กฎหมาย Affordable Care Act สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก: สิ่งที่นายจ้างควรรู้

กฎหมาย Affordable Care Act (ACA) ยังคงมีบทบาทสำคัญต่อวิธีที่นายจ้างในสหรัฐฯ จำนวนมากคิดเกี่ยวกับสวัสดิการด้านสุขภาพ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และสวัสดิการพนักงาน สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก ACA อาจดูซับซ้อน เพราะกฎเกณฑ์ขึ้นอยู่กับขนาดของพนักงาน จำนวนชั่วโมงทำงานของพนักงาน โครงสร้างแผน และว่าธุรกิจมีการเสนอความคุ้มครองผ่าน Small Business Health Options Program (SHOP) หรือผู้ให้บริการเอกชน

ข่าวดีคือ เมื่อแยกออกเป็นคำถามสำคัญไม่กี่ข้อ กรอบหลักของกฎหมายจะเข้าใจได้ง่ายขึ้น:

• ธุรกิจของคุณเข้าข่ายเป็น applicable large employer หรือไม่?
• คุณจำเป็นต้องเสนอความคุ้มครองแก่พนักงานประจำหรือไม่?
• คุณมีสิทธิ์ได้รับ Small Business Health Care Tax Credit หรือไม่?
• คุณควรเก็บเอกสารหรือหลักฐานอะไรไว้บ้าง?

คู่มือนี้จะอธิบายข้อกำหนดหลักของ ACA สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก และชี้ให้เห็นว่าควรให้ความสำคัญกับเรื่องใดบ้าง

ACA หมายถึงอะไรสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ACA ได้กำหนดกฎสำหรับสวัสดิการสุขภาพที่นายจ้างจัดให้ แต่ไม่ใช่นายจ้างทุกแห่งที่จะถูกปฏิบัติเหมือนกัน ธุรกิจบางแห่งอยู่ภายใต้ข้อกำหนด employer shared responsibility ขณะที่บางแห่งไม่อยู่ โดยทั่วไป ภาระหน้าที่ของคุณมักขึ้นอยู่กับขนาดของพนักงานและว่าคุณเสนอประกันสุขภาพหรือไม่

สำหรับนายจ้างขนาดเล็กจำนวนมาก ประเด็นสำคัญที่สุดคือธุรกิจของคุณข้ามเกณฑ์จนมีสถานะเป็น applicable large employer หรือ ALE หรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น ธุรกิจอาจจำเป็นต้องเสนอ minimum essential coverage ที่มีความเหมาะสมด้านค่าใช้จ่ายและให้ minimum value แก่พนักงานประจำและผู้อยู่ในอุปการะของพวกเขา หรืออาจต้องชำระ employer shared responsibility payment

หากธุรกิจของคุณต่ำกว่าเกณฑ์ดังกล่าว โดยทั่วไปคุณจะไม่อยู่ภายใต้ employer mandate ของ ACA แม้คุณอาจยังต้องการเสนอความคุ้มครองเพื่อช่วยในการสรรหาและรักษาพนักงาน

เมื่อใดธุรกิจจะกลายเป็น Applicable Large Employer

ตามกฎของ IRS นายจ้างจะถือเป็น ALE สำหรับปีปฏิทินหนึ่ง หากในปีปฏิทินก่อนหน้า มีพนักงานประจำเฉลี่ยอย่างน้อย 50 คน รวมถึง full-time-equivalent employees

นั่นหมายความว่ามีสองกลุ่มที่ต้องพิจารณา:

• พนักงานประจำ
• พนักงานพาร์ตไทม์ที่ถูกแปลงเป็น full-time equivalents

โดยทั่วไป พนักงานประจำคือผู้ที่ทำงานอย่างน้อย 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ หรือ 130 ชั่วโมงต่อเดือน สำหรับวัตถุประสงค์ของ ACA

สูตรนี้สำคัญ เพราะธุรกิจสามารถมีสถานะ ALE ได้แม้จะไม่มีพนักงานประจำตามนิยามดั้งเดิมครบ 50 คนก็ตาม พนักงานพาร์ตไทม์จำนวนมากอาจดันยอดรวมให้เกินเกณฑ์เมื่อรวมชั่วโมงแล้ว

ทำไมกฎการรวมกิจการจึงสำคัญ

ธุรกิจที่อยู่ภายใต้ความเป็นเจ้าของหรือการควบคุมร่วมกันอาจต้องถูกมองเป็นนายจ้างเดียวกันสำหรับวัตถุประสงค์ของ ACA ซึ่งหมายความว่าเจ้าของไม่สามารถแยกนิติบุคคลออกจากกันเพื่ออยู่ต่ำกว่าเกณฑ์ได้เสมอไป หากคุณมีหลายบริษัทที่เกี่ยวข้องกัน กฎ aggregation ของ IRS อาจมีผลบังคับใช้

ข้อยกเว้นสำหรับแรงงานตามฤดูกาล

ธุรกิจบางแห่งที่มีพนักงานตามฤดูกาลอาจหลีกเลี่ยงสถานะ ALE ได้ หากเกินเกณฑ์ 50 คนไม่เกิน 120 วันในปีปฏิทินก่อนหน้า และจำนวนพนักงานส่วนเกินนั้นเป็นพนักงานตามฤดูกาล ข้อยกเว้นนี้มีขอบเขตจำกัด ดังนั้นควรพิจารณาข้อเท็จจริงอย่างรอบคอบ

สิ่งที่ ALE ต้องทำ

หากธุรกิจของคุณเป็น ALE โดยทั่วไปคุณต้องเสนอความคุ้มครองด้านสุขภาพแก่พนักงานประจำและผู้อยู่ในอุปการะของพวกเขา ความคุ้มครองต้องเป็นไปตามมาตรฐานของรัฐบาลกลางด้านความคุ้มค่าและ minimum value หากต้องการหลีกเลี่ยงบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้น

ในทางปฏิบัติ การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ ALE มักเกี่ยวข้องกับสี่งานหลัก:

1. ติดตามชั่วโมงทำงานของพนักงานอย่างแม่นยำ
2. ระบุว่าพนักงานคนใดเป็นพนักงานประจำตามกฎของ ACA
3. เสนอความคุ้มครองที่ผ่านเกณฑ์ภายในเวลาที่เหมาะสม
4. ยื่นรายงานที่จำเป็นต่อ IRS และพนักงาน

ภาระหน้าที่เหล่านี้มักถูกมองข้ามได้ง่าย หากระบบเงินเดือน ตารางงาน และการบริหารสวัสดิการไม่ได้ประสานกัน นั่นจึงเป็นเหตุผลที่นายจ้างที่กำลังเติบโตจำนวนมากทบทวนสถานะ ACA ก่อนรับพนักงานเพิ่มหรือขยายสาขาใหม่

อะไรคือความคุ้มครองที่มีความคุ้มค่า

ACA ใช้กฎด้านความคุ้มค่าเพื่อพิจารณาว่าความคุ้มครองของนายจ้างเป็นไปตามมาตรฐานของรัฐบาลกลางหรือไม่ ความคุ้มค่าจะวัดจากต้นทุนเบี้ยประกันของพนักงานเมื่อเทียบกับรายได้ของครัวเรือน แต่โดยทั่วไปนายจ้างจะใช้ IRS safe harbors อย่างใดอย่างหนึ่งในการประเมินแผนของตน

minimum value เป็นมาตรฐานอีกแบบหนึ่ง แผนโดยทั่วไปจะให้ minimum value หากออกแบบมาเพื่อจ่ายค่าใช้จ่ายด้านการรักษาพยาบาลที่คาดว่าจะได้รับความคุ้มครองเป็นสัดส่วนที่สำคัญ

เนื่องจากเรื่องความคุ้มค่าและ minimum value มีความซับซ้อนเชิงเทคนิค นายจ้างควรทำงานร่วมกับที่ปรึกษาด้านสวัสดิการ นายหน้า หรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเมื่อออกแบบแผนสุขภาพ

ความคุ้มครองผ่าน SHOP Marketplace

Small Business Health Options Program หรือ SHOP คือ marketplace ของ ACA สำหรับนายจ้างขนาดเล็ก ซึ่งอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมหากคุณต้องการเสนอประกันสุขภาพและ/หรือประกันทันตกรรมพร้อมทั้งคงการบริหารแผนให้ง่ายขึ้น

ตามข้อมูลของ HealthCare.gov โดยทั่วไปธุรกิจและองค์กรไม่แสวงหากำไรต้องมีพนักงาน 1 ถึง 50 คนจึงจะใช้ SHOP ได้ คุณสมบัติยังขึ้นอยู่กับข้อกำหนดอื่น ๆ ด้วย รวมถึงการเสนอความคุ้มครองแก่พนักงานประจำและการปฏิบัติตามกฎการมีส่วนร่วม

SHOP อาจน่าสนใจเพราะอาจให้ความยืดหยุ่นมากกว่าการซื้อความคุ้มครองด้วยตนเอง ขึ้นอยู่กับรัฐและความพร้อมของแผน นายจ้างอาจเลือกได้หนึ่งแผน หรือให้พนักงานเลือกจากหลายตัวเลือก

เหตุผลที่นายจ้างพิจารณา SHOP

• ออกแบบมาสำหรับนายจ้างขนาดเล็ก
• การลงทะเบียนอาจทำได้นอกช่วงเปิดรับสมัครประจำปีเพียงช่วงเดียว
• อาจช่วยให้นายจ้างที่มีสิทธิ์เข้าถึง Small Business Health Care Tax Credit ได้
• ช่วยให้กระบวนการเสนอความคุ้มครองแก่พนักงานง่ายขึ้น

Small Business Health Care Tax Credit

นายจ้างขนาดเล็กบางรายอาจมีสิทธิ์ได้รับ Small Business Health Care Tax Credit หากเสนอความคุ้มครองผ่าน SHOP และเป็นไปตามข้อกำหนดของ IRS

โดยทั่วไป เครดิตนี้มุ่งเป้าไปที่นายจ้างที่:

• มี full-time equivalent employees น้อยกว่า 25 คน
• จ่ายค่าจ้างเฉลี่ยต่อปีต่ำกว่าขีดจำกัดของ IRS สำหรับปีที่เกี่ยวข้อง
• มีส่วนสนับสนุนค่าเบี้ยประกันพนักงานตามจำนวนที่กำหนด
• ซื้อความคุ้มครองผ่าน SHOP เมื่อกฎที่ใช้บังคับกำหนดไว้

จำนวนเครดิตที่แท้จริงขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของธุรกิจและปีภาษี เนื่องจากกฎอาจเปลี่ยนแปลงได้และการคำนวณมีความซับซ้อน จึงควรตรวจสอบคุณสมบัติก่อนสรุปว่าคุณจะได้รับประโยชน์นี้

หากบริษัทของคุณมีสิทธิ์ เครดิตภาษีนี้สามารถช่วยลดต้นทุนการให้สวัสดิการสุขภาพได้อย่างมีนัยสำคัญ

การรายงานและการเก็บบันทึก

การปฏิบัติตาม ACA ไม่ได้หมายถึงเพียงการเสนอแผนประกันเท่านั้น นายจ้างจำนวนมากยังต้องมีบันทึกเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจและการรายงานของตนด้วย

หากธุรกิจของคุณเป็น ALE คุณอาจมีภาระหน้าที่ในการรายงานข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความคุ้มครองที่คุณเสนอ รายงานเหล่านี้ช่วยให้ IRS ยืนยันได้ว่านายจ้างปฏิบัติตามภาระหน้าที่แล้วหรือไม่ และพนักงานคนใดมีสิทธิ์ได้รับ premium tax credits สำหรับแผน Marketplace

การเก็บบันทึกที่ดีควรรวมถึง:

• บันทึกการติดตามชั่วโมงทำงานของพนักงาน
• วันที่เสนอแผน
• บันทึกการลงทะเบียนและการสละสิทธิ์ความคุ้มครอง
• จำนวนเงินสมทบ
• สำเนาแบบฟอร์มรายงานและการยืนยันต่าง ๆ

การจัดระเบียบเอกสารเหล่านี้ตลอดทั้งปีจะช่วยให้การยื่นเอกสารง่ายขึ้นและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยของนายจ้างขนาดเล็ก

ปัญหาการปฏิบัติตาม ACA มักเกิดจากความผิดพลาดด้านการบริหารทั่วไปมากกว่าการไม่ปฏิบัติตามโดยเจตนา ปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่:

• นับ full-time equivalent employees ผิด
• มองข้ามกฎ controlled group หรือ aggregation
• คิดว่าพนักงานพาร์ตไทม์ไม่เกี่ยวข้อง
• เสนอความคุ้มครองช้าเกินไปหลังจากพนักงานมีสิทธิ์ได้รับ
• ไม่เก็บเอกสารสนับสนุนไว้
• ใช้คำแนะนำด้านแผนที่ล้าสมัยราวกับว่าเป็นกฎหมายปัจจุบัน

ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจมีค่าใช้จ่ายสูง โดยเฉพาะเมื่อธุรกิจเริ่มเติบโต การสร้างกระบวนการที่สอดคล้องกับข้อกำหนดตั้งแต่เนิ่น ๆ จะช่วยให้ดูแลต่อเนื่องได้ง่ายขึ้น

วิธีที่ธุรกิจขนาดเล็กจะก้าวนำกฎ ACA

นิสัยปฏิบัติบางอย่างสามารถลดความเสี่ยงด้าน ACA ได้:

• ทบทวนขนาดพนักงานทุกเดือน ไม่ใช่เพียงปีละครั้ง
• ติดตามชั่วโมงทำงานด้วยระบบที่สอดคล้องกัน
• ตรวจสอบว่าโครงสร้างความเป็นเจ้าของก่อให้เกิดปัญหา aggregation หรือไม่
• เปรียบเทียบตัวเลือกแผนก่อนต่ออายุความคุ้มครอง
• บันทึกคุณสมบัติของพนักงานและการเสนอความคุ้มครอง
• ทบทวนสถานะ ACA ทุกครั้งที่คุณเปิดนิติบุคคลหรือสถานที่ใหม่

หากคุณอยู่ใกล้เกณฑ์พนักงานประจำ 50 คน การติดตามการเติบโตอย่างใกล้ชิดเป็นเรื่องที่ฉลาด ธุรกิจอาจข้ามเข้าสู่สถานะ ALE ได้เร็วกว่าที่คาด เมื่อรวมชั่วโมงของพนักงานพาร์ตไทม์เข้าไปด้วย

Zenind ช่วยสนับสนุนธุรกิจที่กำลังเติบโตอย่างไร

กฎ ACA เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการดำเนินธุรกิจให้เป็นไปตามข้อกำหนด เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น คุณยังต้องดูแลเรื่องการจัดตั้งบริษัท ภาระผูกพันประจำปี ความต้องการของ registered agent และกำหนดเวลาการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ต่อเนื่อง

Zenind ช่วยให้เจ้าของธุรกิจในสหรัฐฯ จัดการเรื่องการจัดตั้งและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางธุรกิจได้อย่างเป็นระบบ เพื่อให้พวกเขาโฟกัสกับการดำเนินงานแทนงานเอกสารได้ เมื่อคุณต้องรับมือกับการจ้างงาน สวัสดิการ และข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ การมีเวิร์กโฟลว์ด้าน compliance ที่เชื่อถือได้จะช่วยประหยัดเวลาและลดความเครียด

ข้อสรุปสุดท้าย

กฎหมาย Affordable Care Act ไม่ได้ส่งผลต่อธุรกิจขนาดเล็กทุกแห่งในลักษณะเดียวกัน แต่มีความสำคัญสำหรับนายจ้างที่กำลังเติบโต หากบริษัทของคุณกำลังเข้าใกล้พนักงานประจำ 50 คน คุณควรทำความเข้าใจกฎ ALE คำนิยามของพนักงานประจำ ภาระหน้าที่ด้านการรายงาน และตัวเลือกความคุ้มครองที่มีอยู่ เช่น SHOP

หากคุณยังต่ำกว่าเกณฑ์ดังกล่าว ACA ก็ยังอาจมีผลต่อกลยุทธ์สวัสดิการ การวางแผนภาษี และการตัดสินใจด้านการจ้างงานระยะยาว แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือการติดตามชั่วโมงอย่างรอบคอบ เก็บบันทึกให้เป็นระเบียบ และทบทวนสถานะของคุณทุกครั้งที่โครงสร้างพนักงานเปลี่ยนไป

สำหรับธุรกิจที่ต้องการเติบโตอย่างมีความรับผิดชอบ การปฏิบัติตาม ACA ควรถูกมองว่าเป็นส่วนหนึ่งของรากฐานการดำเนินงานที่ดี