Ο Νόμος για την Προσιτή Φροντίδα Υγείας για Μικρές Επιχειρήσεις: Τι Πρέπει να Γνωρίζουν οι Εργοδότες

Ο Νόμος για την Προσιτή Φροντίδα Υγείας (ACA) συνεχίζει να επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο πολλοί εργοδότες στις ΗΠΑ σκέφτονται για την υγειονομική κάλυψη, τη συμμόρφωση και τις παροχές των εργαζομένων. Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ο ACA μπορεί να φαίνεται περίπλοκος, επειδή οι κανόνες εξαρτώνται από το μέγεθος του εργατικού δυναμικού, τις ώρες εργασίας των εργαζομένων, τον σχεδιασμό του προγράμματος και το αν η επιχείρηση προσφέρει κάλυψη μέσω του Small Business Health Options Program (SHOP) ή μέσω ιδιωτικής ασφαλιστικής εταιρείας.

Τα καλά νέα είναι ότι το βασικό πλαίσιο είναι πιο εύκολο να κατανοηθεί όταν το χωρίσετε σε μερικές ερωτήσεις:

• Θεωρείται η επιχείρησή σας ισχύων μεγάλος εργοδότης;
• Πρέπει να προσφέρετε κάλυψη στους εργαζομένους πλήρους απασχόλησης;
• Θα μπορούσατε να πληροίτε τις προϋποθέσεις για την Πίστωση Φορολογίας για την Υγειονομική Περίθαλψη Μικρών Επιχειρήσεων;
• Τι αναφορές ή δικαιολογητικά πρέπει να διατηρείτε στο αρχείο σας;

Αυτός ο οδηγός εξετάζει τις βασικές απαιτήσεις του ACA για μικρές επιχειρήσεις και εξηγεί πού πρέπει να εστιάσουν την προσοχή τους οι ιδιοκτήτες.

Τι Σημαίνει ο ACA για τις Μικρές Επιχειρήσεις

Ο ACA θέσπισε κανόνες για την υγειονομική κάλυψη που παρέχεται από εργοδότες, αλλά δεν αντιμετωπίζονται όλοι οι εργοδότες με τον ίδιο τρόπο. Ορισμένες επιχειρήσεις υπάγονται στις διατάξεις περί κοινής ευθύνης εργοδότη, ενώ άλλες όχι. Στην πράξη, οι υποχρεώσεις σας συνήθως εξαρτώνται από το μέγεθος του εργατικού δυναμικού σας και από το αν προσφέρετε ασφάλιση υγείας.

Για πολλούς μικρούς εργοδότες, το πιο σημαντικό ζήτημα είναι αν η επιχείρηση υπερβαίνει το όριο για να θεωρηθεί ισχύων μεγάλος εργοδότης, ή ALE. Αν συμβαίνει αυτό, η επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται να προσφέρει ελάχιστη ουσιαστική κάλυψη που είναι προσιτή και παρέχει ελάχιστη αξία στους εργαζομένους πλήρους απασχόλησης και στα εξαρτώμενα μέλη τους, ή ενδεχομένως να καταβάλει πληρωμή κοινής ευθύνης εργοδότη.

Αν η επιχείρησή σας είναι κάτω από αυτό το όριο, γενικά δεν υπάγεστε στην εντολή κάλυψης του εργοδότη βάσει ACA, αν και ίσως εξακολουθεί να είναι χρήσιμο να προσφέρετε κάλυψη ως εργαλείο προσέλκυσης και διατήρησης προσωπικού.

Πότε μια Επιχείρηση Γίνεται Ισχύων Μεγάλος Εργοδότης

Σύμφωνα με τους κανόνες της IRS, ένας εργοδότης θεωρείται γενικά ALE για ένα ημερολογιακό έτος αν είχε κατά μέσο όρο τουλάχιστον 50 εργαζομένους πλήρους απασχόλησης, συμπεριλαμβανομένων των ισοδύναμων πλήρους απασχόλησης, κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος.

Αυτό σημαίνει ότι έχουν σημασία δύο ομάδες:

• Εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης
• Εργαζόμενοι μερικής απασχόλησης που μετατρέπονται σε ισοδύναμα πλήρους απασχόλησης

Ένας εργαζόμενος πλήρους απασχόλησης είναι γενικά εκείνος που εργάζεται τουλάχιστον 30 ώρες υπηρεσίας την εβδομάδα, ή 130 ώρες τον μήνα, για σκοπούς ACA.

Αυτός ο τύπος είναι σημαντικός επειδή μια επιχείρηση μπορεί να φτάσει σε καθεστώς ALE ακόμη και αν δεν έχει 50 παραδοσιακούς εργαζομένους πλήρους απασχόλησης. Ένα μεγαλύτερο εργατικό δυναμικό μερικής απασχόλησης μπορεί να ωθήσει το συνολικό αποτέλεσμα πάνω από το όριο όταν συνδυάζονται οι ώρες.

Γιατί έχουν σημασία οι κανόνες συνένωσης

Οι επιχειρήσεις που βρίσκονται υπό κοινή ιδιοκτησία ή έλεγχο μπορεί να πρέπει να αντιμετωπίζονται ως ενιαίος εργοδότης για σκοπούς ACA. Αυτό σημαίνει ότι οι ιδιοκτήτες δεν μπορούν πάντα να διαχωρίζουν τις οντότητες για να παραμείνουν κάτω από το όριο. Αν έχετε πολλές συνδεδεμένες εταιρείες, οι κανόνες συνένωσης της IRS μπορεί να ισχύουν.

Εξαίρεση για εποχικούς εργαζομένους

Ορισμένες επιχειρήσεις με εποχικούς εργαζομένους μπορεί να αποφύγουν το καθεστώς ALE αν υπερβούν το όριο των 50 εργαζομένων για 120 ημέρες ή λιγότερο κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και οι επιπλέον εργαζόμενοι ήταν εποχικοί. Αυτή η εξαίρεση είναι περιορισμένη, επομένως είναι σημαντικό να εξετάζονται προσεκτικά τα πραγματικά δεδομένα.

Τι Πρέπει να Κάνουν οι ALE

Αν η επιχείρησή σας είναι ALE, γενικά πρέπει να προσφέρετε υγειονομική κάλυψη στους εργαζομένους πλήρους απασχόλησης και στα εξαρτώμενα μέλη τους. Η κάλυψη πρέπει να πληροί ομοσπονδιακά πρότυπα ως προς την προσιτότητα και την ελάχιστη αξία, αν θέλετε να αποφύγετε πιθανούς κυρώσεις.

Σε πρακτικό επίπεδο, η συμμόρφωση με τον ACA συνήθως περιλαμβάνει τέσσερις εργασίες:

1. Ακριβή παρακολούθηση των ωρών των εργαζομένων
2. Καθορισμό ποιοι εργαζόμενοι θεωρούνται πλήρους απασχόλησης βάσει ACA
3. Έγκαιρη προσφορά κατάλληλης κάλυψης
4. Ολοκλήρωση των απαιτούμενων δηλώσεων προς την IRS και τους εργαζομένους

Αυτές οι υποχρεώσεις είναι εύκολο να παραβλεφθούν αν η μισθοδοσία, ο προγραμματισμός και η διαχείριση παροχών δεν είναι συντονισμένα. Γι’ αυτό πολλοί αναπτυσσόμενοι εργοδότες εξετάζουν το καθεστώς ACA πριν προσθέσουν προσωπικό ή επεκταθούν σε νέες τοποθεσίες.

Τι Θεωρείται Προσιτή Κάλυψη

Ο ACA χρησιμοποιεί κανόνες προσιτότητας για να καθορίσει αν η κάλυψη ενός εργοδότη πληροί τα ομοσπονδιακά πρότυπα. Η προσιτότητα μετριέται με βάση το κόστος του ασφαλίστρου για τον εργαζόμενο σε σχέση με το οικογενειακό εισόδημα, αν και οι εργοδότες συνήθως χρησιμοποιούν ένα από τα ασφαλή λιμάνια της IRS για να αξιολογήσουν τα προγράμματά τους.

Η ελάχιστη αξία είναι ξεχωριστό πρότυπο. Ένα πρόγραμμα γενικά παρέχει ελάχιστη αξία αν είναι σχεδιασμένο να καλύπτει σημαντικό μέρος των αναμενόμενων ιατρικών εξόδων που καλύπτονται.

Επειδή η προσιτότητα και η ελάχιστη αξία είναι τεχνικά ζητήματα, οι εργοδότες θα πρέπει να συνεργάζονται στενά με σύμβουλο παροχών, μεσίτη ή φοροτεχνικό κατά τον σχεδιασμό ενός προγράμματος υγείας.

Κάλυψη μέσω της Αγοράς SHOP

Το Small Business Health Options Program, ή SHOP, είναι η αγορά του ACA για μικρούς εργοδότες. Μπορεί να είναι μια πρακτική επιλογή αν θέλετε να προσφέρετε ασφάλιση υγείας ή και οδοντιατρική κάλυψη, διατηρώντας παράλληλα τη διαχείριση του προγράμματος πιο απλή.

Σύμφωνα με το HealthCare.gov, οι επιχειρήσεις και οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πρέπει γενικά να έχουν 1 έως 50 εργαζομένους για να χρησιμοποιήσουν το SHOP. Η επιλεξιμότητα εξαρτάται επίσης από άλλες προϋποθέσεις, όπως η προσφορά κάλυψης στους εργαζομένους πλήρους απασχόλησης και η τήρηση κανόνων συμμετοχής.

Το SHOP μπορεί να είναι ελκυστικό επειδή μπορεί να δίνει στους μικρούς εργοδότες περισσότερη ευελιξία από το να αναζητούν κάλυψη μόνοι τους. Ανάλογα με την πολιτεία και τη διαθεσιμότητα των προγραμμάτων, οι εργοδότες μπορεί να μπορούν να επιλέξουν ένα πρόγραμμα ή να επιτρέψουν στους εργαζομένους να διαλέξουν από περισσότερες επιλογές.

Λόγοι για τους οποίους οι εργοδότες εξετάζουν το SHOP

• Είναι σχεδιασμένο για μικρότερους εργοδότες
• Η εγγραφή μπορεί συχνά να γίνει εκτός ενός μόνο ετήσιου παραθύρου
• Μπορεί να βοηθήσει τους επιλέξιμους εργοδότες να αποκτήσουν την Πίστωση Φορολογίας για την Υγειονομική Περίθαλψη Μικρών Επιχειρήσεων
• Μπορεί να απλοποιήσει τη διαδικασία προσφοράς κάλυψης στους εργαζομένους

Η Πίστωση Φορολογίας για την Υγειονομική Περίθαλψη Μικρών Επιχειρήσεων

Ορισμένοι μικροί εργοδότες μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις για την Πίστωση Φορολογίας για την Υγειονομική Περίθαλψη Μικρών Επιχειρήσεων, εφόσον προσφέρουν κάλυψη μέσω SHOP και πληρούν τις απαιτήσεις της IRS.

Γενικά, η πίστωση απευθύνεται σε εργοδότες που:

• Έχουν λιγότερους από 25 ισοδύναμους εργαζομένους πλήρους απασχόλησης
• Καταβάλλουν μέσο ετήσιο μισθό κάτω από το όριο της IRS για το εκάστοτε έτος
• Συνεισφέρουν το απαιτούμενο ποσό στο κόστος των ασφαλίστρων των εργαζομένων
• Αγοράζουν κάλυψη μέσω SHOP όταν αυτό απαιτείται από τους κανόνες που ισχύουν

Το ακριβές ποσό της πίστωσης εξαρτάται από τα πραγματικά δεδομένα της επιχείρησης και το φορολογικό έτος. Επειδή οι κανόνες μπορούν να αλλάζουν και ο υπολογισμός είναι τεχνικός, αξίζει να εξετάσετε την επιλεξιμότητα πριν υποθέσετε ότι θα επωφεληθείτε.

Αν η εταιρεία σας μπορεί να πληροί τις προϋποθέσεις, η φορολογική πίστωση μπορεί να μειώσει ουσιαστικά το κόστος παροχής υγειονομικής κάλυψης.

Δηλώσεις και Τήρηση Αρχείων

Η συμμόρφωση με τον ACA δεν αφορά μόνο την προσφορά ενός προγράμματος. Πολλοί εργοδότες χρειάζονται επίσης αρχεία για να υποστηρίξουν τις αποφάσεις και τις δηλώσεις τους.

Αν η επιχείρησή σας είναι ALE, μπορεί να έχετε υποχρεώσεις υποβολής πληροφοριών σχετικά με την κάλυψη που προσφέρατε. Αυτές οι δηλώσεις βοηθούν την IRS να επιβεβαιώσει αν ο εργοδότης τήρησε τις υποχρεώσεις του και αν κάποιοι εργαζόμενοι ήταν επιλέξιμοι για πιστώσεις φορολογίας ασφαλίστρων σε ένα πρόγραμμα Marketplace.

Η καλή τήρηση αρχείων θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Αρχεία παρακολούθησης ωρών εργαζομένων
• Ημερομηνίες προσφοράς προγράμματος
• Αρχεία εγγραφής και άρνησης κάλυψης
• Ποσά εισφορών
• Αντίγραφα των εντύπων δηλώσεων και των επιβεβαιώσεων

Η οργάνωση αυτών των εγγράφων καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους κάνει την υποβολή πολύ πιο εύκολη και μειώνει τον κίνδυνο λαθών.

Συνηθισμένα Λάθη που Κάνουν οι Μικροί Εργοδότες

Τα ζητήματα συμμόρφωσης με τον ACA συχνά προκύπτουν από απλά διοικητικά λάθη και όχι από σκόπιμη μη συμμόρφωση. Συνηθισμένα προβλήματα περιλαμβάνουν:

• Εσφαλμένη καταμέτρηση των ισοδύναμων εργαζομένων πλήρους απασχόλησης
• Αγνόηση των κανόνων ελεγχόμενου ομίλου ή συνένωσης
• Η υπόθεση ότι οι εργαζόμενοι μερικής απασχόλησης δεν έχουν σημασία
• Καθυστερημένη προσφορά κάλυψης αφού ένας εργαζόμενος γίνει επιλέξιμος
• Παράλειψη διατήρησης υποστηρικτικών αρχείων
• Αντιμετώπιση ξεπερασμένων συμβουλών για προγράμματα ως τρέχοντος νόμου

Αυτά τα λάθη μπορεί να είναι δαπανηρά, ειδικά όταν μια επιχείρηση αρχίζει να αναπτύσσεται. Όσο νωρίτερα δημιουργήσετε μια συμβατή διαδικασία, τόσο πιο εύκολη θα είναι η διατήρησή της.

Πώς Μπορούν οι Μικρές Επιχειρήσεις να Μένουν Μπροστά από τους Κανόνες του ACA

Μερικές πρακτικές συνήθειες μπορούν να μειώσουν τον κίνδυνο ACA:

• Εξετάζετε το μέγεθος του εργατικού δυναμικού κάθε μήνα, όχι μόνο μία φορά τον χρόνο
• Παρακολουθείτε τις ώρες με ένα σταθερό σύστημα
• Επιβεβαιώνετε αν οι δομές ιδιοκτησίας δημιουργούν ζητήματα συνένωσης
• Συγκρίνετε επιλογές προγραμμάτων πριν από την ανανέωση της κάλυψης
• Τεκμηριώνετε την επιλεξιμότητα των εργαζομένων και τις προσφορές κάλυψης
• Επανεξετάζετε το καθεστώς ACA κάθε φορά που ανοίγετε νέα οντότητα ή νέα τοποθεσία

Αν βρίσκεστε κοντά στο όριο των 50 εργαζομένων πλήρους απασχόλησης, είναι συνετό να παρακολουθείτε στενά την ανάπτυξη. Μια επιχείρηση μπορεί να περάσει νωρίτερα από το αναμενόμενο στην κατηγορία ALE όταν συνυπολογίζονται οι ώρες μερικής απασχόλησης.

Πώς Υποστηρίζει η Zenind τις Αναπτυσσόμενες Επιχειρήσεις

Οι κανόνες του ACA είναι μόνο ένα μέρος της λειτουργίας μιας συμβατής επιχείρησης. Καθώς η εταιρεία σας μεγαλώνει, πρέπει επίσης να παραμένετε οργανωμένοι ως προς τη σύσταση, τις ετήσιες υποχρεώσεις, τις ανάγκες registered agent και τις συνεχείς προθεσμίες συμμόρφωσης.

Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων στις ΗΠΑ να παραμένουν οργανωμένοι με υποστήριξη στη σύσταση και στη συμμόρφωση, ώστε να μπορούν να εστιάζουν στις λειτουργίες αντί για τη γραφειοκρατία. Όταν ισορροπείτε ανάμεσα σε προσλήψεις, παροχές και κανονιστικές απαιτήσεις, ένα αξιόπιστο σύστημα συμμόρφωσης μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει το άγχος.

Συμπέρασμα

Ο Νόμος για την Προσιτή Φροντίδα Υγείας δεν επηρεάζει κάθε μικρή επιχείρηση με τον ίδιο τρόπο, αλλά έχει σημασία για τους αναπτυσσόμενους εργοδότες. Αν η εταιρεία σας πλησιάζει τους 50 εργαζομένους πλήρους απασχόλησης, θα πρέπει να κατανοείτε τους κανόνες ALE, τους ορισμούς των εργαζομένων πλήρους απασχόλησης, τις υποχρεώσεις δηλώσεων και τις διαθέσιμες επιλογές κάλυψης, όπως το SHOP.

Αν παραμένετε ακόμη κάτω από αυτό το όριο, ο ACA μπορεί να συνεχίσει να επηρεάζει τη στρατηγική παροχών, τον φορολογικό σχεδιασμό και τις μακροπρόθεσμες αποφάσεις προσλήψεων. Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να παρακολουθείτε προσεκτικά τις ώρες, να διατηρείτε οργανωμένα τα αρχεία και να επανεξετάζετε τη θέση σας κάθε φορά που αλλάζει το εργατικό δυναμικό σας.

Για τις επιχειρήσεις που θέλουν να αναπτυχθούν υπεύθυνα, η συμμόρφωση με τον ACA πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μέρος της ευρύτερης βάσης της καλής λειτουργίας.