The Affordable Care Act for små bedrifter: Hva arbeidsgivere trenger å vite

The Affordable Care Act (ACA) fortsetter å påvirke hvordan mange amerikanske arbeidsgivere tenker om helseforsikring, etterlevelse og ansattgoder. For eiere av små bedrifter kan ACA føles komplisert fordi reglene avhenger av størrelsen på arbeidsstyrken, antall arbeidstimer, planutforming og om virksomheten tilbyr dekning gjennom Small Business Health Options Program (SHOP) eller via et privat forsikringsselskap.

Den gode nyheten er at det grunnleggende regelverket blir enklere å forstå når du deler det inn i noen få spørsmål:

• Regnes virksomheten din som en applicable large employer?
• Må du tilby dekning til heltidsansatte?
• Kan du kvalifisere for Small Business Health Care Tax Credit?
• Hvilken rapportering eller dokumentasjon bør du oppbevare?

Denne guiden går gjennom de viktigste ACA-kravene for små bedrifter og forklarer hvor eiere bør rette oppmerksomheten.

Hva ACA betyr for små bedrifter

ACA innførte regler for arbeidsgiverfinansiert helseforsikring, men ikke alle arbeidsgivere behandles likt. Noen virksomheter omfattes av bestemmelsene om arbeidsgiveransvar ved delt dekning, mens andre ikke gjør det. I praksis avhenger pliktene dine vanligvis av størrelsen på arbeidsstyrken og om du tilbyr helseforsikring.

For mange små arbeidsgivere er det viktigste spørsmålet om virksomheten passerer terskelen for applicable large employer, eller ALE, status. Hvis den gjør det, kan virksomheten måtte tilby minimum essential coverage som er rimelig og gir minimum value til heltidsansatte og deres forsørgede, eller potensielt betale en arbeidsgiverrelatert ansvarsbetraktning.

Hvis virksomheten din ligger under denne terskelen, er du som regel ikke omfattet av ACAs arbeidsgiverkrav, selv om du fortsatt kan ønske å tilby dekning som et verktøy for rekruttering og å beholde ansatte.

Når en virksomhet blir en Applicable Large Employer

I henhold til IRS-reglene er en arbeidsgiver vanligvis en ALE for et kalenderår dersom den i gjennomsnitt hadde minst 50 heltidsansatte, inkludert fulltids-ekvivalente ansatte, i løpet av foregående kalenderår.

Det betyr at to grupper er viktige:

• Heltidsansatte
• Deltidsansatte omregnet til heltids-ekvivalenter

En heltidsansatt er vanligvis en som arbeider minst 30 timer per uke, eller 130 timer per måned, for ACA-formål.

Denne beregningen er viktig fordi en virksomhet kan nå ALE-status selv om den ikke har 50 tradisjonelle heltidsansatte. En større deltidsarbeidsstyrke kan føre totalen over terskelen når timene summeres.

Hvorfor aggregasjonsregler er viktige

Virksomheter under felles eierskap eller kontroll kan måtte behandles som én arbeidsgiver for ACA-formål. Det betyr at eiere ikke alltid kan skille selskaper for å holde seg under terskelen. Hvis du har flere relaterte selskaper, kan IRS’ aggregasjonsregler gjelde.

Unntaket for sesongarbeidere

Noen virksomheter med sesongarbeidere kan unngå ALE-status hvis de overskrider grensen på 50 ansatte i 120 dager eller færre i foregående kalenderår, og de ansatte som førte til overskridelsen var sesongarbeidere. Dette unntaket er snevert, så det er viktig å vurdere fakta nøye.

Hva ALE-er må gjøre

Hvis virksomheten din er en ALE, må du vanligvis tilby helseforsikring til heltidsansatte og deres forsørgede. Dekningen må oppfylle føderale standarder for rimelighet og minimum value hvis du vil unngå mulige sanksjoner.

I praksis innebærer ALE-etterlevelse vanligvis fire oppgaver:

1. Spore ansattes arbeidstimer nøyaktig
2. Fastslå hvilke ansatte som er heltidsansatte etter ACA-reglene
3. Tilby kvalifiserende dekning i tide
4. Fullføre påkrevd rapportering til IRS og ansatte

Disse forpliktelsene er lette å overse hvis lønn, planlegging og administrasjon av goder ikke er koordinert. Derfor gjennomgår mange voksende arbeidsgivere ACA-status før de ansetter flere eller utvider til nye steder.

Hva som regnes som rimelig dekning

ACA bruker regler for rimelighet for å avgjøre om en arbeidsgivers dekning oppfyller føderale standarder. Rimelighet måles ut fra ansattes premieutgifter i forhold til husholdningsinntekt, men arbeidsgivere bruker vanligvis en av IRS’ safe harbor-regler for å evaluere planene sine.

Minimum value er en egen standard. En plan gir vanligvis minimum value dersom den er utformet for å dekke en vesentlig andel av forventede kvalifiserte medisinske kostnader.

Siden rimelighet og minimum value er tekniske spørsmål, bør arbeidsgivere samarbeide tett med en rådgiver innen fordeler, megler eller skatterådgiver når de utformer en helseplan.

SHOP Marketplace-dekning

Small Business Health Options Program, eller SHOP, er ACA-markedsplassen for små arbeidsgivere. Den kan være et praktisk alternativ hvis du vil tilby helse- og/eller tannforsikring samtidig som du holder administrasjonen håndterbar.

Ifølge HealthCare.gov må virksomheter og ideelle organisasjoner vanligvis ha 1 til 50 ansatte for å bruke SHOP. Kvalifisering avhenger også av andre krav, inkludert at dekning tilbys til heltidsansatte og at deltakelsesreglene oppfylles.

SHOP kan være attraktivt fordi det kan gi små arbeidsgivere mer fleksibilitet enn å kjøpe dekning på egen hånd. Avhengig av delstat og hvilke planer som er tilgjengelige, kan arbeidsgivere velge én plan eller la ansatte velge mellom flere alternativer.

Grunner til at arbeidsgivere vurderer SHOP

• Det er utformet for mindre arbeidsgivere
• Registrering kan ofte skje utenfor ett enkelt årlig vindu
• Det kan hjelpe kvalifiserte arbeidsgivere å få tilgang til Small Business Health Care Tax Credit
• Det kan forenkle prosessen med å tilby ansattdekning

Small Business Health Care Tax Credit

Noen små arbeidsgivere kan kvalifisere for Small Business Health Care Tax Credit hvis de tilbyr dekning gjennom SHOP og oppfyller IRS-krav.

Generelt er kreditten rettet mot arbeidsgivere som:

• Har færre enn 25 fulltids-ekvivalente ansatte
• Betaler gjennomsnittlige årslønninger under IRS-grensen for det aktuelle året
• Bidrar med et påkrevd beløp til ansattes premieutgifter
• Kjøper dekning gjennom SHOP når regelverket i kraft krever det

Det nøyaktige kreditbeløpet avhenger av virksomhetens forhold og skatteåret. Fordi reglene kan endres og beregningen er teknisk, lønner det seg å vurdere kvalifisering før man antar at fordelen gjelder.

Hvis selskapet ditt kan kvalifisere, kan skattefradraget redusere kostnaden ved å tilby helseforsikring betydelig.

Rapportering og dokumentasjon

ACA-etterlevelse handler ikke bare om å tilby en plan. Mange arbeidsgivere trenger også dokumentasjon for å støtte beslutningene og rapporteringen sin.

Hvis virksomheten din er en ALE, kan du ha rapporteringsforpliktelser knyttet til dekningen du tilbød. Disse rapportene hjelper IRS med å bekrefte om arbeidsgiveren oppfylte sine forpliktelser, og om noen ansatte var kvalifisert for premium tax credits på en Marketplace-plan.

God dokumentasjon bør omfatte:

• Registrering av ansattes arbeidstimer
• Datoer for plantilbud
• Registrering av dekning og avkall
• Beløp for arbeidsgiverbidrag
• Kopier av rapporteringsskjemaer og bekreftelser

Når disse dokumentene holdes organisert gjennom året, blir innleveringen mye enklere og risikoen for feil lavere.

Vanlige feil små arbeidsgivere gjør

ACA-samsvarsproblemer oppstår ofte fra enkle administrative feil, ikke fra bevisst manglende etterlevelse. Vanlige problemer inkluderer:

• Feil telling av fulltids-ekvivalente ansatte
• Å overse regler om kontrollgruppe eller aggregasjon
• Å anta at deltidsansatte ikke spiller noen rolle
• Å tilby dekning for sent etter at en ansatt blir kvalifisert
• Å unnlate å ta vare på støttende dokumentasjon
• Å behandle utdatert planrådgivning som gjeldende lov

Disse feilene kan bli kostbare, spesielt når en virksomhet begynner å vokse. Jo tidligere du bygger en etterlevelsesprosess, desto enklere er den å opprettholde.

Hvordan små bedrifter kan ligge i forkant av ACA-reglene

Noen praktiske vaner kan redusere ACA-risiko:

• Gjennomgå størrelsen på arbeidsstyrken hver måned, ikke bare én gang i året
• Spor arbeidstimer i et konsekvent system
• Bekreft om eierskapsstrukturer skaper aggregasjonsproblemer
• Sammenlign planalternativer før du fornyer dekningen
• Dokumenter ansattes kvalifikasjon og tilbud om dekning
• Vurder ACA-status på nytt når du åpner et nytt selskap eller sted

Hvis du er nær grensen på 50 heltidsansatte, er det smart å følge veksten tett. En virksomhet kan komme inn i ALE-kategorien tidligere enn forventet når deltidsarbeidstimer tas med.

Hvordan Zenind støtter voksende virksomheter

ACA-regler er bare én del av det å drive en samsvarende virksomhet. Etter hvert som selskapet vokser, må du også holde oversikt over etablering, årlige forpliktelser, registered agent-behov og løpende frister for etterlevelse.

Zenind hjelper amerikanske bedriftseiere med å holde orden gjennom støtte til selskapsstiftelse og etterlevelse, slik at de kan fokusere på drift i stedet for papirarbeid. Når du balanserer ansettelser, goder og regulatoriske krav, kan en pålitelig etterlevelsesrutine spare tid og redusere stress.

Hovedpoeng

The Affordable Care Act påvirker ikke alle små bedrifter på samme måte, men den er viktig for voksende arbeidsgivere. Hvis selskapet ditt nærmer seg 50 heltidsansatte, bør du forstå ALE-regler, definisjonen av heltidsansatt, rapporteringsforpliktelser og tilgjengelige dekningsalternativer som SHOP.

Hvis du fortsatt ligger under denne terskelen, kan ACA likevel påvirke strategien for ansattgoder, skatteplanlegging og langsiktige ansettelsesbeslutninger. Den tryggeste tilnærmingen er å spore timer nøye, holde dokumentasjonen organisert og gjennomgå posisjonen din når arbeidsstyrken endrer seg.

For virksomheter som ønsker å vokse på en ansvarlig måte, bør ACA-etterlevelse behandles som en del av det bredere grunnlaget for god drift.