Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio para pequeñas empresas: lo que los empleadores deben saber

La Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA) sigue influyendo en la forma en que muchos empleadores en EE. UU. piensan sobre la cobertura médica, el cumplimiento y los beneficios para los empleados. Para los propietarios de pequeñas empresas, la ACA puede parecer complicada porque las reglas dependen del tamaño de la plantilla, las horas de los empleados, el diseño del plan y de si una empresa ofrece cobertura a través del Programa de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas (SHOP) o mediante una aseguradora privada.

La buena noticia es que el marco general es más fácil de entender cuando se divide en algunas preguntas clave:

• ¿Su empresa se considera un empleador grande aplicable?
• ¿Debe ofrecer cobertura a los empleados de tiempo completo?
• ¿Podría calificar para el Crédito Fiscal para el Cuidado de Salud de Pequeñas Empresas?
• ¿Qué informes o documentación debería conservar?

Esta guía repasa los principales requisitos de la ACA para pequeñas empresas y explica en qué deberían concentrarse los propietarios.

Qué significa la ACA para las pequeñas empresas

La ACA creó reglas para la cobertura de salud patrocinada por el empleador, pero no todos los empleadores son tratados de la misma manera. Algunas empresas están sujetas a las disposiciones de responsabilidad compartida del empleador, mientras que otras no. En la práctica, sus obligaciones suelen depender del tamaño de su plantilla y de si ofrece seguro médico.

Para muchos pequeños empleadores, la cuestión más importante es si la empresa cruza el umbral de empleador grande aplicable, o ALE. Si lo hace, la empresa puede tener que ofrecer cobertura esencial mínima que sea asequible y que proporcione valor mínimo a los empleados de tiempo completo y a sus dependientes, o potencialmente realizar un pago de responsabilidad compartida del empleador.

Si su empresa está por debajo de ese umbral, por lo general no está sujeta al mandato de cobertura de la ACA, aunque aun así podría querer ofrecer cobertura como herramienta de contratación y retención.

Cuándo una empresa se convierte en un empleador grande aplicable

Según las reglas del IRS, un empleador generalmente es un ALE para un año calendario si promedió al menos 50 empleados de tiempo completo, incluidos los equivalentes de tiempo completo, durante el año calendario anterior.

Eso significa que importan dos grupos:

• Empleados de tiempo completo
• Empleados de medio tiempo convertidos en equivalentes de tiempo completo

Un empleado de tiempo completo, en general, es quien trabaja al menos 30 horas de servicio por semana, o 130 horas en un mes, para fines de la ACA.

Esta fórmula es importante porque una empresa puede alcanzar el estatus de ALE incluso si no tiene 50 empleados tradicionales de tiempo completo. Una plantilla más grande de medio tiempo puede empujar el total por encima del límite cuando se combinan las horas.

Por qué importan las reglas de agregación

Las empresas bajo propiedad o control común pueden tener que tratarse como un solo empleador para fines de la ACA. Eso significa que los propietarios no siempre pueden separar entidades para mantenerse por debajo del umbral. Si tiene varias empresas relacionadas, pueden aplicar las reglas de agregación del IRS.

Excepción para trabajadores estacionales

Algunas empresas con empleados estacionales pueden evitar el estatus de ALE si superan el umbral de 50 empleados durante 120 días o menos en el año calendario anterior y los empleados adicionales eran trabajadores estacionales. Esta excepción es limitada, por lo que es importante revisar cuidadosamente los hechos.

Qué deben hacer los ALE

Si su empresa es un ALE, por lo general debe ofrecer cobertura médica a los empleados de tiempo completo y a sus dependientes. La cobertura debe cumplir con los estándares federales de asequibilidad y valor mínimo si desea evitar posibles sanciones.

En términos prácticos, el cumplimiento para los ALE suele implicar cuatro tareas:

1. Dar seguimiento preciso a las horas de los empleados
2. Determinar qué empleados son de tiempo completo según las reglas de la ACA
3. Ofrecer cobertura que califique a tiempo
4. Completar los informes requeridos para el IRS y para los empleados

Estas obligaciones son fáciles de pasar por alto si nómina, programación y administración de beneficios no están coordinadas. Por eso muchos empleadores en crecimiento revisan su estatus ante la ACA antes de contratar más personal o expandirse a nuevas ubicaciones.

Qué cuenta como cobertura asequible

La ACA utiliza reglas de asequibilidad para determinar si la cobertura de un empleador cumple con los estándares federales. La asequibilidad se mide con base en el costo de la prima para el empleado en relación con el ingreso del hogar, aunque los empleadores suelen usar uno de los puertos seguros del IRS para evaluar sus planes.

El valor mínimo es un estándar distinto. Un plan generalmente proporciona valor mínimo si está diseñado para cubrir una parte significativa de los costos médicos cubiertos esperados.

Debido a que la asequibilidad y el valor mínimo son asuntos técnicos, los empleadores deben trabajar de cerca con un asesor de beneficios, un corredor o un profesional fiscal al diseñar un plan de salud.

Cobertura del Marketplace SHOP

El Programa de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas, o SHOP, es el mercado de la ACA para pequeños empleadores. Puede ser una opción práctica si desea ofrecer seguro médico y/o dental mientras mantiene manejable la administración del plan.

Según HealthCare.gov, las empresas y organizaciones sin fines de lucro generalmente deben tener entre 1 y 50 empleados para usar SHOP. La elegibilidad también depende de otros requisitos, como ofrecer cobertura a los empleados de tiempo completo y cumplir con las reglas de participación.

SHOP puede ser atractivo porque puede darles a los pequeños empleadores más flexibilidad que buscar cobertura por su cuenta. Dependiendo del estado y de la disponibilidad de planes, los empleadores pueden elegir un solo plan o permitir que los empleados seleccionen entre varias opciones.

Razones por las que los empleadores consideran SHOP

• Está diseñado para empleadores más pequeños
• La inscripción a menudo puede realizarse fuera de una sola ventana anual
• Puede ayudar a los empleadores elegibles a acceder al Crédito Fiscal para el Cuidado de Salud de Pequeñas Empresas
• Puede simplificar el proceso de ofrecer cobertura a los empleados

El Crédito Fiscal para el Cuidado de Salud de Pequeñas Empresas

Algunos pequeños empleadores pueden calificar para el Crédito Fiscal para el Cuidado de Salud de Pequeñas Empresas si ofrecen cobertura a través de SHOP y cumplen con los requisitos del IRS.

En general, el crédito está dirigido a empleadores que:

• Tienen menos de 25 empleados equivalentes de tiempo completo
• Pagan salarios anuales promedio por debajo del límite del IRS para el año aplicable
• Aportan una cantidad requerida al costo de las primas de los empleados
• Compran cobertura a través de SHOP cuando así lo exigen las reglas vigentes

El monto exacto del crédito depende de los hechos de la empresa y del año fiscal. Como las reglas pueden cambiar y el cálculo es técnico, conviene revisar la elegibilidad antes de asumir que se obtendrá el beneficio.

Si su empresa puede calificar, el crédito fiscal puede reducir de manera importante el costo de ofrecer cobertura médica.

Informes y conservación de registros

El cumplimiento de la ACA no consiste solo en ofrecer un plan. Muchos empleadores también necesitan registros para respaldar sus decisiones y sus informes.

Si su empresa es un ALE, puede tener responsabilidades de información relacionadas con la cobertura que ofreció. Esos informes ayudan al IRS a confirmar si el empleador cumplió con sus obligaciones y si algún empleado fue elegible para créditos fiscales de prima en un plan del Marketplace.

Un buen control de registros debería incluir:

• Registros de seguimiento de horas de los empleados
• Fechas de oferta del plan
• Registros de inscripción y renuncia a la cobertura
• Montos de contribución
• Copias de formularios de informe y confirmaciones

Mantener estos documentos organizados durante todo el año facilita mucho la presentación y reduce el riesgo de errores.

Errores comunes de las pequeñas empresas

Los problemas de cumplimiento de la ACA suelen originarse en errores administrativos sencillos y no en un incumplimiento intencional. Entre los problemas comunes se incluyen:

• Calcular mal los empleados equivalentes de tiempo completo
• Ignorar las reglas de grupo controlado o de agregación
• Suponer que los empleados de medio tiempo no importan
• Ofrecer cobertura demasiado tarde después de que un empleado se vuelve elegible
• No conservar los registros de respaldo
• Tratar asesoría de planes desactualizada como si fuera ley vigente

Estos errores pueden ser costosos, especialmente cuando una empresa empieza a crecer. Cuanto antes construya un proceso conforme, más fácil será mantenerlo.

Cómo pueden adelantarse las pequeñas empresas a las reglas de la ACA

Algunos hábitos prácticos pueden reducir el riesgo relacionado con la ACA:

• Revisar el tamaño de la plantilla todos los meses, no solo una vez al año
• Dar seguimiento a las horas en un sistema consistente
• Confirmar si las estructuras de propiedad generan problemas de agregación
• Comparar opciones de planes antes de renovar la cobertura
• Documentar la elegibilidad de los empleados y las ofertas de cobertura
• Volver a revisar el estatus ante la ACA cada vez que abra una nueva entidad o ubicación

Si está cerca del umbral de 50 empleados de tiempo completo, conviene monitorear de cerca el crecimiento. Una empresa puede entrar en el territorio de ALE antes de lo esperado cuando se incluyen las horas de medio tiempo.

Cómo Zenind apoya a las empresas en crecimiento

Las reglas de la ACA son solo una parte de administrar una empresa conforme. A medida que su empresa crece, también necesita mantenerse al tanto de la constitución, las obligaciones anuales, las necesidades de agente registrado y los plazos continuos de cumplimiento.

Zenind ayuda a los propietarios de empresas en EE. UU. a mantenerse organizados con apoyo para la constitución y el cumplimiento empresarial, para que puedan enfocarse en las operaciones en lugar del papeleo. Cuando está equilibrando contratación, beneficios y requisitos regulatorios, contar con un flujo de trabajo confiable para el cumplimiento puede ahorrar tiempo y reducir el estrés.

Conclusión

La Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio no afecta a todas las pequeñas empresas de la misma manera, pero sí es relevante para los empleadores en crecimiento. Si su empresa se acerca a los 50 empleados de tiempo completo, debe entender las reglas de ALE, las definiciones de empleado de tiempo completo, las obligaciones de reporte y las opciones de cobertura disponibles, como SHOP.

Si aún está por debajo de ese umbral, la ACA todavía puede influir en su estrategia de beneficios, su planeación fiscal y sus decisiones de contratación a largo plazo. El enfoque más seguro es dar seguimiento cuidadoso a las horas, mantener los registros organizados y revisar su situación cada vez que cambie su plantilla.

Para las empresas que desean crecer de manera responsable, el cumplimiento de la ACA debe tratarse como parte de la base más amplia de una buena operación.