Zákon o dostupné zdravotní péči pro malé firmy: Co by měli zaměstnavatelé vědět

Zákon o dostupné zdravotní péči (ACA) nadále ovlivňuje, jak mnoho zaměstnavatelů v USA přemýšlí o zdravotním pojištění, dodržování předpisů a zaměstnaneckých benefitech. Pro majitele malých firem může být ACA složitý, protože pravidla závisí na velikosti pracovního týmu, počtu odpracovaných hodin, nastavení pojistného plánu a na tom, zda firma nabízí pojištění prostřednictvím programu Small Business Health Options Program (SHOP), nebo u soukromého poskytovatele.

Dobrá zpráva je, že základní rámec je snadnější pochopit, když si jej rozdělíte do několika otázek:

• Je vaše firma považována za applicable large employer?
• Musíte nabízet pojištění zaměstnancům na plný úvazek?
• Můžete mít nárok na Small Business Health Care Tax Credit?
• Jaké výkazy nebo podklady byste si měli ponechat v evidenci?

Tento průvodce vysvětluje hlavní požadavky ACA pro malé firmy a ukazuje, na co by se měli vlastníci zaměřit.

Co ACA znamená pro malé firmy

ACA vytvořil pravidla pro zaměstnavatelem poskytované zdravotní pojištění, ale ne každý zaměstnavatel je posuzován stejně. Na některé firmy se vztahují ustanovení o employer shared responsibility, zatímco na jiné nikoli. V praxi vaše povinnosti obvykle závisí na velikosti pracovního týmu a na tom, zda zdravotní pojištění poskytujete.

Pro mnoho malých zaměstnavatelů je nejdůležitější otázka, zda firma překročí hranici pro status applicable large employer, neboli ALE. Pokud ano, firma může být povinna nabídnout minimum essential coverage, která je dostupná a poskytuje minimum value pro zaměstnance na plný úvazek a jejich rodinné příslušníky, nebo případně zaplatit employer shared responsibility payment.

Pokud je vaše firma pod touto hranicí, obecně se na vás mandát ACA pro zaměstnavatele nevztahuje, i když pojištění můžete stále chtít nabízet jako nástroj pro nábor a udržení zaměstnanců.

Kdy se firma stává applicable large employer

Podle pravidel IRS je zaměstnavatel obecně ALE pro kalendářní rok, pokud v předchozím kalendářním roce průměrně zaměstnával alespoň 50 zaměstnanců na plný úvazek včetně full-time-equivalent employees.

To znamená, že jsou důležité dvě skupiny:

• Zaměstnanci na plný úvazek
• Zaměstnanci na částečný úvazek přepočtení na ekvivalenty plného úvazku

Zaměstnanec na plný úvazek je pro účely ACA obecně ten, kdo odpracuje alespoň 30 hodin týdně nebo 130 hodin za měsíc.

Tento výpočet je důležitý, protože firma může dosáhnout statusu ALE i bez 50 klasických zaměstnanců na plný úvazek. Větší počet pracovníků na částečný úvazek může po sečtení hodin posunout součet nad hranici.

Proč záleží na pravidlech agregace

Firmy pod společným vlastnictvím nebo kontrolou mohou být pro účely ACA považovány za jednoho zaměstnavatele. To znamená, že vlastníci nemohou vždy oddělovat jednotlivé entity jen proto, aby zůstali pod hranicí. Pokud máte více propojených společností, mohou se uplatnit agregační pravidla IRS.

Výjimka pro sezónní pracovníky

Některé firmy se sezónními zaměstnanci mohou statusu ALE zabránit, pokud během předchozího kalendářního roku překročily hranici 50 zaměstnanců po dobu 120 dnů nebo kratší a nadlimitní zaměstnanci byli sezónní pracovníci. Tato výjimka je úzká, proto je důležité pečlivě posoudit konkrétní okolnosti.

Co musí ALE dělat

Pokud je vaše firma ALE, obvykle musíte nabízet zdravotní pojištění zaměstnancům na plný úvazek a jejich rodinným příslušníkům. Pojištění musí splňovat federální standardy dostupnosti a minimum value, pokud se chcete vyhnout možným sankcím.

V praxi compliance podle ACA obvykle zahrnuje čtyři úkoly:

1. Přesně sledovat odpracované hodiny zaměstnanců
2. Určit, kteří zaměstnanci jsou podle pravidel ACA na plný úvazek
3. Včas nabídnout kvalifikované pojištění
4. Splnit povinné výkaznictví pro IRS a zaměstnance

Tyto povinnosti se snadno přehlédnou, pokud nejsou mzdy, plánování směn a správa benefitů koordinované. Proto mnoho rostoucích zaměstnavatelů kontroluje status ACA ještě před tím, než přijmou další pracovníky nebo expandují do nových lokalit.

Co znamená dostupné pojištění

ACA používá pravidla dostupnosti, aby určil, zda pojištění zaměstnavatele splňuje federální standardy. Dostupnost se měří podle výše pojistného placeného zaměstnancem ve vztahu k příjmu domácnosti, i když zaměstnavatelé obvykle používají některý z bezpečných přístavů IRS pro posouzení svých plánů.

Minimum value je samostatný standard. Plán obecně poskytuje minimum value, pokud je navržen tak, aby hradil významnou část očekávaných nákladů na krytou zdravotní péči.

Protože dostupnost a minimum value jsou technické otázky, měli by zaměstnavatelé při návrhu zdravotního plánu úzce spolupracovat s poradcem pro benefity, makléřem nebo daňovým odborníkem.

Pokrytí přes SHOP Marketplace

Small Business Health Options Program neboli SHOP je tržiště ACA pro malé zaměstnavatele. Může být praktickou volbou, pokud chcete nabízet zdravotní a/nebo zubní pojištění a zároveň udržet správu plánu zvládnutelnou.

Podle HealthCare.gov obecně musí mít firmy a neziskové organizace 1 až 50 zaměstnanců, aby mohly SHOP využívat. Způsobilost navíc závisí na dalších požadavcích, včetně nabídky pojištění zaměstnancům na plný úvazek a splnění pravidel účasti.

SHOP může být atraktivní, protože malým zaměstnavatelům může nabídnout větší flexibilitu než samostatné hledání pojistného krytí. V závislosti na státě a dostupnosti plánů mohou zaměstnavatelé vybrat jeden plán nebo umožnit zaměstnancům vybírat z několika možností.

Proč zaměstnavatelé zvažují SHOP

• Je určen pro menší zaměstnavatele
• Zápis do plánu často může proběhnout i mimo jedno roční období
• Může pomoci způsobilým zaměstnavatelům získat Small Business Health Care Tax Credit
• Může zjednodušit proces nabízení zaměstnaneckého pojištění

Small Business Health Care Tax Credit

Někteří malí zaměstnavatelé mohou mít nárok na Small Business Health Care Tax Credit, pokud nabízejí pojištění prostřednictvím SHOP a splňují požadavky IRS.

Obecně je tento kredit určen zaměstnavatelům, kteří:

• Mají méně než 25 full-time equivalent employees
• Vyplácejí průměrné roční mzdy pod limitem IRS pro daný rok
• Přispívají požadovanou částkou na pojistné zaměstnanců
• Nakupují pojištění přes SHOP, pokud to vyžadují platná pravidla

Přesná výše kreditu závisí na okolnostech firmy a daňovém roce. Protože se pravidla mohou měnit a výpočet je technický, vyplatí se ověřit způsobilost ještě předtím, než budete benefit předpokládat.

Pokud by vaše společnost mohla splňovat podmínky, daňový kredit může výrazně snížit náklady na poskytování zdravotního pojištění.

Výkaznictví a evidence

Compliance podle ACA není jen o nabídce plánu. Mnoho zaměstnavatelů také potřebuje záznamy, které podpoří jejich rozhodnutí a výkaznictví.

Pokud je vaše firma ALE, můžete mít povinnost reportovat informace související s pojištěním, které jste nabídli. Tyto výkazy pomáhají IRS ověřit, zda zaměstnavatel splnil své povinnosti a zda někteří zaměstnanci měli nárok na premium tax credits u Marketplace plánu.

Dobrá evidence by měla zahrnovat:

• Záznamy o sledování hodin zaměstnanců
• Data nabídek plánu
• Záznamy o zápisu do pojištění a o odmítnutí nabídky
• Výše příspěvků
• Kopie výkazních formulářů a potvrzení

Když budete mít tyto dokumenty uspořádané průběžně během roku, bude podávání snazší a sníží se riziko chyb.

Časté chyby malých zaměstnavatelů

Problémy s compliance podle ACA často vznikají kvůli běžným administrativním chybám, nikoli kvůli úmyslnému porušování. Mezi časté problémy patří:

• Nesprávný výpočet zaměstnanců na plný ekvivalent úvazku
• Ignorování pravidel controlled-group nebo agregace
• Předpoklad, že zaměstnanci na částečný úvazek nejsou důležití
• Příliš pozdní nabídka pojištění poté, co se zaměstnanec stane způsobilým
• Neuchování podpůrných záznamů
• Spoléhání na zastaralé poradenství ohledně plánu jako na aktuální právo

Tyto chyby mohou být nákladné, zejména ve chvíli, kdy firma začne růst. Čím dříve nastavíte shodný proces, tím snadněji jej udržíte.

Jak mohou malé firmy držet krok s pravidly ACA

Několik praktických návyků může snížit riziko související s ACA:

• Každý měsíc kontrolujte velikost pracovního týmu, ne jen jednou ročně
• Sledujte hodiny v jednotném systému
• Ověřte, zda vlastnická struktura nevytváří problémy s agregací
• Před obnovou pojištění porovnejte možnosti plánů
• Dokumentujte způsobilost zaměstnanců a nabídky pojištění
• Znovu posuďte status ACA vždy, když založíte novou entitu nebo provozovnu

Pokud se blížíte hranici 50 zaměstnanců na plný úvazek, je rozumné růst pečlivě sledovat. Firma se může do režimu ALE dostat dříve, než čekáte, když se započtou hodiny na částečný úvazek.

Jak Zenind podporuje rostoucí firmy

Pravidla ACA jsou jen jednou částí řízení souladu firmy s předpisy. Jak vaše společnost roste, musíte také sledovat založení firmy, roční povinnosti, potřeby registrovaného agenta a průběžné termíny compliance.

Zenind pomáhá majitelům podniků v USA udržet si pořádek v oblasti zakládání firem a compliance, aby se mohli soustředit na provoz místo papírování. Když vyvažujete nábor, benefity a regulační požadavky, spolehlivý proces compliance může ušetřit čas a snížit stres.

Závěrečné shrnutí

Zákon o dostupné zdravotní péči neovlivňuje každou malou firmu stejně, ale pro rostoucí zaměstnavatele je důležitý. Pokud se vaše společnost blíží 50 zaměstnancům na plný úvazek, měli byste rozumět pravidlům ALE, definici zaměstnance na plný úvazek, povinnostem výkaznictví a dostupným možnostem pojištění, jako je SHOP.

I pokud jste stále pod touto hranicí, ACA může stále ovlivňovat vaši strategii benefitů, daňové plánování a dlouhodobá rozhodnutí o náboru. Nejbezpečnější přístup je pečlivě sledovat hodiny, udržovat pořádek v dokumentech a přehodnocovat svou pozici vždy, když se změní počet zaměstnanců.

Pro firmy, které chtějí růst zodpovědně, by se compliance podle ACA měla brát jako součást širšího základu dobrého fungování.