φορολογική ταξινόμηση της οντότητας
• Συμφωνήστε όλους τους τραπεζικούς λογαριασμούς και τις πιστωτικές κάρτες
• Ελέγξτε τις κατηγορίες εσόδων και εξόδων
• Εντοπίστε τυχόν κοινά έξοδα που χρειάζονται επιμερισμό
• Επιβεβαιώστε τα αρχεία μισθοδοσίας και τις φορολογικές καταθέσεις
• Συγκεντρώστε K-1, W-2 και έντυπα contractors
• Ελέγξτε τις κρατικές υποχρεώσεις υποβολής
• Βεβαιωθείτε αν άλλαξαν μέσα στο έτος τυχόν εκλογές ή υποβολές

Μια τέτοια λίστα μπορεί να βοηθήσει να αποφύγετε την παράλειψη εντύπων και να μειώσετε τον κίνδυνο λαθών στην υποβολή.

Συχνές ερωτήσεις

Υποβάλλω μία φορολογική δήλωση ή δύο αν έχω δύο επιχειρήσεις;

Εξαρτάται από τη φορολογική δομή κάθε επιχείρησης. Ορισμένες επιχειρήσεις δηλώνονται στη δική σας προσωπική δήλωση, ενώ άλλες υποβάλλουν ξεχωριστές δηλώσεις σε επίπεδο οντότητας.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω τα ίδια φορολογικά έντυπα και για τις δύο επιχειρήσεις;

Μερικές φορές ναι, μερικές φορές όχι. Για παράδειγμα, δύο ατομικές επιχειρήσεις μπορεί να χρησιμοποιούν η καθεμία Schedule C, αλλά δύο εταιρείες θα υποβάλλουν η καθεμία τη δική της εταιρική δήλωση.

Μπορώ να συνδυάσω τα έξοδα και των δύο επιχειρήσεων;

Όχι. Κρατήστε τα έξοδα ξεχωριστά για κάθε επιχείρηση και κατανείμετε τα κοινά έξοδα μόνο με εύλογο και τεκμηριωμένο τρόπο.

Τι γίνεται αν μία επιχείρηση έχει ζημία;

Οι ζημίες συνήθως δηλώνονται σύμφωνα με τους φορολογικούς κανόνες που ισχύουν για την οντότητα. Η αντιμετώπιση εξαρτάται από τη δομή της επιχείρησης και από το basis σας, τη material participation και άλλους φορολογικούς παράγοντες.

Χρειάζομαι λογιστή για δύο επιχειρήσεις;

Πολλοί ιδιοκτήτες ωφελούνται από επαγγελματική φορολογική υποστήριξη όταν διαχειρίζονται πολλαπλές οντότητες. Όσο πιο διαφορετικές είναι οι δομές, τόσο πιο χρήσιμη γίνεται η εξειδικευμένη καθοδήγηση.

Τελικό συμπέρασμα

Αν έχετε δύο επιχειρήσεις, η σωστή προσέγγιση υποβολής εξαρτάται από το πώς φορολογείται καθεμία. Ορισμένοι ιδιοκτήτες θα υποβάλουν ξεχωριστά Schedule C, ενώ άλλοι θα χρειαστούν partnership, S corporation ή εταιρικές δηλώσεις για κάθε οντότητα.

Το πιο σημαντικό βήμα είναι να κρατάτε κάθε επιχείρηση ξεχωριστή στα αρχεία, στις τραπεζικές συναλλαγές, στη μισθοδοσία και στη φορολογική αναφορά. Με οργανωμένα βιβλία και τη σωστή δομή οντότητας, η υποβολή γίνεται πολύ πιο διαχειρίσιμη και πολύ λιγότερο αγχωτική.

Αν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση ή επεκτείνεστε σε μια δεύτερη, η δημιουργία ενός καθαρού συστήματος συμμόρφωσης από την πρώτη μέρα θα σας εξοικονομήσει χρόνο αργότερα και θα κάνει τη φορολογική περίοδο πολύ ευκολότερη.