Prisvärda Care Act för småföretag: Vad arbetsgivare behöver veta

Affordable Care Act (ACA) fortsätter att påverka hur många amerikanska arbetsgivare ser på sjukförsäkring, efterlevnad och personalförmåner. För småföretagare kan ACA kännas komplicerat eftersom reglerna beror på antal anställda, arbetade timmar, planutformning och om företaget erbjuder försäkring via Small Business Health Options Program (SHOP) eller ett privat försäkringsbolag.

Den goda nyheten är att ramverket blir lättare att förstå när du bryter ner det i några få frågor:

• Räknas ditt företag som en tillämplig stor arbetsgivare?
• Måste du erbjuda försäkring till heltidsanställda?
• Kan du kvalificera dig för Small Business Health Care Tax Credit?
• Vilken rapportering eller dokumentation bör du spara?

Den här guiden går igenom de viktigaste ACA-kraven för småföretag och förklarar var ägare bör lägga sitt fokus.

Vad ACA betyder för småföretag

ACA skapade regler för arbetsgivarfinansierad sjukförsäkring, men alla arbetsgivare behandlas inte på samma sätt. Vissa företag omfattas av reglerna om gemensamt arbetsgivaransvar, medan andra inte gör det. I praktiken beror dina skyldigheter vanligtvis på hur stor din arbetsstyrka är och om du erbjuder sjukförsäkring.

För många små arbetsgivare är den viktigaste frågan om företaget passerar tröskeln för status som tillämplig stor arbetsgivare, eller ALE. Om så är fallet kan företaget behöva erbjuda minimiviktig täckning som är överkomlig och ger minimivärde till heltidsanställda och deras anhöriga, eller potentiellt betala en betalning enligt reglerna om gemensamt arbetsgivaransvar.

Om ditt företag ligger under den tröskeln omfattas du vanligtvis inte av ACA:s arbetsgivarplikt, även om du fortfarande kan välja att erbjuda försäkring som ett verktyg för rekrytering och personalbehållning.

När ett företag blir en tillämplig stor arbetsgivare

Enligt IRS-reglerna är en arbetsgivare normalt en ALE för ett kalenderår om den i genomsnitt hade minst 50 heltidsanställda, inklusive heltidsmotsvarigheter för deltidsanställda, under föregående kalenderår.

Det betyder att två grupper spelar roll:

• Heltidsanställda
• Deltidsanställda omräknade till heltidsmotsvarigheter

En heltidsanställd är i allmänhet någon som arbetar minst 30 timmars tjänst per vecka, eller 130 timmar per månad, för ACA-ändamål.

Den här beräkningen är viktig eftersom ett företag kan nå ALE-status även om det inte har 50 traditionella heltidsanställda. En större grupp deltidsanställda kan föra totalsiffran över gränsen när timmarna slås samman.

Varför sammanslagningsregler är viktiga

Företag under gemensamt ägande eller gemensam kontroll kan behöva behandlas som en enda arbetsgivare för ACA-ändamål. Det betyder att ägare inte alltid kan hålla isär bolag för att ligga under tröskeln. Om du har flera närstående företag kan IRS sammanslagningsregler vara tillämpliga.

Säsongsanställdas undantag

Vissa företag med säsongsanställda kan undvika ALE-status om de överskrider gränsen på 50 anställda i högst 120 dagar under föregående kalenderår och de anställda som översteg gränsen var säsongsanställda. Undantaget är snävt, så det är viktigt att granska omständigheterna noggrant.

Vad ALE-företag måste göra

Om ditt företag är en ALE behöver du i allmänhet erbjuda sjukförsäkring till heltidsanställda och deras anhöriga. Försäkringen måste uppfylla federala standarder för överkomlighet och minimivärde om du vill undvika möjliga avgifter.

I praktiken innebär ALE-efterlevnad vanligtvis fyra uppgifter:

1. Spåra anställdas timmar noggrant
2. Avgöra vilka anställda som är heltidsanställda enligt ACA-reglerna
3. Erbjuda kvalificerande försäkring i tid
4. Slutföra obligatorisk rapportering till IRS och de anställda

Dessa skyldigheter är lätta att missa om lönehantering, schemaläggning och förmånsadministration inte samordnas. Därför går många växande arbetsgivare igenom sin ACA-status innan de anställer fler eller expanderar till nya platser.

Vad som räknas som överkomlig försäkring

ACA använder regler för överkomlighet för att avgöra om en arbetsgivares försäkring uppfyller federala standarder. Överkomlighet mäts utifrån den anställdes premier i förhållande till hushållets inkomst, även om arbetsgivare vanligtvis använder en av IRS säkra hamnar för att utvärdera sina planer.

Minimivärde är en separat standard. En plan ger normalt minimivärde om den är utformad för att betala en betydande andel av förväntade vårdkostnader som omfattas.

Eftersom överkomlighet och minimivärde är tekniska frågor bör arbetsgivare samarbeta nära med en förmånsrådgivare, mäklare eller skatterådgivare när de utformar en sjukförsäkringsplan.

Täckning via SHOP Marketplace

Small Business Health Options Program, eller SHOP, är ACA-marknadsplatsen för små arbetsgivare. Det kan vara ett praktiskt alternativ om du vill erbjuda hälso- och/eller tandförsäkring samtidigt som du håller planadministrationen hanterbar.

Enligt HealthCare.gov måste företag och ideella organisationer vanligtvis ha 1 till 50 anställda för att använda SHOP. Behörigheten beror också på andra krav, inklusive att erbjuda försäkring till heltidsanställda och att uppfylla regler för deltagande.

SHOP kan vara attraktivt eftersom det kan ge små arbetsgivare mer flexibilitet än att själva leta efter försäkring. Beroende på delstat och vilka planer som finns tillgängliga kan arbetsgivare välja en plan eller låta de anställda välja bland flera alternativ.

Skäl till att arbetsgivare överväger SHOP

• Det är utformat för mindre arbetsgivare
• Anmälan kan ofta ske utanför ett enda årligt fönster
• Det kan hjälpa berättigade arbetsgivare att få Small Business Health Care Tax Credit
• Det kan förenkla processen att erbjuda personalförsäkring

Small Business Health Care Tax Credit

Vissa små arbetsgivare kan kvalificera sig för Small Business Health Care Tax Credit om de erbjuder försäkring via SHOP och uppfyller IRS-kraven.

I allmänhet är krediten avsedd för arbetsgivare som:

• Har färre än 25 heltidsmotsvarigheter
• Betalar genomsnittliga årslöner under IRS-gränsen för det aktuella året
• Bidrar med ett obligatoriskt belopp till de anställdas premieutgifter
• Köper försäkring via SHOP när reglerna i kraft kräver det

Det exakta kreditbeloppet beror på företagets omständigheter och skatteåret. Eftersom reglerna kan ändras och beräkningen är teknisk är det värt att kontrollera behörigheten innan man antar att förmånen gäller.

Om ditt företag kan kvalificera sig kan skatteavdraget minska kostnaden för att erbjuda sjukförsäkring avsevärt.

Rapportering och dokumentation

ACA-efterlevnad handlar inte bara om att erbjuda en plan. Många arbetsgivare behöver också underlag för att styrka sina beslut och sin rapportering.

Om ditt företag är en ALE kan du ha informationsrapporteringsskyldigheter kopplade till den försäkring du erbjöd. Dessa rapporter hjälper IRS att bekräfta om arbetsgivaren uppfyllde sina skyldigheter och om vissa anställda var berättigade till premiumskatteavdrag för en Marketplace-plan.

Bra dokumentation bör omfatta:

• Register över arbetstimmar
• Datum för erbjuden plan
• Underlag för inskrivning och avstående från försäkring
• Bidragsbelopp
• Kopior av rapporteringsblanketter och bekräftelser

Att hålla dessa dokument organiserade under året gör inlämningen mycket enklare och minskar risken för fel.

Vanliga misstag små arbetsgivare gör

Problem med ACA-efterlevnad uppstår ofta från enkla administrativa misstag snarare än avsiktlig bristande efterlevnad. Vanliga problem är:

• Felräkning av heltidsmotsvarigheter
• Att ignorera regler om kontrollerad grupp eller sammanslagning
• Att anta att deltidsanställda inte spelar någon roll
• Att erbjuda försäkring för sent efter att en anställd blivit berättigad
• Att inte spara stödjande dokument
• Att behandla föråldrad rådgivning som om den fortfarande vore gällande lag

Dessa misstag kan bli kostsamma, särskilt när ett företag börjar växa. Ju tidigare du bygger upp en korrekt process, desto lättare är den att upprätthålla.

Hur småföretag kan ligga steget före ACA-reglerna

Några praktiska vanor kan minska ACA-risken:

• Granska arbetsstyrkans storlek varje månad, inte bara en gång per år
• Spåra timmar i ett konsekvent system
• Bekräfta om ägarstrukturen skapar sammanslagningsfrågor
• Jämför planalternativ innan du förnyar försäkringen
• Dokumentera anställdas behörighet och erbjudanden om försäkring
• Se över ACA-status varje gång du öppnar ett nytt bolag eller en ny plats

Om du närmar dig gränsen på 50 heltidsanställda är det klokt att följa tillväxten noggrant. Ett företag kan nå ALE-nivå tidigare än väntat när deltidsarbetade timmar räknas med.

Hur Zenind stöttar växande företag

ACA-reglerna är bara en del av att driva ett efterlevande företag. När ditt företag växer behöver du också hålla koll på bildande, årliga skyldigheter, behov av registrerad agent och löpande efterlevnadsfrister.

Zenind hjälper amerikanska företagare att hålla ordning med stöd för företagsbildning och efterlevnad så att de kan fokusera på verksamheten i stället för på pappersarbete. När du balanserar rekrytering, förmåner och regulatoriska krav kan ett tillförlitligt arbetsflöde för efterlevnad spara tid och minska stress.

Slutsats

Affordable Care Act påverkar inte varje småföretag på samma sätt, men den spelar roll för växande arbetsgivare. Om ditt företag närmar sig 50 heltidsanställda bör du förstå reglerna för ALE, definitionen av heltidsanställda, rapporteringsskyldigheter och tillgängliga försäkringsalternativ som SHOP.

Om du fortfarande ligger under den gränsen kan ACA ändå påverka din förmånsstrategi, skatteplanering och långsiktiga beslut om rekrytering. Det säkraste tillvägagångssättet är att spåra timmar noggrant, hålla ordning på dokumentationen och se över din position när arbetsstyrkan förändras.

För företag som vill växa ansvarsfullt bör ACA-efterlevnad ses som en del av grunden för god verksamhet.