Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio para pequeñas empresas: lo que deben saber los empleadores

La Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA, por sus siglas en inglés) sigue influyendo en la forma en que muchos empleadores de EE. UU. piensan sobre la cobertura sanitaria, el cumplimiento normativo y las prestaciones para empleados. Para los propietarios de pequeñas empresas, la ACA puede parecer compleja porque las reglas dependen del tamaño de la plantilla, las horas de los empleados, el diseño del plan y de si una empresa ofrece cobertura a través del Small Business Health Options Program (SHOP) o de una aseguradora privada.

La buena noticia es que el marco básico resulta más fácil de entender cuando se desglosa en unas pocas preguntas:

• ¿Se considera a su empresa un empleador grande aplicable?
• ¿Debe ofrecer cobertura a los empleados a tiempo completo?
• ¿Podría optar al Small Business Health Care Tax Credit?
• ¿Qué información o documentación debe conservar en archivo?

Esta guía repasa los principales requisitos de la ACA para pequeñas empresas y explica en qué deben centrarse los propietarios.

Qué significa la ACA para las pequeñas empresas

La ACA creó normas para la cobertura sanitaria patrocinada por el empleador, pero no todos los empleadores reciben el mismo trato. Algunas empresas están sujetas a las disposiciones de responsabilidad compartida del empleador, mientras que otras no. En la práctica, sus obligaciones suelen depender del tamaño de la plantilla y de si ofrece seguro médico.

Para muchos pequeños empleadores, la cuestión más importante es si la empresa supera el umbral para tener la condición de empleador grande aplicable, o ALE. Si lo hace, es posible que la empresa deba ofrecer cobertura mínima esencial que sea asequible y proporcione valor mínimo a los empleados a tiempo completo y a sus dependientes, o potencialmente realizar un pago de responsabilidad compartida del empleador.

Si su empresa está por debajo de ese umbral, por lo general no está sujeta al mandato del empleador de la ACA, aunque puede seguir interesándole ofrecer cobertura como herramienta de contratación y retención.

Cuándo una empresa se convierte en empleador grande aplicable

Según las normas del IRS, un empleador suele ser un ALE para un año natural si tuvo una media de al menos 50 empleados a tiempo completo, incluidos los equivalentes a tiempo completo, durante el año natural anterior.

Eso significa que importan dos grupos:

• Empleados a tiempo completo
• Empleados a tiempo parcial convertidos en equivalentes a tiempo completo

A efectos de la ACA, un empleado a tiempo completo es, por lo general, aquel que trabaja al menos 30 horas de servicio por semana, o 130 horas al mes.

Esta fórmula importa porque una empresa puede alcanzar la condición de ALE incluso sin tener 50 empleados tradicionales a tiempo completo. Una plantilla más amplia de empleados a tiempo parcial puede llevar el total por encima del límite cuando se combinan las horas.

Por qué importan las reglas de agregación

Las empresas bajo propiedad o control común pueden tener que ser tratadas como un único empleador a efectos de la ACA. Eso significa que los propietarios no siempre pueden separar entidades para mantenerse por debajo del umbral. Si tiene varias empresas relacionadas, pueden aplicarse las normas de agregación del IRS.

Excepción para trabajadores estacionales

Algunas empresas con empleados estacionales pueden evitar la condición de ALE si superan el umbral de 50 empleados durante 120 días o menos en el año natural anterior y los empleados adicionales eran trabajadores estacionales. Esta excepción es limitada, por lo que conviene revisar los hechos con detenimiento.

Qué deben hacer los ALE

Si su empresa es un ALE, por lo general debe ofrecer cobertura sanitaria a los empleados a tiempo completo y a sus dependientes. La cobertura debe cumplir las normas federales de asequibilidad y valor mínimo si quiere evitar posibles sanciones.

En la práctica, el cumplimiento de la ACA para un ALE suele implicar cuatro tareas:

1. Hacer un seguimiento preciso de las horas de los empleados
2. Determinar qué empleados son a tiempo completo según las normas de la ACA
3. Ofrecer cobertura que cumpla los requisitos dentro del plazo adecuado
4. Completar los informes exigidos para el IRS y para los empleados

Estas obligaciones son fáciles de pasar por alto si la nómina, la programación y la administración de beneficios no están coordinadas. Por eso muchos empleadores en crecimiento revisan su situación respecto a la ACA antes de incorporar personal o expandirse a nuevas ubicaciones.

Qué se considera cobertura asequible

La ACA utiliza normas de asequibilidad para determinar si la cobertura de un empleador cumple los estándares federales. La asequibilidad se mide en función del coste de las primas para el empleado en relación con los ingresos del hogar, aunque los empleadores suelen utilizar uno de los puertos seguros del IRS para evaluar sus planes.

El valor mínimo es un estándar distinto. Un plan, por lo general, proporciona valor mínimo si está diseñado para cubrir una parte significativa de los costes médicos cubiertos que se esperan.

Dado que la asequibilidad y el valor mínimo son cuestiones técnicas, los empleadores deberían trabajar estrechamente con un asesor de prestaciones, un corredor o un profesional fiscal al diseñar un plan de salud.

Cobertura del mercado SHOP

El Small Business Health Options Program, o SHOP, es el mercado de la ACA para pequeños empleadores. Puede ser una opción práctica si desea ofrecer seguro médico y/o dental manteniendo una administración del plan manejable.

Según HealthCare.gov, las empresas y las organizaciones sin ánimo de lucro suelen tener entre 1 y 50 empleados para utilizar SHOP. La elegibilidad también depende de otros requisitos, como ofrecer cobertura a los empleados a tiempo completo y cumplir las normas de participación.

SHOP puede resultar atractivo porque puede ofrecer a los pequeños empleadores más flexibilidad que buscar cobertura por su cuenta. Según el estado y la disponibilidad de planes, los empleadores pueden elegir un plan o permitir que los empleados seleccionen entre varias opciones.

Razones por las que los empleadores consideran SHOP

• Está diseñado para empleadores más pequeños
• La inscripción a menudo puede realizarse fuera de una única ventana anual
• Puede ayudar a los empleadores elegibles a acceder al Small Business Health Care Tax Credit
• Puede simplificar el proceso de ofrecer cobertura a los empleados

El Small Business Health Care Tax Credit

Algunos pequeños empleadores pueden optar al Small Business Health Care Tax Credit si ofrecen cobertura a través de SHOP y cumplen los requisitos del IRS.

En general, el crédito está orientado a empleadores que:

• Tienen menos de 25 empleados equivalentes a tiempo completo
• Pagan salarios anuales medios por debajo del límite del IRS para el año aplicable
• Aportan una cantidad exigida al coste de las primas de los empleados
• Compran cobertura a través de SHOP cuando así lo exigen las normas vigentes

La cuantía exacta del crédito depende de los datos de la empresa y del ejercicio fiscal. Dado que las normas pueden cambiar y el cálculo es técnico, merece la pena revisar la elegibilidad antes de asumir que se obtendrá este beneficio.

Si su empresa puede cumplir los requisitos, el crédito fiscal puede reducir de forma significativa el coste de ofrecer cobertura sanitaria.

Informes y conservación de registros

El cumplimiento de la ACA no consiste solo en ofrecer un plan. Muchos empleadores también necesitan registros para respaldar sus decisiones y la información presentada.

Si su empresa es un ALE, puede tener obligaciones de información relacionadas con la cobertura que ofreció. Estos informes ayudan al IRS a confirmar si el empleador cumplió sus obligaciones y si algún empleado era elegible para créditos fiscales de prima en un plan del Marketplace.

Un buen sistema de conservación de registros debe incluir:

• Registros de seguimiento de horas de los empleados
• Fechas de oferta del plan
• Registros de inscripción y renuncia a la cobertura
• Importes de las aportaciones
• Copias de los formularios de información y de las confirmaciones

Mantener estos documentos organizados durante todo el año facilita mucho la presentación y reduce el riesgo de errores.

Errores comunes de los pequeños empleadores

Los problemas de cumplimiento de la ACA suelen deberse a errores administrativos sencillos más que a un incumplimiento intencionado. Entre los problemas más comunes se encuentran:

• Calcular incorrectamente los empleados equivalentes a tiempo completo
• Ignorar las normas de grupo controlado o agregación
• Suponer que los empleados a tiempo parcial no importan
• Ofrecer cobertura demasiado tarde después de que un empleado sea elegible
• No conservar los registros de respaldo
• Tomar como vigente un asesoramiento sobre planes que ya está obsoleto

Estos errores pueden salir caros, especialmente cuando una empresa empieza a crecer. Cuanto antes establezca un proceso conforme a la normativa, más fácil será mantenerlo.

Cómo pueden adelantarse las pequeñas empresas a las normas de la ACA

Algunos hábitos prácticos pueden reducir el riesgo relacionado con la ACA:

• Revisar el tamaño de la plantilla cada mes, no solo una vez al año
• Registrar las horas en un sistema coherente
• Confirmar si la estructura de propiedad genera problemas de agregación
• Comparar opciones de plan antes de renovar la cobertura
• Documentar la elegibilidad de los empleados y las ofertas de cobertura
• Revisar la situación respecto a la ACA siempre que abra una nueva entidad o ubicación

Si se encuentra cerca del umbral de 50 empleados a tiempo completo, conviene hacer un seguimiento estrecho del crecimiento. Una empresa puede entrar en territorio ALE antes de lo esperado cuando se incluyen las horas de los empleados a tiempo parcial.

Cómo ayuda Zenind a las empresas en crecimiento

Las normas de la ACA son solo una parte de dirigir una empresa conforme a la normativa. A medida que su empresa crece, también necesita mantenerse al día con la constitución, las obligaciones anuales, las necesidades de agente registrado y los plazos de cumplimiento continuado.

Zenind ayuda a los propietarios de empresas en EE. UU. a mantenerse organizados con servicios de constitución empresarial y apoyo en cumplimiento para que puedan centrarse en las operaciones y no en el papeleo. Cuando está equilibrando contrataciones, beneficios y requisitos regulatorios, contar con un flujo de trabajo de cumplimiento fiable puede ahorrar tiempo y reducir el estrés.

Conclusión

La Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio no afecta a todas las pequeñas empresas de la misma manera, pero sí es relevante para los empleadores en crecimiento. Si su empresa se acerca a los 50 empleados a tiempo completo, debe entender las normas de ALE, las definiciones de empleado a tiempo completo, las obligaciones de información y las opciones de cobertura disponibles, como SHOP.

Si todavía está por debajo de ese umbral, la ACA puede seguir influyendo en su estrategia de beneficios, su planificación fiscal y sus decisiones de contratación a largo plazo. El enfoque más seguro es registrar las horas con cuidado, mantener organizados los archivos y revisar su situación cada vez que cambie la plantilla.

Para las empresas que desean crecer de forma responsable, el cumplimiento de la ACA debe considerarse parte de la base general de unas buenas operaciones.