Affordable Care Act kisvállalkozások számára: Amit a munkáltatóknak tudniuk kell

Az Affordable Care Act (ACA) továbbra is meghatározza, hogy sok amerikai munkáltató miként gondolkodik az egészségbiztosításról, a megfelelésről és a munkavállalói juttatásokról. A kisvállalkozások tulajdonosai számára az ACA összetettnek tűnhet, mert a szabályok a létszámtól, a munkavállalói óráktól, a csomag kialakításától és attól függenek, hogy a vállalkozás a Small Business Health Options Programon (SHOP) keresztül vagy magánbiztosítónál kínál-e fedezetet.

A jó hír az, hogy az alapvető keretrendszer könnyebben érthető, ha néhány kérdésre bontjuk:

• A vállalkozás az alkalmazandó nagy munkáltatók körébe tartozik?
• Kötelező fedezetet kínálnia a teljes munkaidős munkavállalóknak?
• Jogosult lehet a Small Business Health Care Tax Creditre?
• Milyen jelentési vagy dokumentációs anyagokat érdemes megőrizni?

Ez az útmutató végigvezeti a kisvállalkozásokra vonatkozó fő ACA-követelményeken, és megmutatja, mire érdemes a tulajdonosoknak figyelniük.

Mit jelent az ACA a kisvállalkozások számára

Az ACA szabályokat állapított meg a munkáltatói egészségbiztosításra, de nem minden munkáltatóra ugyanúgy vonatkozik. Egyes vállalkozásokra érvényesek a közös felelősségre vonatkozó munkáltatói rendelkezések, másokra nem. A gyakorlatban a kötelezettségek általában a munkaerő méretétől és attól függenek, hogy a vállalkozás kínál-e egészségbiztosítást.

Sok kis munkáltató számára a legfontosabb kérdés az, hogy a vállalkozás átlépi-e az alkalmazandó nagy munkáltató, vagyis az ALE küszöbét. Ha igen, előfordulhat, hogy a vállalkozásnak a teljes munkaidős munkavállalóknak és eltartottjaiknak megfelelő, megfizethető és minimumértékű fedezetet kell kínálnia, vagy esetleg közös munkáltatói felelősségi befizetést kell teljesítenie.

Ha a vállalkozás ez alatt a küszöb alatt marad, általában nem vonatkozik rá az ACA munkáltatói mandátuma, bár továbbra is érdemes lehet fedezetet kínálnia toborzási és megtartási eszközként.

Mikor válik egy vállalkozás alkalmazandó nagy munkáltatóvá

Az IRS szabályai szerint egy munkáltató általában akkor minősül ALE-nek egy naptári évben, ha az előző naptári év során átlagosan legalább 50 teljes munkaidős munkavállalót, beleértve a teljes munkaidő-egyenértékes munkavállalókat is, foglalkoztatott.

Ez azt jelenti, hogy két csoport számít:

• Teljes munkaidős munkavállalók
• A teljes munkaidő-egyenértékbe átszámított részmunkaidős munkavállalók

Az ACA szempontjából teljes munkaidős munkavállalónak általában az minősül, aki hetente legalább 30 órát, vagy havonta 130 órát dolgozik.

Ez a képlet azért fontos, mert egy vállalkozás úgy is elérheti az ALE-státuszt, hogy nincs 50 hagyományos értelemben vett teljes munkaidős munkavállalója. Egy nagyobb részmunkaidős állomány az órák összevonásával átlendítheti a küszöbön.

Miért fontosak az összesítési szabályok

Az azonos tulajdon vagy ellenőrzés alatt álló vállalkozásokat ACA-szempontból egyetlen munkáltatóként lehet kezelni. Ez azt jelenti, hogy a tulajdonosok nem mindig tudják különálló egységekre bontani a vállalkozást azért, hogy a küszöb alatt maradjanak. Ha több kapcsolt társasága van, az IRS összesítési szabályai alkalmazandók lehetnek.

Szezonális munkavállalói kivétel

Egyes szezonális munkavállalókkal működő vállalkozások elkerülhetik az ALE-státuszt, ha az előző naptári évben legfeljebb 120 napig haladták meg az 50 fős küszöböt, és a többlet munkavállalók szezonális dolgozók voltak. Ez a kivétel szűk körű, ezért a tényeket alaposan át kell tekinteni.

Mit kell tenniük az ALE-knek

Ha a vállalkozás ALE, akkor általában egészségbiztosítást kell kínálnia a teljes munkaidős munkavállalóknak és eltartottjaiknak. A fedezetnek meg kell felelnie a szövetségi megfizethetőségi és minimumérték-követelményeknek, ha el akarja kerülni a potenciális szankciókat.

Gyakorlatban az ALE-megfelelés általában négy feladatból áll:

1. A munkavállalói órák pontos nyomon követése
2. Annak meghatározása, hogy mely munkavállalók minősülnek teljes munkaidősnek az ACA szabályai szerint
3. A jogosult fedezet időben történő felajánlása
4. A szükséges jelentések elkészítése az IRS és a munkavállalók számára

Ezek a kötelezettségek könnyen elsikkadhatnak, ha a bérszámfejtés, az ütemezés és a juttatások adminisztrációja nincs összehangolva. Ezért sok növekvő munkáltató áttekinti az ACA-státuszt, mielőtt új alkalmazottakat vesz fel vagy új helyszínre terjeszkedik.

Mit jelent a megfizethető fedezet

Az ACA megfizethetőségi szabályokat alkalmaz annak eldöntésére, hogy egy munkáltató fedezete megfelel-e a szövetségi előírásoknak. A megfizethetőséget a munkavállaló prémiumköltségei és a háztartási jövedelem viszonya alapján mérik, bár a munkáltatók jellemzően az IRS safe harbor szabályok egyikét használják a tervek értékelésére.

A minimumérték egy külön követelmény. Egy terv általában akkor biztosít minimumértéket, ha úgy van kialakítva, hogy a várható, fedezett egészségügyi költségek jelentős részét megtérítse.

Mivel a megfizethetőség és a minimumérték technikai kérdések, a munkáltatóknak érdemes szorosan együttműködniük juttatási tanácsadóval, brókerrel vagy adószakértővel az egészségterv kialakításakor.

SHOP piactér fedezet

A Small Business Health Options Program, vagyis a SHOP az ACA piactere a kis munkáltatók számára. Gyakorlati megoldás lehet, ha egészség- és/vagy fogászati biztosítást szeretne kínálni, miközben az adminisztráció kezelhető marad.

A HealthCare.gov szerint a vállalkozásoknak és nonprofit szervezeteknek általában 1 és 50 közötti alkalmazottal kell rendelkezniük ahhoz, hogy használhassák a SHOP-ot. Az alkalmasság további követelményektől is függ, például attól, hogy fedezetet kínálnak-e a teljes munkaidős munkavállalóknak, valamint hogy teljesítik-e a részvételi szabályokat.

A SHOP azért lehet vonzó, mert több rugalmasságot adhat a kis munkáltatóknak, mint a saját erőből történő biztosításkeresés. Az adott államtól és a rendelkezésre álló tervektől függően a munkáltatók egyetlen tervet választhatnak, vagy több opció közül engedhetnek választani a munkavállalóknak.

Miért mérlegelik a munkáltatók a SHOP-ot

• Kis munkáltatókra lett kialakítva
• A beiratkozás gyakran nem csak egyetlen éves időszakhoz kötött
• Segíthet a jogosult munkáltatóknak hozzáférni a Small Business Health Care Tax Credithez
• Egyszerűsítheti a munkavállalói fedezet kínálásának folyamatát

A Small Business Health Care Tax Credit

Egyes kis munkáltatók jogosultak lehetnek a Small Business Health Care Tax Creditre, ha a fedezetet a SHOP-on keresztül kínálják, és megfelelnek az IRS követelményeinek.

Általánosságban a jóváírás azoknak a munkáltatóknak szól, amelyek:

• Kevesebb mint 25 teljes munkaidő-egyenértékes munkavállalót foglalkoztatnak
• Az adott évre vonatkozó IRS-határ alatt van az átlagos éves bérük
• Az alkalmazottak prémiumköltségeihez előírt mértékű hozzájárulást fizetnek
• A szabályok hatályos előírásai szerint SHOP-on keresztül vásárolnak fedezetet, ha ez szükséges

A pontos jóváírás összege a vállalkozás körülményeitől és az adóévtől függ. Mivel a szabályok változhatnak, és a számítás technikai jellegű, érdemes a jogosultságot áttekinteni, mielőtt a juttatásra vonatkozó következtetéseket vonnánk le.

Ha a cége jogosult lehet, az adójóváírás érezhetően csökkentheti az egészségbiztosítás biztosításának költségét.

Jelentés és nyilvántartás

Az ACA-megfelelés nemcsak a terv felajánlásáról szól. Sok munkáltatónak dokumentumokra is szüksége van a döntései és a jelentési kötelezettségei alátámasztásához.

Ha a vállalkozás ALE, akkor jelentési kötelezettségei lehetnek a felajánlott fedezettel kapcsolatban. Ezek a jelentések segítik az IRS-t annak ellenőrzésében, hogy a munkáltató teljesítette-e kötelezettségeit, illetve hogy valamely munkavállaló jogosult volt-e prémiumadó-jóváírásra egy Marketplace-terv alapján.

A jó nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

• A munkavállalói órák nyomon követését
• A fedezetfelajánlás dátumait
• A beiratkozási és lemondási nyilvántartásokat
• A munkáltatói hozzájárulások összegét
• A jelentési űrlapok és visszaigazolások másolatait

Ha ezeket a dokumentumokat egész évben rendszerezetten tárolja, a benyújtás sokkal egyszerűbb lesz, és csökken a hibák kockázata.

Gyakori hibák, amelyeket a kis munkáltatók elkövetnek

Az ACA-megfelelési problémák gyakran egyszerű adminisztratív hibákból erednek, nem szándékos szabályszegésből. Gyakori problémák:

• A teljes munkaidő-egyenértékes munkavállalók hibás számítása
• A közös ellenőrzésű vagy összesítési szabályok figyelmen kívül hagyása
• Annak feltételezése, hogy a részmunkaidős munkavállalók nem számítanak
• A fedezet túl késői felajánlása, miután a munkavállaló jogosulttá válik
• A támogató dokumentumok megőrzésének elmulasztása
• Elavult juttatási tanácsok jelenlegi jogként való kezelése

Ezek a hibák költségesek lehetnek, különösen akkor, amikor egy vállalkozás skálázódni kezd. Minél korábban épít ki valaki megfelelőségi folyamatot, annál könnyebb fenntartani.

Hogyan maradhatnak a kisvállalkozások az ACA-szabályok előtt

Néhány gyakorlati szokás csökkentheti az ACA-kockázatot:

• A létszám felülvizsgálata havonta, nem csak évente egyszer
• Az órák követése egységes rendszerben
• Annak ellenőrzése, hogy a tulajdonosi struktúrák okoznak-e összesítési problémát
• A tervopciók összehasonlítása megújítás előtt
• A munkavállalói jogosultság és a fedezetfelajánlás dokumentálása
• Az ACA-státusz újraértékelése új vállalat vagy telephely nyitásakor

Ha közel van az 50 teljes munkaidős munkavállalós küszöbhöz, érdemes szorosan figyelni a növekedést. Egy vállalkozás a vártnál hamarabb átléphet az ALE-kategóriába, ha a részmunkaidős órákat is beleszámítjuk.

Hogyan támogatja a Zenind a növekvő vállalkozásokat

Az ACA szabályai csak egy részét jelentik a megfelelőségi működésnek. Ahogy a cége növekszik, figyelnie kell az alapításra, az éves kötelezettségekre, a registered agent igényekre és a folyamatos megfelelési határidőkre is.

A Zenind segíti az amerikai vállalkozókat azzal, hogy üzleti alapítási és megfelelőségi támogatást nyújt, így Ön az adminisztráció helyett az üzletmenetre koncentrálhat. Amikor a felvétel, a juttatások és a szabályozási követelmények egyszerre terhelik, egy megbízható megfelelőségi folyamat időt takaríthat meg és csökkentheti a stresszt.

Végső tanulság

Az Affordable Care Act nem minden kisvállalkozásra ugyanúgy hat, de a növekvő munkáltatók számára igenis fontos. Ha a cége közelít az 50 teljes munkaidős munkavállalóhoz, érdemes megértenie az ALE-szabályokat, a teljes munkaidős munkavállaló fogalmát, a jelentési kötelezettségeket és az olyan elérhető fedezeti lehetőségeket, mint a SHOP.

Ha még ez alatt a küszöb alatt van, az ACA akkor is befolyásolhatja a juttatási stratégiát, az adótervezést és a hosszú távú felvételi döntéseket. A legbiztonságosabb megközelítés az, ha pontosan követi az órákat, rendszerezetten tartja a nyilvántartásokat, és minden alkalommal felülvizsgálja a pozícióját, amikor a munkaerő változik.

Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek felelősen szeretnének növekedni, az ACA-megfelelést az üzleti működés szélesebb alapjának részeként kell kezelni.