Affordable Care Act voor kleine bedrijven: wat werkgevers moeten weten

De Affordable Care Act (ACA) blijft bepalen hoe veel Amerikaanse werkgevers denken over zorgverzekering, naleving en werknemersvoordelen. Voor eigenaren van kleine bedrijven kan de ACA ingewikkeld aanvoelen, omdat de regels afhangen van de grootte van het personeelsbestand, het aantal gewerkte uren, het ontwerp van het plan en of een bedrijf dekking aanbiedt via het Small Business Health Options Program (SHOP) of via een private verzekeraar.

Het goede nieuws is dat het kernkader makkelijker te begrijpen is zodra u het opsplitst in een paar vragen:

• Wordt uw bedrijf gezien als een applicable large employer?
• Moet u dekking aanbieden aan fulltime werknemers?
• Komt u mogelijk in aanmerking voor de Small Business Health Care Tax Credit?
• Welke rapportage of documentatie moet u bewaren?

Deze gids behandelt de belangrijkste ACA-vereisten voor kleine bedrijven en legt uit waar eigenaren op moeten letten.

Wat de ACA betekent voor kleine bedrijven

De ACA heeft regels ingevoerd voor door werkgevers gesponsorde zorgverzekeringen, maar niet elke werkgever wordt op dezelfde manier behandeld. Sommige bedrijven vallen onder de employer shared responsibility-bepalingen, terwijl andere dat niet doen. In de praktijk hangen uw verplichtingen meestal af van de grootte van uw personeelsbestand en of u een zorgverzekering aanbiedt.

Voor veel kleine werkgevers is de belangrijkste vraag of het bedrijf de drempel voor applicable large employer, of ALE, status overschrijdt. Als dat zo is, moet het bedrijf mogelijk minimum essential coverage aanbieden die betaalbaar is en minimum value biedt aan fulltime werknemers en hun afhankelijke gezinsleden, of mogelijk een employer shared responsibility payment doen.

Als uw bedrijf onder die drempel blijft, valt u doorgaans niet onder het ACA-employer mandate, al wilt u misschien alsnog dekking aanbieden als hulpmiddel voor werving en behoud van personeel.

Wanneer een bedrijf een applicable large employer wordt

Volgens de IRS-regels is een werkgever doorgaans een ALE voor een kalenderjaar als deze in het voorgaande kalenderjaar gemiddeld ten minste 50 fulltime werknemers, inclusief fulltime-equivalent werknemers, had.

Daarom zijn twee groepen belangrijk:

• Fulltime werknemers
• Parttime werknemers die worden omgezet naar fulltime-equivalenten

Een fulltime werknemer is voor ACA-doeleinden doorgaans iemand die minstens 30 service-uren per week, of 130 uur per maand, werkt.

Deze berekening is belangrijk omdat een bedrijf ALE-status kan bereiken, zelfs als het geen 50 traditionele fulltime werknemers heeft. Een groter parttime personeelsbestand kan het totaal over de grens duwen wanneer uren worden samengevoegd.

Waarom aggregatieregels belangrijk zijn

Bedrijven onder gemeenschappelijk eigendom of gemeenschappelijke zeggenschap kunnen voor ACA-doeleinden als één werkgever moeten worden behandeld. Dat betekent dat eigenaren niet altijd afzonderlijke entiteiten kunnen scheiden om onder de drempel te blijven. Als u meerdere gelieerde bedrijven heeft, kunnen de IRS-aggregatieregels van toepassing zijn.

Uitzondering voor seizoensarbeiders

Sommige bedrijven met seizoensmedewerkers kunnen ALE-status vermijden als zij de grens van 50 werknemers in het voorgaande kalenderjaar 120 dagen of minder overschrijden en de extra werknemers seizoensarbeiders waren. Deze uitzondering is beperkt, dus het is belangrijk om de feiten zorgvuldig te beoordelen.

Wat ALE’s moeten doen

Als uw bedrijf een ALE is, moet u doorgaans zorgdekking aanbieden aan fulltime werknemers en hun afhankelijke gezinsleden. De dekking moet voldoen aan federale normen voor betaalbaarheid en minimum value als u mogelijke boetes wilt vermijden.

In de praktijk bestaat ACA-naleving voor ALE’s meestal uit vier taken:

1. Het nauwkeurig volgen van werknemersuren
2. Bepalen welke werknemers volgens de ACA-regels fulltime zijn
3. Tijdig kwalificerende dekking aanbieden
4. Vereiste rapportage voor de IRS en werknemers afronden

Deze verplichtingen zijn gemakkelijk over het hoofd te zien als salarisadministratie, planning en benefitsbeheer niet op elkaar zijn afgestemd. Daarom beoordelen veel groeiende werkgevers hun ACA-status voordat ze personeel toevoegen of uitbreiden naar nieuwe locaties.

Wat telt als betaalbare dekking

De ACA gebruikt betaalbaarheidsregels om te bepalen of de dekking van een werkgever aan federale normen voldoet. Betaalbaarheid wordt gemeten aan de hand van de premiekosten voor werknemers in verhouding tot het huishoudinkomen, hoewel werkgevers doorgaans een van de IRS-safe harbors gebruiken om hun plannen te beoordelen.

Minimum value is een aparte norm. Een plan biedt doorgaans minimum value als het is ontworpen om een aanzienlijk deel van de verwachte gedekte medische kosten te betalen.

Omdat betaalbaarheid en minimum value technische onderwerpen zijn, moeten werkgevers nauw samenwerken met een benefitsadviseur, broker of belastingprofessional bij het ontwerpen van een zorgplan.

SHOP Marketplace-dekking

Het Small Business Health Options Program, of SHOP, is de ACA-marktplaats voor kleine werkgevers. Het kan een praktische optie zijn als u zorg- en/of tandartsverzekering wilt aanbieden en de administratieve lasten beheersbaar wilt houden.

Volgens HealthCare.gov moeten bedrijven en non-profitorganisaties doorgaans 1 tot 50 werknemers hebben om SHOP te kunnen gebruiken. Geschiktheid hangt ook af van andere vereisten, waaronder het aanbieden van dekking aan fulltime werknemers en het voldoen aan deelnamevereisten.

SHOP kan aantrekkelijk zijn omdat het kleine werkgevers mogelijk meer flexibiliteit biedt dan zelf op zoek gaan naar dekking. Afhankelijk van de staat en de beschikbaarheid van plannen kunnen werkgevers mogelijk één plan kiezen of werknemers uit meerdere opties laten kiezen.

Redenen waarom werkgevers SHOP overwegen

• Het is bedoeld voor kleinere werkgevers
• Inschrijving kan vaak buiten één jaarlijkse periode plaatsvinden
• Het kan in aanmerking komende werkgevers helpen toegang te krijgen tot de Small Business Health Care Tax Credit
• Het kan het aanbieden van werknemersdekking vereenvoudigen

De Small Business Health Care Tax Credit

Sommige kleine werkgevers kunnen in aanmerking komen voor de Small Business Health Care Tax Credit als zij dekking via SHOP aanbieden en voldoen aan de IRS-vereisten.

Over het algemeen is het krediet gericht op werkgevers die:

• Minder dan 25 fulltime-equivalent werknemers hebben
• Gemiddelde jaarlijkse lonen onder de IRS-grens voor het toepasselijke jaar betalen
• Een vereist bedrag bijdragen aan de premiekosten van werknemers
• Dekking via SHOP kopen wanneer dat volgens de geldende regels vereist is

De exacte hoogte van het krediet hangt af van de feiten van het bedrijf en het belastingjaar. Omdat de regels kunnen veranderen en de berekening technisch is, is het de moeite waard om de geschiktheid te beoordelen voordat u aannames doet over het voordeel.

Als uw bedrijf mogelijk in aanmerking komt, kan het belastingkrediet de kosten van het aanbieden van zorgdekking aanzienlijk verlagen.

Rapportage en administratie

ACA-naleving draait niet alleen om het aanbieden van een plan. Veel werkgevers hebben ook gegevens nodig om hun beslissingen en rapportage te onderbouwen.

Als uw bedrijf een ALE is, kunt u rapportageverplichtingen hebben met betrekking tot de dekking die u heeft aangeboden. Die rapporten helpen de IRS te bevestigen of de werkgever aan zijn verplichtingen heeft voldaan en of bepaalde werknemers in aanmerking kwamen voor premietegoeden op een Marketplace-plan.

Goede administratie moet het volgende bevatten:

• Registraties van gewerkte werknemersuren
• Data waarop plannen zijn aangeboden
• Inschrijvings- en afwijzingsregistraties voor dekking
• Bijdragebedragen
• Kopieën van rapportageformulieren en bevestigingen

Door deze documenten het hele jaar door geordend te bewaren, wordt indienen veel eenvoudiger en verkleint u de kans op fouten.

Veelvoorkomende fouten van kleine werkgevers

ACA-problemen ontstaan vaak door eenvoudige administratieve fouten in plaats van opzettelijke niet-naleving. Veelvoorkomende problemen zijn onder meer:

• Fulltime-equivalent werknemers verkeerd tellen
• Gecombineerde-groep- of aggregatieregels negeren
• Aannemen dat parttime werknemers niet meetellen
• Dekking te laat aanbieden nadat een werknemer in aanmerking komt
• Ondersteunende documenten niet bewaren
• Verouderd advies over plannen behandelen alsof het nog steeds geldend recht is

Deze fouten kunnen duur uitpakken, vooral zodra een bedrijf begint te groeien. Hoe eerder u een compliant proces opzet, hoe makkelijker het is om het te onderhouden.

Hoe kleine bedrijven voorop kunnen blijven lopen bij ACA-regels

Een paar praktische gewoonten kunnen het ACA-risico verlagen:

• Beoordeel de personeelsomvang elke maand, niet alleen één keer per jaar
• Houd uren bij in een consistent systeem
• Controleer of eigendomsstructuren aggregatieproblemen veroorzaken
• Vergelijk planopties voordat u dekking vernieuwt
• Documenteer de geschiktheid van werknemers en aanbiedingen van dekking
• Herzie de ACA-status telkens wanneer u een nieuwe entiteit of locatie opent

Als u dicht bij de grens van 50 fulltime werknemers zit, is het verstandig om de groei nauwlettend te volgen. Een bedrijf kan sneller dan verwacht in ALE-territorium terechtkomen wanneer parttime uren worden meegeteld.

Hoe Zenind groeiende bedrijven ondersteunt

ACA-regels zijn slechts één onderdeel van het runnen van een compliant bedrijf. Naarmate uw bedrijf groeit, moet u ook de oprichting, jaarlijkse verplichtingen, registered agent-behoeften en lopende nalevingsdeadlines bijhouden.

Zenind helpt Amerikaanse ondernemers georganiseerd te blijven met ondersteuning voor bedrijfsoprichting en compliance, zodat zij zich kunnen richten op de bedrijfsvoering in plaats van op papierwerk. Wanneer u aan het jongleren bent met werving, voordelen en regelgeving, kan een betrouwbare compliance-workflow tijd besparen en stress verminderen.

Belangrijkste conclusie

De Affordable Care Act heeft niet op elk klein bedrijf dezelfde impact, maar is wel belangrijk voor groeiende werkgevers. Als uw bedrijf de grens van 50 fulltime werknemers nadert, moet u de ALE-regels, definities van fulltime werknemers, rapportageverplichtingen en beschikbare dekkingsopties zoals SHOP begrijpen.

Als u nog onder die drempel zit, kan de ACA nog steeds invloed hebben op uw benefitsstrategie, belastingplanning en langetermijnbeslissingen over werving. De veiligste aanpak is om uren zorgvuldig bij te houden, administratie geordend te bewaren en uw positie opnieuw te beoordelen wanneer uw personeelsbestand verandert.

Voor bedrijven die verantwoord willen groeien, moet ACA-naleving worden gezien als onderdeel van de bredere basis van goed ondernemerschap.