Lei de Cuidados Acessíveis para pequenas empresas: o que os empregadores precisam saber

A Lei de Cuidados Acessíveis (ACA) continua moldando a forma como muitos empregadores nos Estados Unidos pensam sobre cobertura de saúde, conformidade e benefícios aos funcionários. Para donos de pequenas empresas, a ACA pode parecer complexa porque as regras dependem do tamanho da equipe, das horas trabalhadas pelos empregados, da estrutura do plano e de o negócio oferecer cobertura por meio do Small Business Health Options Program (SHOP) ou de uma operadora privada.

A boa notícia é que a estrutura principal fica mais fácil de entender quando você a divide em algumas perguntas:

• Sua empresa é considerada um large employer aplicável?
• Você precisa oferecer cobertura aos funcionários em tempo integral?
• Sua empresa pode se qualificar para o Small Business Health Care Tax Credit?
• Quais relatórios ou documentos você deve manter arquivados?

Este guia apresenta os principais requisitos da ACA para pequenas empresas e explica em quais pontos os proprietários devem concentrar sua atenção.

O que a ACA significa para pequenas empresas

A ACA criou regras para cobertura de saúde patrocinada pelo empregador, mas nem todo empregador é tratado da mesma forma. Algumas empresas estão sujeitas às disposições de responsabilidade compartilhada do empregador, enquanto outras não. Na prática, suas obrigações geralmente dependem do tamanho da sua equipe e de você oferecer ou não seguro de saúde.

Para muitos pequenos empregadores, a questão mais importante é saber se a empresa ultrapassa o limite para o status de applicable large employer, ou ALE. Se ultrapassar, a empresa pode precisar oferecer cobertura mínima essencial que seja acessível e forneça valor mínimo aos funcionários em tempo integral e a seus dependentes, ou potencialmente fazer um pagamento de responsabilidade compartilhada do empregador.

Se sua empresa estiver abaixo desse limite, em geral você não está sujeito ao mandato do empregador da ACA, embora ainda possa querer oferecer cobertura como ferramenta de contratação e retenção.

Quando uma empresa se torna um applicable large employer

De acordo com as regras do IRS, um empregador geralmente é um ALE em um ano-calendário se tiver tido, em média, pelo menos 50 funcionários em tempo integral, incluindo equivalentes de tempo integral, durante o ano-calendário anterior.

Isso significa que dois grupos importam:

• Funcionários em tempo integral
• Funcionários de meio período convertidos em equivalentes de tempo integral

Para fins da ACA, um funcionário em tempo integral é geralmente aquele que trabalha pelo menos 30 horas de serviço por semana, ou 130 horas por mês.

Essa fórmula importa porque uma empresa pode alcançar o status de ALE mesmo sem ter 50 funcionários tradicionais em tempo integral. Uma força de trabalho maior em meio período pode elevar o total acima do limite quando as horas são somadas.

Por que as regras de agregação importam

Empresas sob propriedade ou controle comum podem precisar ser tratadas como um único empregador para fins da ACA. Isso significa que os proprietários nem sempre conseguem separar entidades para ficar abaixo do limite. Se você tiver várias empresas relacionadas, as regras de agregação do IRS podem se aplicar.

Exceção para trabalhadores sazonais

Algumas empresas com funcionários sazonais podem evitar o status de ALE se ultrapassarem o limite de 50 empregados por 120 dias ou menos durante o ano-calendário anterior e os empregados excedentes forem sazonais. Essa exceção é restrita, então é importante analisar os fatos com cuidado.

O que os ALEs devem fazer

Se sua empresa for um ALE, em geral você precisa oferecer cobertura de saúde aos funcionários em tempo integral e a seus dependentes. A cobertura deve atender aos padrões federais de acessibilidade e valor mínimo se você quiser evitar possíveis penalidades.

Na prática, a conformidade com o ALE normalmente envolve quatro tarefas:

1. Acompanhar com precisão as horas dos funcionários
2. Determinar quais funcionários são em tempo integral segundo as regras da ACA
3. Oferecer cobertura qualificada no prazo correto
4. Concluir os relatórios exigidos para o IRS e para os funcionários

Essas obrigações são fáceis de passar despercebidas se folha de pagamento, escalas e administração de benefícios não estiverem coordenadas. Por isso, muitos empregadores em crescimento revisam o status da ACA antes de contratar mais pessoas ou expandir para novos locais.

O que conta como cobertura acessível

A ACA usa regras de acessibilidade para determinar se a cobertura de um empregador atende aos padrões federais. A acessibilidade é medida com base no custo do prêmio para o funcionário em relação à renda familiar, embora os empregadores normalmente usem um dos safe harbors do IRS para avaliar seus planos.

Valor mínimo é um padrão separado. Em geral, um plano oferece valor mínimo se foi desenhado para pagar uma parte significativa dos custos médicos cobertos esperados.

Como acessibilidade e valor mínimo são questões técnicas, os empregadores devem trabalhar de perto com um consultor de benefícios, corretor ou profissional tributário ao estruturar um plano de saúde.

Cobertura pelo SHOP Marketplace

O Small Business Health Options Program, ou SHOP, é o marketplace da ACA para pequenos empregadores. Ele pode ser uma opção prática se você quiser oferecer seguro de saúde e/ou odontológico mantendo a administração do plano mais simples.

De acordo com o HealthCare.gov, empresas e organizações sem fins lucrativos geralmente precisam ter de 1 a 50 funcionários para usar o SHOP. A elegibilidade também depende de outros requisitos, incluindo oferecer cobertura aos funcionários em tempo integral e atender às regras de participação.

O SHOP pode ser atrativo porque pode oferecer aos pequenos empregadores mais flexibilidade do que buscar cobertura por conta própria. Dependendo do estado e da disponibilidade dos planos, os empregadores podem escolher um plano ou permitir que os funcionários selecionem entre várias opções.

Por que os empregadores consideram o SHOP

• Foi criado para empregadores menores
• A inscrição muitas vezes pode ocorrer fora de uma única janela anual
• Pode ajudar empregadores elegíveis a acessar o Small Business Health Care Tax Credit
• Pode simplificar o processo de oferecer cobertura aos funcionários

O Small Business Health Care Tax Credit

Alguns pequenos empregadores podem se qualificar para o Small Business Health Care Tax Credit se oferecerem cobertura por meio do SHOP e atenderem aos requisitos do IRS.

Em geral, o crédito é voltado para empregadores que:

• Têm menos de 25 funcionários equivalentes em tempo integral
• Pagam salários médios anuais abaixo do limite do IRS para o ano aplicável
• Contribuem com o valor exigido para os prêmios dos funcionários
• Compram cobertura por meio do SHOP quando exigido pelas regras em vigor

O valor exato do crédito depende dos fatos da empresa e do ano fiscal. Como as regras podem mudar e o cálculo é técnico, vale a pena revisar a elegibilidade antes de assumir qualquer benefício.

Se sua empresa puder se qualificar, o crédito tributário pode reduzir de forma significativa o custo de oferecer cobertura de saúde.

Relatórios e guarda de registros

A conformidade com a ACA não se limita a oferecer um plano. Muitos empregadores também precisam manter registros para sustentar suas decisões e seus relatórios.

Se sua empresa for um ALE, você pode ter obrigações de reporte de informações relacionadas à cobertura oferecida. Esses relatórios ajudam o IRS a confirmar se o empregador cumpriu suas obrigações e se algum funcionário era elegível para créditos fiscais de prêmio em um plano do Marketplace.

Uma boa organização de registros deve incluir:

• Registros de horas dos funcionários
• Datas de oferta do plano
• Registros de inscrição e renúncia de cobertura
• Valores de contribuição
• Cópias dos formulários de reporte e das confirmações

Manter esses documentos organizados ao longo do ano torna a entrega muito mais fácil e reduz o risco de erros.

Erros comuns que pequenas empresas cometem

Os problemas de conformidade com a ACA geralmente decorrem de erros administrativos simples, e não de descumprimento intencional. Entre os problemas comuns estão:

• Contar de forma incorreta os funcionários equivalentes em tempo integral
• Ignorar regras de controlled group ou agregação
• Assumir que funcionários de meio período não importam
• Oferecer cobertura tarde demais depois que o funcionário se torna elegível
• Deixar de guardar documentos de apoio
• Tratar orientações antigas sobre planos como se fossem lei atual

Esses erros podem sair caro, especialmente quando a empresa começa a crescer. Quanto mais cedo você criar um processo em conformidade, mais fácil será mantê-lo.

Como pequenas empresas podem se antecipar às regras da ACA

Alguns hábitos práticos podem reduzir o risco ligado à ACA:

• Revisar o tamanho da equipe todos os meses, não apenas uma vez por ano
• Registrar horas em um sistema consistente
• Confirmar se a estrutura societária cria questões de agregação
• Comparar opções de planos antes da renovação da cobertura
• Documentar a elegibilidade dos funcionários e as ofertas de cobertura
• Revisar o status da ACA sempre que abrir uma nova entidade ou unidade

Se você estiver perto do limite de 50 funcionários em tempo integral, é inteligente monitorar o crescimento de perto. Uma empresa pode entrar no território de ALE antes do esperado quando as horas de meio período são incluídas.

Como Zenind apoia empresas em crescimento

As regras da ACA são apenas uma parte de administrar uma empresa em conformidade. À medida que sua empresa cresce, você também precisa acompanhar a constituição, as obrigações anuais, as necessidades de agente registrado e os prazos contínuos de conformidade.

Zenind ajuda empreendedores nos Estados Unidos a se manterem organizados com suporte para constituição de empresas e conformidade, para que possam se concentrar nas operações em vez da papelada. Quando você está equilibrando contratações, benefícios e exigências regulatórias, contar com um fluxo de conformidade confiável pode economizar tempo e reduzir o estresse.

Conclusão

A Lei de Cuidados Acessíveis não afeta todas as pequenas empresas da mesma forma, mas é importante para empregadores em crescimento. Se sua empresa estiver se aproximando de 50 funcionários em tempo integral, você deve entender as regras de ALE, as definições de funcionário em tempo integral, as obrigações de reporte e as opções de cobertura disponíveis, como o SHOP.

Se você ainda estiver abaixo desse limite, a ACA ainda pode influenciar sua estratégia de benefícios, planejamento tributário e decisões de contratação de longo prazo. A abordagem mais segura é acompanhar as horas com cuidado, manter os registros organizados e revisar sua स्थिति sempre que sua equipe mudar.